Cum să configurați un birou virtual în 5 pași simpli

Companiile apelează din ce în ce mai mult la Cloud pentru aplicații și instrumente care le ajută să își desfășoare operațiunile zilnice. Tendința a făcut ca telecommutingul să fie din ce în ce mai practic și de dorit, deoarece companiile se grăbesc să reducă costurile, iar angajații renunță la naveta tradițională. Gallup a descoperit recent că aproximativ 37 la sută din forța de muncă lucrează la distanță, ceea ce sugerează o schimbare masivă a modului în care lucrează oamenii.

Soluțiile bazate pe cloud și dispozitivele mobile au eliberat lucrătorii de la birourile lor și de la birourile companiei prin creșterea productivității muncii de la distanță. De asemenea, tehnologia a împuternicit startup-urile, freelancerii și lucrătorii independenți, oferind instrumente valoroase pentru a face procesele de afaceri rapide și eficiente. Totuși, lucrătorii de la distanță au nevoie de un mediu de birou care emulează multe elemente ale locului de muncă tradițional. Următoarele cinci sfaturi vă vor arăta cum să configurați un birou virtual care vă va sprijini cariera.

1. Asigurați echipamentul esențial

Lucrătorii de la distanță au nevoie de echipamente de bază pentru a le susține succesul. Fiecare lucrător de la distanță are nevoie de un computer laptop care să îi permită să lucreze din orice loc în care poate găsi o conexiune la internet. Lucrătorii își pot transporta cu ușurință computerele pe site-urile clienților și ale angajatorului, asigurându-se că au acces constant la software-ul și fișierele lor. Cumpărați un laptop care are multă memorie și spațiu de stocare, un procesor rapid și o cameră încorporată pentru a vă asigura că puteți executa cu ușurință fiecare parte a afacerii dvs.

Telelucrătorii depind de software pentru munca lor. Pe măsură ce trece timpul, dezvoltatorii remediază erori, îmbunătățesc securitatea și adaugă caracteristici produselor lor, făcând din cele mai recente versiuni o necesitate pentru persoanele care doresc să-și maximizeze productivitatea.

Dispozitivele mobile sunt, de asemenea, echipamente esențiale pentru lucrătorii de la distanță. Smartphone-urile și tabletele mențin oamenii conectați în setări în care un laptop pare nepractic. Lucrătorii își pot sincroniza dispozitivele cu computerul pentru a se asigura că au întotdeauna acces la datele lor. Datorită software-ului bazat pe cloud, lucrătorii pot trece fără probleme de la un dispozitiv la altul, fără teama de a provoca coruperea datelor sau conflicte de versiuni.

În calitate de lucrător la distanță, este posibil să aveți nevoie de alte echipamente, în funcție de cerințele jobului dvs. Dacă aveți luxul de a lucra de acasă, puteți ajusta cu ușurință spațiul de lucru adecvat pentru a completa biroul virtual pe care l-ați configurat. Unii lucrători la domiciliu folosesc monitoare externe, tastaturi de dimensiune completă, un mouse și o imprimantă multifuncțională pentru a îmbunătăți eficiența biroului lor virtual.

2. Rămâi conectat

Acum, că multe aplicații de afaceri funcționează în cloud, lucrătorii de la distanță au nevoie de o conexiune la Internet de încredere mai mult ca niciodată. O conexiune rapidă la biroul de acasă va ajuta la asigurarea unei lățimi de bandă suficientă pentru apeluri vocale și video, întâlniri online și conferințe în timp ce procesează fișiere și actualizează înregistrările.

Lucrătorii mobili ar trebui să aibă întotdeauna la îndemână un dispozitiv mobil hotspot pentru utilizare în timpul călătoriilor și pentru backup atunci când conexiunea la domiciliu se întrerupe. Puteți alege să utilizați funcția hotspot pe smartphone-ul dvs. sau să obțineți un dispozitiv hotspot dedicat, cum ar fi Hotspot-ul mobil Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE, Overdrive Pro de la FreedomPop sau Verizon Wireless Jetpack MiFi, pentru a numi doar câteva.

3. Alegeți instrumentele potrivite de comunicare și colaborare

Lucrătorii de la distanță trebuie să aibă acces la instrumente de colaborare și comunicare care le pot optimiza fluxul de lucru. Cele mai recente tendințe de management de proiect includ virtualizarea, digitizarea și conexiunile la distanță, așa că asigurați-vă că aveți instrumente care vă ajută să țineți pasul cu cerințele jobului dvs. Instrumentele de comunicare esențiale includ un furnizor de e-mail, cum ar fi Outlook sau Gmail, mesagerie instantanee, telefoane software sau terminale de telefon IP care funcționează cu furnizorul dvs. VoIP și conferințe web, cum ar fi WebEx sau GoTo Meeting.

Instrumentele de colaborare care vă pot ajuta să lucrați eficient cu echipe includ Slack, aplicația de mesagerie pentru echipe, Yammer, principalul instrument de rețea socială pentru întreprinderi, Asana, un instrument de top de urmărire a proiectelor. WorkflowMax oferă un instrument complet de gestionare a sarcinilor care ajută la urmărirea timpului, cotațiile, facturarea și raportarea. Când ai la dispoziție instrumentele potrivite, vei descoperi că poți lucra mai rapid și mai inteligent.

Puteți fi și mai eficient utilizând un instrument de comunicare vizuală precum Creately. Consultați integrările noastre Google Drive și Slack dacă doriți să adăugați Creately la fluxul de lucru actual.

4. Mutați stocarea datelor în cloud

În trecut, lucrătorii la distanță au avut dificultăți în a ține evidența fișierelor stocate pe diferite computere, dispozitive și unități USB portabile. Acum, stocarea fișierelor bazată pe cloud oferă lucrătorilor acces la datele lor de pe orice computer sau dispozitiv.

Utilizată corespunzător, stocarea online ajută la securizarea datelor și la protejarea pierderilor de date cauzate de defecțiunile computerului și ale hard diskului. Servicii precum OneDrive, Dropbox, Google Drive și Box oferă aplicații web și mobile care fac posibilă salvarea, partajarea și organizarea ușoară a fișierelor.

Cu toate acestea, în ciuda numeroaselor avantaje pe care le oferă serviciile cloud, angajații ar trebui să fie familiarizați cu anumite riscuri de stocare în cloud pentru a evita compromiterea securității datelor de afaceri valoroase și sensibile.

5. Rămâi organizat și disponibil

Termenele limită ratate, sarcinile uitate și întâlnirile omise vă pot derai cariera ca telelucrător. Trebuie să-ți gestionezi bine timpul în timp ce faci lucrurile. Cel mai important, trebuie să rămâi accesibil clienților și colegilor tăi. Încercați să utilizați aplicații și instrumente pentru a vă organiza sarcinile, notele și întâlnirile, astfel încât să vă puteți îndeplini toate responsabilitățile.

Produsele software precum MyLife Organized, Organizer Pro și MyOrganizer ultimate vă oferă un loc centralizat pentru a crea liste de activități, a planifica, a stabili obiective și a stoca contacte. Aplicațiile care funcționează în moduri similare includ Google Calendar, Evernote, Trello și Toodledo. Indiferent de alegerea dvs., vă puteți sincroniza informațiile pentru a fi utilizate pe toate dispozitivele dvs., astfel încât să vă asigurați că nu pierdeți niciodată o sarcină sau o oportunitate importantă.

Împărtășiți-vă ideile despre cum să configurați un birou virtual

Lucrătorii de la distanță cu birouri virtuale au schimbat peisajul ocupării forței de muncă. Deși noului mod de lucru îi lipsește comunicarea față în față și relațiile sociale la locul de muncă, cei care lucrează la distanță pot folosi tehnologia pentru a compensa. Când aveți echipamentul, software-ul, instrumentele online și aplicațiile adecvate, puteți deveni mai productiv și mai de succes decât v-ați imaginat vreodată.

Biografia autorului: Lisa Michaels este un scriitor, editor independent și un consultant de marketing de conținut din Portland. Fiind independentă, face tot posibilul pentru a rămâne la curent cu tendințele actuale din lumea afacerilor. Ea își petrece timpul liber încercând rețete noi sau citind romane polițiste scandinave. Simțiți-vă liber să vă conectați cu ea pe Twitter și LinkedIn.