Ce este sistemul 5S? Cum poate această metodă să schimbe atmosfera la locul de muncă?

Sistemul 5S permite mentinerea ordinii si organizarea spatiilor de lucru pentru o eficienta sporita. Este folosit mai ales în fabricile de producție, unde angajații folosesc multe unelte. Metoda este foarte universală și poate fi folosită cu succes de diferite industrii și ramuri, chiar și de birouri și furnizori de servicii. Scopul principal al metodei 5S lean este prevenirea risipei. Deșeurile înseamnă lucruri diferite la diferite locuri de muncă, dar efectul reducerii deșeurilor ar trebui să fie același. Metoda sistemului 5S mărește eficiența angajaților și aduce rezultate mai bune la muncă. Metoda 5S este conectată direct la Lean Management și este percepută ca una dintre metodele cheie utilizate pentru organizarea corectă a mediului de lucru.

Ce este sistemul 5S? - Cuprins:

1. Ce înseamnă abrevierea 5S?
2. Fel
3. A ordona
4. Strălucire
5. Standardiza
6. Susține
7. Beneficiile sistemului 5S

Ce înseamnă abrevierea 5S?

Sistemul 5S a fost folosit în Japonia de zeci de ani, dar a câștigat popularitate la începutul anilor 80 în secolul al XX-lea. A fost răspândit de Takashi Osada. Denumirea sistemului provine de la cele cinci activități, care creează un loc de muncă eficient atunci când sunt efectuate consecutiv. Numele inițial al sistemului a fost inventat în japoneză și tradus ulterior în engleză. Are următoarele elemente:

• Seiri – sort
• Seiton – pus în ordine
• Seiso – strălucire
• Seiketsu – standardiza
• Shitsuke – susține

Este foarte important să efectuați toți pașii sistemului într-o anumită ordine. Fiecare etapă este direct legată de următoarea și creează un anumit tip de proces. În timpul selecției, pregătim spațiul pentru setarea instrumentelor în ordine, scoatem toate uneltele care nu sunt necesare. Următorul pas este strălucitor – curățarea spațiului de lucru ales. După toți cei trei pași, există un moment de standardizare a proceselor pentru a arăta tuturor cum să efectueze toți pașii. Următorul pas, sustenabilitatea înseamnă că întreaga procedură trebuie să fie repetabilă.

Fel

Prima etapă este îndepărtarea tuturor elementelor care nu sunt necesare din stația de lucru. Factorul principal în selecție este utilitatea obiectului. În unele cazuri, în această etapă, trebuie creat spațiu suplimentar pentru depozitarea temporară a uneltelor care nu sunt clasificate și care pot fi utile. Astfel de instrumente trebuie să fie semnate cu o etichetă specială și păstrate pentru un anumit timp. Dacă după un timp prestabilit acele obiecte nu vor fi folosite, ele trebuie îndepărtate din zona de lucru. La locul de muncă trebuie păstrate doar instrumentele utile și necesare.

Ce să faci cu instrumentele care au fost clasificate drept inutile?

Unele dintre instrumentele care în timpul selecției sunt clasificate ca nenecesare trebuie îndepărtate de la locul de muncă, dar nu trebuie aruncate. Unele dintre obiecte ar trebui păstrate în locații diferite, în timp ce identificarea locului potrivit pentru acele obiecte poate fi dificilă. Cel mai bun mod de a rezolva această problemă este metoda celor 5 etichete roșii. Pe obiect trebuie atașată o etichetă cu informații despre locul unde a fost găsit obiectul. Toate obiectele cu etichetele roșii atașate ar trebui să fie depozitate într-un singur loc prestabilit, care va servi drept zonă de așteptare.

Ce să faci cu obiectele rămase în zona de așteptare?

Abordarea populară prescrie lăsarea obiectului cu eticheta roșie timp de 30 de zile în zona de așteptare. După acest timp, dacă obiectul rămâne nefolosit, putem presupune că nu este necesar în această locație principală de lucru și este extensibil. În acest moment, este necesar să se ia în considerare dacă poate fi nevoie de obiect în viitor, dacă răspunsul este da, obiectul ar trebui să fie depozitat și păstrat în depozit. În caz contrar, ar trebui vândut, reciclat sau aruncat. Obiectele neesențiale nu trebuie păstrate „pentru orice eventualitate”, deoarece duce la haos.

Care este beneficiul sortării?

Principalul beneficiu al sortării este eliminarea problemelor legate de acumularea excesivă de obiecte inutile la locul de muncă. Problemele par să nu fie esențiale, dar este principalul motiv pentru risipa de timp și resurse în companii. O cantitate excesivă de scule păstrate în spațiul de lucru îngreunează găsirea instrumentelor necesare, prelungește timpul necesar sarcinii și crește costurile pentru companie.

A ordona

Acest pas este despre găsirea locului potrivit pentru fiecare obiect rămas în zona de lucru. Cel mai important este să puneți la dispoziție fiecare unealtă în cantitatea necesară pentru un anumit timp. Toate elementele necesare ar trebui să fie accesibile la îndemână. Locațiile obiectului trebuie să fie bine, marcate vizibil. Datorită acestui fapt, chiar și persoana care în mod normal nu lucrează în această zonă de lucru anume va putea curăța spațiul cu ușurință. Claritatea ar trebui să fie regula principală în organizarea alocării locurilor instrumentelor.

Pentru a obține o claritate deplină, sunt utilizate diferite tipuri de marcaje vizuale. Aceste marcaje permit identificarea rapidă a locului, unde este depozitat obiectul. În funcție de tipul de companie, acestea pot fi etichete, câmpuri, culori sau simboluri. Cu cât sistemul este mai simplu, cu atât mai bine. În unitățile de producție, mesele de nuanțe sunt utilizate frecvent. Această metodă necesită realizarea unor urme vizibile ale uneltelor pe masa specială. Datorită acestei metode, repunerea lucrurilor nu necesită mult timp și poate fi făcută în mod reflex.

Care sunt beneficiile punerii în ordine a lucrurilor?

Setarea articolelor în ordine ajută la eliminarea rapidă a deșeurilor în companie. Există mai multe tipuri de deșeuri precum:

• Mișcări inutile necesare în timpul căutării instrumentelor
• Lipsa de sănătate și siguranță cauzată de haosul în spațiul de lucru
• Greșeli și erori

Strălucire

După îndepărtarea spațiului de elementele inutile și găsirea acestora în locațiile potrivite pentru depozitare, este un timp pentru strălucirea spațiului. În al treilea pas, ne propunem să stabilim un standard pentru curățarea noului spațiu de lucru. În această etapă, este necesar să alocați zona de curățare spațiului de lucru dat. Strălucirea zonei de lucru va deveni o parte a îndatoririlor de zi cu zi ale angajatului la o anumită poziție. De acum încolo strălucirea zonei de lucru va fi efectuată direct de către acest angajat alocat.

Etapa strălucitoare permite verificarea dacă toți pașii anteriori au fost făcuți corespunzător. În abordarea 5S, a străluci înseamnă a menține curățenia și nu a curăța de la zero. Problemele legate de curățenie ar trebui cercetate pentru a evalua care ar putea fi motivul lor – angajatul sau implementarea proastă a abordării 5S.

De ce fiecare angajat ar trebui să își curețe personal locul de muncă?

Atribuirea zonei de curățenie fiecărui angajat are un sens mai profund. Curățarea zilnică a locului de muncă ne permite să-l cunoaștem mai bine. Este posibil să descoperiți probleme cu echipamentele și uneltele în timpul curățării. Acest lucru dă speranță pentru o reparație mai rapidă.

Pentru a încuraja angajații să aibă grijă de stația de lucru, le putem oferi noi instrumente. Ne ocupăm de lucruri noi cu mai multă nerăbdare, în plus, un astfel de pas ajută la generarea unui sentiment de proprietate asupra locului.

Standardiza

Standardizarea conectează toți pașii metodei 5S într-un proces constant. În timpul etapei de standardizare, întreaga activitate trebuie descrisă în detaliu și ajustată la anumite standarde. La acest pas trebuie create instrucțiuni clare și transparente, astfel de instrucțiuni ar trebui să ajute la îndeplinirea tuturor sarcinilor cu detalii. Instrucțiunea ar trebui să conțină, de asemenea, sfera atribuțiilor fiecărui angajat. Datorită instrucțiunilor bine scrise, angajatul ar trebui să poată prelua stația de lucru și să-și facă drum.

Susține

Parcurgerea tuturor etapelor dă multă satisfacție angajaților. Efectele sunt vizibile clar și rapid deoarece locul este curat și ordonat. Fără autodisciplină, unele obiceiuri proaste pot apărea din nou. Acest element este deosebit de important deoarece dezvoltarea de noi obiceiuri bune necesită timp. În acest moment este deosebit de important să conștientizăm angajații că sistemul 5S nu este o acțiune singulară, ci o metodă care are sens doar atunci când este văzut ca proces.

Instrumente pentru sprijinirea autodisciplinei

Ultima etapă a procesului este cea mai greu de atins deoarece prescrie o schimbare în cultura organizațională a companiei. Fiecare angajat trebuie să se schimbe și el. IT este deosebit de important să folosiți instrumente de susținere pentru a crește și întări disciplina. Instrumentul cel mai des folosit este auditul locului de muncă. Auditul efectuat în mod regulat permite găsirea rapidă a neregulilor și problemelor. Toate neregulile pot fi eliminate rapid.

Pentru a sprijini autodisciplina sunt folosite și alte metode:

• Reprezentare vizuală a posturilor de lucru care arată spațiul înainte și după introducerea sistemului 5S
• Vizitarea altor departamente pentru a face comparații
• Sprijin oferit de personalul de conducere
• Evaluarea productivității, tabelul de rezultate

Sistemul 5S este un proces, așa că după ultimul pas ar trebui să trecem din nou la primul. Trebuie să ne amintim că regulile și reglementările odată stabilite se pot schimba în timp. Dezvoltarea constantă și îmbunătățirea constantă sunt baza Lean Management.

Beneficiile sistemului 5S

Cu siguranță fiecare companie va obține beneficii diferite din implementarea sistemului 5S. În mod similar, motivele pentru introducerea sistemului 5S sunt diferite pentru fiecare organizație. Dar unele beneficii sunt peste tot aceleași și acestea sunt:

• O mai bună organizare a spațiilor de lucru
• O mai bună utilizare a timpului de către angajați
• Creșteți standardele de securitate
• O mai bună identificare a angajaților din cadrul companiei
• Cresterea calitatii produselor (serviciilor)
• Reducerea deșeurilor
• Stimulează creativitatea angajaților

rezumat

5S este un instrument care aduce multe beneficii nu numai pentru companie, ci și pentru angajat. Această metodă permite o creștere a stabilității muncii și schimbă atmosfera la locul de muncă. Angajații se pot concentra pe îndatoririle lor în loc să aibă grijă de problemele organizaționale care le împiedică eforturile. Sistemul 5S poate fi văzut ca o mare oportunitate pentru companie de a îmbunătăți procesele fără a utiliza multe resurse. Cel mai important este motivația și implicarea tuturor angajaților.

Consultați sfaturile noastre de top pentru gestionarea timpului.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările