Cele mai bune practici de creare a facturilor

Care sunt cele mai bune practici pentru crearea facturilor? Este adevărat că oricine poate emite o factură? Știi cum să emiti facturi rapid și eficient? Se pare că în prezent, nu doar contabilii cu experiență pot emite facturi. Deoarece specialiștii au secretele lor, am adunat câteva sugestii și sfaturi simple pentru a vă ajuta în acest proces. Ar trebui să puteți emite facturi de unul singur, cunoscând cele mai bune practici pentru crearea documentelor. Citiți articolul pentru a afla mai multe.

Crearea facturilor – cuprins:

1. Utilizați șabloane gata făcute
2. Includeți sigla dvs
3. Lizibilitatea în primul rând
4. Evitați greșelile
5. Furnizați data exactă a plății
6. Oferă plată online
7. Trimite facturile online
8. Cele mai bune practici de creare a facturilor – rezumat

Utilizați șabloane gata făcute

Începem lista noastră de bune practici pentru crearea facturilor prin propunerea de a folosi șabloane gata făcute. O factura este un document oficial, care confirma tranzactia dintre vanzator si cumparator. Trebuie să includă anumite elemente care nu pot fi omise și care sunt impuse de lege. Nu trebuie să utilizați software specializat pentru a emite facturi – puteți folosi chiar și un program de calcul tabelar sau un program de procesare de text.

Există multe șabloane gata făcute pe Internet. Aceste șabloane facilitează semnificativ procesul de facturare. Tot ce trebuie să faceți este să completați spațiile libere cu conținutul și factura este gata. O astfel de factura va contine toate informatiile necesare, importante. Șabloanele gata făcute pot fi găsite și în software-ul de facturare. Este o sursă deosebit de bună de șabloane, deoarece toate au fost create de specialiști. Poți fi sigur că nu vor lipsi elemente pe factură, în special cele impuse de lege.

Includeți sigla dvs

Există câteva avantaje de a include sigla dvs. pe facturi. Ce fel de beneficii? Adăugarea logo-ului vă ajută să vă construiți o imagine profesională a companiei dvs. Influențează pozitiv relațiile cu clienții. Facturile cu logo vizibil ies în evidență în mulțimea de documente similare. Acest lucru poate influența viteza de plată, deoarece o factură distinctă este ușor de găsit și, prin urmare, clientul o poate plăti primul. Un avantaj suplimentar al unei sigle pe factură este recunoașterea sporită a mărcii dumneavoastră. Ce se întâmplă dacă încă nu ai logo-ul tău? Îl puteți crea singur sau puteți angaja un specialist.

Lizibilitatea în primul rând

Creativitatea plătește, dar nu este bine să treci peste bord cu o abordare creativă în unele ramuri. Contabilitatea este una dintre ele. Faptele concrete și datele de încredere sunt mai importante aici. În timpul procesului de facturare, optați pentru un aspect al documentului lizibil și transparent. Păstrați-l îngrijit și ordonat pentru a permite căutarea rapidă a tuturor datelor necesare. Factura trebuie să prezinte informații despre:

• Vânzătorul și cumpărătorul
• Bunurile sau serviciile pentru care se face factura
• Valoarea tuturor articolelor de pe factură
• Suma totală de plătit
• Când și cum se decontează plata

Dacă toate aceste elemente sunt vizibile, înseamnă că ai făcut o treabă grozavă. Fiecare persoană care vede documentul dvs. va ști despre ce este vorba. Pot influența pozitiv procesul de plată.

Evitați greșelile

Să comită greșeli este un lucru uman, deși trebuie să facem totul pentru a le evita. Emiterea de facturi eronate are consecinte. Ce fel de consecințe? De obicei, explicarea impreciziilor necesită timp și muncă suplimentară, de aceea este mai bine să verificați factura înainte de a o trimite clientului. Nici cel mai bun șablon nu vă va putea proteja de erorile contabile. Aplicatiile de facturare sunt recomandate in aceasta situatie deoarece iti pun la dispozitie module care permit realizarea unor facturi corecte si precise. Dacă sunteți în căutarea unei aplicații de facturare gratuită, încercați să utilizați Firmbee. Vă permite să creați toate tipurile de facturi cu monede personalizate, rate de impozitare și reduceri fără greșeli.

Furnizați data exactă a plății

Toate părțile de afaceri apreciază plățile rapide ale facturilor lor. Multe dintre companii se așteaptă să fie plătite la livrare. Teoretic, un astfel de tip de plată este rapid și sigur și obligă clientul la plata imediată. Practic, nu este întotdeauna așa. Unele dintre companii plătesc doar o dată pe săptămână, poate fi legat de proceduri interne, circulație de documente sau aranjamente cu biroul de contabilitate.

Facturile cu plată la livrare nu sunt întotdeauna benefice – prin emiterea acestora puteți crea un inconvenient clienților dumneavoastră. Vă puteți aștepta la plata imediată atunci când livrați singur produsele clientului. În toate celelalte situații, vă puteți aștepta la proems. Majoritatea clienților se așteaptă la termene de plată amânate. Datele exacte de plată vă protejează de discuții inutile, probleme neașteptate și dezacorduri. Este întotdeauna mai bine să oferiți reguli de plată precise, exacte și transparente.

Oferă plată online

În prezent, în era noilor tehnologii, de ce să nu treci la plăți online – ar putea fi aceasta opțiunea care facilitează procesele pentru clienții tăi. Există mult mai multe forme de plăți online decât transferuri bancare. Unii clienți ar prefera să plătească cu cardul de credit sau direct din contul lor bancar. Astfel de soluții sunt cunoscute de ani de zile și sunt deosebit de utile pentru plățile facturilor electronice. Obțineți un avantaj competitiv și utilizați plățile online în compania dvs. Dacă afacerea dvs. se ocupă cu produse inovatoare, este și mai important.

Trimite facturile online

Este timpul pentru ultima, dar la fel de importantă, practică de creare a facturilor. Facturile electronice au aceeași valoare juridică ca și documentele pe hârtie. Faptul că le poți trimite rapid clientului tău este cel mai mare avantaj al lor. Poșta electronică funcționează 24 de ore, toată ziua, 7 zile pe săptămână. Înseamnă că plata se poate face mai rapid. Creați-vă facturile electronic pentru a accelera toate procesele. O astfel de factură nu trebuie să fie tipărită, reduceți risipa de consum de hârtie, ceea ce are un efect semnificativ asupra mediului.

Trebuie totuși să rețineți că o factură electronică trebuie păstrată atâta timp cât este cerută de lege. Păstrați ordinea în facturi, creați-le din nou de fiecare dată când clienții vă achiziționează produsul sau folosesc software de facturare – fiți organizați și păstrați documentele la îndemână.

Cele mai bune practici de creare a facturilor – rezumat

Emiterea facturilor nu trebuie să fie făcută de un specialist, iar în prezent, orice proprietar de afaceri poate încerca să emită facturi de unul singur. Care sunt cele mai bune practici pentru crearea facturilor? Știi cum să emiti facturi rapid și eficient? Specialiștii au secretele lor, dar chiar și sugestiile simple pot fi de ajutor, mai ales la începutul aventurii noastre cu facturarea.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările