Automatizarea fluxului de lucru: definiție, importanță, instrumente și cum îl puteți utiliza

Fiecare afacere sau organizație are un flux de lucru pe care angajații trebuie să-l urmeze. Cu toate acestea, uneori, aceste sarcini pot fi foarte consumatoare de timp și predispuse la erori.

Deși în zilele noastre companiile folosesc instrumente de management de proiect și Excel pentru a aborda sarcini redundante, acesta este încă insuficient. Pentru a eficientiza aceste sarcini obositoare, am fost introduși în instrumentele de automatizare a fluxului de lucru.

Dar ce este exact automatizarea fluxului de lucru și cum ajută acestea companiile? În acest blog, vom arunca o privire asupra definiției sale, importanței și instrumentelor de top pe care le puteți folosi. Mai mult, vom vorbi și despre câteva cazuri de utilizare. Asadar, haideti sa începem.

Ce este automatizarea fluxului de lucru?

În termeni simpli, automatizarea fluxului de lucru este definită ca tehnica care automatizează sarcinile repetitive pentru a face fluxul de lucru mai fluid și mai rapid. Când stabiliți regulile, software-ul de automatizare poate programa sarcini, trimite e-mailuri, începe campanii de marketing și multe altele - fără nicio supraveghere regulată.

În plus, automatizarea fluxului de lucru este un mod de lucru care face lucrurile mai eficiente, economisește timp, reduce greșelile și îi face pe oameni mai productivi. Să înțelegem mai bine prin exemple.

Exemple de automatizare a fluxului de lucru

Iată un exemplu despre cum funcționează automatizarea fluxului de lucru pentru agențiile de marketing.

Să presupunem că lucrați la o agenție de marketing și trimiteți rapoarte zilnice clienților. În loc să compilați manual datele din mai multe surse, puteți utiliza o platformă de flux de lucru pentru a crea o configurare care extrage automat detaliile necesare, le formatează într-un raport și programează e-mailurile zilnic.

Acest lucru nu numai că va economisi timp și va reduce erorile, ci va asigura și că clienții dvs. primesc rapoartele prompt în fiecare zi. În plus, software-ul pentru fluxul de lucru vă poate ajuta cu următoarele:

• Automatizați captarea clienților potențiali pentru a identifica clienții potențiali
• Programați și publicați postări pe rețelele sociale pe mai multe platforme
• Automatizați sarcinile de creare de conținut
• Generați și trimiteți automat rapoarte de performanță
• Trimite e-mailuri de bun venit și stabilește întâlnirile inițiale.
• Adunați feedback-ul clienților și trimiteți o comunicare ulterioară

Top 5 instrumente pentru automatizarea fluxului de lucru

Acum că ați înțeles ce este automatizarea și importanța ei, haideți să descoperim câteva dintre cele mai bune exemple de software de automatizare a fluxului de lucru.

• Click Up
• Jira
• Zapier
• Microsoft Power Automate
• Kissflow

1. ClickUp

ClickUp este un instrument all-in-one de gestionare a proiectelor bazat pe cloud, care include diverse funcții de automatizare a fluxului de lucru. Vă ajută să creați și să automatizați cu ușurință sarcini de rutină folosind șabloane de proces. Poate atribui automat lucrări, poate oferi recenzii, urmări stările și multe altele. ClickUp se integrează și cu alte instrumente precum Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag etc.

Caracteristicile ClickUp

• Personalizare fără cod
• Oferă diagrame Gantt, Kanban și biblioteci de flux de lucru
• Colaborare și comunicare perfectă în echipă
• Raportare în timp real cu imagini
• Funcții de gestionare a timpului și a sarcinilor

Prețul Clickup:-

ClickUp oferă un plan gratuit și trei planuri plătite.

• Gratuit: plan gratuit pentru totdeauna cu 100 MB de stocare și sarcini nelimitate
• Nelimitat: Începe de la 10 USD/lună
• Afaceri: Începe de la 19 USD/lună
• Întreprindere: Disponibil la cerere

2. Jira

Jira este un generator de automatizări fără cod, care este o soluție ideală pentru echipele non-tehnice pentru a-și eficientiza sarcinile. Este bun în gestionarea proiectelor și a sarcinilor și permite echipelor să atribuie, să urmărească și să creeze sarcini în mod eficient. Software-ul oferă, de asemenea, fluxuri de lucru personalizabile, permițând companiilor să-l modifice în funcție de nevoile lor.

Caracteristici ale software-ului Jira Workflow Automation

• Funcții de atribuire automată și sincronizare automată.
• Integrați-vă cu instrumentele dvs. preferate.
• Sute de șabloane de automatizare
• Scrum board pentru organizarea sarcinilor.
• Rapoarte și tablouri de bord statistice.
• Trageți și plasați generatorul de automatizări.

Prețul Jira: -

• Gratuit: plan gratuit de utilizat cu până la 10 utilizatori și 2 Gb spațiu de stocare.
• Standard: Începe de la 8,15 USD/lună
• Premium: Începe de la 16 USD/lună
• Întreprindere: Disponibil la cerere

3. Zapier

La fel ca Jira, Zapier este, de asemenea, un software de creare a proceselor de tip drag and drop fără cod. Puteți automatiza totul, de la sarcini simple la fluxuri de lucru complexe. În plus, ceea ce îl diferențiază pe Zapier este că se conectează cu peste 5.000 de aplicații diferite. Indiferent dacă utilizați Gmail, Slack, Trello sau Stripe, Zapier vă poate ajuta să automatizați sarcinile pentru toate procesele dvs. de afaceri.

Caracteristicile Zapier

• Zaps în mai mulți pași pentru a automatiza sarcinile
• Creați căi cu diferite acțiuni bazate pe logică
• Opțiune de filtrare pentru a găsi anumite sarcini și condiții
• Programați-vă fluxul de lucru
• Convertiți moneda, datele, textul etc. în formatul dorit
• Primiți și trimiteți date folosind webhook-uri

Prețuri Zapier

Zapier oferă cinci tipuri de planuri: -

• Gratuit: plan gratuit de utilizat cu 100 de sarcini pe lună
• Începător: începe de la 20 USD/lună (aprox.)
• Profesionist: Începe de la 49 USD/lună (aprox.)
• Echipa: Începe de la 70 USD/lună (aprox.)
• Firma: Disponibil la cerere

4. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate este unul dintre binecunoscutele instrumente de automatizare a proceselor de afaceri care ajută utilizatorii să automatizeze sarcinile între diferite aplicații și servicii. Poate automatiza aplicațiile desktop și site-urile web cu AI și automatizarea proceselor digitale și robotizate. Puteți sincroniza, aduna date, primi notificări și automatiza e-mailuri sau solicitări de aprobare cu Power Automate.

Caracteristicile Microsoft Power Automate

• Procesarea și generarea AI
• Automatizare desktop
• Exploatare de sarcini și procese
• Raportare și analiză
• Automatizarea afacerii bazată pe date

Prețuri Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate oferă 3 tipuri de planuri: -

• Gratuit: Utilizare gratuită cu funcții premium timp de 30 de zile
• Power Automate Premium: Începe de la 12 USD/lună
• Proces de automatizare a puterii: începe de la 123 USD/lună

5. Fluxul de sărut

Kissflow este unul dintre cele mai bune software de gestionare a fluxului de lucru care vă permite să automatizați procesele și să creați aplicații atât cu abordări low-code, cât și fără cod. Poate fi folosit pentru automatizarea marketingului, managementul proiectelor și gestionarea fluxului de lucru. Vă oferă un tablou de bord de analiză cu o interfață ușor de utilizat. Puteți verifica rapoarte simple cu valori de bază pentru a vedea cum merge sistemul dvs. de automatizare sau puteți crea rapoarte personalizate.

Caracteristicile Kissflow

• Cooperare interfuncțională
• Tabloul de bord fără dezordine și organizat
• Control de securitate și acces
• Integrare API
• Personalizați și definiți fluxurile de lucru

Prețuri Kissflow

Kissflow oferă două planuri:

• De bază: Începe de la 1500 USD/lună
• Întreprindere: Disponibil la cerere

Tabel de comparație a instrumentelor de automatizare a fluxului de lucru

Importanța automatizării fluxului de lucru și de ce ar trebui să o optați?

Instrumentele de automatizare a fluxului de lucru au devenit un software obligatoriu pentru companiile de toate dimensiunile. De fapt, un studiu recent la Zapier a afirmat că peste 66% dintre IMM-uri se bazează pe instrumente de automatizare pentru a-și eficientiza afacerea.

Aceste instrumente ajută companiile să facă față sarcinilor obositoare, să reducă erorile umane, să îmbunătățească productivitatea și multe altele. Iată câteva dintre motivele pentru care automatizarea fluxului de lucru este importantă și de ce ar trebui să o luați în considerare.

Eficiență și productivitate crescute

Dacă operațiunile de rutină de afaceri sunt automatizate, angajații dvs. nu mai sunt obligați să-și piardă timpul cu activități sau sarcini repetate. Acest lucru va ajuta organizațiile să simplifice procesul de muncă, să își gestioneze timpul, să îmbunătățească performanța și productivitatea angajaților.

Erori reduse și precizie îmbunătățită

Oamenii sunt predispuși la erori și este firesc să întâmpinați probleme în timpul lucrului manual, în special cu un set mare de date. Cu automatizarea fluxului de lucru, vor exista mai puține puncte de contact umane și un domeniu minim de greșeli care pot ajuta companiile să reducă erorile și să îmbunătățească acuratețea.

Colaborare și comunicare îmbunătățite

Când lucrați într-o setare de la distanță, atunci probabil că aveți de-a face cu o mulțime de e-mailuri și mesaje care pot deveni copleșitoare. Dar automatizarea fluxului de lucru vă poate ajuta, urmărind interacțiunile dvs. și organizându-le ordonat.

Instrumentele de automatizare pot fi personalizate conform fluxului de lucru al companiei dvs., făcându-l orientat spre obiective. Acest lucru înseamnă că toată lumea din companie poate lucra împreună pentru o mai bună colaborare și comunicare.

Economii de costuri și optimizare a resurselor

Automatizarea fluxului de lucru poate economisi costuri prin reducerea costurilor cu forța de muncă și îmbunătățirea eficienței. De exemplu, automatizarea sarcinilor de rutină poate elibera angajații să se concentreze pe sarcini mai importante, reducând nevoia de personal suplimentar sau plata orelor suplimentare.

Scalabilitate și adaptabilitate la nevoile în schimbare

Fluxurile de lucru automate sunt în mod natural scalabile și adaptabile. Pe măsură ce afacerile cresc și evoluează, automatizarea fluxului de lucru poate face față cu ușurință oricăror modificări ale volumului sau complexității muncii. Această scalabilitate asigură că sistemul rămâne eficient și eficient pentru nevoile în evoluție ale organizației.

Promovează responsabilitatea

Dacă lucrurile sunt făcute manual, adesea nu există nicio înregistrare, iar managerii pot întâmpina dificultăți în timp ce le urmăresc. Instrumentele de automatizare pentru gestionarea fluxului de lucru vă permit să creați sarcini, să le atribuiți angajaților și să stabiliți priorități. Acest lucru ajută la recunoașterea rolului fiecărui angajat și face totul clar.

Cum se implementează automatizarea fluxului de lucru?

Puteți implementa automatizarea fluxului de lucru prin identificarea sarcinilor repetitive, analizarea pașilor fluxului de lucru, testarea automatizării și monitorizarea rezultatelor. Iată un ghid pas cu pas despre cum puteți implementa automatizarea fluxului de lucru:

Identificați sarcini și fluxuri de lucru repetitive

Primul pas în implementarea automatizării fluxului de lucru este identificarea sarcinilor și fluxurilor de lucru repetitive. Verificați ce sarcini sunt bune pentru automatizare, adică cele care sunt sarcini manuale repetitive. În plus, luați în considerare sarcinile care sunt mai predispuse la erori umane.

Analizați pașii fluxului de lucru și identificați declanșatorii și acțiunile

Odată ce ați descoperit sarcinile pentru automatizare, împărțiți fluxul de lucru în pași detaliați pentru a înțelege clar procesul. Apoi identificați declanșatorii care pot începe orice acțiuni specifice în fluxul de lucru. De exemplu, dacă vă automatizați procesul de angajare, automatizarea fluxului de lucru se poate declanșa odată ce cineva a aplicat pentru un loc de muncă sau a trimis CV-ul.

Alegeți instrumentul adecvat și configurați regulile de automatizare

Selectați cel mai bun software de automatizare a fluxului de lucru în funcție de nevoile dvs. de afaceri și de complexitatea sarcinilor. Verificați toate regulile de automatizare din instrumentul ales și mapați declanșatorul în consecință.

Testați și perfecționați procesul de automatizare pentru performanță optimă

Acum, testați amănunțit fluxul de lucru automat în software-ul ales. Identificați și abordați orice probleme, erori sau ineficiențe în timpul fazei de testare. De asemenea, adunați feedback de la utilizatorii implicați în fluxul de lucru pentru a perfecționa și îmbunătăți automatizarea.

Monitorizați și măsurați rezultatele

Odată ce ați testat cu succes fluxul de lucru, monitorizați și măsurați rezultatele pentru a urmări progresul și a identifica zonele de îmbunătățire. Analizați în mod regulat rezultatele și identificați zonele de îmbunătățire.

Cazuri de utilizare ale automatizării fluxului de lucru

Software-ul de automatizare a fluxului de lucru este utilizat în principal pentru dezvoltarea de software în industriile IT. Mai jos sunt câteva dintre cazurile de utilizare ale automatizării fluxului de lucru:

Vânzări și marketing

• Livrarea facturii
• Generarea de lead-uri
• Postare pe rețelele sociale
• Marketing prin e-mail
• Înregistrarea și urmărirea clienților

Bancar

• Generarea rapoartelor
• KYC (Cunoaște-ți clienții)
• Cerere card de credit
• Procesarea creditului
• Deschiderea și închiderea contului

Resurse umane

• Proces automatizat de integrare
• ATS
• Procesarea salariilor
• Rapoarte de performanta

Legal

• Urmărirea cazului
• Aport nou de caz
• Documentație
• Depunerea raportului
• Facturare

Sănătate

• Admiterea și externarea pacientului
• Programarea întâlnirilor
• Facturare automată
• Rapoartele pacientului

Concluzie

În cele din urmă, automatizarea cu reguli și logică este o modalitate excelentă de a vă ușura munca. Vă ajută să vă organizați și să vă personalizați sarcinile și să reduceți erorile. De asemenea, automatizarea fluxului de lucru face lucrurile mai fiabile, vă ajută să finalizați sarcinile rapid și ușor, îi face pe angajați mai responsabili, economisește bani, reduce greșelile și multe altele.

Fiecare organizație are propriul mod de a ușura sarcinile în funcție de ceea ce are nevoie. Dar software-ul pentru fluxul de lucru este ceva ce orice organizație ar trebui să ia în considerare.

Pe măsură ce organizația ta devine mai mare, vei avea mai multe lucruri de făcut. Automatizarea poate ajuta cu asta. Deci, dacă doriți rezultate mai bune cu o echipă mai eficientă, automatizarea fluxului de lucru este calea de urmat.

Întrebări frecvente