Ce este un SOP? Foaia de parcurs a agenției dvs. către coerență și creștere

Creșterea unei agenții nu este ușoară.

Este imposibil dacă totul se învârte în jurul tău. Jonglezi cu vânzările, integrarea angajaților, livrabile și multe altele.

De aceea ai nevoie de POS.

Un SOP este un mod standardizat de a face ceva. Oferă instrucțiuni detaliate, pas cu pas, despre cum să îndepliniți o sarcină.

Folosim SOP-uri tot timpul pentru a ajuta la furnizarea de servicii consecvente și scalabile.

Cu SOP-urile în vigoare, puteți să delegați mai eficient, să vă simplificați fluxurile de lucru și să oferiți clienților dvs. același serviciu excelent de fiecare dată.

În acest ghid, vă vom dezvălui cum puteți crea SOP-uri pentru agenția dvs.

Vom acoperi:

• Ce este un SOP
• De ce sunt importante POS-urile pentru agenții
• Sarcinile pentru care puteți crea SOP-uri
• Cum se scrie un SOP eficient

Ce este un SOP?

O procedură de operare standard (SOP) este un set de instrucțiuni scrise pas cu pas privind realizarea unei sarcini sau proces specifice. Este o listă detaliată care se asigură că toți cei care efectuează sarcina o fac în același mod.

POS se referă la determinarea și documentarea celui mai bun mod de a face lucrurile.

Acest lucru minimizează riscul de neînțelegeri sau greșeli. De asemenea, vă ajută agenția să mențină o calitate constantă a muncii.

De ce sunt importante procedurile de operare standard pentru agenții?

Deținerea de documente POS poate fi un schimbător de joc pentru agenția ta. Iata de ce:

Consecvență

Prezentarea celor mai bune modalități de a gestiona sarcinile îi ajută pe membrii echipei să atingă standarde înalte în mod constant. Indiferent dacă lucrați la un proiect pentru Clientul A sau Clientul Z, execuția este realizată cu același nivel de precizie.

Acest lucru estefoarte util dacă externalizați oricare dintre livrabile. Freelancerii și partenerii externi au linii directoare clare de urmat .

Eficienţă

SOP-urile ajută la eficientizarea proceselor repetitive. În loc să piardă timpul să-și dea seama sau să facă lucrurile diferit de fiecare dată, membrii echipei tale au un set direct de instrucțiuni de urmat.

Acest lucru face mult mai ușor să vă extindeți agenția, să vă dezvoltați echipa și să atrageți mai mulți clienți.

Și dacă cineva este indisponibil sau pleacă, un SOP minimizează întreruperea. Echipa ta poate interveni și poate îndeplini sarcinile pentru care au fost responsabili la același standard.

Creați SOP-uri pentru TOT în agenția dvs. Nu fi lăsat niciodată atârnat când un antreprenor dispare. Nu petreceți săptămâni întregi cu cineva nou.

SOP-uri.

— Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6 iulie 2022

Training și Onboarding

Aducerea noilor angajați la ritm poate fi o provocare.

Într-un sondaj Zippia cu privire la persoanele care și-au părăsit un loc de muncă după 6 luni sau mai puțin, primirea de îndrumări clare și formare mai eficientă au fost clasate ca fiind primele două lucruri pe care companiile le-ar fi putut face pentru a-l face pe noul angajat să rămână:

POS oferă linii directoare clare și ajută la instruire. Noii angajați își pot înțelege responsabilitățile și ce trebuie să facă fără îndrumare constantă.

Exemple de proceduri standard de operare pentru agenții

Există o mulțime de sarcini pe care echipa ta le îndeplinește în mod regulat. După ce ați stabilit cel mai bun mod de a face o sarcină, puteți crea un SOP.

Odată ce ați realizat un proces în afacerea dvs. care funcționează, creați un POS care să standardizeze procesul. Pe măsură ce creșteți, acestea vor deveni cheie.

– Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 februarie 2022

Iată câteva exemple de POS pentru procese care pot fi standardizate:

Incorporarea clientului

Deși fiecare client va avea nevoi unice, puteți eficientiza procesul de onboarding prin implementarea unor proceduri sistematice.

Puteți crea SOP-uri pentru stabilirea domeniului de activitate, comunicare, contracte, NDA și alte documentații. Structura de bază pentru evaluarea SEO inițială poate fi, de asemenea, standardizată.

În acest fel, fiecare client primește același început excelent.

Cercetarea cuvintelor cheie

Cercetarea cuvintelor cheie este una dintre activitățile care consumă cel mai mult timp pentru orice SEO. Puteți simplifica procesul cu un SOP.

Poate detalia instrumentele necesare, cum să le folosești și cum să judeci valoarea cuvintelor cheie.

Aceasta este, de asemenea, o sarcină pe care o puteți externaliza. Dacă echipa dvs. se luptă să țină pasul, luați în considerare utilizarea unui serviciu de cercetare a cuvintelor cheie cu etichetă albă.

SEO pe pagină

Există o mulțime de elemente diferite pe care trebuie să le acoperiți într-un audit SEO pe pagină.

Un SOP poate oferi o listă de verificare care acoperă totul, de la etichete de titlu și meta descrieri până la citirea conținutului și legături interne.

SEO off-page

Crearea de legături este grea. Și dacă înțelegeți greșit, linkurile de calitate scăzută pot dăuna clasamentului de căutare a unui site web.

Puteți crea proceduri de operare standard pentru a vă ajuta echipa să construiască backlinkuri relevante și de calitate. Aceasta ar putea include totul, de la identificarea site-urilor web țintă și analiza concurenților până la divulgarea bloggerului.

Audit tehnic SEO

Un audit tehnic SEO poate fi complex. O abordare sistematică poate simplifica procesul de audit. Poate ajuta echipele să identifice erorile tehnice care ar putea avea un impact asupra clasamentului în motoarele de căutare.

Puteți include ce instrumente să utilizați, ce să căutați și cum să creați recomandări tehnice SEO.

Cum să creați un POS pentru agenția dvs

Iată cum puteți crea SOP-uri clare și acționabile pentru agenția dvs.

Identificați Nevoia

Începeți prin a face o listă de sarcini pe care echipa dvs. le îndeplinește în mod regulat.

Vrei să prioritizezi procesele care au un impact mare asupra satisfacției clienților sau unde se întâmplă des greșeli. Acestea sunt sarcinile în care POS-urile vor fi cele mai benefice.

Este o idee bună să vă consultați echipa. Există procese interne pe care le consideră dificile sau zone specifice despre care cred că ar trebui să aibă un mod stabilit de a face lucrurile?

Adunați informații relevante

Următorul pas este să adunați informațiile de care aveți nevoie pentru a crea un ghid pas cu pas.

Cea mai bună resursă a dvs. sunt membrii echipei cu experiență de primă mână a sarcinii. Ele pot oferi o perspectivă practică asupra a ceea ce funcționează și a ceea ce trebuie evitat.

Acest lucru va asigura că documentul POS se bazează pe practica reală și rezolvă o problemă din lumea reală.

De asemenea, merită să verificați dacă există resurse informale existente. Este posibil să găsiți ghiduri improvizate, note și chiar note care pot oferi o bază pentru POS dvs.

Înainte de a începe să vă concretizați POS, comparați metodele actuale cu cele mai bune practici din industrie. S-ar putea să existe modalități mai eficiente de a efectua sarcina.

Structura POS

Utilizarea aceluiași format SOP simplifică procesul de creare. De asemenea, este mai ușor pentru membrii echipei să urmărească orice SOP nou pe care îl primesc – știu la ce să se aștepte.

Iată cum vă structurați șablonul SOP:

Titlu

Un titlu clar și descriptiv face mai ușor pentru membrii echipei să înțeleagă ce acoperă POS. De exemplu, dacă POS detaliază întregul proces de cercetare a cuvintelor cheie, îl puteți intitula „Proceduri de descoperire și analiză a cuvintelor cheie”.

Scop

Acoperiți pe scurt de ce este necesar POS. Scopul este de a arăta membrilor echipei de ce ar trebui să-l folosească.

Explicați impactul pe care doriți să îl aibă POS și cum vă va ajuta echipa să-și asume responsabilitățile.

Domeniul de aplicare

Definiți când ar trebui utilizat POS. Când ar trebui membrii echipei să consulte ghidul?

Pentru cercetarea cuvintelor cheie, domeniul de aplicare ar putea fi „Aplicabil pentru toate strategiile de conținut noi pentru clienți și pentru optimizarea conținutului existent”.

Procedură

Acesta este nucleul POS. Ar trebui să detalieze întregul proces despre cum să faceți sarcina de la început până la sfârșit.

Subliniați fiecare pas într-o secvență logică.

Pentru cercetarea cuvintelor cheie, puteți începe cu definirea nișei clientului, apoi crearea unei liste de cuvinte cheie de bază, utilizarea instrumentelor SEO, analizarea volumului de căutare și a concurenței și așa mai departe.

Roluri si responsabilitati

Clarificați cine este responsabil pentru fiecare pas. O persoană poate purta unele discuții, în timp ce altele vor avea nevoie de contribuția mai multor membri ai echipei.

De exemplu, un specialist junior SEO s-ar putea ocupa de cercetarea inițială a cuvintelor cheie, un analist senior confirmând selecția finală a cuvintelor cheie.

Instrumente și resurse

Specificați orice instrumente și resurse necesare pentru a finaliza sarcina. Acestea ar putea include șabloanele agenției tale interne și instrumente terțe.

Scrieți POS

Următorul pas este să concretizezi structura.

Este important să păstrați formularea acționabilă și ușor de înțeles. Dacă există acronime sau termeni SEO pe care nu toți membrii echipei dvs. ar putea să îi cunoască, oferiți o definiție rapidă.

Puteți clarifica instrucțiunile adăugând elemente vizuale. De exemplu, capturile de ecran adnotate pot fi utile dacă SOP-ul dvs. acoperă utilizarea unui instrument precum Semrush sau Ahrefs.

Diagramele de flux pot funcționa foarte bine pentru procese mai complexe, cum ar fi auditurile tehnice SEO. Puteți ilustra procesul și modul în care fiecare pas trece la următorul.

CEO-ul nostru Joe Davies are un proces grozav de creare automată a SOP, care reduce cu adevărat timpul necesar pentru a produce un SOP de încredere, plus că poți oricând să încorporezi videoclipul în care parcurgeți pașii pentru a ajuta cu adevărat să faceți totul foarte clar.

SOP de 60 de secunde

SOP-urile sunt un obstacol. Dar ei schimbă SERIOS jocul dacă scalați.

Această metodă face ca crearea SOP să fie super rapidă și să creeze dependență.

Vă garantez că îl veți folosi. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

— Joe Davies (@fatjoedavies) 24 mai 2023

Odată ce ați creat SOP-uri pentru procesele interne, le puteți reutiliza în ghiduri, tutoriale și postări minunate pe blog. Acest tip de conținut acționabil funcționează foarte bine ca magneți de plumb.

Creați SOP-uri pentru agenția dvs

Apoi transforma-le in continut:

- Ghiduri detaliate
-Fire
-Videoclipuri
- Liste

Ai mai mult conținut existent decât ai putea crede.

— Ryan (@RyanMSchnitzler) 14 ianuarie 2023

Examinați POS

După ce ați terminat prima schiță, partajați-o cu părțile interesate cheie. Feedback-ul lor vă poate ajuta să vă asigurați că nu omiteți niciun detaliu important.

Înainte de a lansa SOP-ul, testați-l pe cineva care nu este familiarizat cu sarcina. Vezi dacă au probleme sau se blochează.

Acest lucru poate dezvălui orice pași care necesită mai multe explicații sau dacă lipsește ceva.

Săptămâna aceasta am început în sfârșit să deleg în noua mea agenție.

Ce am invatat?

Procesele mele nu erau atât de încordate pe cât credeam.

Cel mai bun mod de a vă îmbunătăți SOP-urile este să începeți să le transmiteți altor persoane. Lacunele și erorile devin flagrant evidente REAL rapid.

— Shane Martin (@Shane___Martin) 12 iunie 2023

Recenzii regulate

Implementarea POS nu înseamnă doar redactarea documentului și trecerea mai departe.

Cele mai bune practici evoluează, agenția dvs. poate începe să folosească noi instrumente și modul în care echipa dvs. lucrează împreună s-ar putea schimba.

Un POS învechit poate pierde timp și resurse.

Programați revizuiri regulate pentru a vă asigura că POS vă oferă îndrumarea potrivită și vă ajută echipa să facă cea mai bună muncă.

Creșteți-vă agenția cu SOP-uri

Fără procese structurate în vigoare, creșterea agenției poate deveni rapid haotică.

SOP-urile vă ajută să oferiți o calitate constantă. Pe măsură ce vă extindeți și preluați o gamă mai largă de clienți, echipa dvs. are resursele de care au nevoie pentru a reuși.

Și dacă îți iei o vacanță de două săptămâni din grind-ul agenției, căsuța de e-mail nu va fi plină de „HELP!” e-mailuri când vă întoarceți.