Ce este o organigramă?

Ce este necesar pentru ca o companie sau instituție – indiferent de mărimea acesteia – să funcționeze eficient și armonios, realizând pe rând fiecare dintre obiectivele stabilite? Probabil veți numi o varietate de elemente, de la o echipă bine aleasă, cu competențele necesare, o strategie de acțiune adaptată pentru a răspunde nevoilor grupului țintă sau dobândirea tuturor resurselor necesare.

Totuși, mai există un element de extremă importanță pe care poate l-ați omis - structura eficientă pe care o stabilește o companie sau o organizație. Această structură constă din dependențe și responsabilități care sunt vizualizate efectiv de așa-numita organigramă. Mai jos explicăm ce este exact acest instrument, precum și subliniem ce beneficii aduce utilizarea lui companiilor și instituțiilor care operează în diverse industrii.

Organigrama – sau ce?

O organigramă nu este doar un desen simplu și simplu, ci un instrument complex de management pentru a descrie – dar cel mai important pentru a înțelege – structura unei anumite companii, instituții sau alte entități. Este o vizualizare grafică a ierarhiei (de la cel mai înalt la cel mai jos nivel), a împărțirii responsabilităților precum și a legăturilor dintre diverse entități (diferite echipe sau indivizi).

Este un mijloc la îndemână pentru angajați (în special pentru cei abia începători), deoarece îi ajută să vadă structura unei companii sau instituții prin definirea clară a rolurilor fiecărei unități și a sferei lor de responsabilități și competențe. De asemenea, poate fi practic pentru persoanele din afara (cum ar fi potențialii investitori sau parteneri) care doresc să știe cum funcționează o companie sau o instituție. Esența unei organigrame constă, așadar, în asigurarea transparenței și a managementului eficient al resurselor la îndemână

Ce conține organigrama?

Sunt descrise diferite tipuri de instrumente (de la ierarhice, la funcționale, la matrice, adică concentrate pe proiecte în derulare). Exact ce elemente sunt incluse depinde de cazul specific (în special dimensiunea entității și industria în care activează). Cel mai adesea, însă, include informații despre elemente precum:

• directori – în partea cea mai înaltă a vizualizării sunt plasați în cele mai importante poziții executive responsabile cu luarea deciziilor cheie privind întreaga companie sau instituție. Aici apar de obicei persoane precum președintele, vicepreședintele, directorii generali (din domenii precum HR, marketing, dezvoltare, vânzări etc.) și uneori manageri de top,
• divizii sau departamente individuale – fiecare departament (de ex., marketing, HR, IT, vânzări, juridic și conformitate etc.) este reprezentat de un bloc separat, iar în acesta există posturi și roluri individuale (în cadrul departamentelor pot exista și echipe responsabile). pentru o anumită zonă, de exemplu, departamentul de marketing, echipa de comunicare, performanță și sensibilizare),
• Defalcarea posturilor – în cadrul fiecărui departament sau divizie sunt enumerate și funcțiile specifice care există în companie sau instituție (de la directori la specialiști seniori și juniori, la stagiari și stagiari), adesea cu responsabilitățile atribuite,
• linii de comunicare și subordonare – ca parte a reprezentării grafice a structurii, se indică, de asemenea, cine este responsabil de raportarea activităților acesteia și cui trebuie înaintat un astfel de raport,
• cheie/legendă – o vizualizare grafică include adesea și o cheie sau o legendă care explică semnificația diferitelor simboluri și linii utilizate în diagramă. Acest lucru face mai ușor pentru toți utilizatorii să vadă structura și să înțeleagă semnificația tuturor elementelor diferite.

De ce ar trebui o companie să aibă o organigramă?

La ce servește pregătirea unei organigrame? În primul rând, în acest fel angajații își pot înțelege mai ușor locul în structură – știu care sunt sarcinile lor, cui sunt responsabili exact (atât la nivel de bază, cât și la nivel superior) și cui se pot adresa în cazul unei probleme.

În plus, dacă au nevoie de sprijinul unei persoane din alt departament, ei pot verifica ei înșiși în organigrama care este responsabil pentru o anumită zonă și să se asigure (în cele mai multe cazuri) că au transmis problema persoanei potrivite. În acest fel, liniile de comunicare și responsabilitate clar definite ajută la evitarea confuziei și opririlor de muncă. În același timp, vizualizarea grafică descrisă face posibilă și identificarea zonelor în care există lacune sau prea multă sarcină de lucru, permițând o distribuție mai eficientă a activităților.

Organigrama – rezumat

Având în vedere beneficiile enumerate mai sus, putem spune cu siguranță că gestionarea unei companii, instituții sau alte entități fără o organigramă ar fi o sarcină descurajantă și extrem de dificilă. Comunicarea ar fi mai prelungită, deciziile ar fi mai puțin bine gândite (din cauza lipsei de cunoaștere deplină a structurii interne și a relațiilor), iar resursele ar fi desfășurate într-o manieră neoptimizată.

O organigramă facilitează managementul, permițând în același timp înțelegerea companiei sau instituției în ansamblu și identificând domeniile în care pot fi implementate îmbunătățiri și schimbări pentru creștere și succes în continuare. Astfel, fiecare companie și instituție – chiar și una mică – ar trebui să aibă grijă să creeze o organigramă precisă și (esențial) actualizată.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Klaudia Kowalczyk

Un designer grafic și UX care transmite în design ceea ce nu poate fi transmis în cuvinte. Pentru el, fiecare culoare, linie sau font folosit are un sens. Pasionat de grafică și web design.

Vizualizați toate postările