Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta? | # 18 Începeți cu managementul de proiect

Odată ce proiectul a primit aprobarea părților interesate, este timpul să pregătim programul. Înainte ca echipa de proiect să se întâlnească pentru prima dată, Managerul de proiect pregătește structura proiectului.

Programul proiectului – cuprins:

1. Introducere
2. Cum se creează un program de proiect?
3. Prin ce diferă programul proiectului de planul proiectului?
4. Exemplu de program de proiect
5. rezumat

Introducere

Un program de proiect este un document general care vă permite să aveți o privire de ansamblu asupra sarcinilor individuale destinate execuției în curs. Acestea sunt conținute într-un stoc detaliat sau sunt prezentate pe un panou kanban. Programul include repere, sarcini și evenimente cheie, precum și un sentiment de perspectivă asupra punctului în care se află proiectul pe drumul către atingerea obiectivului.

Cel mai adesea, un program este o vizualizare a modului în care obiectivele proiectului depind unele de altele și în ce ordine se procedează. Programul proiectului arată, de asemenea, intervalul de timp cu datele stabilite

Cum se creează un program de proiect?

Când creați un program, cel mai bine este să adoptați o abordare de jos în sus. Împărțiți întregul proiect în blocuri sau zone cu probleme majore. Acestea pot fi domenii la fel de generale precum team building, design UX, munca de programare sau marketing. Programul proiectului este cel mai ușor de pregătit folosind software-ul dedicat. Acesta va face posibil:

• adăugarea și gruparea ușoară a evenimentelor , precum și efectuarea de modificări – de exemplu, este posibil să împărțim sarcinile separate ca design UX în grupuri separate de design vizual și pregătire de text. Cu software-ul, putem face acest lucru cu câteva clicuri, în loc să rearanjam un fișier text sau o foaie de calcul,
• vizualizarea duratei fiecărei sarcini – astfel încât să putem programa cu ușurință sarcinile ținând cont de disponibilitatea oamenilor și a resurselor necesare pentru a le îndeplini,
• indicarea interdependențelor între sarcini – configurarea avertismentelor despre dependențe este o caracteristică foarte utilă disponibilă în unele programe, datorită acesteia suntem siguri că nimeni nu se va ocupa de finisarea lucrărilor într-o clădire în care instalarea nu a fost încă pusă.

Acest lucru va face programul lizibil pentru toți cei implicați. actualizarea și completarea acestuia.

Programul este cel mai adesea reprezentat de următoarele vederi:

• un calendar scalabil – cu sarcini marcate de finalizat; folosind calendarul, este mai ușor decât în ​​alte puncte de vedere să intri în planificare, cum ar fi atribuirea de muncă anumitor persoane și programarea întâlnirilor,

• o diagramă Gantt sau o vizualizare similară a sarcinilor pe o linie de timp – o vedere generală care arată întreaga durată a proiectului este programul acestuia, în timp ce o versiune extinsă este utilizată pentru a crea și detalia planul proiectului;
• hărți de epopee, cunoscute și sub numele de sarcini agregate – adică o vizualizare care arată, printre altele, ce procent de sarcini sunt legate de o anumită zonă de execuție a proiectului, de exemplu, epopeea de „testare” poate include sarcini legate de testarea internă a unui prototip de software, precum și testarea finală la site-ul clientului.

Prin ce diferă programul proiectului de planul proiectului?

Un program diferă de un plan de proiect în primul rând prin scopul și nivelul său de detaliu. Un program este un schelet al unui proiect care descrie în primul rând domeniile și reperele sale cheie. Scopul său este de a contura o imagine clară și simplificată a întregului proiect. Cu toate acestea, un plan de proiect este creat pentru a diseca implementarea fiecărei sarcini, până la cele mai mici detalii care merită notate.

Programul răspunde la întrebarea ce implementăm. Acolo vom găsi linii directoare generale pentru durata diferitelor etape ale proiectului și marcarea momentelor cheie. Planul de proiect, pe de altă parte, servește pentru a descrie modul de executare a fiecărei sarcini.

Dintr-un program bun, este ușor de citit calea care duce la realizarea scopului proiectului, deoarece arată doar reperele care prezintă cele mai generale și importante momente de implementare. Cu toate acestea, datorită software-ului de management de proiect, linia dintre program și planul de proiect a devenit destul de fluidă. Acest lucru se datorează faptului că multitudinea de moduri de vizualizare a datelor face posibilă comutarea perfectă între vizualizări detaliate ale sarcinilor individuale și imaginea cea mai generală a programului întregului proiect.

Exemplu de program de proiect

Să ne imaginăm că vrem să implementăm un proiect de prezentare a unui joc de aventură care se desfășoară în realitate virtuală la un târg internațional.

Pentru a crea un program, trebuie să marchem datele cheie – începutul proiectului, termenul limită pentru înscrierea expozanților la târg, precum și data târgului și încheierea proiectului. Următorul pas este să definiți obiectivele și să le introduceți în programul selectat ca sarcini rezumate, epopee sau eventual etichete. În exemplul nostru, acestea vor include:

• Pregătirea jocului – epopeea va include sarcini precum pregătirea unei versiuni de testare stabile a jocului care poate fi pusă la dispoziția publicului, testare, instalare pe hardware-ul care va fi pus la dispoziție la târg
• Pregatirea standului – pregatirea echipamentelor, materialelor promotionale, concursurilor pentru vizitatori, achizitionarea si asigurarea echipamentului
• Planificarea călătoriei – rezervarea hotelului, cumpărarea de bilete pentru evenimente, asigurarea transportului
• Analiza succesului prezentării la întoarcere – dacă jocul a reușit să atragă numărul presupus de clienți, dacă a reușit să stabilească contacte și parteneriate de afaceri, precum și să se încadreze în bugetul alocat promovării

Fiecare dintre epopee poate avea un supervizor – numit să-și asume responsabilitatea pentru întreaga sa implementare. În multe proiecte însă, această persoană este Managerul de Proiect, în timp ce membrii echipei își asumă responsabilitatea doar pentru sarcinile individuale.

Următorul pas se referă la marcarea reperelor. Finalizarea fiecărei etape va consta probabil în sarcini care aparțin mai multor epopee. Dacă prima etapă este acceptarea prezentării pentru târg de către organizatorii evenimentului, aceasta va include sarcini aparținând grupurilor „rețea”, „pregătire joc” și „pregătire prezentare”, printre altele.

Programul pentru fiecare proiect este elaborat individual. Deși vă puteți ajuta cu un șablon gata făcut, probabil că va necesita modificări semnificative. Cea mai mare îmbunătățire va fi utilizarea programului dvs. creat mai devreme pentru un proiect similar.

rezumat

Un program bine pregătit la începutul proiectului facilitează foarte mult munca. Acesta servește nu numai Managerului de Proiect, care datorită acestuia obține o perspectivă asupra strategiei de acțiune, ci și echipei de proiect, care poate vedea cu ușurință în ce stadiu se află munca în curs și spre ce este vizată. Programul este, de asemenea, un instrument valoros care sprijină transparența implementării, deoarece le permite părților interesate să vadă structura proiectului și să compare în mod independent stadiul implementării cu obiectivele stabilite ale proiectului.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor