Tipuri de întâlniri de proiect | # 33 Începeți cu managementul de proiect

Publicat: 2023-02-09

Demararea și închiderea, confruntare și negociere, zilnic și control... Ele diferă în funcție de participanți, durată și agendă. Cu toate acestea, toate întâlnirile de proiect au un lucru în comun: în timpul acestora, oamenii asociați cu proiectul prezintă probleme sau rezultate și discută împreună implementarea sarcinilor.

Tipuri de întâlniri de proiect – cuprins:

  1. Introducere
  2. Planificare
  3. Caut solutii
  4. Luarea deciziilor
  5. Controlul rezultatelor
  6. Rezumatul activităților
  7. rezumat

Introducere

PMBOK distinge până la 16 tipuri de întâlniri care sunt cruciale pentru managementul eficient al proiectelor! Fiecare dintre ele are un scop specific și o listă de participanți a căror prezență este necesară pentru ca întâlnirea să aibă loc. Nu vom enumera toate tipurile, ci ne vom concentra pe aceste tipuri de bază și vom răspunde la întrebarea „De ce au loc întâlniri?”

Întâlnirile sunt foarte adesea asociate cu o pierdere de timp, dar prin design, ele sunt o parte cheie a unui proiect și un instrument de comunicare esențial. Totuși, pentru ca acesta să fie cazul, participanții trebuie să cunoască scopul și, în mod ideal, agenda întâlnirii. Veți avea nevoie și de o persoană responsabilă pentru buna funcționare a acestuia. Astăzi, să aruncăm o privire asupra tipurilor de întâlniri împărțite în funcție de scopul pe care îl servesc.

Planificare

Planificarea sarcinilor pentru proiect este scopul întâlnirilor de lansare și al întâlnirilor recurente în care echipa discută scopurile și obiectivele proiectului.

O întâlnire de lansare are loc la începutul unui proiect, faza acestuia sau o anumită iterație. Toți membrii echipei și părțile interesate cheie participă la acesta și componentele sale cheie sunt:

  • Să ne cunoaștem și pe membrii echipei,
  • Stabilirea așteptărilor
  • Planificare – stabilirea primului plan de acțiune.

De la o întâlnire de lansare bine condusă, toți participanții ar trebui să aducă motivație pentru a începe proiectul și o înțelegere clară:

  • Proiect obiectiv,
  • Așteptările puse asupra lor,
  • Resursele disponibile și modul de utilizare a acestora,
  • Împărțirea rolurilor și responsabilităților în proiect,
  • Perioada de timp și domeniul de aplicare al proiectului,
  • Sarcinile cu care ar trebui să înceapă.

În timpul următoarelor întâlniri de lansare și întâlniri de planificare, are loc o ajustare treptată a planului de proiect la circumstanțele implementării acestuia. Echipa planifică sarcini mai detaliate pentru a defini obiectivele și modalitățile de a le atinge. Astfel, se angajează și în găsirea de soluții.

project meetings

Caut solutii

Găsirea modalităților de a face față dificultăților care apar în timpul implementării proiectului este scopul brainstorming-ului popular și al întâlnirilor aprofundate cu probleme.

Scopul brainstorming-ului este de a genera numeroase idei și soluții potențiale la o problemă sau provocare. De obicei, implică doar membri ai echipei de proiect și uneori părți interesate invitate. Deși sunt adesea criticați pentru că favorizează oamenii cărora le place să vorbească repede, mult și tare, sunt un instrument excelent pentru a genera numeroase idei care pot fi apoi discutate într-o atmosferă mai liniștită.

Întâlnirile de rezolvare a problemelor sunt o continuare firească a sesiunilor de brainstorming. Aici, soluțiile sunt discutate mai detaliat, astfel încât să se poată lua decizii mai precise și echilibrate.

Luarea deciziilor

Întâlnirile de luare a deciziilor au loc pentru a discuta opțiunile disponibile și pentru a ajunge la un acord asupra unei acțiuni specifice. Dacă se referă la implementarea obiectivelor, participă doar echipa de proiect. Dacă, pe de altă parte, deciziile se referă la chestiuni cu implicații majore, la acestea se ocupă și părțile interesate cheie.

Deciziile cheie sunt luate la reuniunea „summit”, comitetul director. PMBOK îl definește ca „o întâlnire în care părțile interesate seniori oferă direcție și sprijin echipei de proiect și iau decizii în afara autorității echipei de proiect”.

Controlul rezultatelor

Întâlniri pentru împărtășirea și analizarea informațiilor cu privire la rezultatele activității proiectului au loc periodic. Ele se numesc „Întâlniri de actualizare a stării” sau pur și simplu „Întâlniri de stare”. Acestea permit identificarea rapidă a schimbărilor nefavorabile în funcționarea echipei și răspunsul la riscurile emergente.

Rezumatul activităților

Rezumatele ciclice ale activităților au loc în timpul adunărilor numite retrospective. Acestea se desfășoară la sfârșitul fiecărei etape importante a proiectului, de exemplu, când este atins un reper. Scopul lor este să reflecteze împreună cu echipa asupra sarcinilor îndeplinite și asupra modului în care membrii echipei lucrează împreună.

Pe lângă retrospectivă, PMBOK menționează un tip interesant de întâlnire care vizează învățarea lecțiilor din activitățile trecute numite „lecții învățate”. Este folosit pentru a rezuma și a împărtăși lecțiile învățate fie din întregul proiect, fie din faza sa selectată. Rezultatul acestuia ar trebui să fie o îmbunătățire a performanței echipei de proiect, realizată printr-o mai mare conștientizare a greșelilor comise, precum și prin aplicarea consecventă a bunelor practici. Puteți aranja întâlniri „lecții învățate” pentru a discuta situații din echipă care ar fi putut fi rezolvate mai bine. Cu toate acestea, cel mai adesea este dedicat succeselor pe care echipa vrea să le repete și soluțiilor care au dat rezultate foarte bune.

rezumat

Principalele obiective ale întâlnirilor de proiect sunt:

  • facilitarea comunicarii,
  • rezolvarea problemelor,
  • luarea deciziilor și
  • urmărirea progresului lucrării proiectului.

Cheia eficacității lor este transparența. Fiecare întâlnire de proiect ar trebui să aibă un scop clar, o agendă și o listă de participanți și, dacă este posibil, un facilitator a cărui prezență poate ajuta să se asigure că se desfășoară fără probleme și eficient.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Types of project meetings | #33 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

  1. Ce este un proiect?
  2. Ce este managementul de proiect?
  3. Cum să gestionezi proiectele?
  4. Metode de management de proiect
  5. Tipuri de proiecte
  6. 4 exemple de proiecte
  7. Prioritizarea proiectelor
  8. Domenii de activitate a proiectului
  9. Definiția succesului în managementul proiectelor
  10. De ce să folosiți software de management de proiect?
  11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
  12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
  13. Ciclul de viață al proiectului
  14. Pentru ce este viziunea proiectului?
  15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
  16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
  17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
  18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
  19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
  20. Execuția proiectului
  21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
  22. Importanța închiderii proiectului
  23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
  24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
  25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
  26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
  27. Cum să devii manager de proiect?
  28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
  29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
  30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
  31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
  32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
  33. Tipuri de întâlniri de proiect
  34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
  35. Cum să scrii un convingător
  36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
  37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
  38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
  39. Cum se creează o carte de proiect?
  40. Ce este un registru al părților interesate?
  41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
  42. Cum se creează un buget de proiect?
  43. Managementul timpului în proiect
  44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
  45. Strategii de management al riscului de proiect
  46. Marketing de proiect
  47. Surse și zone de schimbare în proiect
  48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
  49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor