Când ar trebui să emiti o factură?

Emiterea facturilor este una dintre cele mai plăcute părți ale antreprenorului. De ce? Pentru că este ultimul pas pentru a fi plătit. Dar se pune întrebarea – când să emită o factură astfel încât să fie legală? Se pare că nu există un singur răspuns la această întrebare. Totul depinde de circumstanțe. Cel mai adesea, o factură este emisă după livrarea bunurilor sau serviciilor. Cu toate acestea, există câteva excepții. Acest articol vă va explica când trebuie să emiteți facturi. Depinde în principal de tipul facturii, așa că vom discuta aici despre cele care apar cel mai frecvent.

Când ar trebui să emiti o factură? - Cuprins:

1. Factură de vânzare
2. Factura finală
3. Factură de progres
4. Factură în avans
5. Factură proformă
6. Factură recurentă

Factură de vânzare

Acesta este un mod destul de comun de emitere a facturilor. Se intalneste mai ales in magazine. Când dumneavoastră, în calitate de vânzător, predați în persoană articolele achiziționate clientului, puteți, de asemenea, să emiteți o factură imediat. În acest caz, este de obicei legat de acceptarea plății, fie sub formă de numerar, fie de plată prin card de credit. Cu toate acestea, se poate întâmpla în afara companiei dvs. să livrați bunuri direct clientului.

S-ar părea că, fiind în afara biroului tău, nu vei putea factura imediat clientul tău. Din fericire, puteți utiliza o aplicație de facturare mobilă. Acest lucru vă permite să facturați folosind smartphone-ul. Și cum rămâne cu imprimarea? Nu trebuie, pentru că poți e-mail factura. O factură electronică are aceeași valoare juridică ca o factură pe hârtie.

Factura finală

Pentru servicii, este obișnuit să vedeți facturi emise după finalizarea lucrării. Cu ce ​​sunt diferite de facturile emise în ziua vânzării? Teoretic, în momentul în care ai terminat serviciul, poți emite o factură. Aceasta este o modalitate bună de a face acest lucru dacă aveți contact personal cu clientul. În acest caz, clientul vede imediat rezultatele muncii dumneavoastră și poate accepta și aproba factura.

Cu toate acestea, dacă clientul nu a văzut încă munca pe care ați făcut-o pentru el, este mai bine să verificați dacă este mulțumit de rezultatul final. Dacă au comentarii, puteți face corecturi înainte de a emite o factură. În caz contrar, s-ar putea dovedi că clientul nu acceptă factura pentru că a comentat proiectul. Acest lucru ar prelungi procesul de plată. Puteți evita acest lucru trimițând clientului un mesaj în care îl întrebați dacă acceptă munca efectuată și, dacă nu, ce corecții mai sunt necesare.

Factură de progres

Facturile parțiale pot fi întâlnite mai ales pentru proiecte mai mari. În acest caz, lucrarea poate fi împărțită în etape. După finalizarea acestora, se emite o factură care acoperă lucrarea finalizată. Unde puteți întâlni acest tip de facturare? De fiecare dată întreaga lucrare este întinsă în timp.

Acest lucru se întâmplă, de exemplu, în timpul construcției unei case. Firma care execută lucrarea poate emite facturi după parcurgerea etapelor individuale. Acest mod de facturare asigură fluxul de numerar și evită blocajele de plată, precum și o factură ridicată după ce totul este finalizat. Pentru proiectele pe termen lung, este o idee bună să stabiliți un program de plată la început. Poate indica anumite etape după care vor fi emise facturi parțiale.

Factură în avans

Dacă serviciile pe care le furnizați vă cer să angajați fonduri semnificative pentru achiziționarea componentelor necesare executării lucrării contractate atunci vă puteți oferi să plătiți în avans. În acest caz, emiteți o factură înainte de finalizarea lucrărilor.

Această soluție se dovedește utilă atunci când serviciile dumneavoastră sunt destul de costisitoare și anularea neașteptată a serviciilor dumneavoastră de către client ar avea un efect financiar negativ asupra dumneavoastră. Când poate apărea o astfel de situație? De exemplu, atunci când ești fotograf de nuntă și misiunea implică surprinderea unei ceremonii de nuntă într-o locație specificată de client. Dacă un client anulează serviciul cu o zi înainte de eveniment, cel mai probabil nu veți găsi o altă persoană dispusă să filmeze acolo în acea zi. Plata în avans vă va asigura interesele, astfel încât în ​​acest caz să nu fiți în pierdere.

Factură proformă

O factură preliminară este cunoscută și ca factură proforma. La prima vedere, o factură proforma și o factură în avans pot părea similare. Cu toate acestea, ele nu sunt același lucru. O factură în avans vă obligă să plătiți, în timp ce o factură proforma nu creează o astfel de obligație. Este mai degrabă o invitație de a încheia un contract.

Emiteți o astfel de factură ca propunere de preț pentru vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii chiar înainte ca clientul să accepte livrarea. Clienții solicită astfel de facturi de exemplu pentru a compara ofertele de la mai multe companii sau pentru a verifica dacă o anumită cheltuială se va încadra în bugetul lor. În cazul în care clientul este de acord cu termenii și condițiile dvs., puteți procesa comanda și apoi emite o factură obișnuită, care, spre deosebire de o factură preliminară, va atrage obligația de a plăti pentru bunurile sau serviciile livrate.

Factură recurentă

În unele tipuri de afaceri, facturile recurente sunt frecvente. Este popular ca aceștia să ia forma unei facturi forfetare, adică una care are o rată stabilită în avans, indiferent de cantitatea de muncă efectuată. Unde gasesti astfel de facturi? De exemplu, dacă conduceți o firmă de curățenie și ați convenit cu clientul dvs. asupra unui tarif fix pentru curățarea săptămânală a biroului, veți percepe clientul dumneavoastră aceeași sumă pentru fiecare săptămână, indiferent de cât timp durează.

Într-un astfel de caz, un program de facturare poate fi de mare ajutor în emiterea facturilor recurente. Tot ce trebuie să faci este să introduci datele clienților tăi, să indicați ziua în care trebuie emisă factura și să introduceți suma și programul va emite facturi ciclice și le va trimite clienților dumneavoastră.

Consultați cele mai bune 5 soluții software gratuite de facturare!

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările