Strategia de îmbunătățire continuă – care este filosofia kaizen în contextul dezvoltării profesionale?

Filosofia kaizen este o metodă de management care a fost derivată din cultura japoneză. Aplicat inițial în contextul funcționării sociale, al familiei și al dezvoltării personale, a început în cele din urmă să se răspândească în lumea afacerilor - de la întreprinderi mici la corporații. Cum poți folosi această strategie de dezvoltare profesională pentru a îmbunătăți performanța companiei tale și a-ți atinge obiectivele mai rapid? Să aflăm!

care este filosofia kaizen în contextul dezvoltării profesionale? - Cuprins:

1. Ce este filosofia kaizen?
2. Principiile filozofiei kaizen
3. Filosofia Kaizen în strategia de dezvoltare profesională
4. Exemple de aplicații kaizen
5. Cum să implementezi o strategie de îmbunătățire continuă?
6. De ce nu funcționează întotdeauna filosofia kaizen?
7. Filosofia kaizen – rezumat

Ce este filosofia kaizen?

Kaizen este un concept bazat pe ideea de îmbunătățire continuă a diferitelor procese din cadrul unei companii. Este un termen format din 2 cuvinte – kai, care înseamnă schimbare și zen, care înseamnă mai bine, care poate fi interpretat ca schimbare în bine. Subliniază nevoia de planificare, implementare și analiză sistematică, datorită schimbărilor dinamice din industrii și concurență. Un posibil domeniu de aplicare a acestei strategii se referă la resursele umane și la dezvoltarea profesională a angajaților.

Principiile filozofiei kaizen

Atitudinea kaizen se aplică tuturor aspectelor legate de funcționarea companiei – procese, produse sau servicii, personal etc. Principiile sale generale, care ar trebui implementate în cadrul acestei strategii, sunt:

• Transparenţă

O companie ar trebui să informeze fiecare angajat despre datele sau efectele tuturor îmbunătățirilor. De asemenea, ar trebui să efectueze sondaje cu instrumente care să demonstreze fiabilitatea rezultatelor sale.

• Valoarea clientului

Fiecare acțiune întreprinsă ar trebui să aibă în vedere satisfacția clienților noștri, deoarece prin ei ne putem atinge obiectivele de afaceri. Rețineți întotdeauna că produsele sau serviciile oferite trebuie să adauge valoare pentru consumator și să gestioneze procesele operaționale în așa fel încât să elimine elementele inutile.

• Reducerea deșeurilor

Se referă la principiul anterior – rezultatele muncii ar trebui să creeze valoare adăugată. Aceasta presupune eliminarea consumului necorespunzător de resurse (financiare, materiale etc.).

• Plimbarea Gemba

Conducerea trebuie să recunoască și să înțeleagă locația și condițiile asociate cu locul de muncă. De exemplu, în cazul derulării unui magazin online, ar putea fi departamentul de servicii pentru clienți, depozitul etc. (acest lucru depinde și de mărimea și sfera afacerii în cauză), care necesită vizite ocazionale. Ideea este de a avea o imagine de ansamblu asupra proceselor operaționale care au loc, însă aceasta nu este doar pentru a impune îndatoririle îndeplinite de personal, ci pentru a comunica deschis și a găsi și rezolva potențialele probleme.

• Întărirea sentimentului de apartenență

Personalul care comunică clar între ei și stabilește relații de colaborare cu managementul se va dedica mai mult la îmbunătățirea companiei.

Filosofia Kaizen în strategia de dezvoltare profesională

Angajații sunt active valoroase ale unei companii, care contribuie foarte mult la atingerea obiectivelor companiei. Prin urmare, modul în care resursele umane sunt gestionate și motivate eficient joacă un rol important aici. Kaizen subliniază rolul de a implica toți membrii echipei în viața companiei, care au un mare potențial în ei înșiși. Putem distinge mai multe modele care contribuie la realizarea unei strategii de îmbunătățire continuă:

3M

Diagrama 3M se referă la cuvintele muda, mura și muri, care sunt considerate obstacole în realizarea kaizen și împiedică execuția armonioasă a proceselor. Ele sunt puse împreună pentru că, de obicei, apariția unuia se datorează prezenței celorlalte două. Cunoscând motivele individuale ale prezenței constrângerilor, strategia de management ar trebui să caute să le elimine (acest lucru nu este întotdeauna posibil) sau cel puțin să le reducă impactul.

• Muda – se referă la risipa de resurse, care se poate manifesta prin supraproducție (realizarea de produse care nu sunt solicitate în acest moment; concentrarea prea mult pe planificare, mai degrabă decât pe acțiune; scriere prea lungă, e-mailuri elaborate etc.), deținere prea mult stoc, ceea ce generează costuri suplimentare; întreruperea continuității muncii, efectuarea de instruiri inutile; nevalorificarea competenței și potențialului angajaților etc.
• Mura – denivelări care se manifestă prin lipsa standardelor de muncă stabilite sau a instrucțiunilor date sunt de neînțeles, repartizarea inegală a sarcinilor, sezonalitatea industriei, ritmul variabil de lucru etc.
• Muri – suprasolicitare, care este rezultatul, de exemplu, al efortului excesiv – ore suplimentare, monotonia muncii, un număr excesiv de sarcini/sarcini de îndeplinit, ritmul rapid de lucru etc.

5S

Am menționat deja principiul 5S într-un articol anterior, așa că dacă nu știi încă ce este, nu uita să-l citești.

PDCA

Investiția în dezvoltarea durabilă a angajaților necesită un fel de verificare pentru a ști dacă este eficientă. Poate fi util să cunoașteți ciclul PDCA, care este un acronim pentru Plan (planifică), Do (implementa), Verifica (verifica) și Act (acționează).

1. PLAN

Aceasta implică stabilirea de obiective concentrându-se pe strategiile de îmbunătățire a angajaților.

2. DO

Luați măsuri pentru a atinge obiectivele predeterminate.

3. VERIFICA

Modificările care au fost făcute trebuie evaluate pentru a vedea dacă și-au îndeplinit funcția, ce efecte au avut și ce lecții au învățat.

4. ACT

Elaborarea unei strategii de dezvoltare profesională este considerată o garanție a unei mai mari implicări a personalului și a unei mai bune calități a sarcinilor acestora. Aceasta include nu numai desemnarea clară și precisă a atribuțiilor și regulilor de conduită, ci mai presus de toate, oportunitatea de a îmbunătăți competențele lucrătorilor. Totuși, găsirea anumitor deficiențe care pot limita dezvoltarea poate avea loc în fazele anterioare. Identificarea acestora este premisa pentru organizarea instruirii tematice pentru a satisface nevoile membrilor echipei.

Exemple de aplicații kaizen

TOYOTA

Toyota este considerată un pionier al abordării kaizen, prima companie care a încorporat această filozofie în strategia sa de management și a câștigat multe din aceasta. Conducerea a recunoscut pe bună dreptate că nu erau întotdeauna infailibile, așa că avea sens să-i încurajăm pe subordonați să propună soluții și să se implice mai mult. Angajații erau plătiți în schimbul unor idei de îmbunătățire a proceselor companiei. Important este că aceasta nu a fost o inițiativă unică, dar în fiecare etapă a dezvoltării Toyota, a existat o oportunitate de a-și împărtăși opiniile și perspectivele.

Modelele 3M, 5S și PDCA menționate mai sus au fost introduse chiar la această companie pentru a reduce costurile și a crește productivitatea cât mai mult posibil.

MASTERFOODS POLONIA

În filiala poloneză a Masterfoods, pe de altă parte, introducerea postului de specialist în perfecționare continuă poate fi privită ca un accent japonez al filozofiei kaizen. Echipele individuale au posibilitatea de a participa la cursurile de formare în managementul kaizen pentru a face schimb de experiență și pentru a putea implementa cel mai bine schimbări pozitive. La eliminarea posturilor, salariații nu sunt disponibilizați, ci se depun eforturi pentru a le oferi un loc de muncă într-un alt post din actuala companie. De asemenea, operează un program de propuneri de angajați, care le permite angajaților de rang și de ordine să vină la masă și să învețe despre perspectivele și ideile lor. Cele mai bune dintre acestea sunt recompensate sub formă de bonusuri etc.

Cum să implementezi o strategie de îmbunătățire continuă?

Problema cheie pentru introducerea cu succes a unei strategii kaizen este identificarea problemelor existente în companie și dezvoltarea unor astfel de proceduri care să le elimine. Ce acțiuni puteți întreprinde în această direcție?

1. Creșteți gradul de conștientizare

Când implementați un nou concept, conștientizarea angajaților este esențială pentru a-l pune în practică. Același lucru este valabil și pentru kaizen. Fă-i pe membrii echipei să înțeleagă cum va fi aplicată strategia kaizen.

2. Clarifică-ți obiectivele

Echipa are nevoie de o cale spre unde și cum ar trebui să meargă. Obiectivele bine stabilite concentrează atenția asupra acțiunilor corecte.

3. Colabora

Puteți purta o discuție sau un brainstorming cu echipa dvs. pentru a obține punctul de vedere al membrilor săi. Soluțiile propuse pot ajuta la creșterea eficienței muncii zilnice și la optimizarea resurselor. Având în vedere că au avut un cuvânt de spus în deciziile finale, vor fi mai dispuși să se adapteze la noile condiții.

4. Cereți feedback și acceptați criticile

Încurajați oamenii să pună întrebări, să împărtășească opinii despre acțiunile întreprinse și să nu vă fie frică de critici (dar ar trebui să fie constructive). Țineți cont de obiectivul îmbunătățirii continue.

5. Reduceți deșeurile

Scăpați de barierele care limitează eficiența companiei – resurse irosite, inegalitate și supraîncărcare (3M).

6. Determinați competențele angajaților

Cunoscând abilitățile individuale ale membrilor echipei, le puteți atribui sarcini care sunt cele mai potrivite pentru ei și le puteți atinge obiectivele. De asemenea, vă va oferi informații despre care sunt lacune în abilitățile lor și, pe baza acestuia, va introduce un plan de formare și ateliere. Luați în considerare ce buget puteți aloca pentru această inițiativă.

De ce nu funcționează întotdeauna filosofia kaizen?

Implementarea acestei filozofii în stilul propriu de management nu este deloc o sarcină ușoară. Depinde mult atât de atitudinea superiorilor, cât și a subordonaților. Îmbunătățirea continuă ar trebui să se bazeze pe dialog și exprimarea liberă a opiniilor și nu, așa cum se întâmplă uneori, pe darea sau executarea comenzilor. Ideile ar trebui să vină în primul rând de la oameni care cunosc specificul jobului și au experiență în el. Consecințele unei strategii de îmbunătățire continuă prost aplicată sunt, de exemplu.

• Natura pe termen scurt a schimbărilor, organizația revine la vechile obiceiuri după ceva timp;
• Soluțiile impuse de conducere sunt resentite de către angajați;
• Implicarea redusă a subordonaților în îmbunătățirile reale.

Filosofia kaizen – rezumat

Implementarea filozofiei kaizen în compania dumneavoastră este o provocare. Reformele necesită nu numai luarea măsurilor corecte, ci, mai presus de toate, o schimbare în gândirea și percepția muncii. Concentrarea doar pe efecte și rezultate poate fi dezastruoasă, așa că trebuie să vă concentrați pe calitate și pe îmbunătățirea sistematică a procesului. O astfel de abordare flexibilă este necesară mai ales acum când doar acele entități care pot răspunde schimbărilor dinamice și modernizării au o rațiune de a fi pe piață.

Citește și: Cum să implementezi Agile în compania ta?

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările