De ce nu puteți lua în serios productivitatea decât dacă optimizați modul în care oamenii dvs. vă folosesc spațiul
Publicat: 2019-08-04Mediul în care se află spațiul de lucru vă determină productivitatea.
Productivitatea scade atunci când lipsește spațiul de întâlnire.
Startup-urile au optat din ce în ce mai mult pentru spații comune precum WeWork.
Financiez startup-uri pentru a trăi și înainte de asta am condus două startup-uri de software pe care le-am fondat. Am petrecut nenumărate ore uitându-mă la finanțele istorice, bugetele, prognozele și proiecțiile viitoare. Cu o pornire tehnologică standard, vă pot spune în somn că cele două articole cu cele mai mari costuri sunt oamenii (între 60-75% din costurile totale) și spațiul (10-20% din costurile totale). Singurul alt element de cost semnificativ pe care îl văd la unele startup-uri în stadiu incipient este inventarul (pentru companii de hardware sau de comerț electronic).
În primele etape ale unei companii, un startup va înghesui adesea cât mai mulți oameni în camere mici, pentru a economisi costurile de birou. Când o companie își strânge capitalul, începe inevitabil să caute spațiu de birou pentru a crește productivitatea și fericirea lucrătorilor. Deoarece este greu de prezis de cât spațiu veți avea nevoie pe măsură ce vă extindeți (sau, înghițiți, dezavantajele), startup-urile s-au orientat din ce în ce mai mult către spații partajate precum WeWork, care acționează un pic ca găzduirea în cloud, deoarece vă permit să creșteți sau să reduceți. afacerea dvs. se extinde sau încetinește.
Oricine a petrecut timp în jurul startup-urilor vă poate spune că există o mulțime de pierderi de productivitate care pot proveni din aceste medii:
- Lipsa spațiului de întâlnire pentru discuții
- Incapacitatea de concentrare din cauza faptului că sunteți înconjurat de „vorbitori puternici”
- Cozi uriașe așteaptă la check-in-uri de securitate comună, lifturi sau cozi de prânz
Cunoașterea problemelor „gestionării oamenilor în jurul spațiilor” a fost unul dintre motivele principale pentru care am susținut compania Density, care a construit un „senzor de adâncime” care atârnă deasupra ușilor și urmărește anonim spațiile, așa cum se vede în GIF de mai jos.
Tehnologia este acum implementată pe mulți clienți, inclusiv LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy și mulți alții, așa că am învățat multe despre modul în care oamenii folosesc soluții precum Density pentru a crește productivitatea, a îmbunătăți securitatea fizică și a potrivi mai bine spațiul cu oamenii. Mai jos sunt câteva exemple excelente de probleme și soluții comune pe care le-am văzut:
Camperul din sala de ședințe / squatter-ul din sala de ședințe/fantoma
Gartner estimează că angajatul mediu petrece 27 de ore/an căutând spații disponibile pentru a se întâlni - acest lucru se datorează rareorii faptului că companiile nu au suficient spațiu. Cel mai adesea, pentru că nu au combinația potrivită de spațiu de lucru mic / mare / flexibil și, ca urmare, oamenii au tendința de a ocupa spațiu atunci când acesta este disponibil.
Odată ce organizațiile se extind, implementează în mod inevitabil sisteme pentru a face rezervarea spațiilor partajate mai simplificată și, de obicei, mai democratică - procedura generală fiind aceea că „rezervați o sală de ședințe” la oră printr-un sistem de programare. Cu toții am experimentat „squatterul” care tocmai intră într-o sală de ședințe și startup-urile la care lucrează au o întâlnire de 1–1 într-o cameră construită pentru 12 și nu se deranjează să o rezerve. Unii oameni merg pe calea opusă și își rezervă ore la capăt, astfel încât să poată „campa” într-o sală de ședințe pentru a lucra în liniște pentru perioade lungi de lucru sau să ia 1-1 întâlniri în detrimentul nevoilor grupului.
Recomandat pentru tine:
Antreprenorii nu pot crea startup-uri durabile și scalabile prin „Jugaad”: Cit...
Cum va transforma Metaverse industria auto din India
Ce înseamnă prevederea anti-Profiteering pentru startup-urile indiene?
Cum startup-urile Edtech ajută forța de muncă din India să își îmbunătățească abilitățile și să devină pregătite pentru viitor...
Stocuri de tehnologie New-Age săptămâna aceasta: problemele Zomato continuă, EaseMyTrip postează Stro...
Startup-urile indiene iau comenzi rapide în căutarea finanțării
La fel de problematic este și „fantoma” care rezervă sala de ședințe ore în șir pentru a bloca camera, folosind-o doar periodic. Am văzut acest tip de comportament chiar și în urmă cu 20 de ani, când lucram la Accenture, unde personalul era în mare parte la site-urile clienților, dar când s-au întors la birou s-a grăbit să rezerve sălile limitate de întâlnire.
La Density, am lucrat cu clienții pentru a se integra în sistemul lor Outlook, astfel încât managementul să poată evalua mai bine când echipele au rezervat spațiu în sala de ședințe și apoi să compare cu datele senzorului de densitate pentru a vedea când a fost de fapt utilizată sala. Poate compara orele rezervate vs. utilizate, precum și numărul de persoane rezervate vs. participanți, cu scopul de a ajuta întreprinderea să își gestioneze mai bine resursele limitate de spațiu.
Enigma prânzului
O altă pierdere majoră a productivității pe măsură ce companiile se extind (sau pe măsură ce spațiile de lucru comune se umplu) sunt liniile de prânz. Am observat o creștere a numărului de companii care folosesc Density pentru a urmări mai bine fluxul de oameni prin comisari la micul dejun, prânz și cină. Au integrat acest lucru cu sistemele interne de pe Slack sau Facebook Messenger pentru a le permite angajaților să verifice timpii de așteptare în timp real și să își planifice zilele în consecință. Acest lucru a ajutat, de asemenea, conducerea să descopere cum să angajeze personalul restaurantului în orele de vârf. Am văzut chiar și unele companii aeriene și companii de turism cu gândire de viitor care folosesc acești senzori pentru a urmări mai bine nivelul de personal al saloanelor pe parcursul zilei.
Taierul
Majoritatea birourilor folosesc securitatea fizică pentru a proteja atât bunurile, cât și siguranța, totuși am fost martori cu toții la „tailgater” care așteaptă ca altcineva să-și scaneze cardul și apoi trece rapid în spatele lor și are acces. Acest lucru este mult mai greu de făcut în clădirile înalte cu paznici suficienti, dar chiar și acolo problemele după oră persistă. După cum veți vedea în videoclipul de mai jos, Dropbox a folosit Density împreună cu sistemul său de control al accesului pentru a semnala securitatea ori de câte ori există un tailgater. În videoclip, ei arată o situație din viața reală (fețe încețoșate) în care un tailgater dându-se drept un alt angajat care se uită la telefonul său inteligent, care apoi a spart și a furat mai multe laptopuri. Această problemă este și mai pronunțată în campusurile în care clădirile au mai multe puncte de intrare și ieșire. Dropbox a avut peste 100 de evenimente de tailgating/săptămână și, deși cele mai multe dintre acestea nu sunt probabil nefaste, faptul că angajații devin conștienți de problemă este prima linie de apărare.
Spațiul irosit / sălile de ședințe supradimensionate
Poate că grupul care apreciază cel mai mult capacitatea de a cunoaște modul în care oamenii folosesc spațiile sunt grupurile de management al facilităților responsabile de planificarea spațiului. Pe măsură ce companiile se extind, veți găsi în mod natural săli de ședințe construite pentru 12, dar folosite în principal pentru 2-4 persoane simultan, care ar fi construite mai eficient în 2 săli de ședințe. Vedem companii care fac achiziții mari și trebuie să își dea seama cum să consolideze companiile și personalul. În timpul unui pilot pentru clienți, o companie Fortune 1000 a descoperit că o sală de conferințe de 8 persoane a fost folosită de 3 sau mai puține persoane pentru 78% din toate orele de lucru; a fost folosit de 8 persoane (capacitatea sa prevăzută) doar 3% din timp. Prin extinderea studiului și prin dimensionarea corectă a mixului de săli de conferințe, această companie este probabil să își rezolve problema sălii de ședințe și să economisească zeci de milioane de dolari în costurile de extindere imobiliare evitate.
Riscul de asigurare
Ați observat vreodată când intri într-un bar, sală de concert, stadion sau loc similar și există o persoană cu un contor care face clic când treci prin el? Aproape sigur, ceea ce fac ei este să monitorizeze manual dimensiunile mulțimilor în scopuri de asigurare (și în cele din urmă pentru siguranță).
Acum avem locații care folosesc Density pentru a controla dimensiunile mulțimilor și pentru a ne asigura că nu își încalcă polițele de asigurare. Un bar cu care lucrăm a primit mai multe amenzi de 1.000 USD de la Departamentul de Pompieri în fiecare lună pentru supracapacitate – asta în ciuda faptului că avea personal la îndemână pentru a număra manual. După ce a instalat Density, pompierii s-a uitat la numărătoarea de pe iPhone-ul managerului de bar și a spus: „Este foarte bine”. Apoi i-a lăsat în pace pentru că puteau dovedi că respectă codul.
Cazuri de utilizare neintenționată
Până acum, am văzut multe! De la oameni care doresc ca Density să urmărească faptul că pacienții cu Alzheimer nu se mută în afara unui spațiu convenit în prealabil, până la companiile din gig-economie care doresc să poată urmări în mod anonim dacă lucrătorii lor sau dacă clienții lor inițiază un contact fizic nedorit. Oamenii mă întreabă adesea „de ce nu folosesc doar camere?” Desigur, există câteva utilizări bune pentru camere în domenii precum supravegherea, dar în lumea modernă există multe locuri în care dorim să urmărim fluxul de oameni (utilizarea băii, doar un exemplu!), dar nu vrem să înregistrăm oamenii. În plus, abilitatea de a interpreta datele și de a trata volumele de informații este mult mai rentabilă atunci când aveți de-a face cu „poligoane” (forme de la un laser) decât cu înregistrări video complete.
[Acest articol a apărut prima dată pe ambele părți de pe masă și a fost reprodus cu permisiunea.]