Cum am organizat un eveniment transformator de voluntariat cu Give to Get

Un eveniment de voluntariat a transformat modul în care organizăm cea mai mare întâlnire a anului. Și nu eram siguri că vom reuși să o reușim.

Cu ajutorul prietenilor noștri de la Give To Get, care organizează evenimente CSR pentru companii, nu numai că am reușit, dar am învățat destul de multe sfaturi și trucuri pe parcurs.

Așadar, în același mod în care am reflectat asupra lecțiilor pe care le-am învățat despre gestionarea programelor de donații corporative, implementarea practicilor bazate pe încredere și lansarea ERG-urilor, ne-am gândit să ne luăm ceva timp pentru a reflecta și a împărtăși sfaturile pe care le puteți folosi astăzi pentru a rula transformări. programe de voluntariat.

O privire de ansamblu asupra unui eveniment de voluntariat transformațional

Sales Kickoff (SKO) este o tradiție Submittable în care aducem oameni din întreaga companie împreună pentru a da tonul anului. În 2024, am susținut SKO în biroul nostru din Bellevue. Și, pe lângă prezentări, rapoarte și seminarii, am adăugat un eveniment de voluntariat. Cu ajutorul Give To Get, acest eveniment de voluntariat a devenit piesa centrală a SKO 2024 și poate deveni doar o nouă tradiție pentru noi.

Katie Fisher, asistent executiv la Submittable, a lucrat cu Linnea Malmstrom de la Give To Get pentru a organiza evenimentul de voluntariat. La eveniment, voluntarii au creat truse de confort pentru copii pentru Wellspring Family Services, care au inclus ursuleți de plus de voluntari și note scrise de mână de la voluntari.

Evenimentul de voluntariat a fost un succes atât pentru angajați, cât și pentru conducere. A fost o creștere uriașă a dispoziției participanților și, în mod anecdotic, a existat un interes crescut pentru evenimentele de voluntariat la Submittable. Cu alte cuvinte, experiența a rămas cu angajații într-un mod pe care vorbitorul nostru principal SKO Chris Jarvis de la Realized Worth l-ar putea descrie drept „transformațional”.

Când a fost întrebat, Fisher spune că noi, „TOTAL vom face asta din nou. Anticipez că va fi un element al tuturor SKO-urilor de pe viitor.” De asemenea, explorăm o relație continuă cu Wellspring Family Services pentru a vedea cum angajații Submittable pot continua să ajute cu cauza lor.

O experiență grozavă de voluntariat a schimbat modul în care planificăm cel mai important eveniment al companiei noastre din an. Dar a existat o problemă: logistica.

Prezentare generală a evenimentului

• Când: 10 ianuarie 2024
• Ce: Creați truse de confort pentru copii pentru Wellspring Family Services, care ajută familiile fără adăpost să se ridice pe picioare.
• Cum: O „linie de asamblare” pentru voluntari pentru a umple ursuleți de pluș, a scrie note și a pregăti truse de confort pentru copii.
• Rezultat: 85 de voluntari au creat 150 de truse de confort pentru copii, inclusiv carduri de sprijin, iar voluntarii s-au umplut de ursuleți.
• Impact: O potențială relație continuă între Submittable și Wellspring Family Services.

Aproape că nu s-a întâmplat (anul acesta)

SKO este o mulțime de muncă de pus împreună. Ideea unui eveniment de voluntariat a apărut de la un angajat târziu în procesul de planificare, când multe dintre detaliile pentru SKO au fost puse în piatră. Dacă Give To Get nu i-ar fi făcut atât de ușor să organizeze Fisher, există șansa să fi așteptat până în 2025 pentru a începe să adăugăm un eveniment de voluntariat la SKO.

„Nu am fost imediat la bord din cauza poverii administrative”, spune Fisher. Ea spune că au apărut o grămadă de întrebări la care echipa de planificare SKO a trebuit să răspundă foarte repede:

• Care nonprofit?
• Unde se află organizația nonprofit în zona Seattle?
• Cum vom aduce oamenii acolo?
• Organizația nonprofit are facilități pentru toți angajații noștri?
• Vor apărea chiar și angajații?  

Fisher rezumă aceste întrebări pe scurt: „Nu s-ar fi întâmplat dacă ar fi trebuit să mergem la o organizație nonprofit”. Logistica a fost prea greu de realizat într-un timp atât de scurt.

Intră în echipa Linnei Malmstrom de la Give To Get. Au adoptat o abordare „Vom veni la tine”, ocolind multe dintre preocupările pe care le aveau Fisher și echipa ei. Cu ajutorul lui Give To Get, Fisher a obținut aprobarea și a inclus evenimentul de voluntariat în agendă.

Ce am învățat despre organizarea unui eveniment transformator de voluntariat

În procesul de gestionare a acestui eveniment de voluntariat, Fisher a învățat multe despre ceea ce trec majoritatea practicienilor CSR - totul, de la anxietatea cu privire la faptul dacă oamenii vor apărea cu adevărat până la asigurarea acceptului executivului. Iată câteva lecții pe care le-a învățat.

Puțin ajutor îi ajută pe toată lumea

Echipa Malmstrom a preluat cea mai mare parte a muncii logistice atât în ​​numele Submittable , cât și al Wellspring Family Services, servind ca o punte atât de necesară între două echipe ocupate.

Această lățime de bandă i-a permis lui Fisher să se concentreze pe strategia de comunicare și să stimuleze participarea. Între timp, Wellspring Family Services nu a trebuit să facă mare lucru. Au primit un transport de truse de confort pentru copii a doua zi, fără niciun efort din partea lor.

Această simplitate a creat o bază bună pentru un parteneriat permanent nonprofit-corporat. Fisher spune că este potențial începutul unei relații continue între Submittable și Wellspring Family Services.

La pachet: dacă sunteți ocupat, este în regulă să apelați la un serviciu voluntar de planificare a evenimentelor pentru ajutor (recomandăm Give To Get după experiența noastră fără probleme). De fapt, această asistență poate fi cheia pentru crearea unui eveniment de succes pentru toți cei implicați.

Faceți din acesta un eveniment adevărat

Fisher a lucrat cu Give To Get pentru a programa evenimentul de voluntariat de miercuri, chiar în mijlocul SKO, pentru a servi drept piesa centrală pentru săptămână. Ea l-a inclus și în happy hour și cina de echipă care era deja planificată pentru acea noapte. Programarea evenimentului astfel încât să fie inevitabil evenimentul săptămânii a ajutat evenimentul să rămână în mintea oamenilor.

Momentul central a făcut ca evenimentul de voluntariat să fie ancora pentru întreaga săptămână SKO. A existat o fază pre-voluntară a evenimentului în care toată lumea sosește și o fază a evenimentului post-voluntar în care toată lumea s-a instalat în SKO și a fost legată printr-o experiență comună.

Combinând evenimentul de voluntariat cu un eveniment pe care oamenii deja îl așteptau și îl așteptau cu nerăbdare — happy hour și cina în echipă — i-a permis lui Fisher să stabilească un ton pozitiv pentru comunicarea ei despre eveniment. Ea îl descrie ca fiind un „Uită-te la acest lucru minunat pe care îl facem!” un fel de mesaj, versus „Poți participa, te rog?”

De asemenea, făcând din evenimentul de voluntariat evenimentul săptămânii, comunicările ar putea include, de asemenea, o oarecare liniște și FOMO ușor (frica de a pierde o parte). Brady Meltzer, director de venituri la Submittable, găzduiește săptămâna SKO. În prezentările sale care au precedat evenimentul de voluntariat, el a putut spune variații atât „Nu vei fi singur, mergem cu toții”, cât și „Veți pierde cu adevărat o parte dacă nu mergeți! Va fi distractiv!”

Recomandări: Pentru ca evenimentul să rămână în mintea oamenilor, transformați-l într-un eveniment adevărat – ceva de așteptat cu adevărat.

Fă-le mai ușor pentru directori să spună da

Acceptarea executivului pentru evenimentele de voluntariat (și, într-adevăr, orice pentru care aveți nevoie de spusele lor) depinde de capacitatea dvs. de a le face cât mai ușor posibil să spună da. În cazul acestui eveniment de voluntariat, Fisher a colaborat cu Give To Get pentru a face mai ușor pentru Meltzer și alți directori să spună da.

Creați compartimente bugetare

Includeți costul evenimentului în inițiativele existente, dacă puteți. Această parte abordează problemele legate de buget, ceea ce este important dacă aveți puțin timp și nu doriți să așteptați ca echipa financiară să strângă cifrele.

Fisher spune: „Am acoperit costurile administrative cu bugetul SKO existent” și că „am acoperit costul materialelor reale donate cu bugetul anual de donații al Submittable”. Bugetul anual de donații este pre-alocat prin programul nostru Submittable Gives.

Preveniți problemele de logistică

După cum am descris mai sus, Give To Get a avut toate răspunsurile la întrebările dificile de logistică ale lui FIsher. Meltzer a avut aceleași întrebări ca și Fisher, iar a avea un partener care să ajute la furnizarea unui plan clar a ajutat la atenuarea oricăror preocupări pe care le avea Meltzer.

Oferă-le ceva pozitiv de avut

Meltzer a devenit în cele din urmă principalul promotor al evenimentului de voluntariat, făcând totul, de la mementouri zilnice până la stand pe un scaun la eveniment pentru a începe. Acest lucru a apărut, parțial, din alinierea dintre evenimentul de voluntariat și tema lui pentru SKO 2024: „Fii diferența”. Era clar pentru el că voluntariatul este o modalitate evidentă de a ajuta mesajul său general pentru săptămâna SKO să se cufunde.

Această aliniere a ajutat la crearea unui sentiment de proprietate asupra unui eveniment cu adevărat pozitiv de care voluntarii au fost încântați. Și acest sentiment de proprietate poate fi infecțios pentru alți directori. Primul grup prin linia de asamblare a fost personalul executiv, dând tonul nopții.

Recomandări: cu cât directorii trebuie să se streseze mai puține detalii, cu atât sunt mai multe șanse să accepte ideea și, în cele din urmă, să contribuie la succesul evenimentului.

Faceți foarte simplu să participați

Participanții nu ar trebui să transpire detaliile pentru evenimentele de voluntariat corporative. Iată cum echipa Give To Get, condusă de Malmstrom, a lucrat cu noi pentru a reduce povara participanților și pentru a ajuta voluntarii să se concentreze pe umplerea plușurilor și scrisul de note.

Transport

Evenimentul de voluntariat a fost găzduit într-un restaurant aflat la câteva străzi distanță, la scurt timp după încheierea discuțiilor zilei. A fost o plimbare rapidă de la birou și de la hoteluri, spre deosebire de o potențială călătorie cu autobuzul sau de un eveniment la care oamenii au trebuit să conducă singuri la un moment ulterior. Give To Get coordonat cu locația pentru a aranja totul în interiorul restaurantului. Tot ce trebuiau să facă voluntarii era să meargă mai departe.

Pași clari

Give To Get a creat o linie de asamblare cu etape clare pe care oamenii să le urmeze. Toată lumea știa din timp ce se aștepta de la ei doar privind modul în care a fost organizat evenimentul. Acest lucru a făcut ca actul de voluntariat să fie rapid și ușor. În niciun moment nu s-a pus problema ce să facă în continuare, unde să meargă sau de ce.

Îndemnuri

O parte din trusele de confort pentru copii au fost note scrise de mână de la voluntari. Dacă un voluntar a rămas blocat cu ce să pună în notițele sale, Give To Get a oferit recomandări și sugestii pentru a-l ajuta. Echipa lui Malmstrom a fost, de asemenea, disponibilă pentru a ajuta la elaborarea ideilor.

Imediatitate

Give To Get organizat o livrare a doua zi pentru kiturile de confort pentru copii. Această schimbare rapidă i-a ajutat pe voluntari să se conecteze cu impactul muncii lor. Ursuleții pe care i-au îndesat nu aveau de gând să stea o vreme pe un raft, ci mergeau în brațele copiilor a doua zi dimineață.

În plus, Give To Get a oferit un raport de impact la două zile după eveniment, dovedind în continuare că acțiunile voluntarilor au avut un impact real.

Acasă digitală centrală pentru detalii

Am folosit propria noastră platformă, Volunteer de la Submittable, pentru a găzdui procesul de înscriere și toate detaliile evenimentului. Volunteer oferă o locație centrală pentru ca voluntarii să găsească evenimente, să găsească detalii despre acele evenimente, iar unii angajați, cum ar fi cei dintr-un grup de resurse pentru angajați (ERG), își pot crea chiar propriile evenimente.

Puteți afla mai multe despre Voluntariat aici. Ați putea fi, de asemenea, interesat de seria noastră lunară de demonstrații live, unde vă prezentăm un tur al produsului și vă oferim șansa de a pune întrebări.

La pachet: Pentru a facilita voluntarii, este nevoie de parteneri grozavi, cum ar fi Give To Get, și tehnologie excelentă, cum ar fi Volunteer de la Submittable.

Un sentiment grozav de la început până la sfârșit

Ceea ce ar fi putut fi un plus stresant la un eveniment de mare profil s-a transformat într-o nouă tradiție care a oferit tuturor celor implicați un sentiment cald și neclar. Mulțumită prietenilor noștri de la Give To Get, un sentiment inițial de „Cum facem să reușim asta?” s-a transformat rapid în anticipare. Și strălucirea de după eveniment a fost reală. O simțim și astăzi.

Puteți afla mai multe despre Give To Get aici. Ei au fost esențiali în a ne ajuta să organizăm acest eveniment într-un termen atât de scurt.
Scriem și ne gândim mult la evenimentele de voluntariat transformatoare și ne propunem să vă ajutăm să vă creați unul propriu. Facem instrumente CSR concepute pentru a vă ajuta să eliminați povara participanților, astfel încât să vă puteți concentra pe crearea unei experiențe cu adevărat memorabile. Programați o demonstrație astăzi pentru a afla mai multe.