20 de cele mai bune sfaturi de organizare pentru un birou productiv

Unde lucrezi influenteaza modul in care functionezi. Lucrul într-o condiție confuză, haotică sau distractivă vă va influența munca și, probabil, negativ.

În cazul în care sunteți similar cu un specialist în informații obișnuit, investiți o mare parte din energie stând în fața unui ecran de computer. În ciuda faptului că munca ta se învârte în jurul unui computer, biroul tău, per total, ar trebui să te ajute să fii cât mai profitabil pe cât ar fi prudent.

Un birou eficient are avantaje colosale. În orice caz, oferă un sentiment de control și îndemânare, ceea ce determină cantități mai ridicate de eficiență. În al doilea rând, simplul adevăr că este rezolvat protejează împotriva diversiunilor. Biroul aranjat al dvs. poate asimila munca care se apropie și vă poate poziționa pentru progres.

1. Începeți cu o curățare

Nu poți crea un spațiu de lucru profitabil fără The Purge.

În funcție de starea biroului dvs., curățarea poate dura oriunde, de la câteva ore până la o zi întreagă. Ultimul obiectiv al curățării este să aveți un birou complet lipsit de dezordine.

2. Faceți un spațiu pentru catch-it.

Fiecare birou are nevoie de un loc unde să descopere gunoiul care se apropie. Există trei tipuri fundamentale de gunoi care ajung într-un birou:

1) arhive imperative,

2) lucruri pe care trebuie să le păstrezi (palton, umbrelă, cană de călătorie),

3) deșeuri.

Un spațiu catch-it ar trebui să fie amenajat în cea mai clară zonă a biroului dumneavoastră. În cazul în care aveți o intrare, faceți spațiu pentru catch-it într-o parte a intrării. În cazul în care vă aflați într-o zonă de lucru, faceți un spațiu de prindere într-un loc aproape de pasaj.

Un spațiu catch-it ar trebui să aibă:

1) o credenza sau o placă pentru arhive;

2) un suport, capcane sau o carcasă în care să pui lucruri vitale; și

3) un coș de gunoi.

Spațiul tău catch-it te încurajează să-ți păstrezi biroul curat, cu puțin efort.

3. Păstrați-vă zona de lucru fără dezordine

Cel mai vital spațiu fizic dintr-un birou este zona de lucru.

Mulți oameni consideră că sunt cei mai profitabili atunci când lucrează într-o zonă de lucru fără dezordine. Alți indivizi, în cea mai mare parte de genul imaginativ, înfloresc într-un cadru care este dislocat.

În cazul în care ai o afinitate pentru inovator și o dragoste misterioasă pentru confuzie, în acel moment fă ce ți se potrivește. Stilurile noastre de lucru sunt reflectate de mediul nostru de lucru; un spațiu de lucru perfect face un proces de lucru benefic.

4. Așezați două plăci de raport în jurul zonei de lucru

Un cadru cu două plăci este cel mai puțin complex și cel mai bun de tratat cu hârtia care se apropie.

Cadrul funcționează astfel:

1) plăcuță nouă, rapoarte noi;

2) farfurie veche, rapoarte pe care le-ați deschis sau la care ați aruncat o privire și trebuie să le gestionați.

Toate înregistrările noi, noi sau nedeschise merg în noua placă. Această placă este pentru a ajuta persoanele care se îndreaptă spre biroul tău să arunce lucruri în jurul zonei de lucru. Îndreptați spre farfurie. Noua farfurie este pentru lucruri pe care, în ciuda a tot ceea ce trebuie să le gestionezi. Plicuri nedeschise, organizatoare, înregistrări – este totul strâns pentru tine, perfect stivuit, atunci când ești pregătit pentru asta.

Vechea placă este pentru lucrurile pe care le-ați deschis și, în același timp, trebuie să le gestionați – filtrați, documentați, redirecționați și așa mai departe. Seamănă cu un plan pentru ziua respectivă, dar, în orice caz, nu este risipit peste tot în biroul tău

Aceasta este o metodologie extrem de de bază, dar funcționează pentru a elimina mizeria de hârtie dintr-o zonă de lucru, eliberându-vă pentru a fi din ce în ce mai profitabil.

5. Faceți două zone

Nu toată munca este echivalentă. Ar trebui să abordați asocierea biroului cu acest punct de vedere cu două zone.

Zona 1: Munca la calculator. Aceasta este zona de lucru convențională. Îți investești marea majoritate a energiei aici, scoțând lucruri și completând lucrurile.

Zona 2: Lucru non-PC. Acesta este locul în care mergi să faci lucruri care nu sunt legate de PC. Ar putea fi o zonă de lucru similară, totuși, în esență, o altă zonă care este curățată de ecrane, frânghii și încărcătoare. Acesta este locul în care mergi când te uiți peste înregistrări, când folosești iPad-ul, semnezi documente, verifici rapoarte sau ștampili plicuri - orice ar fi, nu necesită un mod practic de a te ocupa de lucru.

Modul în două zone de a trata un birou vă încurajează atât să vă aranjați munca, cât și modul de a vă ocupa de finalizarea tipului de lucruri pe care le gestionați o dată pe zi.

5. Așezați articolele fizice în sertare sau farfuria de sortare.

Majoritatea locurilor de muncă necesită câteva prevederi. Într-adevăr, chiar și Andrew Hyde, extraordinarul moderat care și-a dezbrăcat apartenența la 15 lucruri, are nevoie de un loc unde să-și pună iPhone-ul, încărcătoarele, căștile, aparatul foto, umbrele și portofelul.

Indiferent dacă aveți 15 lucruri sau 500, aveți nevoie de un loc în care să spuneți totul – un loc care este în afara capacității oricui de a vedea.

Un dulap de zonă de lucru este un loc sensibil. Păstrați o distanță strategică față de impulsul de a vă păstra fermecătorul capsator, recipientul elegant pentru bandă și suportul drăguț pentru tăiat hârtie peste zona de lucru. În general, aceste provizii ar trebui să fie depozitate într-un loc aranjat și deschis, ca un dulap.

6. Obțineți un coș de gunoi mai mare

Un coș de gunoi mai mare sună oarecum lipsit de sens, totuși este într-adevăr un hack cheie. Iată motivul. Majoritatea hârtiei care intră într-un birou poate fi eliminată sau digitizată, spre deosebire de înregistrată. Documentarea documentelor este una dintre sarcinile care necesită cel mai mult timp și este, pe această linie, cea mai amânată.

Deoarece un coș de gunoi vast este progresiv inconfundabil, în general îl veți lua în considerare cu atât mai des. În momentul în care hârtia de prisos intră în spațiul tău de lucru, ești obligat să o pui la coșul de gunoi decât să o stivezi într-un turn de hârtie șifonată cu „Fără idee ce să faci cu ea”.

Un coș de gunoi mai mare evită, în plus, inundația coșului de gunoi. Unul dintre cele mai groaznice tipuri de mizerie de birou este un coș de gunoi care și-a atins capacitatea cu trei zile înainte. Luați o cutie mai mare și veți avea capacitatea de a ingera din ce în ce mai mult. Faceți un punct pentru a reutiliza!

7. Optimizează-ți spațiul.

Înainte de a face orice altceva, alocă câteva minute la începutul fiecărei zile pentru a-ți compune și a-ți dezordine spațiul de lucru.

A avea o condiție fără dezordine te încurajează să gândești cu atât mai clar și să obții rezultate mai bune. Prin aranjarea și sortarea spațiului dvs., vă veți construi incredibil de profitabil și veți limita timpul petrecut scanând lucruri.

8. Includeți muște de umbrire sau plante vii.

Umbrirea vă poate afecta în mare măsură starea de spirit și eficiența pe toată durata zilei. Albastrul face senzația de netezime și te face să te concentrezi, în timp ce roșul este extraordinar pentru lucrări care necesită exactitate și meticulozitate.

De asemenea, plantele pot permite persoanelor să se concentreze: o investigație de la Universitatea de Stat din Washington a constatat că specialiștii care au fost prezentați la plante într-un spațiu de lucru auster erau mai puțin concentrați, din ce în ce mai câștigători și s-au simțit progresiv atenți.

9. Împodobește-ți spațiul de lucru.

În ciuda umbririi și a vegetației, câteva trăsături individuale în spațiul dvs. de lucru vă pot face să vă simțiți din ce în ce mai grozavi și mai liber, ceea ce vă poate susține în cele din urmă eficiența.

de exemplu, recunoașteri și granturi și alte lucruri însuflețitoare care te fac să te simți rodnic, recunoscut și motivat.

—————————-

10. Scoate-ți cea mai temută misiune de pe drumurile bătute.

Toată lumea are nu mai puțin de o misiune pe agenda zilnică care continuă să fie respinsă, doar pe motiv că perspectiva de a o face cu adevărat pare a fi atât de îngrozitoare.

Acea comisie este într-adevăr cea pe care ar trebui să te străduiești să o termini primul. În loc să aștepți până în ultimul moment pentru a finaliza o sarcină, scoate-o din farfurie cât mai curând posibil.

Diferitele tale activități vor părea a fi mai puțin copleșitoare prin corelare și vei renunța să-ți mai faci griji cu privire la acea însărcinare pe parcursul zilei, făcându-te din ce în ce mai benefic în general.

11. Organizați și gestionați diferitele dvs. întreprinderi.

Centrul dvs. ar trebui să se adreseze mai întâi la cele mai importante activități, așa că luați în considerare tot ceea ce faceți și cât de semnificativ sau minor este totul cu adevărat.

În cazul în care puteți, lăsați deoparte lucrurile care nu au nevoie și gândiți-vă la un aranjament care să le desemneze sau să le reapropie, astfel încât să puteți investi mai multă energie în lucrurile care cresc valoarea poziției dvs. și a organizației,

12. Omoarați-vă notificările prin e-mail.

În loc să parcurgeți fiecare e-mail pe măsură ce sosește în căsuța dvs. de e-mail, încercați să vă eliminați avertismentele și să verificați mesajele doar la anumite intervale.

De ce? Avertismentele consecvente prin e-mail care apar pe telefon sau pe zona de lucru vă pot distruge cu adevărat interesul principal.

Este nevoie de 64 de secunde pentru ca un bărbat să-și revină de la împiedicarea unei notificări prin e-mail. Puteți trimite și primi o măsură similară de mesaje în 20% mai puțin timp, răsfoindu-vă e-mailul mai puțin din timp,

13. Ia pauze scurte.

Indiferent dacă este o plimbare prin piață, o grabă către cafeneaua din apropiere, citirea unei reviste sau discuția cu un asociat, luarea unor pauze scurte care sunt irelevante pentru munca ta poate avea un efect imens asupra execuției tale.

Eficiența ta scade cu cât abandonezi o pauză.

14. Deplasați-vă.

Exercițiul nu este util doar pentru corpul tău, ci poate ajuta, de asemenea, să-ți afecteze în mod pozitiv execuția muncii. S-a părut că exercițiul fizic influențează bunăstarea și centrul emoțional, a spus McIntire.

O metodă incredibilă de a te simți mai perfecționat și progresiv profitabil? Încercați să continuați să alergați în prima parte a zilei sau să vă începeți ziua cu un exercițiu. Nici nu poate strica să te străduiești să faci ceva activitate în pauzele tale.

15. Conectați-vă la muzică.

Purtarea căștilor nu înseamnă în mod constant că ești retras.

Când lucrați, acordarea celor mai iubite melodii vă poate permite să intrați în zonă și să vă scoateți lista de sarcini. De asemenea, trimite un semnal discret colaboratorilor dvs. că ați prefera să nu fiți iritat.

16. Reîmprospătați-vă echipamentul

Ce mașini de birou vă îndepărtează sau vă încurcă planul de birou? PC-ul dumneavoastră necesită o memorie sau o reproiectare a hard diskului?

Poate că este o oportunitate grozavă de a arunca vechea imprimantă, fax și scaner și de a pune resurse într-o imprimantă multifuncțională.

Sau, pe de altă parte, este timpul să actualizezi telefonul cu tonuri tactile brute la un difuzor. Creșteți utilitatea mașinilor dvs. de birou și faceți mai mult spațiu de lucru accesibil.

17. Schimbați zonele.

În cazul în care șeful dvs. vă permite, acordați-vă timp în timpul săptămânii pentru a lucra într-o situație alternativă.

Faceți o linie directă spre bibliotecă sau o oprire din apropiere (permițând clima) sau descoperiți un loc calm și încărcat cu lumină caracteristică. Acest lucru poate ajuta la stimularea gândurilor noi sau poate arunca o lumină nouă asupra unei probleme vechi, a spus Khaitan.

18. Înregistrați-vă obiectivele zilnice.

Nu este în toate cazurile simplu să monitorizezi tot ceea ce trebuie să faci, așa că începe în fiecare dimineață prin a-ți înregistra obiectivele pentru ziua respectivă.

În momentul în care centrul tău este rupt sau în care ajungi să zăbovi, poți folosi acest detaliu pentru a te menține pe drumul cel bun.

Scrieți descrierea pe un Post-it sau ceva care este evident evident din zona dvs. de lucru, în acel moment reveniți la el când aveți nevoie de o notificare despre ceea ce ar trebui să renunțați.

19. Reconsiderați cadrul dvs. de documentare

Pe măsură ce trecem complet la vârsta înaintată, nevoia de a stoca documente pe hârtie a scăzut.

Ce poate magazin cu atenție? Este corect să spui că copiați documente? Este posibil să aveți capacitatea de a renunța la o parte din înregistrările și organizatorii pe care i-ați folosit anterior. În cazul în care puneți deoparte documente pe computer, asigurați-vă că faceți copii de rezervă obișnuite.

Iată câteva idei de stocare pentru a crea un cadru de înregistrare fără probleme:

• Faceți un plic de adunare – Puneți toate „lucrurile despre care trebuie să vorbiți” acolo alături de lucrurile care ar trebui să fie date, rapoartele care ar trebui să fie date și așa mai departe. Vă va permite să fiți pregătit pentru adunări și vă va scuti de griji chiar dacă o adunare este mutată împreună.

• Faceți un plic WOR – Deci multe dintre hârtiile noastre încurcate sunt lucruri care sunt în așteptare până când o altă persoană reacţionează sau acționează. Înghesuiți-le într-un plic WOR (În așteptare la răspuns). Verificați-l la fiecare două zile pentru activități extraordinare pe care este posibil să aveți nevoie să vă prindeți din urmă.

• Cutii de capacitate – Folosiți cutii de capacitate ieftină pentru a păstra înregistrări documentate și pentru a le scoate din spațiul actual de înregistrare.

• Cutii pentru reviste – Folosiți cutii pentru reviste sau coperți pentru a stoca reviste și liste pe care trebuie să le păstrați cu adevărat. Ar fi ideal dacă vă asigurați că le aveți cu adevărat pentru referință sau cercetare, în general, le reutilizați sau le oferiți.

• Plic de examinare – Desemnați o înregistrare pentru articolele tipărite și arhivele pe care trebuie să le examinați și care nu sunt critice.

• Documente de cronică – Când o întreprindere este încheiată, puneți laolaltă majoritatea materialelor și înregistrați-le. Păstrați-vă „plicurile de lucru” pentru sarcini în avans.

• Înregistrează săptămână după săptămână – Nu da șansa documentării tale de a se acumula. Pune-ți actele într-un organizator „To File” și documentează totul o dată pe săptămână.

Sfârşit

Asigurați-vă că vă consolidați propriul cadru de profitabilitate cu strategia de asociere a biroului. Unele strategii de eficiență prescriu o modalitate specifică de a face față ordinii biroului dvs.

Oricare ar fi strategia ta ierarhică preferată sau cadrul de profitabilitate, nu rezistă pentru a-ți aranja biroul. Cu cât te oprești mai mult, cu atât mai irosești timpul. Iată infograficul creativ care vă oferă mai multe idei despre Sfaturi de organizare despre cum să fiți mai productiv.

Surse suplimentare