Ce trebuie să știți despre utilizarea Excel pentru startup?

În calitate de proprietar nou de afaceri, este posibil să nu aveți luxul de a angaja un contabil cu normă întreagă. Totuși, asta nu te scutește de a avea nevoie să ții registrele. Toate evidențele dvs. trebuie să fie în stare bună când se întinde sezonul fiscal.

Bazându-vă pe un blocnotes și un stilou poate să nu fie cea mai bună opțiune, mai ales cu cerințele tot mai mari ale afacerii dvs. și forța de muncă limitată. În plus, limitările financiare pot pune o barieră în calea achiziționării de software de contabilitate. Cu toate acestea, aveți un instrument pregătit în pachetul Microsoft Office. Și vine sub formă de Microsoft Excel .

În prezent, peste 750 de milioane de oameni folosesc Excel. Oferă o soluție pentru gestionarea datelor, analiză, contabilitate, generare de rapoarte etc.

Și asta nici măcar nu este cea mai bună parte. Excel are funcționalități care pot ajuta la managementul afacerii. Departamentele non-contabile, cum ar fi HR, vânzări, marketing și asistență pentru clienți pot folosi și Excel.

Articolul nostru va examina câteva puncte importante pe care fiecare startup ar trebui să le cunoască despre Excel.

1. Excel oferă o soluție pentru contabilitatea financiară

Unul dintre cei mai mari beneficiari ai Excel este departamentul de contabilitate . Echipele folosesc foi de calcul pentru crearea bugetului, prognoza, salarizarea și conturarea rezultatelor financiare.

Într-adevăr, Excel oferă elementele esențiale ale unui program de contabilitate. Puteți, de exemplu, să urmăriți cheltuielile și veniturile. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți datele necesare în rândurile din foile de calcul.

Rețineți, totuși, este esențial să aveți grijă când introduceți date. O eroare precum rândurile/celulele goale va compromite rezultatele de calcul. Corectarea unei astfel de greșeli este ușoară dacă știți cum să eliminați rândurile goale din Excel. Acordați-vă timp pentru a afla cum să curățați datele.

Va dura mult timp dacă decideți să eliminați manual spațiile. Cu toate acestea, Excel vă permite să faceți acest lucru în câteva secunde.

Alte greșeli sunt dublările, greșelile de ortografie, textul în loc de numere și spațiile suplimentare. Toate acestea vor afecta orice eforturi de analiză a datelor din partea dvs.

Și vă rog, nu lăsați foile de calcul și formulele Excel să vă sperie. Cu puțin antrenament, îl vei găsi ușor de utilizat și foarte util.

2. Puteți utiliza Excel pentru analiza de afaceri

Analiza afacerii este o componentă critică a conducerii unei afaceri. Se aplică atât startup-urilor, cât și afacerilor stabilite. Cum poți ști ce se întâmplă pe piață dacă nu îți faci timp pentru a studia mediul de afaceri?

Procesul presupune colectarea multor date. Trebuie să faceți acest lucru din mai multe surse, inclusiv vânzări, marketing, asistență pentru clienți sau HR. Tipul de informații include analiza tendințelor în scopul prognozării.

Urmărirea profiturilor și pierderilor pentru a vedea ce intră sau iese. Nicio analiză de afaceri nu ar fi de asemenea completă fără a privi concurenții.

După aceea urmează analiza datelor. Acesta este procesul de conversie a datelor brute în ceva util. Insight-urile generate de acestea stau la baza oricărei decizii.

Aveți acces la tabele pivot, grafice și alte formule. Toate acestea ajută la gestionarea, organizarea și vizualizarea datelor. Acesta din urmă este critic la pregătirea rapoartelor.

Ar fi greu să consumați sau să interpretați datele brute așa cum sunt. Prezentarea rezultatelor în grafice facilitează digerarea tuturor informațiilor.

3. Excel are un rol și în HR

Este posibil ca departamentul de resurse umane să nu aibă implicare de zi cu zi în problemele financiare. Dar, Excel are multe funcționalități care pot aduce beneficii departamentului. Managementul angajaților, de exemplu, necesită construirea de baze de date. HR poate petrece mult timp căutând informații dacă nu există nicio modalitate de a organiza datele.

Foile de calcul Excel permit introducerea unor astfel de date în criterii specifice. Căutarea datelor în foile de calcul este ușoară cu instrumentele de filtrare.

Ca startup, este posibil să nu aveți capacitatea de a include mulți angajați. Dar, trebuie să le gestionați în continuare pe cele pe care le aveți deja. Cu Excel, este ușor să urmăriți prezența, salariile sau să căutați datele despre personal.

Înscrieți-vă pentru instruirea Excel pentru a debloca tot potențialul care se află în interior. Nu vă faceți griji că petreceți mult timp departe de afacere atunci când urmați un curs. Aveți opțiuni online care sunt la fel de eficiente ca sălile de clasă fizice.

4. Eficientizați vânzările și marketingul cu Excel

Gestionarea vânzărilor și a marketingului pentru startup va fi mai ușoară cu Excel. Folosiți foi de calcul pentru a organiza bugetele, analiza financiară, obiectivele de vânzări și inventarul.

Să luăm exemplul tabelelor pivot. Aceste tabele simple facilitează rezumarea informațiilor despre clienți sau a datelor despre vânzări.

De asemenea, aveți opțiunea de a crea tablouri de bord și de a automatiza rapoarte. Microsoft Excel este, de asemenea, destul de flexibil dacă trebuie să îl integrați cu alte platforme. Puteți, de exemplu, să importați sau să exportați date către și de pe platforma dvs. de comerț electronic. Acest lucru ar putea fi necesar dacă trebuie să lucrați la date, dar nu aveți software-ul adecvat pe platforma dvs.

Utilizați foaia de calcul pentru a gestiona informațiile despre produse și inventarul. Vă rugăm să adăugați câte rânduri sau coloane doriți.

Unele categorii pot include coduri de bare, stocul SKU și niveluri de recomandă. Calculele automate ale nivelurilor stocurilor vă vor anunța când trebuie să completați. În acest fel, informațiile dvs. rămân actualizate. Și nu vă dezamăgiți niciodată clienții epuizați stocul.

O altă opțiune este utilizarea foilor de calcul Excel împreună cu scanere de coduri de bare. Face ușoară urmărirea și identificarea comenzilor și procesarea rapidă a cererilor clienților.

Gânduri finale

Capitalul de exploatare poate fi o mare provocare pentru multe startup-uri. Banii disponibili sunt destinati cheltuielilor operationale. Inițial, este posibil să nu fie suficienți bani pentru a angaja resurse cu normă întreagă.

Proprietarul de afaceri poate avea nevoie să preia majoritatea locurilor de muncă. Acestea includ contabilitate, resurse umane, vânzări, marketing și managementul stocurilor.

Software-ul potrivit poate fi de mare ajutor. Dar, investiția în astfel de tehnologii ar putea să nu fie posibilă la început. Cu toate acestea, soluția perfectă este la îndemână. Microsoft Excel poate gestiona sarcini din orice departament din cadrul unei organizații.

Cel mai bun sfat pe care îl putem da oricărui startup este să vă înscrieți la cursurile de formare Excel. Adevărat, nu trebuie să aveți cunoștințe la nivel de expert pentru a utiliza foile de calcul Excel. Dar te va limita la cele mai de bază funcționalități.

Antrenamentul este singura modalitate de a descoperi caracteristicile fantastice oferite de pachet. Cu o bună înțelegere, Excel nu va fi la fel de descurajantă pe cât cred că este mulți începători.

De asemenea, nu ratați articolul nostru despre cele mai bune alternative Excel.