Ghidul complet pentru planificarea strategică virtuală

2020 este aproape de sfârșit (*oftat audibil*).

Deși nu a fost foarte amabil cu noi, a învățat afacerilor multe lecții, cea mai importantă fiind că viitorul este imprevizibil și nu poți fi suficient de pregătit.

Așteptând cu nerăbdare 2021, lumea pe care o cunoșteam s-a schimbat, aducând cu ea o serie de noi provocări pentru care companiile trebuie să se pregătească. Având în vedere că impactul COVID-19 asupra afacerilor se preconizează că va persista cel puțin până la sfârșitul anului 2021, nevoia de planificare strategică a devenit mai importantă ca niciodată.

Cu toate acestea, cu majoritatea echipei – dacă nu toată lumea – lucrând de acasă, companiile au fost nevoite să recurgă la planificarea strategică virtuală.

Fără confortul tuturor din aceeași cameră de a-și coordona efortul, planificarea strategică poate fi realizată eficient online? În această postare, vă împărtășim câteva sfaturi eficiente pentru desfășurarea sesiunilor de planificare strategică de la distanță, în speranța că vă va ajuta să vă desfășurați întâlnirile cu succes.

Planificare strategică virtuală

Planificarea strategică este procesul prin care organizațiile își determină viziunea pentru viitor și dezvoltă strategii pentru a ajunge acolo cu succes. Implica:

• Efectuarea unei analize situaționale pentru a evalua mediul actual
• Stabilirea viziunii despre ceea ce organizația vrea să devină
• Elaborați planuri de acțiune și strategii pentru a ajunge acolo

Ghidul nostru cuprinzător pentru planificarea strategică acoperă procesul pas cu pas și oferă tehnici utile pe care le puteți utiliza pentru a simplifica fluxul de lucru.

Deși desfășurarea unei sesiuni de planificare strategică în persoană este destul de dificilă, a face una online în care participanții au opțiunea de a-și opri camerele și microfoanele și de a continua cu orice alte sarcini este și mai provocatoare.

Să vedem cum puteți face o întâlnire virtuală de planificare strategică în care participanții sunt de fapt implicați și rămân productivi.

Planificarea sesiunii

O sesiune de planificare strategică necesită prezența directorilor companiei, care de multe ori au deja multe alte responsabilități zilnic. Dar atenția lor neclintită este esențială pentru a desfășura o sesiune productivă de planificare strategică. Prin urmare, atunci când vă programați sesiunea, asigurați-vă că participanții nu au alte obligații la care ar trebui să se ocupe în ziua/zilele selectate.

• Asigurați-vă că toate documentele, rapoartele și accesul la instrumentele care vor fi utilizate în timpul sesiunii sunt deja partajate cu participanții înainte de întâlnire
• Încurajați participanții să se alăture dintr-un spațiu fără distracție din casa lor
• Să aibă o agendă care să prezinte activitățile întâlnirii; timebox fiecare dintre ele și respectați limitele de timp cât de mult puteți

Ajutați echipa să intre într-o gândire strategică înainte de întâlnire

• Crearea unui spațiu neutru, lipsit de ierarhii de raportare, în care contribuțiile tuturor sunt recunoscute în mod egal
• Încurajați participanții să-și împărtășească opiniile și sugestiile în mod deschis și permiteți-le să facă acest lucru fără întreruperi sau obiecții

Creșteți implicarea prin intermediul instrumentelor de videoconferință

Conferința video este cel mai bun mediu de comunicare în persoană într-un cadru de la distanță. Pornirea camerelor este o modalitate excelentă de a vă asigura că toată lumea acordă atenție și rămâne implicată.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype și Slack sunt unele dintre cele mai frecvent utilizate platforme de videoconferință și întâlnire utilizate de echipele de la distanță și le puteți folosi aici și pentru a vă conduce sesiunile de planificare.

Utilizați un spațiu de lucru vizual pentru a stimula gândirea creativă

O tablă este un instrument esențial într-o sesiune de planificare strategică la birou. Este locul în care ideile împărtășite sunt înregistrate, clasificate și prioritizate. Ajută la stimularea și ținerea evidenței conversațiilor și la eficientizarea completă a sesiunii de planificare.

Din fericire, puteți folosi o pânză online precum Creately pentru a emula această experiență în jurul tablei de birou, chiar și în timpul unei sesiuni virtuale de planificare strategică.

Creately oferă o pânză infinită cu acces la biblioteci de forme peste 50 de tipuri de diagrame și diagrame, împreună cu capabilități de colaborare în timp real, inclusiv conferințe video în aplicație, editare sincronă, fire de discuții pentru comentarii, previzualizări în timp real a modificărilor și urmărirea mouse-ului. Cu el, tu și echipa ta poți

• Partajați contribuția pe aceeași pânză, în timp ce vorbiți unul cu celălalt în timp ce faceți acest lucru prin chat video în aplicație
• Colaborați la brainstorming în jurul ideilor, analizându-le și prioritizându-le folosind instrumente simple precum hărți mentale și diagrame de afinitate
• Planificarea lucrărilor de făcut împreună cu desemnarea părților responsabile și urmărirea progresului înregistrat
• Folosind o pânză (sau un folder cu toate pânzele relevante de planificare strategică) pentru a planifica și organiza toate lucrurile discutate în timpul sesiunilor de planificare
• Partajați pânzele cu părțile interesate externe și colectați feedback-ul lor în fire de discuții de comentarii pe care le puteți rezolva pe măsură ce le parcurgeți
• Exportați diagramele și diagramele de date (ca PNG, SVG, PDF sau JPEG) la care ați lucrat în timpul sesiunilor, astfel încât să le puteți imprima, partaja, încorpora sau publica

De asemenea, oferă mai multe șabloane bazate pe scenarii, inclusiv câteva pentru planificarea strategică;

Analiza SWOT

În timpul analizei situaționale, puteți utiliza o analiză SWOT pentru a examina punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările.

Plan de acțiune

Planificați și organizați pașii sau sarcinile pe care trebuie să le finalizați pentru a atinge obiectivele strategice pe care le-ați stabilit cu acest șablon de plan de acțiune.

Diagrama de afinitate

O diagramă de afinitate poate fi utilizată pentru a organiza datele culese din sesiunile de brainstorming, discuții, analize și cercetări în timpul planificării strategice.

Pânză de planificare strategică

Eficientizați procesul de planificare strategică virtuală și comunicarea în jurul acestuia, aducând toate aspectele planificării într-o singură pânză. Șablonul de mai jos constă dintr-o analiză SWOT, flux de proces, hartă strategică, plan de acțiune și o cronologie, toate pe o singură pânză pentru acces și gestionare ușoară. Măriți zona specifică în timp ce lucrați la ea cu echipa.

Șablon OGSM

OGSM înseamnă Obiective, Scopuri, Strategii și Măsuri și este un model de planificare strategică folosit pentru a transforma viziunea unei companii într-o strategie de afaceri și de marketing acționabilă. Aflați mai multe despre cum să-l utilizați cu resursa noastră aici.

OKR

Puteți folosi acest șablon Obiective și rezultate cheie pentru a colabora la stabilirea și gestionarea obiectivelor cu echipa dvs. în timpul planificării strategice.

Faceți o serie de sesiuni de planificare mai scurte

În loc de o sesiune de planificare de toată ziua, care poate doar epuiza participanții, planificați mai multe sesiuni mai scurte pe o perioadă de 3-5 săptămâni.

Pentru sesiuni de planificare mai lungi, luați pauze frecvente și mai lungi, care durează 20-30 de minute, pentru a permite participanților să-și gestioneze mediul local de acasă și să se ocupe de orice problemă care poate apărea (de exemplu, hrănirea animalelor de companie) și, de asemenea, să se împrospăteze ocazional.

Rugați participanții să facă temele înainte de întâlnire

Rugați participanții să revizuiască și să analizeze rapoartele și documentele relevante și să-și noteze întrebările, observațiile și recomandările înainte de fiecare sesiune. Acest lucru va ajuta să dedicați timp mai productiv pentru planificarea efectivă, luarea deciziilor și rezolvarea problemelor în timpul întâlnirii.

Păstrați toate documentele organizate și ușor accesibile

Numeroase rapoarte, prezentări, documente, foi de calcul și active de marketing sunt schimbate și la care se face referire în timpul planificării strategice. Și, de cele mai multe ori, acestea sunt împrăștiate pe diverse platforme și dispozitive.

Mai ales atunci când lucrați de la distanță, unde solicitarea unui raport de date simplu se poate transforma într-un chat Slack prelungit sau chiar într-un alt apel video de temut, este important să mențineți o locație centrală pentru a stoca și gestiona toate fișierele și documentele relevante, astfel încât toată lumea să știe unde să găsească ce ei vor fără a fi nevoiți să întrebe pe altul.

Utilizați un sistem de gestionare a documentelor și fișierelor precum Google Drive sau OneDrive pentru a simplifica colaborarea la documente partajate.

Ce părere aveți despre planificarea strategică virtuală?

Un plan strategic solid este esențial pentru ca orice afacere să crească și să prospere pe piața în continuă schimbare în care concurează. Odată cu noul set de provocări generate de COVID-19, a devenit și mai important să continuăm elaborarea de strategii pentru viitor.

De acum, nu este clar când vom putea desfășura sesiuni de planificare fizică în viitor. Cu toate acestea, deși este realizată online, separate de ecrane, ceea ce poate chiar ridica un set diferit de dificultăți, planificarea strategică virtuală este singura modalitate practică prin care echipele aflate la distanță să facă acest lucru chiar acum. Cu punctele de mai sus, sperăm că veți reuși să eficientizați cu succes procesul de planificare strategică virtuală.

Aveți mai multe sfaturi despre planificarea strategică virtuală? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.