Ce este BI cu autoservire și cum să o faci corect

Inteligența de afaceri în sistem self-service, sau BI, a fost pe lista de sarcini a multor organizații de ceva timp.

Comercializată ca un instrument care permite utilizatorilor din medii non-tehnice să obțină informații în ritmul afacerii, BI cu autoservire, cu toate acestea, lasă multe organizații dezamăgite atunci când vine vorba de implementarea sa practic.

Poveștile de eșec abundă, companiile nu obțin niciodată ceea ce BI cu autoservire a promis inițial. Aceasta înseamnă libertatea de la IT pentru utilizatorii de linie de afaceri pentru a crea rapoarte puternice și precise pentru a stimula creșterea afacerii.

În acest blog, veți afla ce este exact BI cu autoservire, de ce organizațiile nu reușesc în el și ce pași ar trebui să ia compania dvs. pentru a implementa o soluție de BI cu autoservire de succes.

Ce este BI cu autoservire?

Definiție BI cu autoservire

BI cu autoservire este adesea definită ca o formă de BI care folosește instrumente BI simplu de utilizat pentru a permite utilizatorilor de afaceri care nu cunosc tehnologie (vânzări, finanțe, marketing sau HR) să acceseze direct datele și să le exploreze singuri. .

BI cu autoservire diferă de BI tradițional, care este deținut de departamentul IT sau BI ca funcție centralizată. În abordarea tradițională, aceste echipe sunt cele care se ocupă de tot. Ei pregătesc datele necesare, le stochează și le securizează, construiesc modele de date, creează interogări și creează vizualizări pentru utilizatorii finali după colectarea cerințelor acestora.

Ideea de BI cu autoservire este strâns legată de democratizarea datelor, care se concentrează pe a permite tuturor dintr-o organizație să acceseze și să consume date. Scopul final este de a genera mai multe informații la nivel de organizație și de a conduce decizii de afaceri mai bune.

Avantajele cheie ale BI cu autoservire

• Timp mai rapid până la perspectivă — Trecerea controlului către utilizatorii finali înseamnă săriți peste etapele consumatoare de timp ale procesului tradițional de BI. În BI cu autoservire, utilizatorii finali nu trebuie să aștepte zile sau chiar săptămâni până când raportul lor este în sfârșit, după ce au trecut prin elicitare și aprobări. De asemenea, nu trebuie să se ocupe de procesul obositor de gestionare a cererilor de schimbare atunci când își dau seama că sunt necesare mai multe imagini. Acest lucru se datorează faptului că pot tăia, modifica și adăuga date din mers pentru a descoperi tendințe, modele sau anomalii importante.
• Eficiență operațională îmbunătățită — Dându-le utilizatorilor de afaceri cunoștințe aprofundate de domeniu pentru a-și efectua propria analiză a datelor pe o bază ad-hoc, BI cu autoservire produce informații de mai bună calitate, eliberând în același timp echipele IT sau BI de gestionarea sarcinilor de rutină legate de date. În schimb, aceste echipe se pot concentra pe probleme mai dificile, cum ar fi configurarea conductelor de date pentru a obține date curățate și transformate la destinația potrivită la momentul potrivit și menținerea proceselor importante de guvernare a datelor.
• Reducerea costurilor — Pe lângă optimizarea capabilităților IT și BI pentru economii de timp și costuri, mulți adoptatori de BI cu autoservire fac un pas mai departe. Aceștia armează experții în domeniu cu cunoștințe și instrumente pentru efectuarea de analize avansate a datelor. Cu alte cuvinte, ei formează oameni de știință ai datelor cetățenilor care știu cum să genereze predicții bazate pe ML, esențiale pentru afaceri. Cu talentul în știința datelor la un preț ridicat, acest tip de investiție este probabil una dintre cele mai bune pe care le poate face o companie bazată pe date.

Caracteristicile de bază ale instrumentelor BI cu autoservire

Pentru a activa avantajele puternice ale BI cu autoservire menționate mai sus, instrumentele BI cu autoservire ar trebui să aibă următoarele caracteristici esențiale:

• Conectori de date care permit integrarea instrumentelor BI cu autoservire cu baze de date, CRM, ERP, analize de marketing, software financiar și alte sisteme on-prem și cloud pentru a servi nevoile de analiză în cel mai eficient mod.
• Capacități vaste de raportare, care variază de la rapoarte predefinite la calitatea cărții, cu setări personalizabile, până la detalii detaliate ad-hoc, permițând în același timp utilizatorilor să programeze distribuția sau să împartă rezultatele în subseturi pentru diferite audiențe.
• Interfață intuitivă prin glisare și plasare sau bazată pe clic, care permite utilizatorilor să selecteze câmpuri de date și elemente vizuale și să le trage și să le plaseze în pânza de raport pentru explorare și povestire.
• Șabloane de vizualizare a datelor care simplifică procesul de creare a tablourilor de bord pe baza preferințelor și nevoilor utilizatorilor.

Multe organizații își duc BI cu autoservire la următorul nivel, îmbogățindu-l cu capabilități în știința datelor și învățarea automată. Platformele de analiză îmbunătățite le permit utilizatorilor să descopere mai multe date, să evalueze seturi de date necaracterizate și să creeze scenarii de tip ce se întâmplă dacă. În acest fel, afacerea poate reacționa la nevoile sale în evoluție cât mai repede posibil, obținând cea mai mare agilitate.

De ce organizațiile eșuează la BI cu autoservire

1. Așteptări nerealiste

O organizație care tocmai începe să arunce date către utilizatorii începători se confruntă cu un risc serios de rapoarte de proastă calitate. Va fi foarte norocos dacă acești utilizatori cu calificări diferite vor ajunge cu date neinterpretate greșit fără să învețe mai întâi elementele de bază ale raportării.

De exemplu, un utilizator mulțumit care creează primul raport privind vânzările totale într-o perioadă istorică ar putea ajunge cu cifre medii în loc de o SUM, fără să știe nimic despre agregarea implicită pentru diferite măsuri. Sau, dimpotrivă, pot trimite numere umflate. Există, de asemenea, riscul de inconsecvență a datelor care ar putea afecta mediile ponderate atunci când acestea trebuie afișate cu diferite niveluri de granularitate.

Mai departe, un utilizator care nu are putere s-ar putea să fie mulțumit doar cu o analiză ocazională care le-a susținut convingerile inițiale. Capcana de părtinire a confirmării sau a alegerii de cireșe nu este ceva de care un utilizator neinstruit este neapărat conștient, mai ales atunci când este sub presiune pentru a explica un anumit tipar.

2. Raportarea haosului

BI cu autoservire nu înseamnă implicare zero în IT. Permiterea utilizatorilor să se joace cu date fără guvernare din partea IT duce de obicei la raportarea anarhiei.

Fără guvernare, ar putea exista rapoarte redundante de la diferiți utilizatori care lucrează în siloz și care oferă aceeași analiză sau rapoarte de la diferiți utilizatori care analizează aceleași valori, dar care folosesc filtre diferite și, prin urmare, oferă rezultate conflictuale. Rapoartele de la diferite departamente se pot baza pe convenții de denumire diferite pentru cantitate, valoare sau timp sau pot folosi aceiași termeni, dar nu neapărat aceeași definiție. Versiuni multiple ale aceleiași baze de date, erori în bazele de date care nu sunt niciodată remediate, crearea de obiecte folosite o singură dată… Lista este nesfârșită.

Guvernarea nu este ceva pe care o organizație bazată pe date îl poate boicota în lumea autoservirii. Indiferent cât de mult dorește o companie să elibereze utilizatorii de la efectuarea propriei analize, IT-ul trebuie să fie implicat pentru a menține o calitate ridicată a datelor și consecvența.

3. Lipsa adopției

Adevărul este că nu tuturor le place să muncească din greu. Majoritatea utilizatorilor de afaceri doresc doar un tablou de bord simplu care le va oferi numerele. Cu toate acestea, informații valoroase se află adesea la niveluri mai profunde, care depășesc analiza simplă a performanței afacerii.

Un alt factor psihologic care poate împiedica o BI eficientă cu autoservire este rezistența la schimbare. Nu este neobișnuit ca multe organizații, aflate în etapele incipiente ale călătoriei BI cu autoservire, să vadă utilizatori frustrați care revin la BI sau IT pentru a solicita un raport, așa cum făceau în vremurile bune. Abordările mai vechi sunt mai sigure.

Configurațiile neprietenoase ale mediului BI cu autoservire ar putea fi, de asemenea, o problemă. Ceea ce poate părea pentru echipele IT sau BI a fi un instrument ușor de utilizat pentru colectarea și rafinarea rezultatelor poate avea o cantitate copleșitoare și demotivantă de caracteristici pentru un utilizator ocazional fără abilități tehnice. Tabelele pivot și foile de calcul pot fi plictisitoare, dar utilizatorii revin rapid la ele atunci când rămân blocați.

10 sfaturi de la ITRex despre cum să implementați cu succes BI cu autoservire

Mai jos este o listă de concluzii esențiale din experiența ITRex în construirea de instrumente eficiente de BI cu autoservire atât pentru întreprinderile mai mici, cât și pentru companiile mari, inclusiv pentru cel mai mare retailer din lume, cu 3 milioane de utilizatori de afaceri (citiți mai multe despre acest proiect aici):

1. Setați-vă strategia de BI cu autoservire

Mai întâi trebuie să definiți ceea ce doriți să realizați cu BI cu autoservire, fie că este la fel de simplu ca reducerea rapoartelor întârziate sau furnizarea de acces la date la nivelul întregii organizații. Self-service poate însemna orice pentru diferiți oameni, așa că ar trebui să fiți clar despre proiectul dvs. De asemenea, este important să înțelegeți din timp amploarea implementării, tipurile de utilizatori, competența lor tehnică și așteptările dvs. de livrabile.

2. Păstrați toate părțile interesate la bord pe parcursul proiectului

Ar trebui să vă înțelegeți ce caută părțile interesate în date și care sunt valorile lor de succes legate de date. Intervievați-i pentru a le colecta funcționalitatea, gradul de utilizare, experiența utilizatorului și alte intrări. Apoi cereți-le în mod continuu feedback pe măsură ce repeți. Pe lângă faptul că vă asigurați că construiți un instrument relevant de BI cu autoservire, veți oferi și părților interesate un sentiment de proprietate și le veți îmbunătăți implicarea.

3. Implicați departamentul IT

Acest lucru este, de asemenea, esențial. IT-ul dvs. are toate informațiile despre mediul dvs. de date, sursele de date existente, controalele de guvernare a datelor și gestionarea accesului la date. Acestea vă vor ajuta să alegeți sau să construiți o soluție BI cu autoservire, care este ușor de întreținut, monitorizat și gestionat în ceea ce privește accesul utilizatorilor și integrarea noilor surse de date.

4. Stabiliți o guvernare robustă

Guvernanța BI cu autoservire cuprinde următoarele:

Politicile și procedurile de guvernare a datelor pentru a vă asigura că datele dumneavoastră sunt consecvente, complete, integrale, exacte și actualizate. Aici va trebui să dezvoltați o strategie mai amplă de gestionare a datelor și să adoptați practici de vârf în gestionarea masterului și a metadatelor ca parte a acesteia.

• Guvernarea valorilor de afaceri pentru a le defini uniform în mediul dvs. de BI cu autoservire și pentru a exclude orice abateri
• Guvernarea rapoartelor pentru stabilirea unei proceduri de validare a calității acestora
• Securitatea datelor pentru a defini cine are acces la ce date din BI cu autoservire și pentru a stabili linia datelor

5. Selectați instrumentul potrivit

Nu există o strategie universală. Utilizatorii dvs. au nevoi și abilități diferite pe care instrumentul dvs. ar trebui să le satisfacă. Probabil va trebui să echilibrați flexibilitatea și sofisticarea pentru a le permite utilizatorilor să pună noi întrebări, rămânând în același timp autonom. O soluție personalizată de BI cu autoservire va face mai ușor de realizat.

6. Stabiliți o singură sursă de adevăr

O singură sursă de adevăr este implementată ca parte a arhitecturii soluției pentru a permite luarea deciziilor pe baza acelorași date. Pentru aceasta, companiile construiesc un depozit de date sau un alt tip de depozit central care oferă o vedere la 360 de grade a tuturor datelor lor din mai multe surse și face accesul, analiza, îmbogățirea și protecția datelor mult mai simple și mai eficiente. Merita investitia.

7. Educați utilizatorii

Trei tipuri de programe de instruire pentru utilizatorii finali sunt obligatorii: 1. analiza și vizualizarea datelor, 2) elementele de bază ale îmbinării datelor și construirii modelelor de date și 3) formare continuă peer-to-peer.

8. Construiește o comunitate

Va ajuta foarte mult dacă fie înființați un centru de excelență, fie aveți o comunitate de experți în Slack sau Teams, astfel încât utilizatorii dvs. finali să știe unde să meargă pentru a completa golurile în cunoștințe.

9. Luați în considerare încorporarea specialiștilor BI în unitățile de afaceri

Acestea vor ajuta la stimularea angajamentului prin creșterea accesului la date pentru utilizatorii fără fundal analitic și oferind supraveghere, după cum este necesar, pentru o raportare de mai bună calitate.

10. Începe mic

Alegeți un mediu limitat pentru a începe proiectul dvs. de BI cu autoservire și construiți de acolo folosind o abordare agilă. În acest fel, veți rezolva problemele devreme înainte de a extinde.

Renunțați la echipa ITRex dacă vă gândiți să vă lansați într-o călătorie BI cu autoservire. Cu abordarea lor testată în luptă, vă vom ajuta să evitați capcanele comune, în timp ce vă duceți proiectul la succes.

Publicat inițial la https://itrexgroup.com pe 10 august 2022.