Șapte moduri de a lucra mai inteligent, nu mai greu

Îl auzim tot timpul, unul dintre zicalele antreprenoriatului – lucrează mai inteligent, nu mai greu. Dar în ce se traduce asta, în viața noastră de zi cu zi? Lucrați mai puțin, dar profitați mai mult de ea. Dar cum reușești asta? Ca multe lucruri, în abstract această idee pare greu de realizat, dar atunci când este defalcat, arată că există multe modalități de a-ți îmbunătăți stilul de lucru. Încearcă să pui în practică cel puțin una sau două dintre aceste idei în fiecare zi și, în cele din urmă, vei deveni stăpânul calității muncii tale.

Evitați distragerile

Gândește-te la ziua ta obișnuită de lucru. Îți permiți perioade lungi de timp în care să-ți poți afunda cu adevărat dinții într-o sarcină sau ai tendința de a lucra doar în mici frânturi de timp între întrerupere după întrerupere? Căutați în mod constant înainte și înapoi între proiecte și site-urile de e-mail sau de rețele sociale? Angajații tăi vin des pentru a pune întrebări sau pentru sfaturi? Opreste-l!

Știați că o persoană obișnuită durează 15 minute pentru a-și reveni după o distragere a atenției ? Asta înseamnă că timp de un sfert de oră te plimbi, încercând să-ți readuci mintea acolo unde era înainte de întrerupere – și atunci probabil că vei fi întrerupt din nou! Iată câteva idei pentru a minimiza distracția la birou:

• Lăsați apelurile să treacă în mesageria vocală, apoi răspundeți la ele într-un singur bloc.
• Aveți unul sau două momente dedicate pentru a verifica și a răspunde la e-mailurile în timpul zilei, în loc să le verificați pe măsură ce sosesc.
• Dezactivați alertele pentru e-mailurile, mesajele sau notificările primite de pe site-urile sociale. Da, asta ar putea însemna și oprirea telefonului.
• Dacă biroul dvs. folosește mesageria instantanee, dezactivați-l sau setați-vă pe „departe” în timp ce încercați să vă concentrați.
• Închideți ușa biroului, agățați o pancartă pe cabină prin care vă cere să nu fiți întrerupt sau, dacă sunteți cu adevărat disperat, purtați căști mari sau prefaceți că sunteți la telefon.

Atât de multe distrageri care ne pot dăuna productivității

Organizați și prioritizați

Prea mulți oameni se grăbesc în acea zi fără un plan clar de acțiune și duce la frustrare și timp pierdut pe măsură ce îți dai seama unde să-ți concentrezi eforturile mai întâi. Care sunt obiectivele tale pentru acea zi? Ce trebuie neapărat făcut, cu ce trebuie să progresezi și ce poate sta pe fundal pentru o pauză? Alocați ceva timp la sfârșitul zilei de lucru pentru a structura ziua următoare. Pentru unii oameni, aceasta înseamnă implementarea unui software sofisticat de management al proiectelor; pentru alții, aceasta înseamnă să scrieți o listă lungă de lucru și să împrăștiați note post-it pe birou. Unii ar putea prefera chiar o diagramă Gantt simplă pentru îndrumare vizuală. Oricare ar fi preferința dvs., dacă veți sări peste orice parte a zilei, cu siguranță nu sări peste cele zece sau cincisprezece minute pe care le petreceți organizându-vă și acordând prioritate zilei.

Nu faceți mai multe sarcini – Lucrați în paralel

În ciuda a ceea ce ai putea crede, doar înfruntă-l: nu poți face mai multe sarcini. Oricine a încercat vreodată să vorbească la telefon în timp ce răspunde la e-mailuri înțelege. Ceea ce numim „multitasking” nu înseamnă cu adevărat să faci două (sau mai multe – să-ți fie rușine!) lucruri deodată; este doar creierul tău care comută rapid între două lucruri iar și iar. Nu numai că este dăunător pentru concentrarea dvs. - vă amintiți cum durează 15 minute pentru a vă recupera după o distragere a atenției? – dar îți uzează și creierul, obosindu-te mai repede.

Deci, ce poți face dacă nu faci multitasking? În schimb, încercați să lucrați în paralel. Această tehnică este deja folosită intens de echipele de oameni care lucrează pe același material – gândiți-vă echipele de proiectare sau programatori – dar puteți profita și de ea. Unele dintre proiectele tale sunt trimise înainte și înapoi? Faceți mai întâi acele proiecte și, în timp ce așteptați ca alții să le trimită înapoi, lucrați la alte lucruri. Acest lucru înseamnă mai puțin timp de așteptare frustrat pentru tine și colegii tăi și mai mult timp pentru a face lucrurile. Alternativ, puteți încerca colaborarea în timp real cu echipa sau colegii dvs., un alt mod de a lucra mai inteligent și de a economisi timp.

Aflați cât durează sarcinile

Odată ce elimini sau controlezi distragerile tale, cunoaște-ți programul și modul de lucru. De-a lungul timpului, ar trebui să vedeți tipare care apar – vă ia întotdeauna cel puțin trei ore pentru a finaliza acest tip de raport, în timp ce un alt proiect pe care îl puteți realiza în treizeci de minute. De unde ai ști asta dacă nu te-ai fi împins în acele întreruperi? Acest lucru este util nu numai pentru a bloca un program pentru tine, ci și pentru a ști când trebuie să spui nu unui job sau unui proiect.

Delegat: O abilitate obligatorie pentru a lucra mai inteligent

Toată lumea știe că delegarea este importantă, dar din anumite motive prea mulți oameni se agață să facă sarcini pe care alții le-ar putea îndeplini mai eficient sau pur și simplu mai bine. Gândiți-vă de ce faceți anumite sarcini – dacă răspunsul este pur și simplu „pentru că am făcut-o întotdeauna”, trebuie să vă gândiți bine dacă sarcina respectivă ar trebui să vă aparțină într-adevăr. Anumite sarcini – în special cele plictisitoare, sau cele pe care altcineva ar putea fi ușor antrenat să le asume – nu sunt o idee.

Îmbunătățiți-vă în mod constant procesele

Schimbarea este bună, mai ales atunci când se traduce prin realizarea lucrurilor cu mai multă eficiență, mai rapiditate sau costuri mai mici. Ultima companie pentru care am lucrat a recompensat îmbunătățirile procesului. Chiar dacă al tău nu, ar trebui să fii mereu în căutarea modalităților de a face lucrurile mai bine – ar putea însemna că îți este mai ușor să-ți gestionezi ziua de lucru sau s-ar putea chiar să obții o mărire de salariu.

Recunoașteți punctul de rentabilitate descrescătoare

Acesta este poate cel mai mare punct din spatele adagiului „lucrează mai inteligent, nu mai greu” – există un punct în care să lucrezi mai mult nu înseamnă că faci mai mult. Productivitatea scade și poate fi din ce în ce mai frustrant să atingi aceleași obiective pe care le atingeai cu ușurință înainte. Acest lucru nu înseamnă că faci o treabă proastă – ar putea însemna doar că trebuie să te concentrezi pe o nouă strategie sau chiar să iei o pauză și să te întorci proaspăt la sarcină. Dacă recunoști că un astfel de punct există, te vei confrunta cu mai puțină frustrare la locul de muncă.

Mai sus sunt enumerate câteva lucruri practice pe care le puteți face pentru a lucra mai inteligent, nu mai greu. Ai mai multe sfaturi minunate? Distribuiți-le în comentarii și, dacă este unul cu adevărat minunat, îl vom adăuga la articol.

Adrienne Erin este blogger și scriitoare. Când nu scrie pe blog despre tehnologie și rețelele sociale, s-ar putea să o găsiți exersând limba franceză, pregătind câteva rețete pe care le-a găsit pe Pinterest sau obsedând-o pe cărți poștale și ștampile de epocă.