Top 8 economii de timp pentru lucrătorii de birou

Ați întârziat vreodată programul și a trebuit să faceți ore suplimentare? Ai promis cuiva că vei termina partea ta dintr-un proiect într-o anumită zi, dar ca rezultat nu a ieșit nimic din el? Te-ai gândit vreodată la faptul că trebuie să cauți modalități de a-ți economisi timpul la serviciu, astfel încât să te poți concentra mai bine pe sarcinile tale prioritare și, mai ales, să le îndeplinești la timp? Aruncă o privire la lista noastră cu cele mai bune economii de timp pentru lucrătorii de birou. Citește mai departe.

Economii de timp pentru angajații de birou – cuprins:

1. Luați pauze regulate
2. Dezactivați notificările rețelelor sociale
3. Concentrați-vă pe o singură sarcină la un moment dat
4. Delega
5. Folosește tehnica Pomodoro
6. Planifică-ți ziua
7. Învăța
8. Folosiți unelte
9. rezumat

Luați pauze regulate

Sunt sigur că acum te întrebi cum să faci pauze regulate – care, în practică, „iau” timp – te va ajuta să o salvezi. Trebuie să vă amintiți că nimeni nu poate fi productiv pentru 8 ore de muncă – și mai ales dacă nu ia pauze. Creierul nostru are nevoie de odihnă, ochii noștri au nevoie de o pauză de pe ecran, iar mușchii noștri au nevoie de măcar puțină mișcare.

Ridică-te, fă câțiva pași, vorbește cu cineva și apoi revino la sarcina în cauză. Această regulă se aplică și pentru o pauză mai lungă de masă – corpul trebuie să mănânce pentru a deveni mai productiv, așa că, indiferent de volumul de muncă, nu renunța la o masă mai mare și sănătoasă.

De asemenea, trebuie subliniat că luarea pauzelor „din când în când” nu este o practică bună – de fiecare dată când mergi să iei o cafea, să bei o țigară sau să mergi într-o cameră învecinată pentru a adresa unui coechipier o întrebare care este importantă pentru tine. , te deconcentezi și când te întorci, trebuie să încerci din nou să te concentrezi, ceea ce durează încă un minut.

Din acest motiv, este o idee bună să luați pauze regulate, de exemplu, în fiecare oră exact la aceeași oră. Mai mult, un astfel de aranjament te va motiva – vei dori să termini sarcina pe care ai început-o până la pauză, așa că în practică o vei finaliza mai repede.

Dezactivați notificările rețelelor sociale

Cea mai mare distragere a atenției la locul de muncă este, fără îndoială, telefonul tău privat. Orice distragere a atenției de la sarcina în cauză, cum ar fi luarea de pauze în orice moment, vă afectează negativ concentrarea și crește timpul necesar pentru a o finaliza. Dacă doriți cu adevărat să economisiți timp la serviciu, trimiteți mesaje private numai în pauzele stabilite.

Concentrați-vă pe o singură sarcină la un moment dat

Ai o sarcină foarte importantă de făcut și, în același timp, primești un e-mail, un coleg îți cere să-i ajuți, iar un specialist în resurse umane îți trimite mesaje pe mesajul instant al companiei? Nu vă distras – oricare dintre aceste lucruri poate aștepta până când finalizați o sarcină pe care ați început-o deja.

Dezactivați notificările din căsuța dvs. de e-mail și verificați-l numai la ore stabilite (de exemplu, când ajungeți la serviciu sau la sfârșitul zilei). La mesaje nu trebuie să se răspundă imediat (cu excepția celor care sunt importante pentru dvs. din cauza unei sarcini specifice) - și este întotdeauna nevoie de mult timp pentru a le verifica.

Delega

Nu trebuie să faci întotdeauna totul singur – chiar dacă crezi că ești singurul care va putea face o sarcină corect. Când lucrezi în echipă, cu siguranță ar trebui să profiti de faptul că un coleg are mai mult timp și ar putea să-ți asume sarcina. Nu este o rușine să ceri ajutor – iar a nu da sarcini este modalitatea perfectă de a-ți pierde timpul la serviciu.

Folosește tehnica Pomodoro

Ați auzit vreodată de tehnica Pomodoro? Este o metodă de gestionare a timpului bazată pe perioade de 25 de minute de muncă concentrată întreruptă de pauze de cinci minute. Fiecare interval de lucru se numește pomodoro. Este conceput pentru a vă ajuta să rămâneți concentrat. Cum să-l folosească? Alegeți o sarcină pe care trebuie să o finalizați, setați un cronometru pentru 25 de minute, lucrați la o sarcină și, când sună alarma, luați o pauză de cinci minute. După patru pomodoros, faceți o pauză de 20-30 de minute.

Planifică-ți ziua

Nimic nu funcționează mai bine decât planificarea sarcinilor de făcut în avans. În acest fel, nu pierdeți timpul gândindu-vă la care sunt prioritățile dvs. actuale, la ce întâlniri trebuie să participați într-o anumită zi și la ce sarcină ar trebui să începeți. Au fost salvate câteva minute pentru că poți ajunge imediat la muncă? Ce zici de asta!

Învăța

În munca de zi cu zi, cu siguranță utilizați Microsoft Office și alte soluții concepute pentru a vă ajuta să finalizați lucrurile. Dar ești sigur că le-ai învățat întregul potențial? Chiar dacă răspunsul la această întrebare pare „da”, de fapt, majoritatea aplicațiilor pe care le folosești zilnic au mult mai multe funcții decât vei reuși vreodată să cunoști.

Așadar, încercați să descoperiți măcar câteva care să vă ușureze munca – în cazul Powerpoint-ului, de exemplu, ar putea fi funcția de design (sugerând aranjarea textului și a graficelor pe un diapozitiv și accelerarea creării prezentărilor), în Word posibilitatea de a urmări modificările dintr-un document dat , iar în Excel formatare condiționată (prezentarea datelor cu culori pentru a le îmbunătăți analiza).

Folosiți unelte

În loc să pierdeți timpul căutând pictograma unei anumite aplicații pe ecran sau să vă conectați la fiecare serviciu separat, puteți utiliza un instrument care oferă diferite funcții într-un singur loc. Un astfel de instrument este Firmbee, un sistem cuprinzător de gestionare a proiectelor și echipelor companiei. Firmbee este conceput pentru multe industrii, de la HR la vânzări la IT. Utilizatorii pot urmări progresul proiectelor, pot organiza sarcini, pot recruta angajați și pot monitoriza finanțele – toate folosind o singură platformă.

Top 8 economii de timp – rezumat

După cum puteți vedea, există multe modalități de a economisi timp la locul de muncă. Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să aflați care sunt sarcinile care vă ocupă cea mai mare parte a timpului. Unii oameni pot petrece ore în fiecare zi pe e-mail, de exemplu. Odată ce știți care sunt pierderile de timp, încercați să scăpați de ele și înlocuiți-le cu ceva mai productiv.

Tocmai ați citit despre cele mai bune 8 care economisesc timp la serviciu. Citește și: Gamification în recrutare

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Manager HR cu o capacitate excelentă de a construi o atmosferă pozitivă și de a crea un mediu valoros pentru angajați. Îi place să vadă potențialul oamenilor talentați și să îi mobilizeze pentru a se dezvolta.

Vizualizați toate postările