Cele mai frecvente întrebări despre software, răspunsuri

Vorbim zilnic cu o mulțime de oameni despre software-ul potrivit pentru afacerea lor, ceea ce înseamnă că aici, la Software Advice, înțelegem problemele cu care se confruntă companiile mici și mijlocii.

Fie că găsește cum să-ți aduci afacerea online rapid pentru a salva ferma de lapte deținută de familie, fie că te ajută să găsești un software de programare pentru a te asigura că întâlnirile tale sunt mai organizate, suntem aici pentru a oferi sfaturi. Indiferent de circumstanță, probabil că am vorbit cu cineva într-o situație similară cu tine.

Potrivit unui sondaj realizat de Capterra, doar 27% dintre proprietarii de întreprinderi mici găsesc software care le îndeplinește sau depășește așteptările fără compromisuri. Această statistică poate părea descurajatoare, dar cu o planificare adecvată și câteva sfaturi de specialitate, vă puteți asigura că obțineți cel mai potrivit software pentru afacerea dvs.

De aceea, am răspuns la unele dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primim despre software:

1. „Când cumpărați software, cum vă asigurați că obțineți serviciul de care aveți nevoie și nu ulei de șarpe?”
2. „Care este impactul luării unei decizii greșite pentru software?”
3. „Întreprinderile mici reduc costurile prin adoptarea de software nou?”

De asemenea, vă vom lăsa cu câteva resurse suplimentare care vă pot ajuta să luați cea mai bună decizie posibilă, indiferent dacă înțelegeți cum funcționează software-ul, cum este prețul acestuia sau cum să negociați cel mai bun contract.

Întrebarea #1: „Când cumpărați software, cum vă asigurați că obțineți serviciul de care aveți nevoie și nu ulei de șarpe?”

Luați o decizie uriașă de cumpărare care ar putea fi diferența dintre succes și eșec pentru afacerea dvs. Este stresant, așa că este important să te simți încrezător că iei decizia corectă. Există două modalități de a vă asigura că obțineți o soluție care vă va ajuta la extinderea afacerii și de a nu vinde ceva care nu poate livra.

Utilizați funcțiile avansate de recenzie pentru a găsi recenzii mai relevante de la oameni din industria dvs

Utilizați recenziile de la colegii dvs. Este puțin probabil ca reprezentanții de vânzări să ofere ceva negativ despre produsul lor. De aceea, este esențial să obțineți o opinie de la oameni reali care au folosit produsul.

Fie că este vorba despre Software Advice sau din altă parte, veți dori să faceți câteva lucruri pentru a vă asigura că profitați la maximum de recenziile pe care le citiți:

• Filtrați după industrie
• Filtrați după dimensiunea afacerii
• Citiți mai întâi cele mai recente recenzii
• Dacă este disponibil, filtrați pentru ușurință în utilizare, raport calitate/preț, asistență pentru clienți sau funcționalitate

Prin filtrare, te asiguri că vezi părerile persoanelor aflate într-o situație similară cu tine. Puteți afla cum a funcționat pentru ei și dacă funcțiile care contează pentru dvs. au sau nu succes.

Citirea celor mai recente recenzii este, de asemenea, importantă, deoarece software-ul este actualizat în mod regulat. O recenzie care are chiar doi ani ar putea fi depășită din cauza progresului în funcții sau a unei scăderi a calității.

Faceți vânzătorilor să parcurgă cazul dvs. de utilizare într-o demonstrație

Odată ce sunteți în stadiul în care sunteți gata să discutați cu furnizorii de software despre produsul lor, este timpul să organizați câteva demonstrații. Este important să veniți pregătiți.

Făcându-ți timp pentru a demonstra instrumentele pe care le ai în vedere, te asiguri că selecția ta se potrivește cel mai bine afacerii tale. Ultimul lucru pe care îl doriți este să alegeți software-ul, să îl utilizați timp de câteva luni, apoi să repetați întregul proces din nou.

Aceasta este șansa dvs. de a pune întrebări specifice cu privire la provocările afacerii dvs. și ce caracteristici software sunt cele mai potrivite pentru a face față acestor provocări.

Iată câteva sfaturi și trucuri care vă vor ajuta în timpul procesului demonstrativ:

• Solicitați două demonstrații. Unul pentru echipa de conducere și unul pentru reprezentantul IT, dacă aveți unul.
• Personalizați demonstrațiile. Furnizați două sau trei cazuri de utilizare realiste pe care doriți să le îndeplinească software-ul, solicitați o prezentare din punctul de vedere al clientului, dacă este cazul, și întrebați ce poate fi personalizat în funcție de nevoile dvs. specifice.
• Examinați punctele forte. Cereți furnizorilor să-și arate cele mai populare funcții. De asemenea, este o idee bună să întrebați despre orice funcții viitoare pe care le-au planificat.
• Întrebați despre utilizatorii lor cei mai de succes: aflați ce fac clienții lor cei mai de succes pentru a vă asigura că profită la maximum de software. Dacă se pare că necesită o echipă IT cu normă întreagă pentru ca acesta să funcționeze optim și nu aveți asta, este bine să știți mai devreme decât mai târziu.

Consultați „Cum să reduceți argumentul de vânzări în demonstrațiile software” dacă doriți să aflați mai multe despre cum să navigați cel mai bine vorbind cu furnizorii de software.

Întrebarea #2: „Care este impactul luării unei decizii greșite pentru software?”

2020 și prima jumătate a anului 2021 au văzut o nevoie fără precedent pentru companii de a intra rapid online pentru a supraviețui. Dacă sunteți proprietarul unui restaurant și s-ar putea să aveți doar trei săptămâni de numerar la îndemână, nu vă puteți permite să implementați un nou software de mai multe ori. Luarea unei decizii greșite ar putea fi diferența între a rămâne deschisă și a prospera sau a se închide.

Veți irosi bani atunci când alegeți incorect, dar există și impacturi de ordinul al doilea și al treilea de luat în considerare. Imaginați-vă acest lucru: ați cumpărat software-ul greșit și, cu siguranță, s-ar putea să nu fi fost atât de scump din punct de vedere al costurilor, dar trebuie să luați în considerare și timpul pierdut în cercetare, selectare, negociere, implementare și instruire. Și va trebui să faceți totul din nou odată ce contractul pentru soluția software eșuată se va termina.

Concluzia este că costul de oportunitate al greșelii este de obicei mai mare decât costul real al software-ului.

În plus, instruirea și obținerea acceptului de la angajații dvs. este unul dintre aspectele cel mai adesea trecute cu vederea ale implementării noului software. Nu contează cât de bine se potrivește software-ul afacerii tale dacă personalul tău nu îl folosește corect sau nu îl folosește deloc.

La celălalt capăt al spectrului, este posibil să aveți un scenariu în care angajații dvs. au acceptat software-ul și îl folosesc la întregul său potențial, dar trebuie să schimbați software-ul dintr-un motiv care nu are legătură. Când treceți la un software nou, riscați să reduceți încrederea angajaților în luarea deciziilor. Este mult mai greu să obțineți un buy-in a doua, a treia sau a patra oară când cereți personalului dvs. să învețe software nou.

Chiar dacă software-ul pe care l-ați implementat a fost relativ ieftin sau chiar gratuit, pierdeți timp, bani și acceptarea personalului dumneavoastră.

Pentru a obține mai multă implicare din partea personalului dvs., citiți „3 moduri de a colecta feedback de la angajați pentru selecția software”.

Întrebarea #3: „Întreprinderile mici reduc costurile prin adoptarea de software nou?”

Da, dar dacă te gândești doar la reducerea costurilor. pierzi multe dintre beneficii. Reducerea costurilor este o parte a acesteia, dar software-ul excelent ar trebui să fie un multiplicator de forță care vă ajută să vă îmbunătățiți și să scalați, reducând în același timp costurile.

Nu este magie, totuși. Nu veți primi software nou și brusc costurile scad. Este posibil să aveți de fapt o creștere a costurilor pe termen scurt, deoarece trebuie să plătiți taxe de configurare, taxe de licență și să vă instruiți personalul, dar trebuie să vă gândiți la reducerea costurilor pe termen lung.

De exemplu, să presupunem că sunteți o afacere mică și ați constatat că vă ia timp, efort și bani pentru a gestiona salariile, așa că decideți să obțineți un software de salarizare. Acel timp suplimentar pe care îl economisiți cu software-ul înseamnă că personalul dvs. de salarizare are mai mult timp pentru a face lucrări de ordin mai înalt.

De fapt, conform raportului In(Sight) 2020 al WorkMarket, 53% dintre angajați spun că pot economisi până la două ore de lucru pe zi prin automatizare, iar 78% dintre liderii de afaceri spun că automatizarea poate elibera până la trei ore de lucru pe zi. Simplul fapt este că automatizarea oferită de software vă permite afacerii să fie mai eficientă și mai productivă.

Ai început o afacere pentru că ai văzut o nevoie în comunitatea ta. Ai început o afacere pentru că ai o pasiune pentru ceva. Dacă descoperi că petreci ore întregi pe săptămână pe sarcini manuale, repetitive, care nu au legătură cu pasiunea ta, probabil că vei epuiza.

Cu software-ul, ați externalizat în esență acele sarcini și vă puteți concentra pe ceea ce vă pasionează.

Acea eficiență și capacitatea de a extinde se extind în afacerea dvs. Odată ce ți-ai eliberat personalul pentru a se concentra pe probleme de ordin superior, vei putea face mai mult cu mai puțin. Întotdeauna doriți să vă dezvoltați afacerea mai repede decât trebuie să crească numărul de angajați, iar găsirea software-ului potrivit este o modalitate excelentă de a face acest lucru.

Pentru o instrucție despre toate modalitățile prin care puteți economisi bani atunci când cumpărați software, consultați „Economisește bani pe software cu aceste secrete de achiziție”.

Alegerea software-ului potrivit pentru afacerea dvs. nu trebuie să fie dificilă

Cumpărarea de software poate fi copleșitoare și, deși costul unei decizii greșite poate fi devastator, alegerea software-ului potrivit poate schimba jocul pentru afacerea dvs.

Consultați câteva resurse suplimentare despre alegerea software-ului!