Sfaturi de top despre managementul timpului

Lipsa constantă de timp și suprasolicitarea sunt valabile atât pentru freelanceri, cât și pentru companii. Acest lucru afectează nu numai productivitatea și motivația, ci și sănătatea. Din fericire, există puține căi de ieșire. În articolul de astăzi, vei descoperi ce scade productivitatea în orice afacere. De asemenea, veți învăța câteva metode eficiente de gestionare a timpului și veți prinde din urmă instrumente și aplicații utile pentru fluxul de lucru.

Sfaturi de top despre gestionarea timpului – cuprins:

1. Ce dezorganizează munca?
2. Tehnici de management al timpului
3. Beneficiați de instrumentele de gestionare a muncii și a sarcinilor

Ce dezorganizează munca?

În zilele noastre, se petrece tot mai mult timp la serviciu. Orele suplimentare și acumularea comenzilor au devenit noua normă. Polonezii și grecii sunt printre cei mai ocupați din lume – conform OCDE ei petrec aproape 2 mii de ore pe an la locul de muncă, cu mult înaintea germanilor care muncesc cu șase sute de ore mai puțin pe an. Din păcate, a munci din greu nu înseamnă productivitate. Este ilustrat de faptul că polonezii au obținut un scor cu 70% mai mic față de germani la testarea eficienței muncii.

Ce dezorganizează munca? În primul rând, 9 lucruri mici care ocupă timp și paralizează orice afacere:

1. Trimiterea de e-mailuri nesfârșite – dacă tocmai ați trimis un al treilea e-mail ca răspuns, nu trimiteți altul. Mai bine, sunați persoana respectivă sau întâlniți-o personal,
2. Notificări audio pentru noile e-mailuri – este o idee bună să răspundeți în mod regulat, dar nu toate merită să vă distragi atenția de la serviciu,
3. Folosind opțiunea „răspunde tuturor” ,
4. Redactarea de rapoarte care nu servesc la luarea de decizii si imbunatatirea companiei ,
5. Elaborarea de rapoarte pe care nimeni nu le va citi ,
6. Trecerea deciziilor către supraveghetori ,
7. Stabilirea de întâlniri nesfârșite ,
8. Amânarea priorităților ,
9. Programarea unor întâlniri mai lungi de 45 de minute – această perioadă de timp este suficientă. Este prea des rotunjit inutil la ora intreaga.

Aceasta este concluzia unui studiu realizat de Matt Krzysiak la compania sa când a preluat funcția de președinte al National Motor Club. Adăugați la această muncă administrativă inutilă, îngrijirea lucrurilor care nu fac parte din fișa postului nostru, efectuarea de apeluri telefonice personale, citirea ziarilor și comisioanele.

Modul birou la domiciliu nu face lucrurile mai ușoare cu toată agitația casnică. Rețelele de socializare, mâncarea și băutul cafelei, vizitarea prietenilor și amânarea sarcinilor la „într-un moment”. Sună cunoscut? Puteți face față acestor probleme tulburătoare dezvoltând obiceiuri simple și stabilind un program de lucru prietenos.

Tehnici de management al timpului

1. Metoda Pomodoro

Una dintre cele mai cunoscute tehnici care poate ajuta este metoda Pomodoro , derivată din clasicul cronometru de bucătărie în formă de roșii. Metoda presupune să scrieți pe o foaie de hârtie toate sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți, să alegeți una, să setați cronometrul pentru 25 de minute și să lucrați la sarcină pentru tot timpul respectiv. Trebuie să fii pe deplin concentrat, fără distracția Facebook sau a mesajelor text.

Dacă după 25 de minute sarcina încă nu este finalizată, luați o pauză de 5 minute și apoi reveniți la ea, setând ceasul pentru încă 25 de minute.

Totuși, după 2 ore de astfel de muncă (4 Pomodoro) creierul va avea nevoie de odihnă, așa că faceți o pauză de 30 de minute, mergeți la o plimbare, faceți-vă o ceașcă de ceai sau vizionați niște seriale TV. Aceasta este o metodă simplă și eficientă de îmbunătățire a gestionării timpului. Este popular în întreaga lume.

2. Tehnica 5S

O altă tehnică recomandată este 5S , care ajută la organizarea locului de muncă și la creșterea productivității. De asemenea, reduce costurile de operare ale companiei și îmbunătățește calitatea produselor și serviciilor fabricate.

5S a fost popular de zeci de ani în rândul companiilor japoneze și constă din cinci principii:

• selecție – eliminați toate elementele care nu sunt necesare din căsuța poștală,
• segregare – alocați un loc pentru articolele necesare; trebuie să fie ușor de găsit și de depozitat după utilizare, așa că organizați-le cu cutii de instrumente, semnături sau etichete colorate (catalogarea mesajelor);
• curățare – curățați-vă spațiul de lucru zilnic, eliminând sursa de contaminare (ștergerea SPAM-ului și dezabonarea de la buletinele informative inutile),
• standardizare – stabiliți orele de lucru standard (setați ore specifice când răspundeți la e-mailuri),
• autodisciplină – fă-ți un obicei din a urma cei 4 pași de mai sus.

3. Scrum

Ai la îndemână o tablă albă și hârtie colorată? Faceți cunoștință cu Scrum, o metodă de gestionare a timpului de organizare a muncii adesea folosită de startup-uri și dezvoltatori. Scrum este o metodă prin care proiectele și sarcinile sunt scrise pe bucăți de hârtie și fixate pe coloane de pe o tablă albă. Coloanele denotă elemente succesive ale procesului (de exemplu, „planificat”, „în curs”, „testat”, „urgent de finalizat”, „terminat”).

În prima coloană, creați o coadă de sarcini care sunt prioritizate. Apoi, pe lângă fiecare sarcină, scrieți câte ore sunt așteptate pentru ei (folosind diferite culori de cărți, le puteți împărți pe categorii). Cărțile sunt apoi fixate de la stânga la dreapta pe măsură ce munca progresează la secțiunea „terminat”.

Scrum vă permite să urmăriți progresul proiectului, să recunoașteți noile provocări, să monitorizați termenele limită și să observați câte sarcini rămân. Acest lucru este foarte practic atât în ​​organizarea timpului, cât și în relația cu clientul.

4. Sistemul pătrat

Metoda sistemului pătrat se bazează pe prioritizarea sarcinilor atribuite. Conform acestei tehnici, o foaie de hârtie este împărțită în patru cutii egale. Fiecare casetă corespunde patru categorii de sarcini:

• sarcinile urgente – importante (1) și neimportante (2) – sunt scrise în cadranele superioare,
• sarcinile neurgente – importante (3) și neimportante (4) – sunt puse în cadranele inferioare.

Sarcinile urgente și neurgente sunt cele care ar trebui să fie rezolvate cât mai curând posibil, dar fără a respecta o anumită dată (de exemplu, efectuarea unui apel telefonic). Sarcinile urgente și importante sunt termenele limită care trebuie îndeplinite rapid (de exemplu, plata unei taxe de abonament).

Datorită acestui sistem, știm ce sarcini să facem mai întâi și care pot aștepta. Aceasta este o completare perfectă a listei de activități planificate să fie făcute în fiecare zi. Această combinație permite un management și mai eficient al timpului.

5. 80/20

O altă tehnică este finalizarea sarcinilor conform principiului Pareto (alias 80/20) . În urmă cu aproape un secol, Vilfredo Pareto observa că 80% din bunuri sunt în mâinile a doar 20% din populație. S-a descoperit curând că aceste proporții se aplică în diverse domenii ale vieții. Exemple: 80% din venituri sunt generate de 20% dintre clienți, 20% din serviciile companiilor generează 80% din venituri, 80% din timp purtăm 20% din hainele pe care le avem în dulap și așa mai departe.

Conform acestei metode, efectuarea a 20% din sarcini este suficientă pentru a obține 80% din rezultate. Trucul este să discerneți care sunt exact acele sarcini și să „cerneți grâul din pleava”. Desigur, acest principiu nu este impecabil – rapoartele pot varia 90/10, 70/30, 97/3 etc.

Principiul Pareto este o metodă de gestionare a timpului care vă ajută să vă concentrați asupra problemelor cheie, ținându-vă de agenda și evitând să vă plimbați prin tufiș.

6. Un minut sau două

Ultima și cea mai simplă tehnică este regula celor 2 minute a lui David Allen. Este grozav pentru muncă și sarcinile de zi cu zi. Conform acestui principiu, dacă o acțiune nu durează mai mult de 2 minute pentru a fi finalizată, ar trebui făcută imediat. Dacă o amânați, poate deveni o povară uriașă în viitor. Această metodă este cea mai ușor de implementat dintre toate, dar oferă cele mai bune rezultate în cel mai scurt timp.

În plus, crește nivelul de satisfacție. Îndeplinirea mai multor sarcini într-o zi, chiar și a celor mici, este plină de satisfacții și întărește rotunjirea celor consecutive.

Mai mult, iată două îndrumări practice care merită urmate:

• Nu așteptați o bucată mai mare de timp liber – amânarea totul nu este de obicei cea mai bună idee; în vacanțe vrem să ne odihnim, iar uneori apar situații neanunțate,
• Planificați doar 60% din timp – adesea ne supraestimăm capacitățile; atunci când planificați o sarcină, enumerați prioritățile, încercați să prevedeți evenimente neanunțate și tăiați pe cei care mănâncă timpul.

Beneficiați de instrumentele de gestionare a muncii și a sarcinilor

Pe lângă utilizarea tehnicilor de management al timpului, este de asemenea o idee bună să profităm de toate instrumentele de management al muncii create pentru a optimiza procesele noastre de zi cu zi.

documente Google

Este un instrument Google gratuit pentru crearea, partajarea și editarea fișierelor (fișiere text, foi de lucru, prezentări, formulare), atât offline, cât și online. Funcționează pe telefon, tabletă sau computer. În plus, instrumentul este compatibil cu fișierele Word – deci nu trebuie să cumpărați software – și este integrat cu Google Drive (15 GB).

Office Online

Versiunea gratuită de Microsoft Office este o continuare a unui instrument puternic de management online care vă permite să creați, să salvați și să partajați documente, foi de calcul, prezentări și caiete. Office Online include Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), căsuța poștală Outlook.com, calendarul și contactele.

Dropbox

Dropbox este un sistem securizat pentru partajarea și stocarea fișierelor, copierea de rezervă și sincronizarea fișierelor între computere. Vă permite să încărcați, să vizualizați și să descărcați date atât printr-un browser obișnuit, cât și printr-o aplicație dedicată instalată pe computer.

ColorNote

Aplicația simplă pentru Android – CollorNote vă permite să editați rapid și ușor notele, mementourile, e-mailurile, mesajele, cumpărăturile și listele de sarcini. Această aplicație vă permite să vă organizați notele după culoare, să blocați parolele și să creați copii de rezervă.

Aplicații de gestionare a timpului

În agitația vieții moderne, poate fi incredibil de greu să rămâi la curent cu tot ceea ce trebuie să finalizezi. O aplicație eficientă de urmărire a timpului nu numai că te va ajuta să preiei un control mai mare asupra zilei tale, ci și să-ți facă echipa mai productivă și să-și îmbunătățească responsabilitatea.

Și care sunt modalitățile tale de a gestiona timpul cu succes? Cunoașteți alte sfaturi, reguli sau aplicații interesante despre gestionarea timpului? Simțiți-vă liber să vedeți și să distribuiți comentarii.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările