Ghidul simplu pentru managementul părților interesate

Majoritatea proiectelor eșuează deoarece interesele și cerințele părților interesate nu primesc atenție.

În timp ce părțile interesate cheie au puterea de a face proiectul dvs. să eșueze, trebuie să aveți un plan adecvat pentru a le identifica nevoile și a comunica și a interacționa cu ei.

Planul dumneavoastră de management al părților interesate ar trebui să fie un element cheie al eforturilor dumneavoastră de planificare a proiectului.

În această postare, vom analiza ce este managementul părților interesate și diferiții pași ai procesului de management al părților interesate.

De asemenea, am introdus câteva instrumente vizuale pe care le puteți folosi în fiecare fază, împreună cu șabloane editabile.

Ce este managementul părților interesate?

O parte interesată este cineva care are un interes sau care este afectat de proiectul tău și de rezultatul acestuia.

Aceasta poate include atât entități interne, cât și externe, cum ar fi membrii echipei de proiect, sponsorii de proiect, directori, clienți, furnizori, parteneri și guvern.

Managementul părților interesate este procesul de gestionare a așteptărilor și cerințelor acestor părți interesate.

Aceasta implică identificarea și analiza părților interesate și planificarea sistematică a comunicării și a interacțiunii cu aceștia.

Procesul de management al părților interesate

Iată pașii cheie în managementul părților interesate. Urmărirea acestor pași vă va ajuta să abordați în mod eficient cerințele părților interesate și să le mențineți satisfăcute.

Identificarea părților interesate

Primul pas este să identifici părțile interesate ale proiectului tău. Puteți începe prin a enumera pe oricine și pe toți cei care sunt afectați de proiect.

Încă nu trebuie să vă faceți griji cu privire la atribuirea unei categorii; notează-le pur și simplu numele sau compania lor pentru a specifica. Părțile interesate pe care ar trebui să le luați în considerare sunt aceștia

• Cine va fi afectat (pozitiv și negativ) de proiectul tău
• Cine este interesat de proiectul tău
• Cine are putere asupra proiectului tău
• Cine vrea ca proiectul tău să eșueze
• Cine dorește ca proiectul tău să aibă succes

Un șablon de hartă mentală ca acesta vă poate ajuta să le enumerați.

Odată ce aveți o listă completă a părților interesate, este mai ușor să le clasificați. De exemplu, le puteți grupa ca Externe și Interne. Puteți utiliza o hartă similară a părților interesate ca cea de mai sus pentru a face acest lucru.

Analiza părților interesate

În acest pas, veți evalua părțile interesate în ceea ce privește puterea și interesul pe care îl au asupra proiectului dumneavoastră. Prin categorizarea acestora, puteți decide asupra cărora ar trebui să depuneți cel mai mult și cel mai mic efort.

Rețeaua de interes energetic

Grila Power Interest este cea mai utilizată tehnică în analiza părților interesate. Acest instrument vă ajută să determinați ce veți comunicala părțile interesate și cât de des veți face acest lucru.

Putere mare/ Interes ridicat (implicare pe deplin)

Părțile interesate pe care le plasați în acest cadran sunt jucătorii cheie. Deși va trebui să depui cel mai mare efort pentru a te interacționa cu ei, ar trebui să-i ții mereu informați.

Putere mare/ Dobândă scăzută (Păstrați mulțumit)

Depuneți suficient efort pentru a menține mulțumiți acești părți interesate. Dar abține-te să exagerezi cu eforturile tale de comunicare, ca nu cumva să-i plictisești.

Putere scăzută/ Interes ridicat (Păstrați-vă informat)

Furnizați informații adecvate despre proiect acestor oameni și asigurați-vă că nu au probleme cu proiectul.

Putere scăzută/ Dobândă scăzută (efort minim)

Monitorizați aceste părți interesate și interesul lor față de proiect și furnizați-le informații adecvate fără a le supraîncărca.

Diagrama ceapă – Prioritizarea părților interesate

Acum că știi unde fiecare dintre voipartea interesată standuri, puteți folosi o organigramă sau o diagramă de ceapă precum cea de mai jos pentru a le prioritiza în funcție de importanța lor pentru proiect și ierarhia lor.

Analiza SWOT a părților interesate

Un alt instrument excelent pentru a analiza importanța părților interesate și a le prioritiza este analiza SWOT.

Cu acesta, vă puteți evalua părțile interesate pe baza punctelor forte și a punctelor slabe ale acestora, a amenințărilor pe care le reprezintă pentru proiectul dvs. și a oportunităților pe care le pot aduce pentru a finaliza cu succes proiectul.

Planificarea părților interesate

Acum că aveți o idee despre cum și cât de des ar trebui să comunicați și să vă implicați cu părțile interesate, este timpul să creați un plan pentru a transmite mesajul potrivit părții interesate potrivite în timp util.

Înainte de a vă crea planul de comunicare, ar trebui să aveți manual un profil al părților interesate.

Aceste profiluri (ar trebui să aveți câte unul pentru fiecare categorie de părți interesate) ar trebui să le enumere nevoile, interesele, obiectivele, responsabilitățile, nivelul de putere și interes, canalele de comunicare etc.

Apoi puteți dezvolta un plan de comunicare pentru fiecare profil de părți interesate. Planul ar trebui să specifice informații precum

• Tipul de informații care ar trebui comunicate (mesajul cheie)
• Abordarea angajamentului
• Canalele de comunicare (de exemplu: e-mailuri, buletine informative, apeluri video etc.)
• Frecvența angajării și faza proiectului

Implicarea părților interesate

Aici executați planul de comunicare pe care l-ați creat.

În timp ce interacționați activ cu părțile interesate, trebuie să le monitorizați în mod constant pentru a identifica dacă ar putea avea probleme cu orice dezvoltare a proiectului.

Luați măsurile necesare pentru a le aborda pentru a obține sprijinul lor continuu.

De asemenea, aveți grijă să selectați o abordare adecvată de implicare în funcție de tipul de părți interesate. De exemplu, puteți utiliza abordări costisitoare, cum ar fi întâlniri față în față, consultări extinse etc. cu părțile interesate care au putere mare și interes ridicat (jucătorii cheie) în proiectul dvs.

Rezervați metodele mai puțin costisitoare, cum ar fi buletinul informativ și e-mailurile pentru cei cărora ar trebui să depuneți un efort minim.

Apoi măsurați eficacitatea strategiei dvs. de implicare și aplicați ajustările necesare pentru a o îmbunătăți după cum este necesar.

Mai multe sfaturi despre managementul părților interesate?

În partea de sus a listei dvs. sau nu, fiecare parte interesată din proiectul dvs. trebuie să fie gestionată și implicată. Menținerea lor mulțumită este cheia unui proiect de succes.

În această postare, am descris exact cum ar trebui să procedați pentru a identifica și analiza părțile interesate și pentru a crea un plan eficient pentru interacțiunea cu aceștia.

Consultați, de asemenea, postarea noastră despre maparea unui plan de comunicare cu clientul pentru a afla în detaliu cum să creați un plan de comunicare de succes pentru părțile interesate.