Ce este procesarea salariilor? Cum să procesezi salariul în 7 pași

Procesarea salariilor este modalitatea metodică prin care companiile își pot gestiona plățile angajaților. Aceasta implică calcularea salariilor, urmărirea deducerilor precum impozitele și beneficiile și asigurarea faptului că toată lumea este plătită corect și la timp.

De asemenea, acest proces sistematic ajută companiile să gestioneze compensarea angajaților în conformitate cu reglementările și politicile companiei. De-a lungul timpului, evoluția procesării salariilor a revoluționat modul în care operează întreprinderile prin introducerea de tehnologii avansate care au îmbunătățit semnificativ acuratețea, au redus erorile și au crescut eficiența în managementul financiar.

Cu toate aceste avantaje, companiile pot gestiona acum politici complexe de reglementare, promovând în același timp un mediu de lucru propice.

Ce este procesarea salariilor?

Prelucrarea salariilor se referă la gestionarea completă a plăților angajaților în cadrul unei companii. Aceasta implică calcularea, urmărirea și plata cu atenție a salariilor, asigurând în același timp deduceri precise pentru impozite, beneficii și alte cheltuieli.

Organizațiile pot adopta diverse abordări pentru gestionarea salariilor – manual prin personalul desemnat sau departamentele de resurse umane sau folosind sisteme automate de procesare a salariilor care pot transforma și optimiza procesul de salarizare.

Scopul procesării salariilor este de a plăti cu exactitate angajații respectând regulile și reglementările. Acest lucru înseamnă înțelegerea pașilor implicați, fie că sunt gestionați intern sau prin sisteme specializate, pentru a vă asigura că angajații sunt plătiți corect și în conformitate cu legea.

Cum să procesezi salariul în 7 pași simpli

Un sistem de salarizare este mai mult decât doar compensarea angajaților tăi. Este o parte integrantă a operațiunilor de afaceri, împletită cu legile statale și federale care vă afectează compania. Înțelegerea reglementărilor este crucială pentru proprietarii de întreprinderi mici și mijlocii.

Iată 7 pași de bază în procesarea statelor de plată și câteva detalii legislative care sunt importante pentru conformitate. Așa că citiți înainte pentru a afla mai multe despre pașii cruciali ai procesului de salarizare și despre cum să creați statul de plată.

Pasul 1: Colectați informațiile fiscale ale angajaților

Faza principală în procesarea salariilor implică colectarea detaliilor fiscale esențiale de la angajații dvs. În mod tradițional, angajatorii colectau detalii fiscale punând angajații să completeze diferite formulare fiscale pentru a verifica eligibilitatea și pentru a îndeplini reținerea la sursă impusă de stat.

Cu toate acestea, sistemele moderne de salarizare simplifică această sarcină oferind o platformă digitală ușor de utilizat. Această platformă permite angajaților să completeze și să trimită online documente fiscale în siguranță, reducând documentele și asigurând conformitatea cu reglementările fiscale stabilite de Serviciul de venituri din India și de departamentele de venituri ale statului.

Pasul 2: Creați un proces de gestionare a înregistrărilor

Evidența implică gestionarea diferitelor documente legate de angajați, cum ar fi contractele pentru locurile de muncă ale acestora și documentele care explică avantajele suplimentare pe care le primesc din muncă. Menținerea unui proces organizat de gestionare a evidenței angajaților asigură acuratețea deducerilor de salarii și a altor documente legate de angajare, esențiale pentru procesul de salarizare în HR.

Metodele includ sisteme de arhivare pe hârtie, servere la fața locului sau stocare de documente în cloud, fiecare cu avantajele sale în ceea ce privește accesibilitatea și conformitatea.

Fișierele pe hârtie implică stocarea în siguranță a copiilor fizice, dar pe măsură ce întreprinderile cresc, întreținerea acestor fișiere poate deveni greoaie. Serverele la fața locului oferă o alternativă digitală, economisind spațiu fizic, dar necesită hardware adecvat și facilități sigure.

Stocarea documentelor bazată pe cloud, favorizată de mulți, oferă accesibilitate de oriunde, reducând riscurile de conformitate, sarcina administrativă și nevoia de echipamente extinse de stocare. Aceste platforme bazate pe cloud oferă o eficiență de neegalat și aderarea la standardele de conformitate, făcându-le o alegere atrăgătoare pentru afacerile contemporane.

Pasul 3: Stabiliți graficele de plată

Informațiile exacte ale angajaților deschide calea pentru a decide cu privire la frecvența plăților în procesul de salarizare. Perioadele tipice de plată, cum ar fi bisăptămânal, semilunar sau lunar, sunt standard pentru companii.

Împărtășirea acestui program cu angajații este crucială pentru transparență și le permite să anticipeze termenele de plată. Fiecare frecvență de plată are nuanțe administrative care afectează timpul petrecut cu procesarea salariilor.

Pasul 4: Urmăriți timpul și prezența

Urmărirea cu precizie a orelor de lucru, pauzelor și prezenței angajaților este crucială pentru un sistem precis de salarizare în HR. Aceasta implică înregistrarea momentului în care angajații încep și încheie munca, precum și a orelor de pauză.

Utilizarea diferitelor metode, cum ar fi fișele de pontaj, foile de pontaj sau aplicațiile mobile, ajută la satisfacerea diferitelor preferințe, asigurând că orele de lucru ale tuturor angajaților sunt înregistrate corect.

Trecerea de la urmărirea manuală la urmărirea automată cu software-ul HRMS, cum ar fi SkizzleHR, oferă companiilor metode versatile precum biometrice, aplicații mobile, recunoaștere facială și etichetare geografică. Acest lucru asigură o urmărire precisă a prezenței și facilitează calcule precise ale salariului pe baza orelor de lucru înregistrate.

Pasul 5: Calculați deducerile

Calcularea deducerilor implică înțelegerea unor categorii precum deducerile înainte de impozitare, impozite și după impozitare în procesul de salarizare. Aceste deduceri afectează salariul net al unui angajat și necesită un calcul care implică salariul brut și deducerile obligatorii.

Deducerile înainte de impozitare sunt sume scăzute din salariile înainte de impozite, cum ar fi asigurările de sănătate sau contribuțiile de pensie. Deducerile fiscale acoperă sumele datorate guvernului, stabilite de angajatori și trimise autorităților.

Deducerile după impozitare apar după impozitare și pot include plăți pentru asigurări suplimentare, contribuții specifice de pensie sau ordine de plată legale, cum ar fi popririle salariale, care modelează plata finală pentru angajați.

După ce ați aflat cât câștigă un angajat înainte de orice deducere (numită salariu brut), apoi luați banii pentru deducerile înainte de impozitare, impozite obligatorii și după impozitare din acel venit brut. Suma rămasă după scăderea acestor deduceri este ceea ce este plătit efectiv angajatul (aceasta se numește salariu net).

Imaginează-ți că câștigi 1.000 USD înainte de orice deducere. Dacă sunt scoși 200 USD pentru taxe, 50 USD pentru asigurare și 30 USD pentru pensie, ați scădea 200 USD + 50 USD + 30 USD din 1.000 USD. Acest lucru vă lasă cu suma de bani pe care o veți primi efectiv în cecul de plată, care se numește salariu net.

Pasul 6: Plătiți angajații

După calcularea salariului, este timpul să inițiezi procesarea salariilor. Asigurarea acurateții și a promptitudinii în compensarea angajaților, fie prin depunere directă, carduri de plată sau cecuri tipărite, este crucială în procesul de salarizare.

Este esențial să luați în considerare vacanțele care ar putea avea un impact asupra programelor de procesare, în special în cazul procesării manuale sau când utilizați furnizori de salarizare. SkizzleHR , binecunoscut pentru interfața sa ușor de utilizat și caracteristicile de plată automată, eficientizează în mod eficient plata salariilor.

Oferind mai multe metode de plată, software-ul simplifică procesarea salariilor, garantând plăți precise și prompte către angajați, chiar și în timpul sărbătorilor sau prin metode variate de procesare. Acest lucru asigură o experiență fluidă de salarizare, menținând în același timp acuratețea și eficiența.

Pasul 7: Trimiteți plățile și dosarele de taxe pe salarii

După finalizarea procesării salariilor, angajatorii au responsabilitatea de a-și îndeplini obligațiile fiscale, inclusiv trimiterea taxelor de salarii reținute către agențiile guvernamentale relevante. Este necesară respectarea autorităților fiscale locale și a administratorilor de taxe pe salarii, deoarece cerințele specifice pot varia în funcție de locația afacerii.

SkizzleHR simplifică aceste proceduri prin conformitatea fiscală și prin automatizarea proceselor de plată și de depunere a taxelor pe salarii. Sistemul său integrat actualizează în mod constant cele mai recente reglementări fiscale, facilitând întreprinderilor să își îndeplinească în mod precis și eficient obligațiile fiscale.

Concluzie

Procesarea salariilor reprezintă un aspect critic al oricărei afaceri, necesitând atenție meticuloasă la detalii și aderarea la normele de reglementare în continuă evoluție. Pentru a efectua astfel de calcule și documente în mod eficient, soluțiile moderne precum SkizzleHR simplifică sarcinile complexe de salarizare, asigurând în același timp conformitatea cu legile și reglementările fiscale.

Caracteristicile sale intuitive simplifică depunerea impozitelor, automatizează deducerile și facilitează procesele de plată fără întreruperi. De asemenea, interfața ușor de utilizat asigură plățile precise și prompte, contribuind la o experiență de salarizare fără probleme.

Folosind software-uri de procesare a salariilor, companiile își pot gestiona cu încredere cerințele de salarizare, minimiza erorile și eficientizează operațiunile care ar crește eficiența și conformitatea în cadrul proceselor lor de salarizare.