Viitorul ajutorului guvernamental este centrat pe om

În ultimii trei ani, multe guverne de stat și locale au depus eforturi herculene pentru a satisface nevoile membrilor comunității lor. Nu numai că s-au confruntat cu impacturile pe scară largă ale pandemiei de COVID-19, dar multe agenții au răspuns și la dezastrele naturale cu evoluție rapidă și au susținut niveluri istorice de investiții federale.

Deși convergența tuturor acestor forțe a intensificat presiunea asupra multor echipe guvernamentale pe termen scurt, acesta nu este un moment izolat. Viitorul programelor din sectorul public depinde de capacitatea administratorilor de a menține impulsul pe care l-au creat deja.

Mai mult decât orice, evenimentele recente au evidențiat realitatea că problemele sociale se suprapun și se intersectează. Pe măsură ce agențiile guvernamentale creează programe pentru a răspunde nevoilor comunității, ele trebuie să facă acest lucru având în vedere această interconexiune. Și trebuie să investească în tehnologia potrivită - tehnologie care centrează oamenii și permite schimbarea transformatoare.

Programele de ajutor guvernamental trebuie să se asigure că oamenii sunt centrați pe parcursul procesului de proiectare, construcție și implementare. Practicile trebuie să aibă rădăcini în experiențele din viața reală – atât pentru personal, cât și pentru membrii comunității. Pe scurt, procesele și tehnologia ar trebui să servească oamenilor, nu invers.

Tehnologia este o parte importantă a acestei tranziții către o abordare centrată pe om, iar software-ul de gestionare a granturilor este o componentă importantă. Un software bun de grant permite echipelor guvernamentale să răspundă nevoilor comunității urgente și pe termen lung prin deschiderea liniilor de comunicare și reducerea sarcinii administrative atât pentru personal, cât și pentru solicitanți.

Dar un software bun de gestionare a granturilor este mai mult decât tehnologia în sine. Cu partenerul software potrivit, echipele se pot extinde eficient, valorificând expertiza profesioniștilor în implementare și asistență care au experiență în transformarea programelor de granturi și ajutor de toate dimensiunile. Această capacitate sporită le permite să fie strategice în modul în care integrează tehnologia, permițându-le să își mențină concentrarea asupra oamenilor din centrul programului lor.

Un echilibru necesar

Pentru angajații din sectorul public, transformarea către o abordare centrată pe om necesită flexibilitate și intenție. Echipele vor trebui să echilibreze ceea ce ar putea părea priorități opuse.

Evoluție și conformitate

Indiferent cât de ambițioși sunt administratorii de programe în ceea ce privește evoluția practicilor, realitatea este că această evoluție trebuie să aibă loc în cadrul cadrelor de conformitate existente. Nu este vorba de a începe de la zero. Echipele guvernamentale trebuie să-și itereze procesele pentru a răspunde mai bine nevoilor comunității, respectând în același timp regulile și reglementările care stau la baza activității lor.

Viteză și echitate

Administratorii programului trebuie să se miște rapid, dar niciodată în detrimentul echității sau al transparenței. Raționalizarea proceselor face mai ușor pentru guverne să treacă rapid pentru a răspunde nevoilor urgente ale comunității. Dar, pe măsură ce echipele caută să simplifice experiența solicitantului, ele trebuie să păstreze pârghiile pentru echitate și responsabilitate.

Inovație și fiabilitate

Echipele guvernamentale trebuie să facă eforturi pentru a dezvolta idei noi fără a sacrifica fiabilitatea. Pe măsură ce caută să inoveze, trebuie să acorde prioritate furnizării unei experiențe consistente și de încredere pentru solicitanți și personal. Ei trebuie să facă spațiu pentru a experimenta, îmbrățișând în același timp soluții dovedite pe care le pot implementa cu întreruperi minime. Ar trebui să caute o platformă intuitivă, ușor de utilizat, accesibilă tuturor.

Îmbrățișând o abordare centrată pe om

Indiferent cât de dedicată este o echipă guvernamentală față de o abordare centrată pe om, dacă tehnologia nu este construită pe același etos, probabil că se vor lupta pentru a-și pune ideile în practică. Soluțiile tehnologice potrivite se adresează nevoilor echipelor guvernamentale și realităților din viața reală a membrilor comunității, reducând în același timp șansele ca fondurile să fie abuzate sau utilizate abuziv.

Lansați și scalați rapid

Punerea în aplicare a sistemelor potrivite permite guvernelor să susțină viitoare aplicații sau programe întregi în ore sau zile, mai degrabă decât în ​​săptămâni sau luni. Această viteză este esențială atunci când vine vorba de răspuns la crize bruște.

Pentru multe guverne, elaborarea unui răspuns la pandemia de COVID-19 a fost o lecție despre motivul pentru care este important să existe tehnologia înainte de a apărea o nevoie. Agențiile care nu adoptaseră încă tehnologia de acordare a granturilor s-au trezit în conflict. Mulți treceau de la sisteme de gestionare pe hârtie sau foi de calcul la soluții software cu viteze vertiginoase. Era ca și cum ai încerca să construiești avionul și să-l zbori în același timp.

În mod ideal, tehnologia nu ar trebui doar să accelereze procesul de furnizare a ajutorului, ci ar trebui să sprijine și scalabilitatea. Multe guverne locale și de stat au fost însărcinate cu distribuirea fondurilor din Legea CARES, un pachet de ajutor de 2,2 trilioane de dolari. Procesele care au funcționat pentru a oferi sprijin la scară mică s-au dovedit brusc a fi nesustenabile.

Soluțiile tehnologice potrivite permit echipelor guvernamentale să construiască și să desfășoare programe de granturi și ajutor de orice dimensiune.

Pentru a permite viteza și scalabilitatea, administratorii de programe ar trebui să caute tehnologie care încorporează automatizarea avansată și știința datelor. Aceste instrumente permit echipelor guvernamentale mici să-și maximizeze eforturile, reducând timpul și energia necesare lansării și gestionării programelor, consolidând în același timp securitatea și accesibilitatea.

Indiferent cât de repede se deplasează echipele prin procesul de aplicare și de revizuire, dacă încă mai imprimă și trimit cecuri de hârtie, acum întârzie inutil procesul lor. Tehnologia ar trebui să faciliteze distribuirea fondurilor digitale pentru a simplifica munca pentru echipă și pentru a accelera plățile către cei care au nevoie.

Introduceți echitatea în proces

Când vine vorba de subvenții guvernamentale și programe de ajutorare, echitatea trebuie să fie un principiu fundamental de proiectare. Tehnologia potrivită oferă instrumentele și informațiile necesare pentru a pune în practică intențiile legate de echitate.

Echitatea nu este o activitate teoretică. Are impact în lumea reală. Și mizele sunt mari. La nivel federal, liderii de la FEMA s-au confruntat cu realitatea că rasa denatură adesea ajutorul pe care îl oferă victimelor dezastrelor, oamenii albi primind în mod constant mai mult ajutor decât oamenii de culoare.

O parte a îmbrățișării unei abordări echitabile este recunoașterea poverii pe care o aplicație o pune pe cei care solicită fonduri. Indiferent dacă un program este direcționat către persoane fizice, companii sau alte agenții guvernamentale, administratorii trebuie să-și amintească că există oameni reali pe cealaltă parte a aplicației. Aplicațiile ar trebui să necesite doar informații care sunt absolut esențiale, iar platforma ar trebui să faciliteze cât mai ușor accesul și completarea formularelor. Procesul de solicitare a fondurilor nu ar trebui să fie niciodată atât de greoi încât să descurajeze solicitanții calificați.

La fiecare nivel, guvernele iau măsuri pentru a sprijini echitatea. Cu Inițiativa Justice40, guvernul federal și-a stabilit obiectivul de a direcționa 40% din investițiile în climă către comunitățile dezavantajate. Pentru a ajuta echipele să se angajeze în astfel de obiective, tehnologia trebuie să capteze datele necesare pentru evaluarea și îmbunătățirea programelor, facilitând în același timp toate raportările și auditurile necesare.

Integrați soluții noi cu tehnologia existentă și familiară

În sectorul public, este important ca tehnologia să simplifice experiența pentru toată lumea – atât persoanele care conduc programele, cât și membrii comunității care beneficiază de ele. Pentru multe echipe guvernamentale, aceasta înseamnă că orice soluție nouă trebuie să se integreze bine cu sistemele existente.

Echipele ar trebui să încerce să creeze o experiență perfectă pentru solicitanți, personal și alte părți interesate prin utilizarea unui software intuitiv și ușor de utilizat. Interfața tehnologiei trebuie să fie modernă și familiară. Lucrurile mici contează aici. Instrumentele ar trebui să fie drag-and-drop, iar solicitanții trebuie să poată porni, salva și reveni la o aplicație fără a-și pierde munca. Dacă imaginile sau documentele fac parte din aplicație, solicitanții ar trebui să își poată folosi telefonul pentru a captura o imagine, iar echipele de examinare ar trebui să poată vizualiza fișiere fără a le descărca.

De asemenea, tehnologia trebuie să permită colaborarea în timp real – atât pentru solicitanți, care pot lucra cu colegi sau colegi, cât și pentru echipa guvernamentală, care trebuie să coordoneze eforturile pe tot parcursul procesului de evaluare.

Reduceți frauda și eroarea umană fără a împovăra solicitanții

Frauda atrage resursele esențiale de la oamenii care au nevoie de ele, subminând eforturile de a ridica comunitățile. Software-ul potrivit oferă echipelor guvernamentale capacitatea de a aborda frauda fără a le îndepărta de munca importantă de construire și gestionare a programelor lor.

Frauda nu numai că poate distorsiona rezultatele, ci și erodează încrederea publicului în procese și instituții, punând în pericol programele viitoare. Luați în considerare scandalurile recente din jurul împrumuturilor PPP, care au reprezentat 80 de miliarde de dolari în furtul fondurilor de ajutor COVID. Atunci când aleșii și aleșii văd acest tip de deturnare, ei sunt mult mai ezitați să sprijine cheltuielile de ajutor la scară largă în viitor.

Pentru a aborda eficient frauda, ​​guvernele ar trebui să caute parteneri tehnologici și de consultanță care să adopte o abordare informată și centrată pe om pentru a înțelege intenția de bază a programelor. Dacă partenerii nu depun eforturi pentru a înțelege contextul mai larg al motivului pentru care există un program, se vor lupta pentru a elimina frauda fără a-i împovăra pe solicitanți.

Din nou, revenim la ideea de echilibru. Eliminarea fraudei și a erorilor umane este esențială, dar dacă măsurile de protecție existente îngreunează solicitanții calificați să solicite, este ca și cum ai tăia un măr pentru a salva fructele.

Echipa guvernamentală trebuie să caute tehnologie care poate ajuta la abordarea fraudei fără a adăuga pași greoi la procesul de aplicare. Verificările de securitate simple, dar eficiente, pot fi incredibil de utile aici. De exemplu, chestionarele de autentificare bazate pe cunoștințe verifică identitățile solicitanților, punându-le să răspundă la câteva întrebări cu variante multiple, cum ar fi ce adrese sau vehicule au fost asociate. O altă opțiune este verificarea instantanee a identității foto, în care un instrument confirmă că actul de identitate al solicitantului eliberat de guvern se potrivește cu un selfie făcut în timp real.

Deși primește mai puțină atenție decât frauda, ​​eroarea umană poate fi o problemă mare, în special pentru echipele care gestionează volume mari de aplicații. Este ușor să faci greșeli atunci când ai mii sau zeci de mii de formulare de revizuit. Automatizarea reduce presiunea. Tehnologia potrivită poate elimina munca ocupată prin automatizarea sarcinilor, cum ar fi verificarea datelor din formularele fiscale sau analiza imaginilor. Scorul automat poate salva echipele guvernamentale de a fi nevoite să efectueze calcule complexe în timp ce examinează aplicațiile.

Cu tehnologia potrivită, nu este nevoie să faceți compromisuri. Experiența poate fi ușoară și simplă pentru toată lumea, asigurându-se în același timp că există verificări și controale adecvate pentru a preveni frauda și eroarea umană.

Viitorul este construit pe parteneriate

Agențiile guvernamentale din întreaga țară se află într-un moment crucial. Au un impuls – acum este vorba doar de a canaliza acel impuls în schimbare pe termen lung, transformatoare. Este timpul să adoptăm o abordare centrată pe om și să investim în tehnologie și resurse care sprijină această activitate.

Parteneriatele sunt cheia. În sectorul privat, filantropie și entități guvernamentale, coalițiile strategice sunt cele care permit echipelor să servească indivizi și comunități.

De aceea suntem încântați de noua colaborare dintre Submittable și BDO. Împreună, am creat un serviciu cuprinzător de gestionare a granturilor, adaptat organizațiilor din sectorul public.

Acest nou serviciu comun oferă software-ul robust și suportul de implementare cu experiență necesare pentru a ajuta la protejarea programelor de granturi împotriva clawback-ului, pentru a eficientiza pregătirea pentru auditul guvernamental și pentru a susține documentația în curs de desfășurare. Cu instrumente ușor de utilizat, automatizări puternice și servicii complete, BDO și Submittable ajută la administrarea granturilor mai ușoară, scalabilă și mai eficientă pentru agențiile guvernamentale.

Cu o viziune comună a unui viitor centrat pe om, Submittable și BDO sunt poziționați să sprijine guvernele de toate dimensiunile în timp ce caută să evolueze.