10 greșeli frecvente Zoho CRM și cum să le evitați?

Sistemele de management al relațiilor cu clienții au ajutat multe companii să se dezvolte prin eficientizarea întregului proces de vânzare. Cu toate acestea, cea mai importantă cerință pentru ca structura CRM să funcționeze bine este o implementare cu succes a sistemului. Există mulți factori care contribuie la eficacitatea sistemului CRM online . Acestea includ asigurarea că toate caracteristicile sunt incluse, implementarea orientată spre proces și integrările corecte ale terților.

Indiferent de cât de mult se concentrează în prealabil pe a nu face greșeli în timpul implementării CRM, ceva sau altul merge prost ușor. Când sistemele CRM au fost introduse la început, acestea au oferit companiilor o strategie pe termen lung pentru a se angaja și a gestiona cu promptitudine relațiile cu clienții, a încheia mai multe oferte și a automatiza orice fel de sarcini recurente.

O concepție greșită comună care vine cu o implementare Zoho CRM este că este văzută ca un eveniment unic. Oamenii fac greșeala de a crede că, după implementarea Zoho, toate clienții potențiali pierduti, metodele de vânzare rupte și lipsa de urmăriri vor fi reparate. Chiar dacă este adevărat că sistemul Zoho CRM este conceput pentru a susține procesul de vânzări în întregime, trebuie amintit, de asemenea, că sistemul nu va determina de la sine creșterea afacerii.

Prin urmare, este necesar să se considere implementarea CRM ca un proces important pe termen lung și la nivelul întregii companii, spre deosebire de un eveniment unic. De multe ori, managerii au cele mai bune intenții, dar strategiile lor ajung să lovească terenul greu în faza de implementare. În acest blog, vom vedea de ce se întâmplă acest lucru analizând cele 10 greșeli comune Zoho CRM și cum să le evităm .

1. Incapacitatea de a sublinia o problemă

Cumva, aceasta tinde să fie una dintre cele mai frecvente greșeli în timpul procesului de implementare a Zoho CRM . Înțelegerea faptului că aveți o problemă este pasul principal. Poate că ați mai auzit acest lucru înainte, dar să ne uităm la acest punct cu referire la ciclul de vânzări.

Trebuie să înțelegeți că strategia CRM începe să se dezvolte chiar atunci când vă gândiți să alegeți un sistem CRM. Este foarte posibil să crezi că nici măcar nu ai o problemă. Trebuie să știi cum să gestionezi toate punctele de contact pe care un potențial client le poate avea cu afacerea ta.

Factori precum știi cum să verifici e-mailurile, punctele importante din bloc-notes, gestionarea înregistrărilor apelurilor, clienții care se află acolo în canalul tău de vânzări și veniturile la care se poate aștepta luna viitoare sunt toți importanți. Dacă simțiți că oricare dintre acești factori nu sunt de înțeles sau cunoscuți de dvs., atunci există șanse mari să existe o problemă în ciclul dvs. de vânzări.

Când cunoști toate problemele, vei putea folosi funcțiile oferite de sistemul CRM într-un mod mult mai bun. La urma urmei, sistemele CRM sunt acolo pentru a vă sprijini și pentru a vă face viața profesională ușor de gestionat. Așa că trebuie să vezi problema așa cum este și să o deții pentru că vestea bună este că întotdeauna există o soluție.

2. Eșecul de a cumpăra valoarea CRM

Trebuie să rețineți că comunicarea este cheia în această situație. Ca manager, ar trebui să înțelegeți valoarea pe care un sistem CRM este capabil să o aducă afacerii dvs. Odată ce înțelegeți corect această valoare, veți putea înțelege mai bine imaginea de ansamblu și valoarea pe care CRM o poate aduce organizației dumneavoastră.

Toți angajații sunt ca niște piese de puzzle care se încadrează într-o imagine de ansamblu a creșterii afacerii tale. Obținerea unui context mai bun al modului în care CRM poate sprijini aceste roluri poate ajuta angajații să accepte strategia CRM. Vă puteți ajuta echipa să profite la maximum de valoarea CRM, luând în considerare factori precum strategia de creștere a afacerii a CRM, valoarea oferită de CRM pentru fiecare dată și organizație și contextul unui proces CRM existent.

În toate acestea, partea importantă este să rețineți că echipa de vânzări are nevoie de o atenție suplimentară în timpul schimbării. Nu ați dori ca echipa de vânzări să creadă că adăugați o sarcină banală zilei lor încărcate deja existente. Puteți obține acceptarea de la un profesionist în vânzări cu experiență, oferind un context al modului în care sistemul CRM este proiectat să funcționeze la sarcini și probleme obositoare, astfel încât accentul să se poată concentra pe încheierea de oferte.

3. Eșecul de a comunica obiectivele

Orice schimbare poate deschide o ușă pentru neînțelegeri, pierderea motivației și frustrare. Fiind manager, poți stabili așteptări încă de la început. Nu contează dacă obiectivele tale nu sunt clare în acest moment, poți oferi echipei tale o idee despre unde vrei să ajungi și cum te va ajuta sistemul CRM online la atingerea acestui lucru.

Trebuie să fie clar că un CRM este ca o strategie constant funcțională care ajută o echipă să încheie mai multe tranzacții, astfel încât afacerea să poată crește. Vă puteți menține echipa motivată răspunzând la întrebări precum care este necesitatea implementării unui sistem CRM, cum va sprijini sistemul CRM rolurile individuale și cum poate un sistem CRM să ofere un context mai bun despre aceste procese?

4. Nu există suport executiv continuu

Evitați să fiți profesionistul care are o singură întâlnire cu personalul pentru a dispărea mai târziu. Este necesar să fii prezent și implicat în procesul de integrare. În acest fel, nu veți oferi doar angajaților dvs. un proces nou, ci veți integra și un sistem într-un proces deja existent.

Angajații dvs. ar trebui să poată avea încredere în dvs. și, atunci când sunteți proactiv, mențineți echipa responsabilă pentru integrarea procesului, implementarea și funcția CRM online devin ușoare. Accentul ar trebui să fie de a menține echipa la cunoștință prin facilitarea comunicării regulate cu privire la modul în care angajații integrează CRM în proces.

În afară de aceasta, trebuie să puteți programa întâlniri individuale cu angajații și să le cereți contribuția specială cu privire la îmbunătățirea proceselor din sistemul CRM. În plus, ar trebui, de asemenea, să puteți trage la răspundere liderii echipei pentru sprijinirea unei strategii pe termen lung cu integrarea sistemului CRM.

5. Nicio strategie în vigoare

Este ușor de știut că avem nevoie de un sistem CRM, dar este mult mai greu să implementăm și să folosim sistemul CRM într-un mod adecvat. Este posibil să fi instalat sistemul dvs. CRM pentru a verifica toate elementele importante. Ați fi putut, de asemenea, să creați roluri și profiluri, să migrați datele corecte, să configurați automatizarea fluxului de lucru, să puneți formulare web pe site-ul dvs. web, să programați rapoartele canalului de vânzări și să configurați atribuiri de clienți potențiali.

Cu toate acestea, principalele provocări apar atunci când vă convingeți echipele să le folosească pe toate. Trebuie să acordați atenția cuvenită acestei părți pentru ca munca să aibă succes. Configurarea și implementarea sistemului CRM online este o mică parte din întreaga strategie CRM. Implementarea sistemului CRM continuă de fapt și după implementare. Aceasta este o strategie pe termen lung.

Puteți lua în considerare factori precum modul în care echipa dvs. va folosi CRM, modul în care echipa va sprijini vânzările, marketingul și asistența pentru clienți, modul în care echipa va fi trasă responsabilă pentru actualizarea constantă a datelor, modul în care angajații vor fi instruiți și care instruirea online CRM te va pune la dispoziția echipei tale.

O strategie eficientă de implementare a Zoho CRM va include dezvoltarea unei culturi a companiei în care clienții sunt în centrul afacerii. Trebuie să fiți dedicat și în concordanță cu obiectivele și strategia dvs., astfel încât sistemul CRM să vă poată sprijini creșterea afacerii în mod corect.

6. Utilizarea mai multor caracteristici decât este necesar

O greșeală comună în timpul alegerii și implementării sistemului CRM este să fii atras de mai multe funcții fără a înțelege cu adevărat dacă afacerea ta le necesită sau nu. Există mulți utilizatori care nu ajung să folosească funcțiile CRM în mod corespunzător.

Nu trebuie să alegeți cele mai avansate și mai bogate funcții utilizări. Mai degrabă, este logic să determinați cele mai potrivite caracteristici pentru dvs. în funcție de nevoile de afaceri pe care le aveți. Asigurați-vă că totul este aliniat cu bugetul și prioritățile dvs.

Înainte de implementare, faceți o listă cu toate funcțiile pe care doriți să le utilizați. Va fi, de asemenea, benefic dacă ajungeți să primiți contribuțiile utilizatorilor finali în timp ce îi întrebați despre punctele dureroase ale fluxului de lucru pe care doresc să le rezolve.

7. Nu instruirea echipei

Alegerea și implementarea unei structuri CRM este doar începutul unei lungi lupte. Un sistem CRM online robust nu va însemna nimic dacă nimeni nu înțelege cum să-l folosească. Prin urmare, implementarea corectă și instruirea utilizatorilor finali cu privire la modul de utilizare a sistemului CRM este importantă.

Când faceți acest lucru, vă veți ajuta echipa să înțeleagă necesitatea și beneficiile utilizării sistemului și, de asemenea, o veți încuraja să integreze CRM-ul în sarcinile lor zilnice. Acest lucru vă va ajuta să aveți o rată scăzută de adoptare. Afacerile au un drum lung de parcurs când vine vorba de adoptarea CRM.

Companiile trebuie să conștientizeze importanța pe care sistemul CRM este capabil să o aducă, sporind în același timp performanța vânzărilor. Cel mai bun mod de a evita această greșeală este de a avea un program de instruire adecvat la locul potrivit, astfel încât utilizatorii finali să aibă șansa de a explora sistemul înainte de a-l adopta oficial în activitățile de zi cu zi.

Asistența unui consultant Zoho vă poate ajuta să pregătiți echipa pentru utilizarea CRM. Puteți descoperi sfaturi de instruire, cum ar fi planificarea, utilizarea resurselor, determinarea celor mai bune practici și crearea de module de formare pentru a profita la maximum de o investiție CRM.

8. Nu se utilizează CRM mobil

Cel mai important beneficiu al accesării unui CRM cu un dispozitiv mobil este că o poți face oricând și oriunde. Aceasta este una dintre greșelile comune CRM făcute de multe companii. Trebuie să realizați că CRM mobil vă ține la curent cu sarcinile dvs. fără a fi nevoie să fiți în fața computerului în orice moment.

Neutilizarea corectă a aplicației mobile CRM poate încetini timpul de răspuns al clienților și crește șansa de a pierde actualizările importante ale clienților. Majoritatea vânzătorilor care își folosesc telefoanele mobile își pot îndeplini cotele de vânzări în comparație cu cei care nu o fac.

Majoritatea echipelor care folosesc CRM-urile mobile ajung, de asemenea, să-și îmbunătățească productivitatea generală. Puteți alege un sistem CRM cu o aplicație CRM mobilă excelentă și vă puteți asigura că echipa de vânzări îl descarcă și îl folosește.

9. Eșecul menținerii datelor curate și exacte

Datele clienților seamănă mai degrabă cu un sistem CRM. Este necesar să vă asigurați că migrați și mențineți datele corecte și actualizate ale clienților în sistemul CRM online .

În ciuda faptului că înțeleg importanța acestui lucru, multe companii cad în capcana menținerii datelor proaste care au ca rezultat previziuni de vânzări inexacte și informații depășite ale clienților. Toate datele lipsă, învechite și incomplete ajung să coste foarte mult companiilor.

Pentru a se asigura că acest lucru nu se întâmplă, organizațiile pot crea o practică standard privind introducerea datelor pe care echipa să o urmeze. De exemplu, procesul de identificare a câmpurilor obligatorii care ar trebui completate la crearea unui nou profil de client, astfel încât dublările să fie eliminate.

Acestea pot include numele complet, numele companiei, detaliile de contact, detaliile telefonului fix și mobil, adresa și profilurile rețelelor sociale. În afară de aceasta, puteți programa și setări periodice pentru curățarea sistemului de întreținere. Acest lucru vă poate ajuta să vedeți informații duplicate sau lipsă, după care pașii pentru a corecta lucrurile pot fi luati imediat atunci când procesul este efectuat în mod regulat.

10. Lipsa de integrare

Unul dintre avantajele principale ale utilizării unui instrument de afaceri și a mai multor aplicații software este capacitatea de a integra instrumente între ele. Orice eșec de a face același lucru va sfârși prin a scădea nivelul de productivitate, deoarece îi forțează pe utilizatori să folosească diverse sisteme și să comute între diferite instrumente de afaceri.

Ca urmare, șansele de duplicare a datelor și de cunoștințe de afaceri dispersate vor crește. Majoritatea oamenilor înțeleg că lipsa integrărilor de afaceri cu alte instrumente este una dintre cele mai mari provocări ale utilizării structurii CRM .

Înainte de implementarea CRM, faceți o listă detaliată a tuturor instrumentelor de afaceri și vedeți dacă sunt compatibile între ele sau nu. Furnizorii CRM trebuie să aibă o listă de integrări native și terțe disponibile pentru a utiliza sistemul. Dacă aveți un sistem CRM și intenționați să vă abonați la alte instrumente, atunci puteți face același lucru verificând dacă CRM-ul se integrează sau nu cu aceste instrumente.

În cazul în care descoperiți că CRM-ul nu se integrează cu un instrument de afaceri, atunci puteți consulta și un consultant Zoho . Consultantul va introduce un instrument de automatizare care poate conecta aplicații și servicii. Două sau mai multe aplicații vor fi conectate cu ușurință pentru a automatiza toate sarcinile repetitive fără a fi nevoie de codificare sau în funcție de dezvoltatori pentru integrare.

Concluzie

A face greșeli CRM poate fi costisitoare. Acestea nu includ doar impactul financiar, ci duc și la o pierdere de timp prețios și la gestionarea datelor cheie ale clienților. Lucrul bun este că o cercetare atentă asupra aspectelor importante, cum ar fi cunoașterea caracteristicilor potrivite, integrarea lor adecvată și urmărirea procesului de implementare poate evita greșelile comune CRM .

Puteți lua în considerare toate greșelile menționate mai sus pentru a le evita sau puteți face o treabă mai bună și luați sprijinul unui consultant Zoho . În acest fel, afacerea dvs. va fi împiedicată să facă posibile sughițuri pe drum.