• Pagina principala
  • Articole
  • Blogging
  • Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare? | # 36 Începeți cu managementul de proiect

Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare? | # 36 Începeți cu managementul de proiect

Publicat: 2023-02-23

Înainte de începerea ciclului de viață al proiectului, managerul de proiect se gândește la scopul proiectului. El analizează cerințele și așteptările clienților, le juxtapune cu resursele disponibile și îi confruntă cu constrângeri de timp. Ca urmare, el poate defini bine domeniul de aplicare al proiectului. Cu toate acestea, chiar și o performanță exemplară a acestei sarcini nu este o garanție că domeniul de aplicare al proiectului va crește excesiv în timpul implementării. Deci, cum să definești bine domeniul de aplicare al proiectului și să eviți scăderea domeniului de aplicare?

Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare? - Cuprins:

  1. Introducere
  2. Definirea domeniului de aplicare al proiectului
  3. Înțelegerea cerințelor
  4. Structura de defalcare a muncii (WBS)
  5. Priorități pentru sarcini riscante
  6. Ultimul moment responsabil (LRM)
  7. Cum să evitați fluturarea lunei?
  8. rezumat

Introducere

Potrivit PMBOK, domeniul de aplicare al proiectului este „lucrarea care trebuie realizată pentru a furniza un produs, serviciu sau rezultat cu caracteristicile și funcțiile specificate”. Pentru ca rezultatul proiectului să răspundă așteptărilor părților interesate și ca proiectul în sine să aibă succes, trebuie să definiți domeniul de aplicare cât mai precis posibil.

Definirea domeniului de aplicare al proiectului

Managerul de proiect trebuie să verifice de la început dacă proiectul planificat a definit în mod clar următoarele domenii:

  • cerințele de afaceri și tehnice ale părților interesate,
  • structura diviziunii muncii,
  • priorități pentru sarcinile cu cel mai mare risc, adică cele care sunt cele mai inovatoare sau au loc pentru prima dată,
  • a convenit cu părțile interesate asupra unei abordări „ultimul moment responsabil” (LRM, Last Responsible Moment).

Să aruncăm o privire la ce întrebări ar trebui să răspundă un manager de proiect atunci când le definește pe fiecare dintre ele.

Înțelegerea cerințelor

Managerul de proiect ar trebui să răspundă la următoarele întrebări jucând rolul unei părți interesate pentru un moment:

  1. Care sunt beneficiile financiare și non-financiare ale acestui proiect? – Beneficiile financiare se pot referi la vânzările produsului sau serviciului creat în proiect. Cu toate acestea, beneficiul poate fi, de asemenea, îmbunătățirea imaginii companiei, eficacitatea onboarding-ului sau implementarea unui nou software pentru a facilita managementul de proiect, cum ar fi Firmbee.
  2. Cine va fi afectat de implementarea proiectului? – Implementarea proiectului implică schimbări în interiorul și în afara organizației. Prin urmare, merită să puneți întrebări mai specifice:

    3. A. Implementarea sarcinilor proiectului va necesita reorganizare în cadrul companiei, schimbarea responsabilităților angajaților, angajarea de oameni noi sau lucrul cu liber profesioniști?

    b. Rezultatele proiectului vor fi vizibile în spațiul public și vor avea impact asupra comunității locale?

    c. Cine va beneficia de implementarea lui?

  3. Ce nevoi ar trebui să satisfacă rezultatele proiectului?
  4. Ce specificații tehnice ar trebui să aibă rezultatele proiectului?

Structura de defalcare a muncii (WBS)

Crearea unei structuri pentru diviziunea muncii într-un proiect implică răspunsul la întrebări aranjate ierarhic:

  1. Care este scopul principal al implementării proiectului?
  2. Care sunt obiectivele specifice?
  3. În ce sarcină sunt împărțite obiectivele specifice?
  4. Când trebuie îndeplinite scopurile și obiectivele?
  5. Căror specialiști vor fi încredințați cu fiecare dintre ei?

Doar obiectivul principal ar trebui să rămână complet neschimbat. Pe de altă parte, răspunsurile la întrebările de la 2 la 5 sunt detaliate și clarificate pe parcursul proiectului.

Priorități pentru sarcini riscante

Cele mai importante întrebări despre sarcinile riscante sunt legate de identificarea lor exactă și determinarea modului în care zonele de risc pot afecta domeniul de aplicare al proiectului.

  1. Care sarcini au cel mai mare risc de eșec?
  2. De ce factori depinde succesul fiecăreia dintre aceste sarcini? Ar putea fi disponibilitatea materialelor, specialiștilor sau, în cazul proiectelor de cercetare și dezvoltare, rezultatele greu de prezis ale cercetărilor și experimentelor, cum ar fi curba de îmbunătățire a acurateței unui model de inteligență artificială în timpul învățării automate.
  3. Ce impact va avea eșecul acestei sarcini asupra restului proiectului?
  4. Cum va afecta performanța prelungită a acestei sarcini capacitatea de a atinge obiectivul proiectului?
  5. Cu cât putem crește sfera proiectului pentru a îndeplini această sarcină?

Ultimul moment responsabil (LRM)

Prioritizarea sarcinilor este strâns legată de principiul Last Responsible Moment (LRM), cunoscut și ca principiul momentului cel mai puțin oportun.

Este o strategie de minimizare a riscurilor de amânare a sarcinilor până când este mai riscant să le amâni în continuare decât să le finalizezi imediat. Evită pierderea efortului atunci când o sarcină se dovedește a fi inutilă sau se fac modificări la obiectivele sau cerințele proiectului.

Acest principiu, derivat din metodologia Lean, se aplică și deciziilor care sunt concludente pentru proiect și greu de schimbat, cum ar fi:

  • Achiziționarea de echipamente specializate care vor fi necesare pentru etapele ulterioare de implementare a proiectului,
  • Proiectarea structurii obiectivelor ce urmează a fi îndeplinite de sarcinile de îndeplinit.

Întrebările pe care ar trebui să le pună un Manager care funcționează conform principiului LRM pot fi formulate după cum urmează:

  • Este necesar să începeți deja să lucrați la sarcină?
  • Ce se întâmplă dacă amân sarcina?
  • Care vor fi consecințele luării unei decizii prea târziu?
  • Care ar putea fi consecințele luării unei decizii prea devreme? De exemplu, descoperind mai târziu că este inutil sau că cerințele s-au schimbat, soluția nu este folosită sau valoarea afacerii a devenit învechită.
scope of a project

Cum să evitați fluturarea lunei?

Chiar și proiectele cel mai bine planificate au tendința de a crește (scăderea domeniului de aplicare) în timpul implementării lor, de exemplu, un produs care inițial trebuia să aibă două caracteristici va avea acum șase. Pentru a evita acest lucru, managerul de proiect ar trebui să stabilească o diferență sigură cu părțile interesate. Baza pentru minimizarea scăderii domeniului de aplicare a proiectului este – pe lângă definirea domeniului de aplicare a sarcinilor și așteptările de afaceri – comunicarea continuă cu echipa și părțile interesate. Cu toate acestea, cele mai importante apărări împotriva deplasării sferei de aplicare sunt:

  • Un program bine pregătit,
  • Utilizarea eficientă a software-ului de programare a sarcinilor și comunicarea cu echipa,
  • Informarea tuturor părților interesate despre schimbările cheie în proiect.

De asemenea, merită să ne amintim că evitarea scăderii domeniului de aplicare este un proces continuu. Prin urmare, domeniul de aplicare al proiectului necesită monitorizare și control regulat, iar managerul de proiect ar trebui să rămână pe loc să reacționeze rapid și să ia decizii atunci când apar situații care ar putea duce la modificarea domeniului de aplicare.

rezumat

Sfera de aplicare a proiectului este un element cheie al unui proiect bine planificat, deoarece definește în mod clar ce ar trebui implementat și ce nu este inclus în proiect.

Prin urmare, sarcina managerului de proiect este să definească domeniul de aplicare al proiectului înainte de începerea lucrărilor prin:

  • Analiza cerințelor și așteptărilor clienților,
  • Juxtapunându-le cu resursele disponibile și
  • Confruntarea constrângerilor de timp.

Cu toate acestea, chiar și domeniul de aplicare al unui proiect bine definit se poate schimba în timpul implementării. Pentru a evita extinderea domeniului de aplicare al proiectului, cunoscută sub denumirea de variație a domeniului de aplicare, rămâneți la o structură de defalcare a muncii, prioritizați cu atenție sarcinile riscante și utilizați o abordare „Ultimul moment responsabil”.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

How to define the scope of a project and avoid scope creep? | #36 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

  1. Ce este un proiect?
  2. Ce este managementul de proiect?
  3. Cum să gestionezi proiectele?
  4. Metode de management de proiect
  5. Tipuri de proiecte
  6. 4 exemple de proiecte
  7. Prioritizarea proiectelor
  8. Domenii de activitate a proiectului
  9. Definiția succesului în managementul proiectelor
  10. De ce să folosiți software de management de proiect?
  11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
  12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
  13. Ciclul de viață al proiectului
  14. Pentru ce este viziunea proiectului?
  15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
  16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
  17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
  18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
  19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
  20. Execuția proiectului
  21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
  22. Importanța închiderii proiectului
  23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
  24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
  25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
  26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
  27. Cum să devii manager de proiect?
  28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
  29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
  30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
  31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
  32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
  33. Tipuri de întâlniri de proiect
  34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
  35. Cum să scrii un convingător
  36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
  37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
  38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
  39. Cum se creează o carte de proiect?
  40. Ce este un registru al părților interesate?
  41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
  42. Cum se creează un buget de proiect?
  43. Managementul timpului în proiect
  44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
  45. Strategii de management al riscului de proiect
  46. Marketing de proiect
  47. Surse și zone de schimbare în proiect
  48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
  49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor