Ce este raportarea vânzărilor?

Planificare, executie si control.

Toate aceste trei elemente sunt la fel de importante pentru asigurarea succesului unei afaceri.

Din păcate, multe companii nu reușesc să-l înțeleagă și nu acordă raportării tot respectul care se cuvine. Aceasta, însă, este o abordare greșită. Puteți să vă dezvoltați cu adevărat afacerea și să aveți o strategie de încredere bazată pe date doar atunci când sunteți pe deplin conștient de rezultatele tuturor activităților care au loc în cadrul companiei dumneavoastră.

Prima oprire pe calea spre măreție este raportarea vânzărilor.

Ce este un raport de vânzări?

Un raport de vânzări , cunoscut și sub denumirea de raport de analiză a vânzărilor, este o înregistrare completă a întregii activități de vânzări care au loc în cadrul unei companii într-o anumită perioadă de timp.

În esență, oferă managerilor de vânzări o imagine de ansamblu asupra tuturor proceselor și operațiunilor de vânzări desfășurate de companie. Atât acționează ca o reflectare a diferitelor tendințe care apar în volumul vânzărilor într-un anumit timp și oferă o perspectivă asupra diferiților pași ai pâlniei de vânzări. Mai mult, conține și informații analitice privind performanța tuturor directorilor de vânzări din echipă.

Nu există o formă strict definită pe care fiecare companie trebuie să o urmeze atunci când își creează rapoartele de vânzări. În funcție de nevoile și fluxurile de lucru interne ale companiei specifice, elementele incluse în raport pot varia. Cu toate acestea, în mod tradițional, rapoartele de vânzări constau din următoarele caracteristici :

• Prezentare generală a proiectului

Înainte de a intra în raportul propriu-zis și de a acoperi detaliile perioadei urmărite, trebuie să oferiți persoanei care vă citește raportul câteva informații de fundal. La urma urmei, nu știi niciodată cine va ajunge să citească raportul tău, așa că este esențial să te asiguri că informațiile prezentate în acesta sunt accesibile chiar și persoanelor care au puține sau deloc cunoștințe despre realizările anterioare în vânzări ale companiei tale.

Cea mai bună abordare de luat aici este de a include atât obiectivul raportului, cât și o reamintire a realizărilor din perioadele anterioare.

• Defalcarea datelor

Deși este o idee grozavă să vă faceți rapoartele cât mai detaliate posibil, astfel încât toți cei care le citesc să vă poată înțelege mai bine procesele de vânzare. Cu toate acestea, includerea de foi de calcul și tabele nesfârșite nu este întotdeauna cea mai bună modalitate de a vă prezenta datele - este adesea ineficientă și confuză.

În schimb, ar trebui să luați toate informațiile pe care le-ați adunat și să le despărțiți în bucăți mai mici și mai ușor de gestionat . Compilați-l și prezentați-l în bucăți digerabile, fiecare articol prezentând un proces singular sau reflectând o singură măsurătoare. Nu uitați să identificați clar ce măsoară fiecare articol și care este intervalul de timp exact la care se uită. Apoi, asigurați-vă că explicați posibila fluctuație a datelor și orice alte informații suplimentare care le-ar oferi cititorilor o mai bună înțelegere a cifrelor din raportul dvs.

• Interpretarea rezultatelor

Odată ce ți-ai stabilit obiectivele și ai prezentat datele colectate, este timpul să explici ce înseamnă datele pentru afacerea ta în ansamblu. În loc să aruncați pur și simplu un set de cifre și grafice aleatorii cititorilor rapoartelor de vânzări, explicați ce înseamnă acestea pentru compania dvs.

De exemplu, dacă tocmai ați implementat o nouă strategie și observați unele fluctuații în cifrele de vânzări, puteți face o judecată dacă strategia în cauză a avut succes sau nu. Apoi, puteți merge și mai departe și puteți încerca să identificați exact ce a dus la fluctuații.

Aflați cum să scrieți un raport lunar de vânzări!

De ce este importantă raportarea vânzărilor?

Deși raportarea vânzărilor ar putea să nu fie la fel de interesantă ca alte părți mai creative ale procesului de vânzări, este în mod clar o parte importantă a unei strategii de vânzări de succes.

Însăși definiția unui raport de vânzări sugerează că este un instrument de analiză puternic, care permite companiilor să-și evalueze performanța actuală a vânzărilor și să-și evalueze strategia de vânzare mai largă. Cu toate acestea, raportarea vânzărilor înseamnă mai mult decât atât. Pentru a înțelege mai bine numeroasele motive pentru care liderii de vânzări din întreaga lume își pun timpul și energia în crearea regulată a rapoartelor de vânzări, să aruncăm o privire asupra beneficiilor oferite de raportarea vânzărilor:

• Vă permite să localizați și să eliminați cu succes blocajele din pâlnia de vânzări. Nu este neobișnuit ca afacerile să atingă punctul de stagnare sau chiar să vadă o scădere a vânzărilor și, prin urmare, a profitului. De fapt, toate, chiar și cele mai de succes afaceri, trec prin asta în timpul vieții lor. Managerii eficienți de vânzări țin evidența tuturor activităților de vânzări care au loc în cadrul afacerii lor, astfel încât, ori de câte ori are loc o scădere a vânzărilor, sunt capabili să găsească problema și să scape eficient de ea. Având un raport de vânzări detaliat și intuitiv, vă oferă posibilitatea de a identifica rapid când a apărut exact problema și care ar fi putut fi cauza acesteia.
• Ajută reprezentanții de vânzări să încheie mai multe oferte. Rapoartele de vânzări oferă managerilor de vânzări context și evidențiază procesele care au dus la ce rezultate. La rândul lor, managerii de vânzări pot pune degetul pe exact ceea ce reprezentanții de vânzări l-ar putea îmbunătăți pentru a încheia mai multe oferte. Aceștia pot facilita cursuri de formare și ateliere de lucru pentru a spori anumite abilități și a dobândi mai multă expertiză în anumite domenii cărora le lipsesc acestea.
• Oferă șansa de a descoperi tendințe pozitive în anumite teritorii. Când aveți o evidență extinsă a activității dvs. de vânzări, puteți vedea ce clienți potențiali provin de unde. Aceasta înseamnă că puteți identifica sursele de clienți potențiali care generează cei mai buni clienți potențiali de înaltă calitate și care practici sunt cele mai eficiente pentru a le cultiva și a le extinde.
• Atenuează dezavantajele fluctuației personalului. Este un lucru absolut normal ca companiile mai mari să aibă rate mari de rotație a personalului. Oamenii vin și pleacă pe măsură ce descoperă noi oportunități pentru ei înșiși. Cu toate acestea, traseele de carieră ale angajaților tăi nu trebuie să afecteze negativ performanța de vânzări a companiei tale. Nu doriți ca niciuna dintre informațiile dvs. esențiale de vânzări să iasă pe ușă cu persoana care deține o persoană când părăsește compania. Pentru a vă păstra toate datele în siguranță și bine organizate, ar trebui să aveți un sistem centralizat de raportare a vânzărilor.
• Oferă echipei de vânzări un mai bun simț al direcției și o motivează. În timp ce raportarea vânzărilor poate determina angajații tăi să se simtă urmăriți îndeaproape și chiar copleșiți, îi poate face și mai motivați să muncească mai mult. Când știu că există o modalitate de a-și urmări performanța, vor încerca să atingă toate obiectivele de vânzări.

Una peste alta, raportarea vânzărilor este un proces extrem de important pe care trebuie să-l fi dat seama. Trebuie să o tratați în consecință și să vă gândiți la toate valorile pe care trebuie să le măsurați pentru a reflecta asupra proceselor de vânzări din cadrul afacerii dvs. complet și precis.

Diferite tipuri de rapoarte de vânzări

După cum s-a menționat deja, tu ești cel care definește setul de metrici de urmărit și, ulterior, decide asupra selecției diferitelor rapoarte de produs. Când veniți cu acestea, trebuie să acordați atenție proceselor dvs. specifice de afaceri, precum și capacităților sistemului dvs. de raportare a vânzărilor. Cu toate acestea, dacă sunteți în căutarea unor elemente esențiale care sunt potrivite pentru afaceri de orice natură și calibru, iată câteva dintre cele mai răspândite tipuri de rapoarte pe care le puteți include în procesul dvs. de raportare a vânzărilor.

În primul rând, să tragem o linie între două tipuri diferite de rapoarte - puteți fie să vă uitați la rapoartele de vânzări, fie la rapoartele pipeline.

Cele mai comune rapoarte de vânzări includ:

Toate ofertele câștigate

Acest raport reflectă numărul de oferte pe care le-ați câștigat cu succes (inclusiv cele care sunt în prezent la stadiul de probabilitate de 100%) într-o anumită perioadă de timp. Este considerat a fi raportul tradițional privind veniturile închise, deoarece puteți schimba vizualizarea de la numărul de oferte câștigate la valoarea veniturilor generate.

Puteți utiliza acest tip de raport pentru a analiza cât de bine vă descurcați în ceea ce privește generarea de venituri și dacă vă îndepliniți sau nu obiectivele de vânzări. Mai mult, raportul All Deals Won este uimitor pentru analizarea eficacității diferitelor surse de clienți potențiali. Majoritatea sistemelor de raportare a vânzărilor vă permit să comutați la modul de vizualizare „după surse” pentru a vedea vizual care surse au contribuit cel mai mult la creșterea veniturilor într-o anumită perioadă de timp.

În mod tradițional, acest tip de raport este realizat lunar, trimestrial și/sau anual.

7 valori cheie ale canalului de vânzări pentru decizii mai bune la nivel C

Uitați-vă la valorile cheie pe care o companie C-Suite trebuie să le monitorizeze, să îmbrățișeze și să susțină ca parte a căutării lor pentru creștere, venituri și fericire.

Blog NetHunt | Vânzări, marketing și CRM George Rowlands

Toate ofertele pierdute

Acest raport reflectă numărul de oferte care au fost pierdute de afacerea dvs. într-o anumită perioadă de timp.

Deci, de ce este important să știm câte oferte s-au pierdut în perioada urmărită? Există o mulțime de motive, cel mai important fiind să înțelegeți că strategia dvs. actuală de vânzări este oarecum defectuoasă și necesită o atenție imediată.

Cel mai bine este să vă uitați la raportul Toate ofertele pierdute asociat cu contul de vânzări anterior menționat, Toate ofertele câștigate. Astfel, puteți evalua amploarea problemei și puteți decide cu privire la următorii pași de urmat.

Mai mult, puteți vedea, de asemenea, în ce moment exact lucrurile au mers la sud pentru a înțelege ce acțiuni ale reprezentanților dvs. de vânzări au dus la căderea tranzacției:

• Urmărire slabă
• Indecizie
• Factori de decizie greșit
• Lipsa referințelor
• Lipsa de expertiză
• Lipsa resurselor etc.

La fel ca All Deals Won, All Deals Lost este produs lunar, trimestrial și/sau anual.

Câștigat de reprezentantul de vânzări

Un alt tip important de rapoarte de produs este câștigat de reprezentantul de vânzări. Acestea vă permit să înțelegeți mai bine cum se descurcă fiecare reprezentant de vânzări în ceea ce privește creșterea clienților potențiali și încheierea de oferte. Odată ce știi unde se află reprezentanții tăi de vânzări, te poți gândi la strategia ta ulterioară.

Puteți identifica reprezentanții care fac cel mai bine și îi puteți motiva să muncească și mai mult oferindu-le o recompensă. Alternativ, puteți identifica reprezentanții de vânzări care nu închid tranzacții atât de mult pe cât se aștepta și să aruncați o privire mai atentă asupra obstacolelor cu care se confruntă.

Progresul către obiectivul de vânzări de către reprezentanții de vânzări

Acest raport merge mână în mână cu cel precedent și definește în continuare datele prezentate în acesta. Deși numărul de oferte și suma de venituri generate din acestea sunt importante, este și mai important să înțelegeți dacă reprezentanții dvs. de vânzări își îndeplinesc sau nu obiectivele de vânzări.

Acest raport oferă informații despre valoarea veniturilor generate de fiecare reprezentant de vânzări și despre modul în care aceasta se corelează cu cifra planificată.

Prognoza ponderată a vânzărilor

Nu orice oportunitate de vânzare are ca rezultat o afacere încheiată. Trebuie să-l recunoașteți și să vă evaluați în mod realist pozițiile, astfel încât să puteți ști câți bani veți genera efectiv în perioada dată. De aceea trebuie să acordați o atenție deosebită previziunii ponderate a vânzărilor care se referă la identificarea valorii tranzacției prin atribuirea unei valori de probabilitate fiecărei tranzacții în funcție de locul în care se află în pâlnia de vânzări.

Formula utilizată în acest tip de raport este destul de simplă:

Probabilitatea de închidere * Valoarea tranzacției = Valoare ponderată

Nu trebuie să iei în considerare doar rapoartele de vânzări. Rapoartele pipeline sunt, de asemenea, extrem de valoroase în procesul de raportare a vânzărilor și vă pot oferi o mulțime de informații valoroase:

1. Numărul de oferte în fiecare etapă a conductei
   Conținutul acestui raport poate fi ușor dedus din numele său. Numărul de oferte în fiecare etapă a conductei vă arată câte oferte aveți în prezent în fiecare etapă a procesului de vânzare. Cunoașterea acestui lucru vă permite să înțelegeți din ce etape ale pâlniei de vânzări sunt cele mai dificile de convertit și, prin urmare, vă poate ajuta să vă concentrați pe dezvoltarea unor strategii mai eficiente pentru acele blocaje.
2. Suma de bani în fiecare etapă a conductei
   În același mod, vrei să știi numărul de oferte în fiecare etapă a conductei, de asemenea, vrei să știi câți bani generează acestea. De obicei, pentru a calcula această cifră, software-ul de raportare a vânzărilor înmulțește dimensiunea cumulată a tranzacțiilor în fiecare etapă a conductei înmulțită cu probabilitățile lor respective. În acest fel, obțineți cea mai precisă reprezentare a vânzărilor dvs. actuale și prognozate. Nu numai că aceste informații sunt extrem de importante pentru planificarea vânzărilor, dar vă permit și să identificați zonele subțiri care necesită mai multă atenție.
3. Cele mai bune oferte în curs
   Deși cu siguranță trebuie să tratezi fiecare client și client în mod egal și să te asiguri că ambii au cea mai bună experiență de client posibilă, indiferent de mărimea ofertei lor, este corect să observi că unele oferte vor fi mai benefice pentru afacerea ta decât altele. Aceasta înseamnă că reprezentanții dvs. de vânzări trebuie să depună mai mult efort pentru a converti acești clienți potențiali de vârf pentru a vă asigura că vă îndepliniți obiectivele de vânzări până la sfârșitul perioadei date. Acest lucru devine posibil cu cele mai bune oferte în raport. Vă ajută să identificați primele 10 sau primele 20 de oferte cu cea mai mare valoare care sunt prezente în prezent în pipeline, astfel încât să le puteți acorda suficientă atenție.

---

Există o mulțime de lucruri diferite pe care le puteți controla folosind puterile raportării vânzărilor. Începe puțin, dar începe!