Cum să vă gestionați mai bine proiectele cu panouri Kanban

Dezvoltate de Toyota în anii 1940 ca un sistem de planificare pentru a executa producția just-in-time, plăcile Kanban au devenit acum un instrument indispensabil în aproape orice industrie, în special în dezvoltarea de software.

Fie că vă planificați următoarea vacanță, fie că vă construiți următoarea aplicație, panourile Kanban vă pot ajuta să vă continuați proiectele și să vă îndepliniți obiectivele în mod eficient. Iată un ghid complet despre cum să utilizați panourile Kanban pentru a vă gestiona mai bine proiectele.

Ce este Kanban

Kanban este o metodologie agilă comună de management de proiect, care este dezvoltată pentru a eficientiza procesele. Este o metodă de control al procesului care a fost folosită inițial de companiile din industria de producție pentru a-și gestiona mai bine stocul și pentru a permite o producție care a fost la timp.

O tablă vizuală este utilizată pentru a organiza întregul proces Kanban și pentru a încapsula proiectul sau fluxul de lucru. În timp ce tabla este împărțită pentru a reprezenta diferitele etape sau etapele procesului, cărțile sunt folosite pentru a nota sarcinile. Aceste cărți vor trece prin etapele procesului de pe tablă pe măsură ce fiecare proiect este finalizat.

Etapele de lucru ale panoului Kanban vor progresa de la stânga la dreapta, începând cu restanța și terminând cu sarcinile finalizate. În timp ce sarcinile noi vor fi adăugate în partea de jos a coloanei de backlog, cele din partea de sus ar trebui să fie lucrate și mutate mai întâi.

Tabloul Kanban îi ajută pe managerii de proiect să gestioneze ineficiența unui proiect, ajutându-i să se asigure că există o limită a numărului de sarcini etichetate în coloana în curs. Aplicarea acestor limite, la rândul său, ajută la asigurarea faptului că echipa lucrează la eficiența lor maximă și nu lucrează în multitasking într-un mod care le poate paraliza productivitatea.

Plăcile Kanban ajută echipele de proiect;

• Identificați diferitele procese care trebuie finalizate pentru a atinge obiectivul final
• Vedeți blocajele din procese și găsiți modalități de a le rezolva din timp
• Mențineți transparența și aliniați echipele la obiectivele organizaționale
• Urmăriți modul în care progresează munca între diferitele departamente
• Eficientizați întâlnirile și comunicările echipei cu panourile Kanban care afișează clar stările sarcinilor, termenele limită și proprietarii

Caracteristicile Kanban

Principalele caracteristici care ajută la deosebirea Kanban de alte metodologii de management de proiect sunt următoarele;

• Nu există roluri predefinite într-o echipă; mai degrabă, membrii echipei sunt încurajați să ajute ori de câte ori un alt membru al echipei rămâne în urmă sarcinilor lor.
• Produsul este livrat în funcție de necesitate și nu există o perioadă de timp stabilită pentru finalizarea unei funcții. Deși există date limită prezente, acestea sunt determinate de nevoile reale, mai degrabă decât de termenele stabilite.
• Membrii echipei ar începe să lucreze la o nouă funcție abia atunci când au finalizat-o și au livrat-o pe cea anterioară.
• Deoarece majoritatea modificărilor sunt făcute la mijlocul fluxului în Kanban, aceasta permite îmbunătățirea continuă înainte ca proiectul să fie închis.

Unul dintre motivele pentru care Kanban a devenit popular printre echipele din întreaga lume este că este foarte vizual. În timp ce majoritatea abordărilor agile de management de proiect au panouri vizuale incluse în practica lor, Kanban pune tehnicile vizuale în centrul tuturor lucrurilor din organizația ta. Plăcile Kanban creează o reprezentare colorată și vizuală a progresului pe care dumneavoastră și echipa dumneavoastră l-ați făcut în proiect.

Cum se creează un panou Kanban eficient

Selectați instrumentul dvs. pentru a crea tabla

Puteți fie să utilizați o tablă fizică, fie să creați una pe o platformă digitală. În timp ce o placă fizică poate fi potrivită pentru o echipă care este colocată, o placă digitală poate fi mai benefică pentru o echipă aflată la distanță.

Unele dintre instrumentele online pe care le puteți lua în considerare sunt:

Creativ

Creately este un spațiu de lucru vizual pentru colaborare. Este echipat cu o pânză infinită și capabilități puternice de diagramare. Facilitează colaborarea în timp real prin editare sincronă, urmărire live cu mouse-ul, previzualizări sincronizate ale modificărilor, fire de discuții pentru comentarii și conferințe video în aplicație. Poate servi ca tablă online, unde vă puteți crea și gestiona tabla Kanban. Cu acesta puteți centraliza toate documentele legate de un proiect pentru acces ușor și colaborare; panou Kanban intuitiv, legă carduri la fișiere, încorporați cu ușurință panourile Kanban în paginile Confluence cu modificări reflectate în timp real și multe altele.

Trello

Trello este o aplicație de management de proiect Kanban bazată pe web. Oferă panouri, liste și funcționalități de card care se potrivesc perfect cu sistemul Kanban. Puteți atașa fișiere la carduri, puteți împărți sarcinile în subsarcini cu liste de verificare, puteți atribui sarcini membrilor și să îi țineți informați și să colaborați în timp real cu echipa dvs. în timp ce lucrați la proiect.

Favro

Favro este o platformă agilă de planificare și colaborare, bazată pe cloud, folosită de echipe pentru a se organiza în jurul a ceea ce să facă și cum să facă acest lucru. În timp ce instrumentul oferă multe modalități de a vă vizualiza fluxurile de lucru, una dintre ele este vizualizarea Kanban, unde puteți vizualiza munca cu carduri care curg de la stânga la dreapta pe o tablă. Puteți aloca membri, puteți adăuga liste de verificare și puteți urmări cu ușurință progresul proiectului.

Asana

Asana este un alt software popular de gestionare a proiectelor pe care îl puteți folosi pentru a crea și gestiona panouri Kanban online. Cu acesta, puteți gestiona cererile de lucru, puteți organiza fluxurile de lucru și puteți planifica foi de parcurs pentru produse.

Alte instrumente pentru crearea de panouri Kanban online includ Basecamp, Jira și Airtable.

Creați-vă tabloul Kanban

Tabloul Kanban este împărțit vertical în coloane care reprezintă diferite etape ale procesului. Odată creată placa, specificați aceste etape diferite ale procesului;

• To-do – conține restul sarcinilor la care trebuie lucrat
• În curs – constă din sarcinile la care se lucrează în prezent
• Terminat – sarcinile care sunt finalizate sunt mutate în această coloană

Deși acestea sunt cele mai de bază dintre stările care pot fi adăugate la panoul Kanban, pe baza naturii proiectului și a echipei și a modului în care funcționează, puteți include coloane suplimentare, cum ar fi „în revizuire”, „anulat” sau „ respins'.

Sarcinile din coloana de rezolvat sunt organizate în funcție de prioritate, de sus în jos. Când se deschide un spațiu din coloana în curs, sarcina de făcut cu cea mai mare prioritate poate fi mutată. Astfel, Kanban-ul dvs. oferă o imagine de ansamblu clară a sarcinilor proiectului și a progresului acestora, permițându-vă să identificați cu ușurință blocajele.

Setați o limită clară pentru WIP

Limita lucrărilor în curs este o componentă importantă a sistemului Kanban. Termenul se explică de la sine; se referă la limita numărului de sarcini care pot fi în coloana în desfășurare a tablei Kanban la un moment dat. Când limita WIP a fost atinsă, nu trebuie adăugate sarcini noi. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că echipele lucrează la întregul lor potențial fără multitasking.

Deși numărul exact va varia în funcție de numărul de membri din echipa dvs., de eficiența acestora sau de dimensiunea proiectului dvs., luați în considerare capacitatea de lucru actuală a echipei înainte de a decide asupra unei limite WIP bune. Scopul unei limite WIP este acela de a se asigura că toată lumea are suficientă muncă de făcut, dar nu multitasking sau sta inactiv în timp ce munca lor este revizuită. Cu toate acestea, odată ce limita este setată, observați procesul de lucru și ajustați limita WIP după cum este necesar.

Adăugați carduri

Cu tabla configurată, ce urmează este să adăugați cărțile. Un card poate include informații precum;

• O scurtă descriere a articolului
• stare
• Proprietar
• Date scadente

Plasați carduri pe tablă în funcție de prioritatea și calendarul lor pentru sarcini sau proiecte relevante; cu elementele cele mai critice în vârful coloanei și restul curgând în funcție de ordinea lor de importanță.

Un card ar trebui să reprezinte doar un singur articol. Dacă domeniul de aplicare al cardului pare a fi prea larg, împărțiți-l în mai multe carduri.

Stabiliți așteptări

Specificați cine are autoritatea de a adăuga, rearanja, elimina sau muta carduri Kanban. Limitați numărul de persoane care pot pentru a evita crearea confuziei. În timp ce puteți aloca o singură persoană cu drepturi de editare, dacă alții doresc să facă o modificare, o pot aduce în seama lui sau ei.

De asemenea, este important să clarificăm obiectivele și scopul tablei Kanban. Pentru ca echipa ta să se bazeze pe el, ar trebui mai întâi să-i recunoască valoarea.

Adunați feedback

Pe măsură ce organizațiile cresc, produsele se schimbă și echipele se extind, este posibil ca procesele să fie nevoite să se adapteze.

Reflectați la procesul Kanban din când în când. Colectați feedback și sugestii de la părțile interesate și faceți ajustări la panoul Kanban pentru a răspunde mai bine nevoilor echipei și ale organizației dvs.

Cele mai bune practici pentru utilizarea panourilor Kanban

Kanban este cel mai bine aplicat proiectelor cu o gamă mai largă de priorități care se pot schimba frecvent în timp. Iată câteva dintre cele mai bune practici pe care le puteți folosi pentru a vă rula proiectele mai eficient cu Kanban.

Începe cu Ce știi

Când configurați procesul Kanban în organizația dvs., începeți cu ceea ce știți deja. În timp ce Kanban poate fi combinat cu alte metode de management de proiect, luați fluxul de lucru existent și încercați să-l adaptați la conceptul de utilizare a unui panou Kanban. De asemenea, puteți continua să utilizați procesele și titlurile curente.

Acest lucru va ajuta la îmbunătățirea în continuare a fluxului de lucru în sine, oferind echipei o reprezentare vizuală clară a ceea ce lucrează.

Simplificați lucrurile

Evitați să adăugați prea multe coloane la panoul Kanban, ceea ce face prea complex și în cele din urmă duce la confuzie. Prin urmare, păstrați numărul de coloane la minimum pentru a face să pară mai atrăgător.

În același timp, evitați adăugarea sarcinilor care nu au fost încă discutate complet cu echipa, la consiliu. Nerespectarea acestui lucru nu va face decât să creeze mai multă confuzie în rândul membrilor echipei și să le diminueze concentrarea și productivitatea.

Cu toate acestea, o tablă Kanban prea simplă poate genera în egală măsură confuzie, deoarece o tablă prea simplă - lipsită de suficiente informații - poate lăsa loc pentru interpretări greșite.

Lucrează mai întâi la cele mai importante lucruri

În timpul unui proiect Kanban, lucrurile se desfășoară pe o bază just-in-time. În timp ce vă asigurați că echipa are suficientă muncă, nu ar trebui să planificați prea multă muncă în avans. Acest lucru permite părților interesate și proprietarului produsului să ia decizii de prioritizare aproape imediat și să lase spațiu pentru ca echipa să se adapteze la nevoile în schimbare.

Prin prioritizarea lucrului la cele mai importante sarcini în primul rând și realizând doar ceea ce este necesar, echipa poate elimina eficient risipa. De exemplu, dacă utilizatorii nu sunt cu adevărat încântați de o anumită caracteristică a produsului la care echipa ar trebui să lucreze, puteți acorda prioritate unei alte funcții care are mai multă cerere din partea clientului.

Implica echipa

Implicați membrii din toate echipele/departamentele atunci când definiți fluxul de lucru și activitățile corespunzătoare în timp ce configurați panoul Kanban. De exemplu, atunci când definiți coloanele panoului Kanban, în afară de cele evidente, ar putea exista diferențieri cu care sunt familiare alte departamente sau sub-coloane care reprezintă etapele interne ale unui anumit proces în fluxurile lor de lucru departamentale.

Acest lucru vă va permite să creați un panou Kanban care este semnificativ pentru toate părțile interesate.

Sunteți gata să vă creați propriul tablou Kanban?

Plăcile Kanban valorifică puterea managementului vizual al proiectelor pentru a-și maximiza eficiența, pentru a reduce blocajele și pentru a oferi continuu produse de înaltă calitate. Este o metodă ușor de implementat și combinat cu aproape orice altă metodă de management de proiect cu care ar putea fi obișnuită organizația dvs. Îl puteți implementa cu ușurință pentru a vă gestiona procesele cu modificări minime ale activităților operaționale existente ale echipei.

Sperăm că acest ghid v-a ajutat să aflați ce este un panou kanban și să creați unul pentru organizația dvs. în mod eficient. Împărtășește-ți experiența în comentariile de mai jos.