Ce sunt scrisorile de afaceri: tipuri, sfaturi și format

Scrisorile de afaceri sunt importante pentru comunicarea profesională, jucând un rol esențial în peisajul corporativ. Aceste documente formale servesc ca mijloc structurat de transmitere a informațiilor, solicitărilor sau propunerilor între indivizi, organizații sau alte părți interesate.

Scrisorile de afaceri întruchipează un standard de claritate, profesionalism și etichetă, făcându-le un instrument fundamental pentru o comunicare eficientă în mediul de afaceri. În acest articol, veți afla mai multe despre scrierea scrisorilor de afaceri, tipurile acesteia și cum puteți crea scrisori pentru comunicare profesională.

Ce sunt scrisorile de afaceri și de ce sunt importante?

O scrisoare de afaceri este un tip de scrisoare formală folosită de companii pentru corespondența profesională cu clienții, angajații, părțile interesate sau orice altă persoană. Scrisoarea de afaceri poate fi folosită în mai multe scopuri, cum ar fi promovarea produsului, trimiterea de invitații la evenimente, invitații de colaborare a companiei, note de Ziua Recunoștinței etc.

Importanța scrisorilor de afaceri constă în faptul că sunt o metodă formală de împărtășire a informațiilor prin care se mențin relații profesionale cu clienții și organizațiile. Mai mult, este partajat într-o formă scrisă care poate fi folosită ca referință viitoare pentru informațiile partajate profesional.

Tipuri de scrisori în comunicarea de afaceri

Există diferite tipuri de scrisori de afaceri disponibile pe care le puteți folosi pentru a comunica profesional. Unele dintre cele mai populare includ Scrisori de întâmpinare cu memorandum de birou, Scrisori de solicitare, Scrisori de anunț, Scrisori de reziliere etc. Iată câteva alte scrisori de afaceri importante enumerate în detaliu:

• Scrisori de intenție: Este o scrisoare de afaceri trimisă de candidat împreună cu CV-ul atunci când aplică pentru un loc de muncă. Ajută candidații cu experiența lor profesională, calificările și în comunicarea despre motivul pentru care sunt interesați de postul aplicat.
• Scrisori de recomandare: O scrisoare de recomandare este furnizată unei persoane de către un alt profesionist care îi verifică etica în muncă, calificările și expertiza.
• Invitații de afaceri: Aceste scrisori sunt o modalitate formală de a ajunge la o persoană sau o companie pentru a le invita la un eveniment. Scrisoarea trebuie scrisă într-un mod care să creeze entuziasm și anticipare în rândul invitaților.
• Scrisoare de reclamație: acest tip de scrisoare de afaceri este folosit pentru a ridica preocupări și nemulțumiri legate de un produs sau serviciu. Este folosit pentru a aborda problema și a căuta soluții.
• Scrisori de comandă: Scrisoarea de comandă este o scrisoare oficială care aprobă vânzarea și cumpărarea de bunuri și servicii și furnizează specificațiile acestora. Acestea sunt documente legale care înregistrează tranzacția dintre părțile implicate.
• Scrisoare de demisie: Acest tip de scrisoare este folosit de angajați pentru a-și informa angajatorul despre demisia lor și despre motivul din spatele acesteia. Scrisoarea de demisie include declarația de demisie, motivul demisiei, ultima zi lucrătoare și o scrisoare de mulțumire.
• Scrisori de ofertă: O scrisoare de ofertă este furnizată unui candidat după ce acesta a fost selectat pentru postul deschis. Scrisoarea specifică pachetul salarial, desemnarea, departamentul postat, înmânează toate beneficiile pe care le va primi în cazul în care se alătură companiei.
• Scrisori de vânzări: O scrisoare de vânzare în comunicarea de afaceri este utilizată pentru a prezenta un produs sau serviciu clienților dumneavoastră. Echipele de vânzări folosesc adesea aceste scrisori pentru a contacta potențialii cumpărători sau pentru a promova produse către clientela existentă.

Format de scrisoare de afaceri și cum să scrieți una

Utilizarea unui format precis este esențială pentru aspectul și lizibilitatea unei scrisori de afaceri. Dacă intenționați să scrieți o scrisoare de comunicare de afaceri, aceste formate de scrisoare de comunicare de afaceri vă vor ajuta să creați un document eficient:

• Deschidere: Deschiderea scrisorii va include adresa dvs. de e-mail, data completă, numele destinatarului, compania și adresa. Omiteți un rând între adresa dvs., informațiile destinatarului și dată. Trebuie să adăugați adresa dvs. dacă utilizați un antet care o are.
• Salut: Adresați-vă destinatarului prin „Dragă, împreună cu titlul și numele său târziat „Stimate domnule Granger”. În cazul în care nu le cunoașteți sexul, menționați numele lor complet, cum ar fi „Dragă Taylor Dean”. Asigurați-vă că adăugați două puncte când salutul se termină.
• Corp: Începeți primul paragraf menționându-vă pe dvs. și intenția scrisorii dvs. Următoarele paragrafe ar trebui să evidențieze detaliile punctului principal. Ultimul paragraf ar trebui să reafirme scopul scrisorii și ar trebui să ofere un apel la acțiune necesar.
• Închidere: scrisoarea dvs. ar trebui să se încheie cu încheieri formale precum „Cu sinceritate” sau „Cu adevărat”. Dacă este o scrisoare informală, puteți folosi închideri precum „Cu cordialitate” sau „Cu stima”. Asigurați-vă că adăugați o virgulă la sfârșitul acesteia.
• Semnătura: După închidere, sări peste patru rânduri și adaugă numele tău. Apoi, sări peste un rând și adăugați titlul postului și numele organizației. În cazul în care trimiteți o copie pe hârtie, semnați-vă numele în spațiu cu cerneală albastră sau neagră.
• Anexe: sub aceasta, trebuie să atașați documente și să le enumerați aici în mod corespunzător.

Sfaturi pentru scrierea scrisorilor de afaceri

În timp ce scrieți o scrisoare de comunicare de afaceri, asigurați-vă că verificați că toate informațiile sunt corecte înainte de a o trimite. Mai mult, încearcă să fii precis și să completezi scrisoarea pe o singură pagină. Iată câteva sfaturi pe care le puteți urma pentru a scrie o scrisoare de afaceri eficientă:

• Păstrați litera scurtă și simplă și evitați utilizarea jargonurilor tehnice
• Utilizați tonul potrivit, în funcție de tipul de literă, cum ar fi formal, informal, asertiv sau plin de umor.
• Verificați literele de câteva ori pentru greșeli de ortografie și gramaticale
• Planificați-vă cu atenție scrisoarea notând toate punctele importante care trebuie acoperite în scrisoare
• Verificați conținutul scrisorii și eliminați cuvintele și frazele inutile
• Evitați folosirea unui limbaj discriminatoriu legat de orice gen, rasă sau religie.

Șabloane de scrisori de afaceri

Iată câteva dintre cele mai comune șabloane de scrisori de afaceri pe care le puteți folosi pentru a crea scrisori de comunicare profesională.

1. Şablon de scrisoare de vânzări

O scrisoare de vânzare este folosită pentru a convinge cititorul să ia măsuri specifice, de exemplu, pentru a cumpăra un produs sau serviciu. O scrisoare de vânzare bine scrisă poate fi un instrument excelent pentru companii pentru a crește vânzările și a gestiona relațiile de afaceri.

2. Șablon de scrisoare de ofertă

O scrisoare de ofertă este ca un document formal care constă în condițiile de angajare. Acesta servește ca un acord între angajat și angajatori cu detalii precum salariul, beneficiile și alte detalii ale locului de muncă.

3. Șablon de scrisoare de recomandare

Scrisoarea de recomandare este un document scris de cineva care poate mărturisi abilitățile, calificările și caracteristicile unei persoane. Această scrisoare este folosită în principal pentru a sprijini burse, locuri de muncă și programe academice.

4. Scrisoare de reziliere

Scrisoarea de reziliere sau scrisoarea de reziliere sau notificarea de reziliere este un document care abordează încheierea angajării sau orice alte parteneriate de afaceri între două părți. De exemplu, un angajator poate da o scrisoare de reziliere angajatului său prin care afirmă că a fost concediat.

5. Șablon de scrisoare de reclamație

Scrisoarea de reclamație este o comunicare scrisă care ridică orice îngrijorare cu privire la produse sau servicii sau orice alte nemulțumiri. Scopul acestei scrisori este de a căuta soluții pentru orice problemă.

6. Scrisoare de intentie

Scrisoarea de intenție sau CV-ul este o scrisoare de o pagină (250-350 de cuvinte) pe care o atașați la CV-ul în timp ce aplicați pentru un loc de muncă. Acest document persuasiv explică de ce sunteți potrivit pentru acea poziție sau job.

7. Șablon de scrisoare de mulțumire

După cum sugerează și numele, o scrisoare de mulțumire este un document oficial care exprimă aprecierea ta pentru asistența sau acțiunile cuiva. Puteți trimite o scrisoare de mulțumire după orice interviu, întâlnire sau după ce ați primit orice cadou sau orice alt act de bunătate.

8. Invitații de afaceri

Invitațiile de afaceri sau scrisoarea de invitație pentru afaceri reprezintă o modalitate formală de a invita persoane, grupuri, companii sau orice persoană să participe la o întâlnire sau un eveniment.

Software de top pentru scrierea scrisorilor de comunicare de afaceri

Există diferite tipuri de software care oferă mai multe instrumente și șabloane pentru a scrie scrisori de afaceri cu aspect profesional. Șabloanele oferite de aceste instrumente facilitează crearea rapidă a scrisorilor de afaceri. Iată câteva dintre cele recomandate:

• Microsoft Word
• documente Google
• LibreOffice Writer
• Pagini Apple
• OpenOffice Writer

Concluzie

Întrebări frecvente