Structura de defalcare a muncii – cum să delegați eficient munca într-un proiect? | # 30 Începeți cu managementul de proiect

În timpul planificării proiectului, Managerul de proiect decide cum să atribuie obiectivele, ce sarcini să fie îndeplinite, precum și când și ce specialiști să includă. Făcând acest lucru, el sau ea creează Structura de defalcare a muncii (WBS).

Structura de defalcare a muncii – cuprins:

1. Introducere
2. Structura de defalcare a muncii
3. Responsabilitate în echipă (proprietate în echipă/colectivă)
4. rezumat

Introducere

O structură de defalcare a muncii (WBS) concepută în mod adecvat se traduce într-un flux de lucru lin în echipă. Fiecare persoană implicată va ști care este scopul realizării anumitor sarcini, de la cine va primi sarcini și cui ar trebui să le transmită. Va ușura identificarea celor care sunt împovărați cu prea multă muncă, deoarece, de exemplu, trei membri ai echipei au nevoie de ajutor simultan de la o singură persoană. Astfel, WBS vă permite să optimizați procesul de flux de lucru deja în faza de planificare. Acest lucru oferă un aspect foarte important al muncii de proiect: responsabilitatea echipei pentru finalizarea sarcinii. Dar cum să planificați cea mai bună structură de lucru pentru proiect?

Structura de defalcare a muncii

Structura diviziunii muncii este de obicei vizualizată folosind un arbore, pe care sunt marcate fazele ciclului de viață al proiectului împărțite în obiective din ce în ce mai detaliate. Acest lucru facilitează planificarea duratei sarcinilor și a costului finalizării acestora, precum și distribuirea adecvată a responsabilităților între membrii echipei.

Făcând acest lucru, amintiți-vă că WBS specifică ce să implementeze, dar nu răspunde la întrebarea „cum”. De asemenea, merită remarcat principiul limitării nivelului de detaliu. Depinde de tipul și cerințele formale ale proiectului. Un alt nivel de planificare este necesar pentru producerea de echipamente medicale sau reactivi chimici, iar altul pentru organizarea de evenimente sau campanii de marketing.

Structura de defalcare a lucrărilor este definită în PMBOK după cum urmează:

„O descompunere ierarhică a domeniului total de activitate pe care trebuie să o desfășoare echipa de proiect pentru a îndeplini obiectivele proiectului și a crea rezultatele necesare.”

Cuvântul „total” este foarte important aici, iar „regula 100%” este legată de acesta. Acest lucru se datorează faptului că un WBS bine aranjat ia în considerare toate obiectivele proiectului: exact tot ce trebuie realizat. Inclusiv managementul de proiect în sine. Cu alte cuvinte, citind sarcinile de la nivelul cel mai de jos al arborelui, enumeram toate componentele nivelului superior. Acesta este un principiu foarte greu de urmat în practică. Cu toate acestea, este adesea citat ca un instrument eficient pentru a preveni așa-numitul fluaj Scope. Specificarea tuturor lucrurilor de realizat exclude adăugarea de noi sarcini care nu se încadrează în obiectivele predefinite ale proiectului.

Responsabilitate în echipă

Sarcinile îndeplinite de echipă fac parte dintr-un obiectiv final creat printr-un efort comun. Cu toate acestea, în multe companii și proiecte, vizibilitatea sau chiar existența acestui obiectiv nu este evidentă. Prin urmare, o structură de sarcini bine planificată și un flux de lucru clar pentru echipa de proiect reprezintă baza pentru construirea responsabilității colective.

Crearea unui sentiment de proprietate a echipei (proprietatea echipei/colectivă) permite membrilor echipei să înțeleagă mai bine obiectivele proiectului și modul în care munca depusă contribuie la atingerea acestor obiective. Acest lucru crește motivația și angajamentul și îmbunătățește performanța echipei. Angajamentul față de proiectul mai amplu și finalizarea cu succes a acestuia se traduce și prin loialitatea angajaților față de companie și o atmosferă bună. Cu alte cuvinte, simțul responsabilității în cadrul echipei poate contribui la rezultate mai bune de afaceri pentru companie în ansamblu.

rezumat

Delegarea sarcinii într-un proiect este o sarcină pentru un manager de proiect atunci când planifică atingerea eficientă a obiectivelor. În primul rând, WBS ajută la organizarea domeniului de aplicare al proiectului – la izolarea grupurilor de sarcini similare, la observarea dependențelor dintre ele, ceea ce va determina ordinea în care vor fi finalizate și, de asemenea, la construirea responsabilității echipei pentru sarcinile îndeplinite de prezentându-le în contextul unor obiective mai mici şi mai mari urmărite de companie.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor