Ce este reconcilierea facturilor?

Reconcilierea facturilor este un proces care consta in compararea datelor din facturi cu datele din extrasele bancare. Este o sarcină foarte importantă pentru toate companiile. Reconcilierea facturilor se aplică atât facturilor pentru bunuri și servicii achiziționate, cât și facturilor emise clienților. Datorită acestei operațiuni, puteți verifica dacă întârziați cu plățile pentru achizițiile legate de afaceri. Acest lucru vă va permite să controlați mai bine creanțele. Citiți articolul pentru a afla de ce nu trebuie neglijată reconcilierea facturilor.

Reconcilierea facturilor – conținutul articolului:

1. Cum se reconciliază facturile primite?
2. Care sunt avantajele reconcilierii facturilor primite?
3. Cum să reconciliez facturile de ieșire?
4. Care sunt beneficiile reconcilierii facturilor de ieșire?
5. Este posibilă reconcilierea manuală a facturilor?
6. Cum să îmbunătățim procesul de reconciliere a facturilor?

Cum se reconciliază facturile primite?

De fiecare dată când cumpărați bunuri primiți o factură. La fel și cu serviciile – acestea sunt decontate și cu facturi. Dacă compania dvs. a apărut recent pe piață, există riscul ca nu toți partenerii să fie dornici să-și vândă produsele sau serviciile pe baza plății amânate. Într-un astfel de scenariu, va trebui să vă plătiți plățile în numerar. Această metodă de plată înseamnă că nu va trebui să reconciliați facturile primite. În cazul facturilor în numerar, puteți fi întotdeauna sigur că acestea au fost decontate.

După ceva timp, când compania dumneavoastră devine mai cunoscută de către contractori, tot mai multe companii vor fi dornice să vă vândă produsele pe baza plății amânate. Este benefic, deoarece achiziționând produse nu trebuie să-ți investești fondurile pe loc. Singura ta sarcină este să fii cu ochii pe termenele limită de plată. Reconcilierea facturilor ajută la acest efort important. Cum să reconciliez facturile?

Tot ce trebuie să faci este să compari facturile primite, și anume cele pe care le-ai primit de la alte companii, cu contul tău bancar. Pentru a accelera procesul, puteți decide să filtrați facturile primite. După această operațiune veți obține lista completă a tranzacțiilor cu toate detaliile despre plățile efectuate pentru produse și servicii. Cu o astfel de listă în mână va trebui să comparați cifrele de pe facturi cu cele de pe extrasele bancare. Verificați dacă toți banii transferați au ajuns la destinatarul potrivit, comparând detaliile emitentului facturii cu detaliile destinatarului facturii. Dacă aceste detalii se potrivesc și totul este corect, puteți bifa factura ca fiind plătită.

Care sunt avantajele reconcilierii facturilor primite?

De ce este atât de importantă reconcilierea facturilor primite în compania dumneavoastră? Această operațiune vă ajută să păstrați controlul asupra tuturor datelor și termenelor limită de plată. Dacă după reconciliere mai aveți facturi, dar nu există transferuri potrivite, înseamnă un singur lucru – nu ați plătit acele facturi. In aceasta situatie trebuie sa verificati daca termenul de plata a fost depasit. Daca unele dintre transferuri nu au fost efectuate, verifica-ti contul in sectiunea comenzi in asteptare, este posibil ca acestea sa astepte realizarea, in acest caz nu este nimic de alarmat. Cu toate acestea, dacă termenul de plată a fost depășit și factura nu a fost plătită, este mai bine să plătiți toate plățile restante cât mai curând posibil.

Plata efectuată după termenul limită poate avea consecințe negative pentru afacerea dvs. Ce fel de consecințe? Emitentul facturii care nu a fost plătită la timp vă poate percepe o dobândă pentru amânarea plății. Întârzierea plății poate duce la pierderea reducerilor și reducerilor. Problemele cu plățile afectează imaginea companiei tale, deoarece nimănui nu îi place să coopereze cu entități care întârzie adesea cu plățile. Reconcilierea facturilor vă ajută să evitați astfel de probleme, prin acest proces vă veți putea îndeplini la timp obligațiile.

Cum să reconciliez facturile de ieșire?

Facturile de ieșire sunt facturi trimise de compania dvs. către clienții dvs. atunci când produsul dvs. a fost vândut sau serviciul dvs. a fost furnizat. Reconcilierea facturilor de ieșire vă va ajuta să vă supravegheați toate obligațiile. Datorită acestei operațiuni veți ști exact cine v-a plătit și cine este în întârziere la plată. Cum se face în realitate reconcilierea facturilor de ieșire?

Detaliile din extrasele bancare trebuie să fie încrucișate cu toate facturile de ieșire emise. Pentru a accelera procesul, puteți decide să filtrați facturile de ieșire. După această operațiune, veți primi lista completă a plăților în cont. În pasul următor trebuie să comparați toate numerele din extrasul de cont cu facturile de ieșire. Verificați cu atenție dacă datele persoanei sau detaliile companiei care a plătit factura corespund cu detaliile cumpărătorului de pe factura de ieșire.

Se recomandă o atenție deosebită în timpul reconcilierii facturilor, mai ales dacă au existat mai multe facturi cu aceeași sumă de plătit, dar pentru clienți diferiți. Lipsa de acuratețe în timpul reconcilierii poate duce la potrivirea facturii cu clientul greșit. Pentru a evita astfel de greșeli, verificați toate titlurile transferurilor. Atâta timp cât știi pentru ce produs sau serviciu a fost efectuată plata, ar trebui să fie ușor să potriviți transferul cu factura de ieșire corectă. Dar de ce este atât de importantă reconcilierea facturilor?

Care sunt beneficiile reconcilierii facturilor de ieșire?

Reconcilierea facturilor de ieșire vă oferă o perspectivă asupra situației financiare actuale a companiei. Datorită reconcilierii, știți ce facturi emise de dvs. au fost deja plătite și știți la ce fel de venituri vă puteți aștepta în contul dvs. în viitorul apropiat. Operațiunea de reconciliere vă va ajuta să observați toți clienții, care sunt în urmă cu plățile pentru produsele sau serviciile dumneavoastră. Cu informațiile exacte, puteți decide să luați măsuri în acest domeniu și să vă forțați debitorii să vă soluționeze pretențiile. Nu ezitați să trimiteți clienților dvs. mementouri blânde despre plata lor, orice întârziere în a face acest lucru poate duce la probleme cu recuperarea creanțelor dvs. Nu neglijați reconcilierea facturilor de ieșire.

Este posibilă reconcilierea manuală a facturilor?

Dacă nu emiteți multe facturi, procesul de reconciliere nu vă va lua prea mult timp. În mod similar, dacă nu ați emis multe facturi de cost, verificarea facturilor primite nu ar trebui să fie dificilă. Cu o cantitate mică de documente, toată reconcilierea facturilor se poate face manual. Este util să creați o listă cu toate facturile primite, unde le puteți bifa pe toate cele deja plătite și le puteți vedea pe celelalte, care încă așteaptă să fie decontate. Ar trebui să creați același tip de listă pentru toate facturile de ieșire. Pe această listă bifați toate facturile plătite de clienții dvs. pentru a-i vedea pe cei care au întârziere la plată.

În timp ce reconciliați facturile pentru a accelera procesul, este înțelept să utilizați o foaie de calcul bine pregătită. Merită să puneți toate facturile în ordine cronologică.

Încercați să marcați toate facturile plătite primite imediat după primirea transferului în contul dvs. Reconcilierea manuală a facturilor poate să nu fie cea mai bună opțiune pentru cei care au multe facturi. Ce trebuie făcut pentru a facilita operațiunea de reconciliere a facturilor atunci când există mult mai multe documente de verificat. Cum să faci față reconcilierii care nu se pot face manual?

Cum să îmbunătățim procesul de reconciliere a facturilor?

Pentru a facilita procesul de reconciliere a facturilor care nu se poate face manual este benefică folosirea unui software special. Aplicația dedicată vă va ajuta să găsiți toate discrepanțele dintre facturile de ieșire și transferurile din contul dvs. Cu ajutorul aplicației, puteți determina cu ușurință dacă clientul dvs. a plătit factura integral, parțial sau este în urmă cu plata. Software-ul de calculator vă permite să găsiți rapid toate facturile cu termene expirate, ceea ce vă poate permite să colectați datorii dacă este necesar. Nu veți pierde niciodată data plății pentru produsele și serviciile achiziționate. Aplicația te va ajuta să economisești mult timp, care poate fi folosit în alte domenii ale activității tale.

Citește și: Ce este reducerea facturii?

Datorită automatizărilor, afacerea dvs. poate reduce costurile de facturare cu 29%. Verificați aplicația noastră gratuită de facturare și software-ul de facturare.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările