Ghidul complet pentru gestionarea eficientă a resurselor pentru a inova și a crește

Odată cu creșterea dramatică a tehnologiei și schimbările frecvente în comportamentul consumatorilor, organizațiile de astăzi sunt supuse unei presiuni crescute de a inove constant. În centrul obținerii unui avantaj competitiv pe o piață în continuă evoluție, îndeplinirea obiectivelor strategice în timp ce rămânem relevante, îndeplinirea așteptărilor clienților și creșterea veniturilor sunt resursele companiei.

Cu toate acestea, de cele mai multe ori, organizațiile ajung să compromită profiturile lor din cauza utilizării ineficiente a resurselor disponibile. Pentru a atinge noi culmi ale succeselor și pentru a evita pierderi mai mari, orice organizație trebuie să practice un management eficient al resurselor.

Această postare descrie modalități practice de gestionare a resurselor organizaționale și oferă tehnici care pot ajuta la facilitarea mai bună a procesului.

Ce este managementul resurselor?

Managementul resurselor se referă la utilizarea adecvată a resurselor organizaționale. Aceasta presupune planificarea, programarea și alocarea atât a resurselor tangibile, cât și a celor intangibile pentru o performanță mai bună. Scopul său final este de a maximiza eficiența resurselor, îmbunătățind astfel șansele de succes ale obiectivelor, proiectelor sau sarcinilor dumneavoastră organizaționale.

În timpul procesului, proprietarul sau managerul afacerii determină cum să utilizeze cel mai bine resursele disponibile, să identifice resursele suplimentare necesare și să identifice resursele care sunt irosite.

Importanța managementului resurselor

Un bun management al resurselor permite unei organizații să-și finalizeze activitatea în cel mai eficient mod posibil și să rămână competitivă cu rivalii săi. Iată de ce gestionarea resurselor este esențială pentru organizația dvs.

• Minimizați costurile și creșteți eficiența livrării proiectelor prin alocarea resurselor potrivite proiectului potrivit la momentul potrivit
• Prevede cererea de resurse și identifică provocările potențiale, cum ar fi planificarea conflictelor sau lipsa resurselor în avans, prevenind astfel eșecurile proiectelor
• Permite utilizarea optimă a resurselor prin găsirea echilibrului potrivit între maximizarea productivității echipei tale și, în același timp, asigurându-te că nu se simte suprasolicitați
• Îmbunătățiți transparența și comunicarea și preveniți conflictele la locul de muncă. Cu o privire de ansamblu asupra disponibilității resurselor și a volumului de lucru planificat, puteți evita supraalocarea.
• Permite o mai bună planificare strategică și luare a deciziilor, oferind vizibilitate asupra resurselor companiei, disponibilității și programului acestora.

Tipuri de resurse organizaționale

O organizație se bazează pe mai multe resurse pentru executarea proiectelor, iar acestea se încadrează în două categorii; resurse tangibile și intangibile. Aceste resurse includ de obicei;

Procesul de management al resurselor

Ciclul de viață al managementului resurselor, introdus de Mavenlink, enumeră 5 faze „care oglindesc ciclul de viață al livrării proiectului de la început până la analiză: estimare, planificare, execuție, analiză și optimizare”.

Faza de estimare

Gestionarea eficientă a resurselor începe cu estimarea cerințelor dumneavoastră (tipuri și cantități) de resurse interne și externe pentru a finaliza un proiect. Odată ce sarcinile proiectului au fost definite, trebuie identificate resursele necesare pentru a le îndeplini cu succes.

Există șase intrări care trebuie utilizate în estimarea resurselor activității. Acestea sunt

• Lista de activități
• Atributele activității
• Activele procesului organizațional
• Factorii de mediu al întreprinderii
• Plan de management al proiectului
• Disponibilitatea resurselor

Sunt disponibile mai multe tehnici de estimare a resurselor de activitate,

• Raționamentul experților ; întrebați experții care au îndeplinit deja sarcini similare și obțineți opinia lor cu privire la tipul de resurse necesare
• Analiza alternativă ; aceasta presupune luarea în considerare a diferitelor opțiuni disponibile pentru alocarea resurselor. Puteți modifica numărul sau tipul de resurse utilizate și puteți explora diferite moduri de a efectua o sarcină și de a decide între diferite alternative.
• Date de estimare publicate ; înțelegeți de câte resurse aveți nevoie, referindu-vă la studii, articole și cercetări care au date relevante de la alte persoane și organizații.
• Software de management de proiect ; acestea oferă adesea funcții pentru managerii de proiect pentru a estima cu ușurință resursele necesare unui proiect și pentru a identifica eventualele constrângeri.
• Estimarea de jos în sus ; împărțiți sarcinile complexe în sarcini mai mici și estimați resursele necesare pentru fiecare pas individual. Costul sarcinilor individuale poate fi apoi adunat pentru a obține o estimare totală.

Faza Planului

În această fază a procesului de management al resurselor, obiectivul dumneavoastră este să identificați cum să utilizați resursele identificate în cel mai eficient mod posibil. Aceasta înseamnă să vă rezervați resursele pentru proiecte de nivel înalt pe baza aptitudinilor, rolurilor și disponibilității.

În această fază, trebuie să înțelegeți clar resursele dvs., care includ resursele, abilitățile, rolurile și experiența acestora, disponibilitatea, tarifele de cost și tarifele de facturare. Vă puteți referi la acest grup de resurse pe măsură ce alocați resursele disponibile și adecvate sarcinilor proiectului.

Planificarea resurselor vă permite să preveniți subutilizarea și supraalocarea resurselor și să minimizați dependențele de sarcini și resurse.

Faza de execuție

Până acum resursele sunt programate și planul proiectului a fost implementat. În această fază,

• Urmăriți performanța resurselor pe măsură ce proiectul progresează. Realocați resursele care sunt alocate incorect pentru a îmbunătăți performanța
• Verificați frecvent resursele pentru a vă asigura că au performanțe bune și că au instrumentele necesare pentru a-și îndeplini responsabilitățile
• Creați o listă de copii de rezervă a resurselor în cazul conflictelor care pot apărea în timpul proiectului

Faza de analiză

Această fază este dedicată analizei acurateței alocării resurselor, performanței acestora și contribuției lor la succesul proiectului. Pentru a executa eficient această fază, trebuie să adunați informații și date de-a lungul ciclului de viață al managementului resurselor; acestea includ informații precum orele lucrate, termenele limită ale sarcinilor și datele de finalizare, creșteri ale nivelurilor de calificare etc.

Organizarea unei retrospective pentru a reflecta asupra câștigurilor și eșecurilor managementului resurselor în timpul proiectului poate ajuta la descoperirea mai multor informații care pot fi utilizate în scopuri viitoare de instruire sau angajare și în scopuri de planificare a resurselor.

Faza de optimizare

Pe baza analizei efectuate, puteți lua măsuri pentru a vă optimiza în continuare procesul de gestionare a resurselor. Identificați unde trebuie să implementați schimbarea pentru a preveni problemele și unde trebuie să faceți îmbunătățiri în acest proces.

Sfaturi pentru managementul resurselor

Sfaturile menționate mai jos sunt pentru a vă ajuta să implementați mai bine gestionarea resurselor în organizația dvs.

Obțineți o privire de ansamblu asupra resurselor disponibile

O privire de ansamblu clară a resurselor cu care lucrați în prezent face mai ușor să vă planificați proiectele în funcție de obiectivele dvs. Mai mult, cunoașterea tuturor resurselor disponibile vă va ajuta,

• Identificați rapid resursele potrivite pentru a le atribui sarcinii de proiect potrivite
• Detectați devreme potențiale blocaje și obțineți o mai bună înțelegere a angajamentelor viitoare
• Faceți planuri pe termen lung mai precise și prognozați resursele mai fiabil

Creați un pool de resurse centralizat

Un grup de resurse oferă o imagine de ansamblu clară a resurselor disponibile pentru a fi atribuite sarcinilor proiectului. Ajută managerul de proiect atunci când alocă resurse și planifică mai multe proiecte. Un grup de resurse centralizat permite tuturor din echipă să înțeleagă „imaginea de ansamblu”, unde se încadrează, ce rol trebuie să joace și limitările implicate. Acest lucru, la rândul său, îi ajută să-i motiveze să performeze cât mai bine pentru a-și îndeplini sarcinile individuale în timp util.

Elaborați un plan de urgență

Pot apărea evenimente neașteptate care pot duce la conflicte și, în cele din urmă, pot duce la eșecul proiectului. Aveți un plan de urgență proactiv pentru a fi pregătit pentru lipsa de resurse și circumstanțe negative în caz de urgență.

Monitorizați continuu progresul proiectului

Urmăriți performanța fiecărei resurse individuale pe parcursul proiectului pentru a identifica situațiile de supraalocare sau subalocare. Urmărirea performanței reale în raport cu performanța proiectată vă va permite să înțelegeți mai bine unde se pierde timpul și să faceți ajustări în consecință la alocare.

Asigurați transparență

Aliniați-vă echipa și asigurați-vă că aceștia lucrează în mod colectiv pentru atingerea aceluiași obiectiv pentru a stimula transparența și încrederea. Acest lucru înseamnă, de asemenea, implicarea întregii echipe în timpul procesului de planificare și livrare a proiectului, încurajarea comunicării deschise atunci când discutăm riscurile potențiale pentru resursele proiectului și asigurarea faptului că echipa este conștientă de prioritățile proiectului.

Utilizarea unui spațiu de lucru vizual pentru gestionarea resurselor

Un spațiu de lucru unic, partajat, pentru a colabora la brainstorming, planificare, execuție și analiză în jurul planului dvs. de gestionare a resurselor, vă ajută să vă centralizați fluxurile de lucru și activele de gestionare a resurselor. Aceasta, la rândul său, eficientizează colaborarea și comunicarea între echipe, permițând un proces de gestionare a resurselor mai ușor.

Un spațiu de lucru vizual infinit, cum ar fi Creately, vă permite să aveți o structură de defalcare a muncii, structura de defalcare a resurselor, charterul echipei și panourile de gestionare a sarcinilor una lângă alta, pe măsură ce vă deplasați prin planificarea și executarea proiectului împreună cu echipa. Creately oferă șabloane personalizate pentru diverse sarcini de gestionare a resurselor și planificare a proiectelor pe care echipele le pot folosi imediat pentru a-și accelera activitatea.

Tehnici vizuale pentru eficientizarea managementului resurselor

Următoarele instrumente vizuale pot fi folosite pentru a înțelege mai bine starea utilizării resurselor organizaționale și a cerințelor de resurse, pentru a le aloca mai bine și pentru a urmări eficient progresul proiectului.

Structura de defalcare a muncii

Structura de defalcare a lucrărilor ajută la descompunerea proiectelor mari în părți mai mici și mai ușor de gestionat, care conțin livrabilele proiectului sau rezultatele pe care le va finaliza. Acest lucru va ajuta la identificarea rapidă a resurselor necesare pentru a finaliza fiecare livrabil individual al proiectului.

Consultați Ghidul nostru ușor pentru structurile de defalcare a muncii pentru a afla cum să creați un WBS pas cu pas.

Structura de defalcare a resurselor

Structura de defalcare a resurselor reprezintă lista de resurse care vor fi necesare pentru a executa un anumit proiect. Acesta defalcă ierarhic resursele care vor costa bani (adică oameni, echipamente și materiale) pe categorii și tip, ajutând astfel la estimarea costului proiectului și la informarea bugetului.

Aflați mai multe despre utilizarea structurii de defalcare a resurselor aici.

Inventarul de aptitudini

Inventarul de competențe este un instrument de management al resurselor umane care este utilizat pentru a înregistra informații despre abilitățile, educația și experiențele angajaților actuali. Acest lucru vă permite să evaluați rapid dacă personalul actual poate îndeplini cerințele proiectului și să le alocați în mod corespunzător.

Citiți ghidul nostru despre planificarea resurselor umane pentru a afla mai multe despre procesul și instrumentele de planificare a forței de muncă.

Panou Kanban

Tabloul Kanban vă permite să vă vizualizați fluxul de lucru în mai multe etape ale proiectului (de exemplu, de făcut, în desfășurare și gata). În ceea ce privește gestionarea resurselor, panoul Kanban este util atunci când gestionați un proiect cu resurse limitate sau limitate care trebuie utilizate cu înțelepciune.

Consultați ghidul nostru despre Cum să vă gestionați mai bine proiectele cu panouri Kanban pentru a afla mai multe despre crearea și utilizarea panourilor Kanban.

Diagramele Gantt

Diagramele Gantt oferă o imagine de ansamblu rapidă a sarcinilor programate ale proiectului, progresul acestora și cine lucrează la ele. Capacitatea de a asimila dintr-o privire întreaga sarcină de lucru a întregii echipe face mai ușoară detectarea zonelor în care resursele au fost supraalocate sau subutilizate.

Sunteți gata să vă îmbunătățiți procesul de gestionare a resurselor?

Practica managementului resurselor este de neprețuit pentru toate organizațiile, deoarece resursele sunt cruciale pentru realizarea obiectivelor organizaționale, satisfacerea nevoilor clienților, creșterea veniturilor și creșterea afacerii.

Gestionarea adecvată a resurselor ajută la creșterea eficienței echipei, la prevenirea erorilor de comunicare între membrii echipei, manageri și clienți, realizarea de prognoze precise și eliminarea blocajelor înainte ca acestea să apară în timpul proiectelor. Deși oferă multe beneficii, dacă nu este făcută corect, te poate costa și mult.

Sperăm că acest ghid vă va ajuta să înțelegeți mai bine procesul de gestionare a resurselor și să vă îmbunătățiți proiectele.

Aveți mai multe sfaturi de împărtășit? Spune-ne comentariile tale mai jos.