Raționalizați alocarea sarcinilor cu Zoho Projects

Managementul de proiect bine definit și eficient este cu adevărat important atunci când lucrați la orice tip de proiect. În general, există mulți pași care trebuie gestionați pentru un proiect, indiferent de dimensiune.

În cazul în care sunteți pe piață în căutarea unui instrument de management de proiect, este foarte probabil să fi auzit despre beneficiile oferite de Zoho Projects. În cazul în care nu ați făcut-o, atunci Zoho Projects este probabil cel mai bun instrument sub forma unui software de gestionare a proiectelor online care ajută companiile să țină evidența sarcinilor, să colaboreze și să rămână la curent cu actualizările.

Este o platformă utilă care poate fi de mare ajutor pentru procesele de alocare a resurselor și de management al proiectelor. Ceea ce separă Zoho Projects de omologii săi este că este o platformă uriașă care permite integrarea între diferite aplicații.

În acest blog, vom analiza în profunzime toate caracteristicile și avantajele Zoho Projects.

Ce este Zoho Projects?

Zoho oferă un software puternic de gestionare a proiectelor, care constă din patru module de bază disponibile în fiecare pachet, precum și în versiunea gratuită. Modulele care sunt incluse în proiectele Zoho sunt Sarcini și etape, Proiect, Documente, Întâlniri și forumuri și Calendare. Toate aceste instrumente sunt o parte importantă a capabilităților standard ale acestei aplicații excelente.

Pe măsură ce cerințele unei companii continuă să crească și necesită intensificare, modulele suplimentare precum urmărirea timpului, wiki, chatul și facturarea pot fi adăugate fără probleme la aplicație, astfel încât să poată fi furnizată o soluție economică pentru întreprinderile mai mici.

După ce am înțeles ce este Zoho Projects , vom vedea acum diferitele metode prin care acest software facilitează o alocare fără probleme a sarcinilor.

1. Planificarea proiectului și colaborarea

Planificarea proiectelor și colaborarea cu alți membri ai echipei poate fi foarte dificilă, dar este importantă pentru afaceri. Din fericire, Zoho Projects facilitează accesul tuturor pe aceeași pagină, permițând importarea documentelor din diferite aplicații precum Open Office, Photoshop, PDF, fișiere ZIP și Microsoft Office.

În cazul în care doriți să faceți acest pas mai departe, puteți crea pagini intranet sau pagini wiki unde membrii echipei pot crea, partaja și pot răspunde la conținutul legat de proiect, cum ar fi documente, prezentări, clipuri video, foi de calcul etc. Implementarea Zoho oferă drag și elimină instrumente care simplifică construirea și actualizarea paginilor personalizate în câteva minute.

În cazul în care prioritatea este pe ceea ce aveți nevoie, Zoho Projects oferă și panouri de mesaje în care se poate crea un fir pentru a posta subiecte, a declanșa conversații și a încuraja colaborarea. Dacă doriți să continuați conversația, există și o opțiune de a crea o cameră de chat unde membrii echipei unei companii pot fi invitați. Cu funcția de chat încorporată, toată lumea se poate reuni pentru a discuta câteva lucruri importante, a împărtăși idei diferite și, de asemenea, a rezolva probleme în timp real. Nu este nevoie de instalarea aplicației, deoarece Zoho Projects include funcția de chat și cel mai uimitor lucru este că transcrierea completă este salvată, astfel încât membrii echipei să poată reveni mai târziu pentru a revizui conversația în cazul în care este necesar.

2. Configurați un portal pentru personal

Cu ajutorul autentificării Zoho Projects , devine posibil să adăugați utilizatori ai personalului dvs. din propria organizație, în timp ce adăugați clienți la portalul proiectului. Acest lucru face mult mai simplu pentru întregul personal și clienți să coordoneze fără efort sarcinile care se întâmplă într-un singur loc.

În plus, este posibil să creați mai multe proiecte. De fapt, puteți atribui personalul și clienții unora dintre proiectele dedicate așa cum doriți și simțiți că este necesar. Clienții nu au nevoie de un cont Zoho pentru a fi adăugat la portal.

În timp ce creați un proiect, există și un e-mail dedicat pentru acel proiect specific. Oricine trimite prin e-mail această adresă se poate conecta automat pentru o problemă pentru proiect.

3. Stabilirea sarcinilor și etapelor

Cu ajutorul managementului sarcinilor, vizualizărilor dependenței de sarcini și etapelor de referință ale proiectului, devine posibilă alocarea resurselor și raportarea oricărei funcții. Puteți stabili sarcinile și le puteți atribui personalului așa cum considerați că este necesar.

În afară de aceasta, este, de asemenea, posibil să se stabilească termenele scadente pentru sarcini, astfel încât acestea să poată fi livrate în timp util. Cu fiecare sarcină, există un cronometru echipat oricine căruia i se atribuie o sarcină se poate conecta la orele în timp ce întreprinde și finalizează sarcina respectivă.

O sarcină poate avea atașamente și instrucțiuni și este, de asemenea, posibil să se formeze o dependență în care începerea unei sarcini va depinde de finalizarea alteia. Imediat după finalizarea sarcinii; dependența poate fi setată să se închidă. În plus, pot fi configurate și stări personalizate ale sarcinilor. Etapele trebuie înregistrate separat. Fie pot fi asociate cu sarcini, fie puteți seta o etapă pentru un set de sarcini.

4. Înregistrați problemele la momentul realizării proiectului

Aproape niciun proiect nu este perfect și există întotdeauna o problemă de fond de găsit. Cel mai probabil, poate exista o filă separată cu numele problemelor sau erorilor, astfel încât clienții să poată înregistra problemele sau problemele care pot apărea. După cum sa menționat anterior, o adresă de e-mail fixă ​​poate fi trimisă prin poștă pentru a vă conecta la o problemă.

Problemele au, de asemenea, urmărirea timpului și alte ori, astfel încât să se poată conecta la cât timp durează repararea ceva. Există, de asemenea, posibilitatea de a adăuga atașamente oriunde este necesar. Stările implicite disponibile sunt deschise și închise, dar pot fi adăugate și stările personalizate.

Secțiunea de probleme este de fapt o platformă centralizată în care clienții își pot comunica problemele și o organizație le poate răspunde și rezolva problemele în consecință.

5. Diagrame Gantt

Diagramele Gantt pot fi doar o altă modalitate de a vizualiza progresul sarcinilor care sunt în curs. Acestea vă permit să vedeți fiecare detaliu al unui proiect, inclusiv listele de sarcini, procentele de completare, sarcinile restante, dependențele și reperele. Fiecărei categorii i se atribuie o culoare diferită, ceea ce facilitează identificarea și distingerea sarcinilor.

Pe lângă aceasta, reprogramarea și reorganizarea sarcinilor sunt simplificate și prin utilizarea diagramelor Gantt. Vă puteți modifica planurile adăugând sarcini, trăgând și plasând o sarcină dintr-o zonă a diagramei în alta și apoi editând reperele exact așa cum este necesar.

Mai mult, puteți comuta, de asemenea, vizualizările pe o diagramă, în funcție de tipul de informații necesare. Dacă doriți să știți ce proiecte urmează să fie programate în perioada următoare, atunci puteți schimba vizualizarea diagramei Gantt pentru a afișa mai întâi datele de scadență viitoare. În cele din urmă, diagrama Gantt poate fi personalizată în funcție de preferințele dvs., inclusiv scalarea unei diagrame, filtrarea informațiilor și exportul datelor sarcinii exact după cum este necesar.

6. Foile de pontaj

Zoho Projects face contabilitatea simplă, punând toate persoanele care lucrează la proiecte să își înregistreze orele de lucru și non-lucrătoare pe platforma Zoho. Foile de pontaj pot înregistra data de început și de sfârșit a sarcinilor pentru a urmări costul și timpul petrecut pe părți ale unui proiect. Puteți seta cronometrele pentru o sarcină și, odată ce opriți cronometrul, intrările de timp petrecut sunt înregistrate automat în foile de pontaj.

Cronometrele ajută foarte mult la calcularea orelor de lucru reale consumate de un proiect. În cazul în care aveți nevoie, atunci Proiectele Zoho conține o defalcare detaliată a tuturor sarcinilor finalizate pe toată durata fiecărui proiect. În plus, va exista și o opțiune de a înregistra timpul zilnic sau săptămânal, în funcție de tipul de proiect.

Puteți stabili un proces de aprobare și starea de facturare pentru foile de pontaj. Asigurați-vă că selectați o stare de facturare implicită pentru intrări înainte de ora de înregistrare. De asemenea, puteți stabili un proces de aprobare bine definit pentru intrări, astfel încât să devină simplu să filtrați și să vizualizați intrările aprobate și neaprobate.

Cu un singur clic, puteți trimite clienților, părților interesate, managerilor de proiect și rapoarte de pontaj cu privire la proiecte specifice, astfel încât aceștia să înțeleagă ce lucrare a fost finalizată. Având în vedere atât de multe foi de pontaj înregistrate în sistem, puteți alege, de asemenea, să vizualizați rapoartele în funcție de utilizatori, facturare sau chiar o fereastră de date. Odată ce rapoartele au fost vizualizate, puteți alege să exportați datele foii de pontaj ca fișiere PDF, xls sau csv.

7. Automatizarea sarcinilor

Automatizarea este încă un alt beneficiu principal al diferitelor instrumente oferite de Zoho și Zoho Projects nu face excepție de la această regulă. Cu ajutorul Zoho Projects , puteți crea reguli automate de notificare prin e-mail pentru a informa toate părțile importante când o problemă este conectată și când o problemă este atribuită în consecință.

În afară de aceasta, este, de asemenea, posibil să se stabilească reguli de afaceri în care sarcinile automatizate pot fi efectuate atunci când o problemă de proiect oferă un nivel de securitate ridicat. De asemenea, puteți utiliza un webhook care permite unei aplicații terțe să efectueze o acțiune care se bazează pe o sarcină Zoho Projects.

Un exemplu perfect de webhook este trimiterea unui mesaj către un utilizator ori de câte ori există o escaladare urgentă. Zoho are funcții personalizate care fac posibilă configurarea pentru automatizare personalizată, care nu este disponibilă imediat din cutie în Zoho Projects.

În cele din urmă, Blueprints poate fi folosit pentru a rafina procesele proiectului. Ajută la configurarea stărilor personalizate și a acțiunilor care urmează mult înainte, în timpul și imediat după starea personalizată. Când lucrați la o problemă, puteți seta starea la „În curs”. Imediat după ce se întâmplă acest lucru, clienții sunt informați că o sarcină este în desfășurare. Când sarcina este terminată, starea poate fi setată ca „De testat”, astfel încât clientul să poată revizui. Planurile sunt foarte utile pentru automatizarea sarcinilor segmentate.

8. Zoho Reports

O aplicație avansată de analiză și business intelligence, Zoho Reports ajută la extragerea datelor și la maparea vizuală clară a acestora. Integrarea software-ului de gestionare a proiectelor precum Zoho Projects cu Zoho Reports poate oferi o perspectivă aprofundată asupra progresului echipei, transformând în același timp datele în informații utile.

Zoho Reports oferă o imagine de ansamblu cu un tablou de bord personalizabil și perspicace. Puteți crea cu ușurință o gamă largă de rapoarte, cum ar fi starea proiectului, diagrame de ardere, utilizarea orelor, planificarea și executarea rapoartelor reale care ajută o echipă să conecteze punctele și să pună în acțiune informațiile despre proiect.

9. Zoho Invoice Integration

Integrarea încorporată cu ajutorul Zoho Invoice ajută la generarea automată a facturilor cu foile de pontaj înregistrate. În cazul în care doriți să simplificați acest proces pentru contabilitate, asigurați-vă că verificați și aplicația Zoho Invoice.

Zoho Projects oferă funcționalități de urmărire a timpului care optimizează performanța unui proiect, calculează timpul sarcinii și ajută la exportarea datelor de pontaj în formatul dorit în timp ce trimit facturile pentru plăți folosind Factura Zoho. Este posibil să încărcați datele foii de pontaj în factura Zoho făcând clic pe opțiunea Creare factură.

10. Managementul documentelor

Acționând ca un loc eficient și sigur pentru stocarea și partajarea fișierelor, Zoho Projects ajută la menținerea fișierelor organizate, permițând în același timp unei echipe să partajeze și să acceseze fișierele după cum este necesar. Nu contează dacă este un document, videoclip, raport, clip sau foaie de calcul, puteți trimite și salva cu ușurință toate fișierele din Zoho Projects.

O caracteristică bună a Zoho Projects este că salvează versiunea anterioară a fișierelor, simplificând în același timp recuperarea fișierelor și revenirea la versiunile anterioare atunci când este necesar. În cele din urmă, Zoho Projects include un instrument de căutare puternic care ajută și la găsirea fișierelor fără a căuta prin toate. Zoho Projects ajută la simplificarea partajării documentelor din orice locație.

Concluzie

După cum sa menționat mai sus, Zoho Projects ajută la simplificarea și eficientizarea proceselor de management al proiectelor. Cu toate acestea, platforma simplifică, de asemenea, automatizarea multor procese și economisește timp cu raportări și fluxuri de lucru automate.

Este simplu să vizualizați toate proiectele dvs., cine lucrează la proiecte și să partajați documentele relevante pentru un proiect. De asemenea, puteți integra diferite aplicații în Zoho Projects, ceea ce face totul chiar și simplu de gestionat. Una peste alta, Zoho Projects este o platformă puternică care vine cu multe avantaje.

În cazul în care aveți nevoie de mai multă asistență în configurarea Zoho Projects pentru o organizație sau chiar dacă aveți nevoie de asistență pentru sarcini de integrare, contactați Encaptechno pentru ajutor de specialitate. Echipa noastră de profesioniști cu cunoștințe și experiență va fi încântată să vă sprijine.