Strategii pentru întâlniri de afaceri eficiente

Un studiu realizat la sfârșitul anului trecut de Steven Rogelberg, profesor de management și psihologie la Universitatea Charlotte din Carolina de Nord, a constatat că până la o treime din întâlnirile la care participă angajații nu necesită prezența acestora. Companiile care se bazează în primul rând pe acest mod de operare (mai ales într-o eră a muncii de la distanță pe scară largă) pierd până la 100 de milioane de dolari pe an.

Ce poate ajuta la rezolvarea acestei probleme? Mai întâi, analizați cu atenție dacă un subiect poate fi discutat diferit, prin e-mail sau ca notă scrisă. În al doilea rând, căutați modalități de a vă asigura că, având în vedere nevoia de a vă vedea față în față, în persoană sau online, timpul este petrecut cât mai eficient posibil. Iată cele mai bune strategii pentru întâlniri de afaceri eficiente.

Întâlniri de afaceri eficiente – sunt necesare?

La această întrebare ar trebui, fără îndoială, un răspuns afirmativ – chiar dacă, în stadiul actual de dezvoltare, companiile funcționează bine cu ajutorul diferitelor tipuri de mesagerie instant. De ce? Pentru că niciun schimb de e-mailuri (care sunt de obicei atent, prescurtat, lipsit de emoție etc.) nu va oferi genul de rezultate pe care o discuție – o sesiune de brainstorming în care se ciocnesc opiniile, gândurile și ideile diferitelor persoane din medii diferite.

Întâlnirile de afaceri devin indispensabile în special atunci când ne pasă să luăm o decizie importantă pentru echipă sau companie, să rezolvăm o problemă serioasă, să discutăm despre o strategie care afectează operațiunile pe termen lung ale companiei sau să generăm idei noi (ex. pentru campanii de marketing de brand). Nicio companie, indiferent de industria în care își desfășoară activitatea, nu poate renunța la discuții live sau online în grupuri mai mici sau mai mari.

O întâlnire de afaceri eficientă – de ce este atât de greu să organizezi una?

Se pot enumera mai multe motive diverse pentru care solicitanții de afaceri durează prea mult, nu reușesc să ofere rezultatele așteptate și făcându-i pe participanți să simtă că timpul lor a fost pierdut. Începând cu întârzierea tradițională, până la lipsa unui plan stabilit („săritul” de la subiect la subiect) și obiectiv (rezultatul pe care ne dorim să-l atingem, ceea ce duce la deliberări inutile), până la moderarea necorespunzătoare a discuției de către organizator.

Astfel de motive cele mai populare duc la faptul că este nevoie de a organiza o altă oportunitate de a vorbi despre același subiect, deoarece prima dată s-a dovedit insuficient de eficient, ceea ce afectează munca (rata de îndeplinire a altor sarcini) a fiecărui participant.

Întâlniri de afaceri eficiente – strategii care merită implementate

Deci, ce puteți face pentru a vă asigura că niciun participant nu spune „Această problemă ar fi putut fi discutată prin e-mail”? Iată primele 5 lucruri de care ar trebui să ai grijă dacă te angajezi să ții doar întâlniri de afaceri eficiente.

1. Definiți scopul

Înainte de a organiza o discuție, este necesar să definiți clar scopul acesteia, deoarece, fără acest element, discuția se poate dovedi a fi haotică și, prin urmare, neproductivă. Definirea scopului va permite tuturor participanților să se concentreze asupra problemelor relevante și să ghideze discuția în direcția corectă. Astfel, indicați de la început dacă scopul este de a lua o decizie specifică, de a rezolva o problemă sau poate de a dezvolta idei noi.

2. Pregătește agenda

Agenda este cel mai important element – ​​imediat după obiectiv – al întâlnirilor de afaceri eficiente. Un plan punct cu punct definit, la care participanții aderă, împreună cu cei responsabili pentru a discuta despre problema în cauză, va duce la rezultatele așteptate (deoarece fiecare participant știe la ce să se aștepte). Asigurați-vă că trimiteți agenda participanților cu câteva zile înainte, astfel încât toată lumea să aibă timp să se familiarizeze cu aceasta și să se pregătească în mod adecvat pentru a discuta punctele.


3. Privește ora

Depășirea timpului stabilit pentru puncte individuale (sau chiar lipsa unei structuri de timp clare, adică o anumită cantitate de timp care poate fi cheltuită pentru un anumit punct) poate ajunge ca o discuție îndelungată, ducând la pierderea concentrării. și interesul dintre participanți. Gestionarea ineficientă a timpului crește nivelul de oboseală, reducând semnificativ eficiența și implicarea, motiv pentru care este atât de important să respectați programul în orice moment.

4. Limitați numărul de probleme de discutat

Amintiți-vă, de asemenea, că încercarea de a discuta prea multe subiecte într-o întâlnire poate duce la o discuție grăbită, superficială și la incapacitatea de a explora fiecare problemă în profunzime. Este mai bine să vă concentrați pe câteva dintre cele mai relevante puncte și să le acordați atenția adecvată, dar să discutați probleme legate de subiect, dar de importanță mai mică, ca un e-mail.

5. Asigurați participarea activă

Pentru a asigura o întâlnire de afaceri pe deplin eficientă, încurajați participanții să participe activ la discuție. Puneți întrebări, ascultați-le opiniile și îndemnați-i să împărtășească idei, asigurându-vă în același timp că rămân concentrați pe problemele în cauză. Eliminarea distragerilor inutile (cum ar fi preluarea apelurilor telefonice în timpul discuției) vă va ajuta în special să faceți acest lucru.

Întâlniri de afaceri eficiente – rezumat

Nici unui angajat sau partener nu îi place să simtă că și-a pierdut timpul de lucru participând la o întâlnire în care nu a reușit să cadă de acord asupra unor probleme importante. Apoi se instalează amărăciunea, deoarece s-ar fi putut concentra pe alte sarcini în acel timp.

Din acest motiv, fiecare organizator de discuții – fie intern cu angajații, fie cu parteneri externi – ar trebui să se pregătească în consecință, folosind, de exemplu, strategiile descrise mai sus, în special în domeniul definirii scopului și stabilirii unei agende detaliate. Combinația tuturor acestor sfaturi va asigura că toată lumea simte că participă la o întâlnire de afaceri eficientă.

Citește și: Metode de prognoză a vânzărilor în comerțul electronic

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Atunci când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calități pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările