Cum să-ți gestionezi eficient timpul în timp ce lucrezi de la distanță

În timpul blocării, se poate simți că tot ce avem este timp, așa că este posibil să nu recunoaștem nevoia de a-l gestiona eficient și de a lua decizii conștiente pentru a ne prioritiza mai bine sarcinile.

Dar, de cele mai multe ori, ne vedem că zilele ne scapă și acea listă lungă a tot ceea ce credeam că vom realiza este împinsă până în ziua următoare și pe următoarea, până când suntem copleșiți de povara tuturor.

Implementarea instrumentelor de management al timpului este greu de realizat în orice împrejurare, dar adăugați la aceasta complexitatea echipelor distribuite, coordonarea eforturilor cu ceilalți de la distanță, confruntarea cu izolarea și singurătatea blocării, devine o provocare care necesită niște soluții creative.

Flexibilitatea nesfârșită nu este neapărat un lucru bun

Lucrul de la distanță vine cu o pierdere naturală a supravegherii. În multe privințe, acum suntem responsabili de propriul nostru program. Nici organizațiile nu se mai concentrează pe cronometrarea timpului și sunt mai preocupate de productivitatea și producția angajaților. Având o flexibilitate nelimitată pentru a ne planifica ziua, ne cere să avem un nivel suplimentar de disciplină pentru a ne organiza munca. Lipsește structura încorporată a unei zile de lucru obișnuite la birou. Trebuie să găsim instrumente eficiente de gestionare a timpului pentru a umple acest gol.

Multitasking ≠ Productivitate

Acești termeni sunt de obicei combinați. În timp ce lucrezi de acasă, dorința de a face multe lucruri simultan este mereu prezentă. Credem că ne putem ocupa de treburile acasă în timp ce răspundem la e-mailuri sau ne putem ocupa de copii în timpul unei conferințe.

Cu liniile încețoșate între casă și serviciu, există o tentație constantă de a comuta între sarcini. Deși s-ar putea să ne simțim că suntem în mod constant ocupați, este posibil să nu facem prea multe.

Provocările

Simpla traducere a unui program care a funcționat pentru dvs. la birou în rutina de lucru de acasă poate să nu funcționeze. Există un întreg set de alte considerente de luat în considerare pentru a rămâne eficient și productiv în timp ce lucrați de acasă.

Risc de suprasolicitare

Adesea simțim nevoia să facem prea multe în timp ce lucrăm de acasă. Deoarece cei mai mulți dintre noi sunt restricționați să stăm în casă, simțim că nu mai avem altceva de făcut decât să muncim. Acest lucru ne-ar putea face să luăm mai mult decât ar trebui. Nu ne oprim din ziua noastră de lucru, ceea ce nu ne permite pauza de care avem nevoie pentru a rămâne împrospătați și productivi.

Senzație de singurătate

Cea mai mare pierdere a muncii de acasă este sentimentul de comunitate pe care îl trăim la locul de muncă. Acest sentiment de izolare poate duce la o atitudine mentală lentă, determinându-ne să fim nemotivați, ceea ce poate afecta foarte mult modul în care ne gestionăm timpul.

Gata cu echilibrul dintre viața profesională și viața privată

  A avea o viață socială activă în afara muncii este importantă pentru performanța noastră. Este nevoie de efort suplimentar pentru a găsi modalități de a rămâne împliniți atunci când nu mai avem acces la rutinele noastre obișnuite. Trebuie să găsim modalități de a ne finaliza sarcinile de lucru, astfel încât să putem trece la alte lucruri.

Distrageri nesfârșite

În ciuda eforturilor noastre, vor exista întotdeauna distrageri pentru a lucra de acasă. Găsirea timpului dedicat exclusiv muncii productive poate fi dificilă atunci când există atât de multe alte lucruri de care trebuie să te ocupi acasă.

Adăugați o structură pentru a vă gestiona mai bine timpul

Stabiliți o rutină

Tehnicile simple, cum ar fi trezirea și începerea lucrului la aceeași oră în fiecare zi, vă pot ajuta să vă porniți productivitatea. Puteți apoi să identificați mai bine momentele din zi în care sunteți mai eficient și să alocați sarcinile în consecință.

Comunicați-vă programul echipei dvs., astfel încât să înțeleagă clar când sunteți disponibil, astfel încât să nu fiți întrerupt în mod constant în timp ce abordați alte probleme.

Obiective stabilite

Împărțiți-vă sarcinile în unități gestionabile. Trebuie să fiți capabil să vă identificați obiectivele pe termen lung și să le transpuneți în sarcini mai imediate cu acțiune. Stabiliți un volum de muncă zilnic care să fie în concordanță cu atingerea obiectivelor dvs. la sfârșitul săptămânii. Acest lucru vă permite să vă evaluați progresul de mai multe ori și să faceți ajustări în consecință.

Fii proactiv și vizibil

Utilizați Slack și alte platforme de comunicare cu echipele dvs. și oferiți-le în mod constant actualizări despre ceea ce lucrați. Anunțați-i când sunteți plecat și nu puteți merge la serviciu. Dacă nu puteți finaliza ceva la timp, informați persoanele relevante din timp, astfel încât lucrurile să nu scape de sub control.

Planifică-ți pauzele și ține-te de ele

Oprirea și dedicarea timpului activităților care vă plac este cheia pentru a rămâne împrospătat și motivat. Nu te simți vinovat că ai alocat timp în ziua ta de lucru pentru a uita de muncă. Luați pauze profunde și semnificative și spuneți oamenilor când sunteți. Crearea „zone fără lucru” vă oferă ceva de așteptat și vă permite să reveniți mai concentrat.

Învață să spui nu

În timp ce lucrăm de la distanță, ne simțim presați să ne asumăm orice sarcină care apare ca o modalitate de a demonstra cât de mult muncim. Dar acest lucru poate fi contraproductiv, asumarea prea multor lucruri ne poate împrăștia până la un punct în care nu facem nimic atât de eficient pe cât trebuie. A fi direct cu privire la ceea ce puteți și nu faceți permite o mai mare transparență și vă ajută pe dvs. și organizația să economisiți timp.

Instrumente vizuale de gestionare a timpului pentru a crește productivitatea

Timeboxing

Timeboxing este un instrument de gestionare a timpului care vă împarte ziua în blocuri de timp. Fiecare casetă este dedicată unei activități sau unui grup de activități conexe. În loc să vă împrăștiați ziua în multe activități pe care trebuie să le scoateți din lista de sarcini în ordine aleatorie, timeboxing vă permite să vă structurați activitățile într-un mod mai eficient, astfel încât să vă puteți planifica mai bine ziua.

Acest lucru este grozav dacă vă ocupați de diferite proiecte și responsabilități de la care trebuie să treceți înainte și înapoi. Vă permite să luați în considerare mai bine întreruperile, astfel încât să nu reacționați în mod constant la e-mailuri sau să vă ocupați de lucrurile pe măsură ce apar.

Apoi folosiți acest timp și numai acest timp pentru a aborda sarcinile stabilite pentru un anumit proiect. Stabilirea unor limite stricte dedicate sarcinilor mărește concentrarea și vă permite să cheltuiți o cantitate proporțională de efort în funcție de cât de importantă este sarcina.

Fără instrumente eficiente de gestionare a timpului, este posibil să descoperiți că munca se extinde pentru a umple timpul disponibil pentru a o finaliza. Aceasta nu este o modalitate foarte eficientă de a aborda sarcinile, deoarece s-ar putea să vă treziți să petreceți prea mult timp pe sarcini neimportante.

Matricea Eisenhower

Nu toate locurile de muncă sunt create egale. Nu vă puteți gestiona timpul în mod eficient fără a prioritiza sarcinile care trebuie îndeplinite. Trebuie să găsești o modalitate eficientă de a adăuga greutate la ceea ce este în programul tău, pentru a-ți permite să aloci mai bine timpul. Matricea Eisenhower este un instrument eficient de gestionare a timpului care vă ajută să vizualizați ce sarcini trebuie să finalizați și în ce ordine.

Acest instrument vizual vă permite să grupați sarcinile în funcție de importanță și urgență și vă oferă o mai bună înțelegere a modului în care ar trebui să vă împărțiți ziua.

Liste de verificare

Simplu și eficient, ar trebui să fie un element de bază atunci când vă planificați ziua și săptămâna. Pur și simplu enumerarea tuturor lucrurilor pe care trebuie să le realizați vă oferă o mai bună înțelegere a modului în care ar trebui să vă planificați ziua. În timp ce lucrați de acasă, ar trebui să enumerați toate sarcinile care nu sunt legate de muncă de care trebuia să fie îngrijite în timpul zilei, astfel încât să nu vă surprindă cu priză.

Folosirea instrumentelor online precum Online Checklist Maker vă permite să enumerați cu ușurință sarcinile, astfel încât să le puteți aborda într-un mod mai eficient.

Diagramele Gantt

Diagramele Gantt sunt un instrument excelent pentru a adăuga vizibilitate echipelor de lucru la distanță. Puteți enumera toate sarcinile care trebuie finalizate într-un anumit proiect și puteți specifica ordinea în care trebuie efectuate, precum și intervalul de timp. Acesta este un instrument excelent, deoarece identifică dependențele și permite tuturor să vadă cine este responsabil pentru ce dintr-o privire.

Cu diagramele Gantt puteți identifica diferența dintre sarcinile secvențiale (cele care pot fi începute doar când alta este finalizată) și sarcinile paralele (cele la care se poate lucra în același timp).

Echipele de la distanță își pot împărți mai bine munca și se pot coordona cu ușurință între ele.

Sfaturi pentru a asigura o mai bună gestionare a timpului

Identificați scurgerile de timp

Chiuvetele de timp sunt drenatoare de productivitate, sunt lucruri pe care le petreci prea mult timp fără a obține niciun beneficiu real. Răspunsul la prea multe e-mailuri care vă împiedică să lucrați cu adevărat, să participați la numeroase întâlniri sau pur și simplu să verificați prea des rețelele sociale. Identificarea celor mai mari chiuvete de timp din ziua ta vă permite să planificați în jurul lor.

Efectuați un audit de timp

Un audit de timp este un proces de identificare și înregistrare exactă a ceea ce ați petrecut timp într-o anumită perioadă. Este o modalitate excelentă de a identifica ineficiența echipelor de la distanță și de a lua măsuri corective. Un audit de timp răspunde la trei întrebări de bază:

Cum vrei să-ți petreci timpul?

Cum îți petreci de fapt timpul?

Ce ajustări poți face?

Grupați sarcini similare împreună

Procesul de grupare a sarcinilor similare sau „gruparea timpului” este o modalitate excelentă de a vă întrerupe ziua. De exemplu, alocarea de timp în timpul zilei pentru a efectua apeluri sau a răspunde la e-mailuri poate evita distragerile constante și poate fi un hack de productivitate grozav.

Buffere încorporate

Managementul timpului nu este o știință exactă. Crearea unui program ar trebui să țină seama de un anumit grad de divergență în care sarcinile se răspândesc în celelalte fără a avea un efect în cascadă asupra programului dvs. general.

Ce tehnici de gestionare a timpului funcționează pentru tine?

Găsirea unei modalități eficiente de a-ți gestiona timpul când lucrezi de acasă poate fi un impuls imediat pentru productivitatea și spiritul tău general. Dacă ați găsit instrumente mai bune de gestionare a timpului pentru a vă organiza ziua, anunțați-ne în comentariile de mai jos. Pentru mai multe sfaturi despre cum să rămâneți productiv în timp ce lucrați de la distanță, consultați acest articol.