Care sunt valorile KPI importante pentru managementul proiectelor

În peisajul dinamic al afacerilor de astăzi, managementul eficient al proiectelor este esențial pentru atingerea obiectivelor organizaționale. Înțelegerea și utilizarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) este esențială pentru succesul proiectului.

De la măsurarea progresului până la identificarea zonelor de îmbunătățire, indicatorii KPI joacă un rol important. Acest articol vorbește despre importanța valorilor KPI importante ale managementului de proiect, oferind perspective care pot îmbunătăți performanța proiectului și pot genera succesul general.

În termeni simpli, indicatorii cheie de performanță (KPI) pentru managementul proiectelor sunt metrici cuantificabile utilizate pentru a evalua mai multe aspecte ale performanței și progresului unui proiect. Acestea ajută la măsurarea realizării și includ valori legate de respectarea programului, managementul bugetului, calitatea, satisfacția părților interesate, managementul riscului, utilizarea resurselor și multe altele.

KPI-urile obișnuite pentru managementul proiectelor includ variația programului , indicele de performanță a costurilor , scorul de satisfacție a clienților și utilizarea resurselor , printre altele. KPI-urile dintr-un proiect îi ajută pe managerii de proiect și pe părțile interesate să măsoare succesul și eficiența proiectului, să identifice zonele de îmbunătățire și să ia decizii bazate pe date pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

Ce sunt indicatorii cheie de performanță ai proiectului (KPI)?

KPI înseamnă indicatori cheie de performanță în managementul proiectelor. Aceasta se referă la valori specifice utilizate pentru a măsura sau măsura eficiența performanței unei echipe în atingerea obiectivelor stabilite.

Acești KPI sunt de obicei definiți în etapele incipiente ale unui proiect și se aliniază cu viziunea globală a proiectului a organizației, încurajând munca în echipă între departamente.

Deși fiecare echipă are propriul set de responsabilități, toate contribuie individual la KPI-uri. Înțelegerea rolului KPI-urilor în managementul proiectelor poate facilita dezvoltarea sinergiei echipei și poate oferi un cadru pentru monitorizarea succesului general al proiectelor corporative.

KPI-urile se împart în general în patru categorii:

• Promptitudine: Aceasta evaluează dacă proiectul este finalizat în intervalul de timp planificat. Dacă nu, este esențial să urmăriți unde a deviat de la program și să lucrați pentru stabilirea unei noi date de finalizare proiectate.
• Buget: Această categorie se concentrează pe monitorizarea dacă proiectul se menține în bugetul alocat, îl depășește sau îl egalează conform constrângerilor bugetare predefinite.
• Calitate: Aici, evaluarea se concentrează pe dacă proiectul progresează conform anticipării, menținând standarde înalte de calitate și îndeplinind așteptările tuturor părților interesate și echipelor implicate.
• Eficacitate: Această categorie implică evaluarea dacă proiectul este gestionat eficient, asigurându-se că atât timpul, cât și resursele financiare sunt utilizate în mod eficient.

Prin înțelegerea și utilizarea eficientă a acestor KPI, echipele de management de proiect își pot eficientiza abordarea și pot asigura livrarea de succes a proiectelor.

Cum să creați și să utilizați KPI-urile de proiect în mod productiv?

Crearea și utilizarea KPI de management de proiect în mod productiv implică o abordare sistematică pentru a se asigura că acestea se aliniază cu obiectivele proiectului și sunt utilizate eficient pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Iată pașii pentru crearea și utilizarea KPI-urilor de proiect în mod productiv:

• Definiți-vă în mod clar KPI-urile: asigurați-vă că KPI-urile sunt SMART: specifice, măsurabile, realizabile, relevanți și limitați în timp . De exemplu, obiectivul strategic al unei guvernări locale de a oferi o varietate de opțiuni de locuințe de calitate ar putea fi măsurat prin creșterea numărului de unități de locuințe la prețuri accesibile, cu scopul de a reabilita 1.000 de structuri existente anual pentru a satisface nevoile publice.
• Selectați-vă măsurile cu intenție: multe organizații urmăresc mai multe măsuri fără a lua în considerare relevanța acestora pentru obiectivele predefinite. Este esențial să vă concentrați pe câteva măsuri cheie care se aliniază direct cu obiectivele dvs. Dacă un anumit KPI nu poate fi justificat ca fiind important, ar trebui reconsiderat pentru a evita eforturile inutile de raportare și supraîncărcarea de informații.
• Stabiliți întotdeauna o țintă clară pentru KPI-urile dvs.: Alocarea unui obiectiv fiecărui KPI oferă o bază pentru măsurare și evaluare. Datele istorice sau cercetările din industrie pot fi folosite pentru a lua decizii informate cu privire la stabilirea obiectivelor, chiar și pentru inițiative noi.
• Recunoașteți când să renunțați la un KPI: dacă un KPI nu influențează luarea deciziilor sau contribuie la strategia organizațională, este posibil să nu merite efortul de urmărit. Este esențial să evaluați periodic valoarea oferită de fiecare KPI și să ajustați după cum este necesar pentru a asigura relevanța și eficacitatea acestora.

Urmând acești pași, managerii de proiect și părțile interesate pot crea și utiliza eficient KPI-urile de proiect pentru a crește productivitatea, măsura succesul și atinge obiectivele proiectului.

15 indicatori KPI importante pentru managementul proiectelor de care să ia în considerare managerii

• Valoarea planificată
• Costul actual
• Valoare castigata
• Rentabilitatea investiției (ROI)
• Varianta de cost
• Indicele de performanță a costurilor (IPC)
• Costul de gestionare a proceselor
• Ore de lucru planificate vs situația reală
• Sarcinile de proiect restante/ Termenele limită depășite
• Varianta de orar
• Pietre de reper ratate
• Indexul de performanță al programului
• Procentul de sarcini finalizate
• Utilizarea resurselor
• Procentul de proiecte finalizate la timp

Iată câteva dintre cele mai bune măsurători KPI de management de proiect sau indicatori de performanță ai proiectelor care îi ajută pe managerii de proiect să monitorizeze KPI și să preia învățarea cheie din proiecte. Acestea includ:

1. Valoarea planificată: KPI-ul proiectului Valoarea planificată (PV) sau costul bugetat al lucrărilor planificate (BCWS), reprezintă costul estimat al activităților planificate ale proiectului la data raportării. Comparând valoarea planificată cu alți KPI-uri ale proiectului, puteți analiza dacă proiectul este înainte de termen sau dacă bugetul a fost depășit.

PV poate fi derivat folosind formule bazate pe orele de proiect programate și pe procentul de finalizare a bugetului. De exemplu, într-un proiect de un an cu un buget planificat de 10.000 USD, Valoarea planificată după 9 luni, dacă este în termen, ar fi de 2500 USD (25% din bugetul total). Orice costuri reale care depășesc această sumă indică un cost real mai mare decât valoarea planificată.

2. Costul real: KPI-ul proiectului Costul real (AC), cunoscut și sub denumirea de Costul real al muncii efectuate (ACWP) , înseamnă cheltuielile totale pentru proiect până la data actuală. Nu există o formulă specifică pentru calcularea costurilor reale; mai degrabă, implică însumarea tuturor cheltuielilor legate de proiect suportate. Bugetul proiectului se bazează pe orele planificate, astfel încât timpul alocat sarcinilor este utilizat pentru a determina costul efectiv cheltuit cu salarii și resurse.

3. Valoarea câștigată: metricul KPI al proiectului Valoarea câștigată (EV), cunoscut și sub numele de Costul bugetat al muncii efectuate (BCWP), afișează bugetul alocat pentru activitățile proiectului finalizate până la o dată specificată, indicând progresul și utilizarea bugetului corespunzătoare.

Utilizarea mai multor tablouri de bord KPI și a unui tablou de bord rezumat pentru performanța tuturor proiectelor se dovedește benefică în gestionarea eficientă a mai multor proiecte. În plus, încorporarea KPI-urilor avansate ale proiectului în tabloul de bord de urmărire a proiectelor oferă o imagine de ansamblu cuprinzătoare asupra performanței proiectului și a afacerii, esențială pentru un management eficient.

4. Rentabilitatea investiției: Rentabilitatea investiției (ROI) măsoară profitabilitatea unui proiect și compară beneficiile acestuia cu costurile sale. Este important să recunoaștem că nu toate proiectele produc imediat un ROI pozitiv, deoarece unele pot dura mai mult pentru a genera profit. Este esențială utilizarea componentelor măsurabile, cum ar fi costul real și valoarea câștigată a proiectului, pentru a obține valorile rentabilității investiției pe tabloul de bord KPI al proiectului.

5. Variația costurilor: Variația costurilor (CV) măsoară cheltuielile unui proiect și determină dacă costul estimat al proiectului se abate de la linia de bază planificată. Prin compararea bugetului planificat cu bugetul real la un moment dat, variația costurilor poate fi calculată pentru a evalua dacă proiectul este peste sau sub bugetul aprobat.

Această analiză este crucială pentru monitorizarea respectării bugetului și identificarea oricăror abateri de la bugetul aprobat.

6. Indicele de performanță a costurilor: Indicele de performanță a costurilor (IPC) ajută la determinarea stării programului proiectului, indicând dacă acesta este în urmă sau înainte. Se calculează ca raport dintre bugetul planificat și cheltuielile reale suportate pentru finalizarea sarcinii. Acest indice servește ca măsură a eficienței costurilor proiectului și oferă perspective asupra valorii relative a lucrărilor finalizate.

7. Costul de gestionare a proceselor: Includeți metrica „Costul de gestionare a proceselor” în tabloul de bord al proiectului pentru a monitoriza timpul și resursele alocate pentru supravegherea și managementul proiectului. Costurile ridicate de management semnalează ineficiențe în managementul proiectelor, în timp ce costurile excesiv de scăzute indică o organizare slabă a echipei.

Este obișnuit ca echipa să dedice timp întâlnirilor de proiect și eforturilor de coordonare. Luați în considerare implementarea unui software automatizat de facturare și facturare în timp pentru a reduce volumul de muncă al managerului de proiect și pentru a economisi timp săptămânal.

8. Ore de lucru planificate versus situația reală: Compararea orelor de lucru planificate cu situația reală oferă o perspectivă asupra variației dintre timpul programat și cel efectiv petrecut în procesele de proiect. Este valoros să evaluezi această măsurătoare în diferite intervale de timp și faze ale proiectului.

Dacă orele efective depășesc semnificativ timpul planificat, este necesară o reestimare a programului proiectului. Folosirea programului de lucru și a software-ului de planificare a proiectelor poate ajuta la organizarea proiectelor și la îndeplinirea eficientă a termenelor limită.

9. Sarcini de proiect întârziate/ Termene depășite: Încorporați metrica „ Sarcini de proiect întârziate ” în tabloul de bord de urmărire a proiectului pentru a monitoriza numărul de activități de proiect restante. Acest KPI calculează procentul de sarcini cu termene limită depășite în raport cu toate activitățile de proiect finalizate.

Un procent mare de sarcini restante indică necesitatea reevaluării programului de proiect și luarea în considerare a implicării de noi contributori.

10. Varianta de planificare: Varianta de planificare (SV) indică dacă proiectul dumneavoastră este înainte sau în urmă bugetului și programului planificat. Este obținut prin scăderea valorii câștigate a proiectului din valoarea sa planificată. În esență, SV implică scăderea timpului și bugetului planificat inițial din timpul și bugetul efectiv cheltuit.

Un rezultat negativ înseamnă că ați realizat mai mult decât era planificat și că aveți un buget mai mare rămas pentru sarcinile rămase.

11. Etape de reper ratate: Întârzierile de reper, o măsură comună din tabloul de bord al proiectului, dezvăluie dacă ați întârziat programul din cauza supraestimării sau îndeplinirea constantă a reperelor. În timp ce întârzierile ocazionale sunt acceptabile în proiectele pe termen lung, modelele frecvente indică necesitatea unei revizuiri a întregului proces al proiectului.

12. Indicele de performanță a programului: Indicele de performanță a programului (SPI) indică dacă proiectul dvs. este înainte sau în urmă programului planificat, de obicei aproape de unul.

Se calculează împărțind valoarea câștigată (EV) la valoarea planificată (PV) , cu un rezultat sub unu sugerând potențiale întârzieri și peste unul indicând faptul că proiectul este înainte de termen. Acest KPI oferă o perspectivă asupra eficienței programului proiectului și a aderării la termenele planificate.

13. Procentul de sarcini finalizate: pentru un rezumat rapid al performanței proiectului, stabiliți un KPI care să arate procentul de sarcini finalizate. Introduceți timpul planificat pentru fiecare activitate de proiect pentru a asigura acuratețea, oferind o perspectivă asupra fazei curente a proiectului.

Această abordare prezintă o descriere mai precisă a progresului de finalizare a sarcinilor bazată pe timpul petrecut mai degrabă decât pe numărul de sarcini.

14. Utilizarea resurselor: Utilizarea resurselor oferă o imagine instantanee a productivității echipei dvs. prin măsurarea timpului de lucru pe activități facturabile și nefacturabile. Este deosebit de important pentru organizațiile care lucrează cu mai mulți clienți, deoarece dezvăluie cât de mult timp este alocat sarcinilor de proiect facturabile față de activitățile nefacturabile, cum ar fi întâlnirile și programarea. Acest KPI oferă informații despre utilizarea eficientă a timpului membrilor echipei și eficiența generală a muncii acestora.

15. Procentul de proiecte finalizate la timp: KPI-ul „Procentul de proiecte finalizate la program sau la timp” este esențial pentru gestionarea mai multor proiecte. Acesta reflectă proporția proiectelor finalizate la timp față de cele cu termene depășite. Menținerea acestui procent peste 80% este esențială și scăderea sub mandate implică angajarea de noi membri ai echipei sau reducerea numărului de proiecte preluate.

De ce să folosiți KPI-uri pentru managementul proiectelor?

Utilizarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) pentru managementul proiectelor oferă mai multe beneficii, cum ar fi atribuirea responsabilității, luarea deciziilor, măsurarea performanței, identificarea problemelor și multe altele. Să le citim în detaliu mai jos:

• Măsurarea performanței: KPI-urile oferă metrici cuantificabile pentru evaluarea progresului, performanței și succesului, permițând părților interesate să urmărească alinierea proiectului cu obiectivele strategice.
• Luarea deciziilor: Acestea oferă perspective bazate pe date, permițând luarea deciziilor în cunoștință de cauză, identificând domeniile cheie de performanță pentru ca managerii de proiect să se îmbunătățească și alocând resurse în mod eficient.
• Responsabilitate: KPI-urile atribuie responsabilitate clară prin stabilirea unor ținte măsurabile și prin promovarea unei culturi a responsabilității și a transparenței în rândul membrilor echipei de proiect.
• Identificarea timpurie a problemelor: prin monitorizarea KPI-urilor, managerii de proiect pot identifica cu ușurință toate problemele sau riscurile potențiale, permițând intervenția proactivă pentru a le atenua impactul.
• Comunicarea cu părțile interesate: KPI-urile facilitează comunicarea transparentă și eficientă cu părțile interesate, oferind măsuri obiective ale performanței și succesului proiectului.
• Îmbunătățirea continuă: evaluarea regulată a KPI încurajează concentrarea pe îmbunătățirea continuă, conducând la îmbunătățiri ale proceselor, performanței și rezultatelor.
• Alinierea obiectivelor: Ajutați la alinierea activităților proiectului cu obiectivele organizaționale, asigurându-vă că eforturile proiectului contribuie la obiectivele strategice mai largi.

Pe scurt, utilizarea KPI-urilor în managementul proiectelor oferă o abordare structurată pentru monitorizarea, evaluarea și îmbunătățirea performanței proiectului, contribuind în cele din urmă la livrarea cu succes a proiectului.

Tipuri de KPI de management de proiect

Mai jos sunt câteva dintre exemplele de indicatori cheie de performanță în managementul proiectelor care facilitează monitorizarea și execuția eficientă a proiectelor. Diferite exemple de KPI de management de proiect includ:

• Indicatori KPI operaționali/strategici sau de proces: aceștia măsoară eficiența și productivitatea proceselor de afaceri, cum ar fi timpul necesar pentru livrarea unui produs.
• KPI-uri de resurse sau de intrare: Acestea monitorizează activele și resursele utilizate în generarea rezultatelor afacerii, inclusiv cheltuielile de cercetare și dezvoltare, fondurile de formare a angajaților și calitatea materiilor prime.
• KPI de rezultat sau de ieșire: aceștia evaluează consecințele financiare și non-financiare ale activităților comerciale, cum ar fi veniturile generate.
• KPI-uri de conducere: Urmărirea operațiunilor care pot influența semnificativ performanța viitoare.
• KPI-uri întârziate: reflectarea rezultatului unui eveniment după apariția acestuia, observată în mod obișnuit în KPI-urile financiare care măsoară rezultatele activității anterioare.
• Indicatori KPI de impact: reflectă impactul general sau beneficiile obținute din operațiunile de afaceri, cuprinzând metrici precum retenția clienților și recunoașterea mărcii.
• KPI-uri calitative: caracteristici descriptive, proprietăți, opinii sau trăsături, adesea evaluate prin metode precum sondajele de satisfacție a angajaților.
• KPI cantitativi: Caracteristicile măsurabile obținute prin măsurători numerice, servesc drept bază pentru majoritatea KPI-urilor. Exemplele includ unități pe persoană-oră.

Cum să urmăriți indicatorii cheie de performanță în managementul proiectelor?

Urmărirea indicatorilor cheie de performanță pentru managementul proiectelor necesită o abordare structurată pentru a se asigura că datele oferă perspective semnificative asupra performanței proiectului. Iată cum să urmăriți eficient KPI-urile:

• Definiți KPI-uri clare: definiți clar matricea KPI care se aliniază cu obiectivele proiectului, asigurându-vă că acestea sunt specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp (SMART).
• Stabiliți linii de bază: setați valori de referință sau de referință pentru fiecare KPI pentru a oferi un punct de referință pentru compararea și evaluarea progresului.
• Selectați instrumente adecvate: alegeți instrumente adecvate de gestionare a proiectelor și de raportare care pot captura și analiza în mod eficient datele KPI.
• Colectarea regulată a datelor: implementați un proces sistematic de colectare a datelor KPI la intervale prestabilite, asigurând consistența și acuratețea.
• Analiza datelor: analizați datele KPI colectate pentru a identifica tendințele, modelele și zonele potențiale de îmbunătățire, facilitând luarea deciziilor bazate pe date.
• Raportare și vizualizare: Prezentați datele KPI într-un format clar și ușor de înțeles prin tablouri de bord, rapoarte sau vizualizări pentru a comunica eficient performanța părților interesate.
• Informații acționabile: Folosiți datele KPI pentru a obține informații utile care pot determina acțiuni sau măsuri corective, îmbunătățiri ale proceselor și luarea deciziilor pentru a îmbunătăți performanța proiectului.
• Monitorizare continuă: monitorizați continuu KPI-urile de-a lungul ciclului de viață al proiectului, permițând echipei de proiect să răspundă proactiv la schimbări și probleme.

Urmând acești pași, managerii de proiect pot urmări eficient KPI-urile, pot obține informații valoroase și pot lua decizii informate pentru a conduce performanța și succesul proiectului.

Concluzie

În concluzie, parametrii KPI pentru managementul proiectelor sunt importante pentru evaluarea succesului proiectului, monitorizarea progresului și luarea deciziilor în cunoștință de cauză. De la indicatori financiari precum rentabilitatea investiției și variația costurilor până la IPC și valoarea câștigată, acești indicatori KPI oferă informații valoroase pentru a conduce un management eficient al proiectelor.

Prin utilizarea eficientă a KPI-urilor, echipele de proiect pot măsura performanța, pot identifica zonele de îmbunătățire și pot asigura livrarea de succes a proiectelor prin luarea deciziilor bazate pe date.

KPI pentru managementul proiectelor: întrebări frecvente