Managementul timpului în proiect | # 43 Începeți cu managementul de proiect

Publicat: 2023-03-13

Gestionarea eficientă a timpului într-un proiect este crucială pentru succesul acestuia. Cu toate acestea, conform unui sondaj PMI din 2021, doar 55% dintre proiecte sunt realizate la timp. Cel mai adesea, Managerii de Proiect se confruntă cu probleme din cauza programelor nerealiste, a lipsei de flexibilitate sau a instrumentelor neadecvate. La urma urmei, managementul timpului se referă la planificarea, monitorizarea, precum și controlul timpului proiectului, în timp ce managerul de proiect este responsabil pentru stabilirea obiectivelor și stabilirea priorităților pentru a se asigura că sarcinile sunt îndeplinite în termen.

Managementul timpului în proiect – cuprins:

  1. Introducere
  2. Ce este managementul timpului într-un proiect?
  3. Probleme de management al timpului în proiect
  4. Metode de management al timpului de proiect
  5. Metoda Pareto
  6. Metoda ABC
  7. metoda Eisenhower
  8. rezumat

Introducere

Proiectele trebuie să fie finalizate într-un anumit interval de timp, conform unui program stabilit, pentru a nu suferi pierderi și a reprezenta o amenințare pentru organizație. Mutarea termenelor limită generează costuri suplimentare, afectează alte sarcini din companie și duce la o acumulare de sarcini și la o creștere rapidă a complexității proiectului. Deci, cum să treceți bine la managementul timpului într-un proiect aflat deja în faza de planificare?

Ce este managementul timpului într-un proiect?

Managementul timpului într-un proiect se referă la:

  • planificare,
  • monitorizare, și
  • monitorizarea continuă a calendarului sarcinilor și sub-obiectivelor individuale.

Managerul de proiect ar trebui să stabilească obiective și să stabilească priorități pentru a se asigura că proiectul rămâne în termen. În acest scop, Managerul de Proiect ar trebui să planifice cu atenție fiecare etapă a proiectului, ținând cont de timpul necesar fiecărei activități și de cele mai probabile obstacole în calea finalizării acestora.

Probleme de management al timpului în proiect

Cele mai frecvente probleme de gestionare a timpului într-un proiect sunt:

  1. Programe nerealiste – mai ales atunci când lucrați cu o echipă nouă sau într-un domeniu cu risc ridicat, crearea unui program precis și stabilirea unor repere realiste necesită experiență și este foarte dificilă; prin urmare, este obișnuit să se creeze programe în timpul planificării proiectului care sunt imposibil de executat în timpul alocat.
  2. Lipsa flexibilității – Lipsa flexibilității este un interval de timp care este stabilit prea strâns, lipsa timpului acordat pentru implementarea noilor membri ai echipei sau lipsa unui plan de urgență pentru timpul de nefuncționare din cauza lipsei de materii prime sau a interesului așteptat pe piață.
  3. Instrumente inadecvate – Managerii de proiect aplică adesea instrumente inadecvate de gestionare a timpului, ceea ce duce la erori în estimarea duratei sarcinilor și a dependențelor.

Metode de management al timpului în proiect

Pentru a evita aceste probleme sau a reduce riscul asociat de eșec al proiectului, managerul de proiect ar trebui să analizeze îndeaproape metodele și instrumentele de management al timpului din proiect: metoda Pareto, ABC și metoda Eisenhower.

Metoda Pareto

Omul de știință italian Vilfredo Pareto a cultivat mazăre în grădina sa. Făcând acest lucru, el a observat că până la 80% din semințele de mazăre se găsesc în 20% din păstăi. Întrucât era preocupat în principal de economie, a descoperit curând că acest principiu se aplica și altor domenii ale vieții. De exemplu, pe vremea lui 80% din pământul din Italia aparținea a 20% din populație.

Curând a devenit clar că aplicarea metodei Pareto este cu adevărat largă, mai ales în zona de business. Ajută, printre altele, la identificarea:

  • Cele mai importante sarcini de îndeplinit în proiect, precum și
  • Tipul de sarcini care cauzează cel mai adesea întârzieri,
  • Cele mai frecvente cauze ale întârzierilor, indiferent de tipul sarcinii.

Metoda Pareto se bazează pe presupunerea că 20% din activități produc 80% din efecte. În practică, aceasta înseamnă că, pentru a evita întârzierile, Managerul de proiect ar trebui să se concentreze pe:

  • Identificarea primelor 20% dintre sarcinile din proiect și asigurarea faptului că acestea sunt efectuate mai întâi,
  • Detectarea sarcinilor care cauzează întârzieri și înțelegerea cauzei acestora,
  • Definirea celor 20% cele mai frecvente cauze ale întârzierilor și depuneți eforturi pentru a le elimina.

Metoda Pareto este adesea vizualizată folosind o diagramă Pareto. Combină o diagramă cu bare cu o diagramă liniară, unde:

  • Pe axa X, de exemplu, cauzele întârzierilor sunt marcate, aranjate în ordine de la cele mai comune,
  • Pe axa Y este numărul de apariții ale acestora și procentul din numărul total de întârzieri,
  • Graficul cu linii facilitează identificarea cauzelor de întârziere care se încadrează în cele mai importante douăzeci la sută.
time management

Metoda ABC

Metoda ABC presupune etichetarea sarcinilor în funcție de importanța lor – clasele A, B și C. Sarcini de clasă:

  • A – sunt cele mai importante și necesită cea mai mare atenție,
  • B – sunt importante, dar mai puțin urgente,
  • C – sunt irelevante și pot fi amânate.

Acest lucru permite managerului de proiect să se concentreze pe cele mai importante sarcini și să nu piardă timpul concentrându-se pe cele mai puțin importante.

Metoda ABC este simplu de aplicat și ușor de înțeles. Este deosebit de util în proiecte cu o mulțime de sarcini care au o importanță similară.

metoda Eisenhower

Metoda Eisenhower, cunoscută și sub denumirea de matrice Eisenhower, este poate cel mai utilizat instrument pentru prioritizarea sarcinilor, obiectivelor și chiar proiectelor întregi. Metoda implică împărțirea sarcinilor în urgente și neurgente, importante și neimportante, iar apoi concentrarea asupra celor care sunt atât urgente, cât și importante.

Este de obicei prezentat cu două linii care se intersectează care împart foaia în sferturi.

URGENT

ACTUALIZAT

IMPORTANT De făcut imediat Urmează să fie programat în curând
INVALID A fi delegat sau executat în măsura în care timpul o permite A fi respins

Managerul de proiect ar trebui să-și dea seama dacă sarcinile sunt urgente și importante, doar urgente doar importante, sau nici urgente, nici deloc importante. Astfel, se poate concentra pe cele mai importante sarcini și nu se pierde timpul pe cele care aduc puțin în proiect.

Pentru a utiliza eficient matricea Eisenhower, trebuie să actualizați în mod regulat starea sarcinilor plasate în ea. Acest lucru se datorează faptului că adesea o sarcină sare peste noapte în categoria celor mai urgente.

rezumat

Gestionarea timpului într-un proiect afectează calitatea și succesul proiectului, astfel încât Managerul de proiect ar trebui să cunoască și să folosească instrumente precum metoda Pareto, metoda ABC și metoda Eisenhower și să mențină actualizat starea tuturor sarcinilor din proiect. Pentru a face acest lucru, el ar trebui să comunice în mod constant cu toate părțile implicate și să ajusteze programul pentru a se adapta schimbărilor care pot apărea.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Time management in project | #43 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

  1. Ce este un proiect?
  2. Ce este managementul de proiect?
  3. Cum să gestionezi proiectele?
  4. Metode de management de proiect
  5. Tipuri de proiecte
  6. 4 exemple de proiecte
  7. Prioritizarea proiectelor
  8. Domenii de activitate a proiectului
  9. Definiția succesului în managementul proiectelor
  10. De ce să folosiți software de management de proiect?
  11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
  12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
  13. Ciclul de viață al proiectului
  14. Pentru ce este viziunea proiectului?
  15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
  16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
  17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
  18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
  19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
  20. Execuția proiectului
  21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
  22. Importanța închiderii proiectului
  23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
  24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
  25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
  26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
  27. Cum să devii manager de proiect?
  28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
  29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
  30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
  31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
  32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
  33. Tipuri de întâlniri de proiect
  34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
  35. Cum să scrii un convingător
  36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
  37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
  38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
  39. Cum se creează o carte de proiect?
  40. Ce este un registru al părților interesate?
  41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
  42. Cum se creează un buget de proiect?
  43. Managementul timpului în proiect
  44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
  45. Strategii de management al riscului de proiect
  46. Marketing de proiect
  47. Surse și zone de schimbare în proiect
  48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
  49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor