8 sfaturi pentru a crea prezentări virtuale mai eficiente

Căștile tale sunt pornite, cu șapte file deschise pe ecran. Telefonul tau bâzâit îți fură atenția pentru o secundă înainte ca câinele să latre. Laptop într-o mână, mergi și asculți în timp ce verifici cine e la ușă...

Toate acestea în timp ce prezentatorul din prezentarea virtuală continuă să zboare, fără a ține seama de miile de distrageri cu care te lupți în timp ce lucrezi de acasă.

Tocmai ți-am descris ultimul eveniment virtual la care ai participat? Nu esti singur.

În iunie, 42% din forța de muncă din SUA lucra de acasă, cu evenimente virtuale în creștere cu 1.000%. Când distragerile de acasă se combină cu flexibilitatea lumii virtuale, este mai greu ca niciodată să rămâi implicat în timpul unei prezentări virtuale. Acest lucru face bara pentru crearea de prezentări virtuale eficiente mai sus ca niciodată.

Dacă sunteți prezentator, singura modalitate de a aborda aceste noi provocări este să înțelegeți ce face diferită o prezentare virtuală.

Care sunt diferențele dintre prezentările personale și cele virtuale?

Dacă te consideri destul de bun la vorbit și la prezentare în public, ar putea fi tentant să crezi că vei stăpâni automat prezentarea virtuală. Dar există diferențe cheie între cele două formate care necesită abordări separate pentru a-ți menține spectatorii implicați. Înțelegerea diferențelor vă va ajuta să vă schimbați în mod eficient strategia.

Prezentare personală

Există trei elemente principale ale unei prezentări tipice în persoană: prezentatorul, prezentarea și publicul. Iată ce intră în joc pe măsură ce aceste trei părți interacționează:

• • Carisma și limbajul corpului - Deoarece prezentatorul este prezent cu publicul în persoană, capacitatea vorbitorului de a-și fermeca ascultătorii devine un punct central. Prezentatorul este, de asemenea, capabil să folosească limbajul corpului și să interacționeze cu diapozitivele lor.
  • Abilitatea de a citi sala - Deoarece prezentatorul se află în același loc cu publicul lor, ei au o mai bună înțelegere a modului în care sunt primiți. Acest lucru îi poate ajuta să-și schimbe ritmul dacă își dau seama că publicul se plictisește.
  • Convenție socială - În timpul unei prezentări în persoană, majoritatea oamenilor nu se vor ridica și nu se vor ridica, deoarece acest lucru este considerat nepoliticos. Publicul se hrănește și unul din celălalt. Râsetele și aplauzele sunt contagioase, așa că, chiar dacă cineva se ia din cap, s-ar putea să audă energia mulțimii și să se acorde din nou.

Prezentare virtuală

Când vine vorba de prezentări virtuale, prezentatorul, prezentarea și publicul sunt în continuare principalele trei elemente, dar lucrurile arată diferit.

• • Se deconectează difuzorul și publicul - Într-o prezentare virtuală, prezentatorul este adesea acasă, iar publicul său poate fi oriunde în lume. Acest lucru face ca o prezență puternică să fie mai dificil de transmis. Chiar și cel mai comandant difuzor nu are gravitate atunci când este văzut pe o fereastră minusculă pe un ecran minuscul.
  • Publicul dezactivat - De obicei, prezentatorul nu poate auzi nimic în afară de propria sa voce. Acest lucru poate fi deranjant, deoarece bucla de feedback cu publicul este complet întreruptă.
  • Distragerea atenției publicului - Deoarece publicul nu poate fi văzut, se simte mai eliberați să facă mai multe sarcini în timpul unei prezentări virtuale. Astfel, stacheta pentru a reține atenția este mult mai ridicată la prezentarea online. În plus, publicul nu se poate hrăni cu energia altor participanți. Așa că, dacă cineva este nevăzut, va rămâne nevăzut. Râsul și aplauzele nu îi vor aduce înapoi.

8 sfaturi pentru a crea prezentări virtuale mai eficiente

Deci, cum depășiți aceste provocări și creați o prezentare virtuală eficientă? Există multe sfaturi, trucuri și idei, dar în cele din urmă poate fi restrâns la aceste două obiective: eliminarea distragerilor și crearea conținutului convingător .

Eliminarea distragerilor

Înțelegând că mai multe distrageri vă vor tenta audiența decât oricând înainte într-un cadru virtual, este important să eliminați distragerile pe care le puteți controla. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să vă mențineți publicul atent.

1. Pregătiți-vă tehnologia

Este o necesitate absolută să vă asigurați că aveți tehnologia potrivită pentru a găzdui și a participa la întâlniri. Verificați de două ori sau de trei ori microfonul, camera web și conexiunea web înainte de a începe prezentarea. Asigurați-vă că aveți suficientă lățime de bandă. Majoritatea furnizorilor de întâlniri virtuale precum Zoom , Microsoft Teams și Webex sugerează undeva în regiune între 2-2,5 MB atât pentru viteza de descărcare, cât și pentru viteza de încărcare.

2. Setați scena

Deoarece nu vă prezentați pe o scenă oficială sau în fața unui podium, ar putea fi nevoie de puțin mai multă creativitate pentru a arăta profesionist. Curățați-vă fundalul și luați în considerare prezentarea în fața unui perete gol în loc de o cameră aglomerată.

Dacă nu aveți această capacitate, un fundal virtual ar putea fi o opțiune bună. Zoom, Microsoft Teams și Webex oferă toate fundaluri standard, modelate. Sau puteți deveni puțin mai creativ și vă creați propriul instrument folosind un instrument precum Canva sau, dacă sunteți puțin mai avansat, Photoshop.

3. Renunță la hanorac

Din nou, aspectul profesionist este cheia. Nu numai că vei părea o sursă mai de încredere, dar te vei simți și mai lucios și mai pregătit. Atunci când alegeți o ținută pentru prezentarea dvs., luați în considerare evitarea modelelor perturbatoare sau a țesăturilor strălucitoare care s-ar putea reflecta pe cameră. Păstrează-ți ținutele simple; culorile solide sunt cele mai bune. Scopul este ca publicul tău să se concentreze asupra ta și nu asupra hainelor sau împrejurimilor tale.

4. Comunicați așteptări clare

Nimic nu duce la distragerea atenției mai mult decât întreruperile, mai ales din partea publicului. Evitați acest lucru stabilind în mod clar așteptările înainte de a începe prezentarea. Anunțați publicul când ar trebui să pună întrebări sau să se aștepte să participe. Pentru un public mai mare, utilizați funcția de chat a platformelor de întâlnire virtuale pentru întrebări. Acest lucru va evita ca toți să vorbească unul peste altul. Cereți publicului să dezactivați sunetul înainte de a începe să eliminați orice zgomot de fundal sau alte întreruperi care ar putea distrage atenția.

Faceți conținutul convingător

Al doilea pas, dar la fel de important pentru a crea prezentări virtuale mai eficiente, este crearea unui conținut convingător. Sună destul de evident, nu? Din păcate, există o mulțime de prezentatori care nu urmează acest pas - și se vede, mai ales pe o platformă virtuală în care prezentarea ta este punctul central.

Iată câteva acțiuni care vă vor ajuta să vă faceți conținutul mai convingător.

5. Utilizați imagini

Aceasta este o necesitate. Potrivit raportului Prezi Starea prezentărilor , ajutoarele vizuale fac prezentările cu 43% mai persuasive. Imaginile și ajutoarele vizuale pot, de asemenea, ajuta la explicarea informațiilor complexe mai coerent, ceea ce duce la o experiență de învățare mai bună pentru publicul dvs. Dacă înțeleg ceea ce spui, este mai puțin probabil să se retragă și mai probabil să fie logodiți.

6. Alegeți fonturile cu înțelepciune

Cât de des lovim un font pentru că arată frumos? Știu că sunt vinovat de asta. Dar fonturile sunt importante, mai ales când vine vorba de a crea o experiență vizuală plăcută pentru publicul tău. Este important să selectați fonturi care să nu distragă atenția, dar și să aveți o gamă largă de stiluri pentru a vă ajuta să ilustrați și să subliniați diferite puncte. Luați în considerare evitarea fonturilor precum Calibri, Cambria sau Arial, deoarece aceste fonturi standard nu oferă opțiuni de stil. O opțiune mai bună este Helvetica, care vine într-o gamă largă de greutăți și stiluri.

7. Utilizați animația

Cu atât de multe instrumente de prezentare diferite, animația este destul de ușor de încorporat în prezentări de diapozitive. Adăugând mișcare textului, graficelor și imaginilor, veți crea o experiență mai dinamică și mai captivantă pentru publicul dvs. Animația vă poate ajuta, de asemenea, ca prezentator să vă ritmați prezentarea.

Utilizatorii Powerpoint pot utiliza Instrumentul Morph , pentru o modalitate ușoară de a anima, muta și evidenția automat obiectele de pe diapozitive.

Iată cum să-l folosești:

• Creați-vă diapozitivul cu textul și/sau elementele grafice de pe el.
• După ce ați terminat cu designul inițial al slide-ului, faceți clic dreapta pe acel diapozitiv în Slide Sort din stânga și selectați „Duplicate Slide”.
• Pe noul diapozitiv duplicat, mutați elemente/text, modificați proprietățile acestora, adăugați efecte etc.
• Cu același diapozitiv încă selectat, navigați la fila „Tranziții” și selectați „Morph”.
• În cele din urmă, faceți clic pe „Previzualizare” din partea stângă a filei „Tranziții” pentru a vedea animația în acțiune! Când există obiecte comune în două diapozitive consecutive, PowerPoint recunoaște acest lucru și aplică o tranziție de animație lină și simplă de la diapozitiv la diapozitiv.

Acest instrument este util atunci când încercați să prezentați o idee complexă publicului dvs. Dacă aveți o grafică detaliată cu o mulțime de elemente diferite, în loc să afișați imaginea ca un întreg, luați în considerare utilizarea tranziției Morph pentru a mări porțiunile detaliate ale graficului. Mutați prezentarea împreună cu ea pentru a vă concentra asupra anumitor secțiuni din interior. Mai jos este un exemplu al acestui instrument în acțiune:

8. Creați secțiuni

Prezentările liniare sunt plictisitoare. 64% dintre oameni cred că o prezentare flexibilă cu interacțiune bidirecțională este mai captivantă. Aceasta poate fi o provocare cu prezentările virtuale, deoarece bucla de feedback a publicului este întreruptă. Dar crearea de secțiuni poate ajuta la restabilirea deconectarii. Secțiunile vor permite o pauză pentru întrebări sau un timp pentru a încorpora o secțiune „quiz/chat/sau sondaje” pentru a implica publicul. Puteți realiza acest lucru în Powerpoint utilizând Instrumentul Zoom Slide .

Iată cum să-l folosești:

• Mai întâi, va trebui să împărțiți diapozitivele în secțiuni făcând clic dreapta pe diapozitive și adăugând un nume de secțiune.
• Accesați „Inserare” și găsiți opțiunea „Zoom”.
• Faceți clic pe „Mărire secțiune”.
• Selectați ce diapozitive doriți și alegeți inserare.
• Aveți apoi o miniatură a acelui diapozitiv, pe care o puteți utiliza ca link activ către acea secțiune.
• Creați un „cuprins” cu aceste miniaturi și veți avea o modalitate ușoară de a despărți și de a trece prezentarea în diferite secțiuni.

Utilizați oferta de prezentări virtuale de oportunități

Am vorbit mult despre provocările pe care le prezintă prezentările virtuale, dar nici nu putem ignora oportunitățile pe care le oferă. Sigur, diferite procese și concentrări devin importante atunci când devenim virtual, dar dacă acceptăm aceste schimbări, ne vom deschide noi posibilități.

Da, publicul tău ar putea fi mai distras și poate mai dezarticulat decât dacă ai avea mulțimea în fața ta în persoană. Dar, cu o prezentare virtuală, aveți capacitatea de a ajunge la mai mulți oameni decât oricând .

Deoarece bariera călătoriei a fost eliminată, participanții dvs. ar putea fi foarte probabil peste tot globul. Țineți cont de acest lucru atunci când vă planificați prezentarea. Fiți atenți la diferențele de timp și la orare. Și nu uitați de oportunitatea vastă pe care dumneavoastră și mesajul dvs. o aveți cu această acoperire extinsă.

Crearea și furnizarea de prezentări virtuale eficiente va arăta puțin diferit față de metoda tradițională în persoană. Dar acceptă aceste provocări. Cu strategia potrivită și conținutul potrivit, veți deschide noi uși de oportunitate