Ce este o factură electronică?

Facturile electronice devin din ce în ce mai populare. De ce este așa? Facturile electronice sunt ușor de trimis. De asemenea, sunt livrate rapid destinatarilor lor, datorită căruia se scurtează timpul până la plata bunurilor și serviciilor. Nu e de mirare că tot mai multe companii profită de această soluție. Ce se întâmplă dacă primesc o factură prin e-mail? Are aceeași forță juridică ca o factură pe hârtie? Cele mai importante informații despre facturile electronice le veți găsi în acest articol.

Ce este o factură electronică? - Cuprins:

1. Ce se întâmplă dacă primesc o factură prin e-mail?
2. Facturile electronice trebuie tipărite?
3. Facturile electronice au aceeași forță juridică ca și facturile pe hârtie?
4. Cum se verifică dacă o factură electronică este autentică?
5. Cum să nu fii păcălit de o factură frauduloasă?

Ce se întâmplă dacă primesc o factură prin e-mail?

Dacă sunteți freelancer sau conduceți o mică afacere, nu numai că vă vindeți bunurile și serviciile, ci și, ocazional, să cumpărați ceva pentru compania dvs. Când faci cumpărături la magazinele obișnuite, vei primi o factură pe hârtie. Cu toate acestea, dacă prețuiești timpul tău, cumpărăturile online vor fi o soluție mai bună. În acest caz, veți primi adesea o factură electronică.

Ce să faci dacă primești o astfel de factură? Procedura este aceeași ca și în cazul unei facturi pe hârtie. Trebuie să plătiți la timp indicat de emitent. Dacă utilizați un program de contabilitate sau o aplicație de facturare, verificați dacă acestea oferă integrare cu banca dvs. Dacă o fac, încărcați factura în sistem și comandați un transfer.

Cu toate acestea, dacă nu utilizați niciun program de contabilitate, trebuie să vă conectați la contul bancar și să introduceți manual toate datele. Ce vei avea nevoie pentru a face asta? Va trebui să furnizați un număr al facturii dumneavoastră electronice, detaliile emitenților și suma facturii. De asemenea, puteți specifica despre ce este vorba în factura, dar nu este necesar să faceți un transfer corespunzător.

Facturile electronice trebuie tipărite?

Zilele în care totul trebuia tipărit au trecut de mult. Facturile electronice nu trebuie tipărite. De ce? Pentru că veți avea întotdeauna acces la ele. Vor fi în e-mailul tău. Nu-ți printezi toate e-mailurile, nu-i așa?

Facturile electronice au avantaje suplimentare. Ce sunt ei? Astfel de facturi pot fi încărcate cu ușurință în software-ul de contabilitate sau în orice alt program în care vă economisiți cheltuielile. Majoritatea soluțiilor software de contabilitate vă permit să salvați facturile într-un fișier .pdf și chiar să încărcați scanări ale facturilor. O poți face cu doar câteva clicuri. Aceasta este o modalitate bună de a ține evidența termenelor de plată, deoarece într-un astfel de program puteți monitoriza în mod continuu obligațiile pe care trebuie să le stingeți. Aplicația gratuită de facturare Firmbee vă oferă toate aceste posibilități.

Facturile electronice au aceeași forță juridică ca și facturile pe hârtie?

Când vine vorba de facturi, nu contează dacă sunt emise pe hârtie sau electronic. Ambele versiuni au aceeași forță juridică. Indiferent de tipul facturii, trebuie să o păstrați pentru perioada impusă de lege. În cazul facturilor electronice, este mult mai ușor deoarece nu aveți nevoie de o arhivă specială pentru a face acest lucru.

Dacă utilizați o aplicație de facturare, aveți toate facturile de achiziție la îndemână. Aceasta este o soluție foarte convenabilă, care vă va economisi nu numai spațiul de stocare pentru hârtie, toner și documente, ci și timp.

Nu trebuie să vă faceți griji dacă facturile sunt păstrate suficient de mult. O aplicație bună de facturare vă va spune de cât timp aveți nevoie pentru a păstra facturile în arhiva electronică, astfel încât să fie în concordanță cu reglementările fiscale din țara dvs.

Cum se verifică dacă o factură electronică este autentică?

Mai întâi verificați dacă factura provine de la compania cu care ați cooperat deja. Dacă aveți, asigurați-vă că conține un număr de cont bancar pe care l-ați folosit pentru plățile anterioare. Dacă numărul contului bancar este diferit, este posibil să fi fost modificat. S-a întâmplat. Cu toate acestea, înainte de a transfera bani, asigurați-vă că compania care a emis factura există cu adevărat.

Dacă aveți îndoieli dacă ar trebui să plătiți, cel mai bine ar fi să contactați compania care l-a emis. Poate că, în agitația vieții tale de zi cu zi, ai uitat de comandă și acum ai rămas surprins de factura de plătit. Verificați dacă ați comandat într-adevăr un astfel de produs sau serviciu. Dacă ai făcut-o, atunci nu ignora un astfel de mesaj. De ce?

Dacă nu plătiți factura la timp, vânzătorul vă poate percepe dobânzi pentru o plată restante. De asemenea, este posibil să nu mai puteți cumpăra cu plată amânată de la un astfel de furnizor. Nu e de mirare, nimănui nu-i plac clienții care nu-și plătesc facturile.

Prin urmare, dacă nu vă amintiți o anumită achiziție, asigurați-vă că sunați sau trimiteți un e-mail vânzătorului în cauză pentru a vă asigura că nu a fost nicio greșeală.

Cum să nu fii păcălit de o factură frauduloasă?

Ce se întâmplă dacă o factură ridică îndoieli? S-ar putea întâmpla ca cineva să vrea să stoarcă bani de la tine. Dacă distribuiți detalii despre compania dvs. pe Internet, cineva le poate folosi pentru a emite o factură frauduloasă și pentru a o trimite pe e-mailul dvs. Cum să nu fii păcălit?

Dacă factura provine de la compania cu care ați cooperat anterior, încercați să îi contactați și să clarificați lucrurile. Poate ai primit-o din greșeală. S-a întâmplat. Atunci când contactați emitentul facturii, cel mai bine este să utilizați informațiile pe care le găsiți pe Internet. De ce?

În corpul e-mailului, este posibil ca escrocul să fi enumerat numărul dvs. de telefon ca număr de telefon al companiei. Dacă suni la acest număr, te pot convinge că factura este corectă și ar trebui să o plătești. Pe de altă parte, dacă sunați la un număr pe care îl găsiți, puteți fi sigur că sunați la locul potrivit.

Trimiterea de facturi frauduloase este o infracțiune. Puteți raporta un astfel de incident la poliție. Din fericire, astfel de situații nu se întâmplă foarte des. Prin urmare, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la facturile pe care le primiți electronic, însă vă sugerăm să fiți vigilenți.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook și Twitter.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările