Zoho Workdrive 3.0 – Tot ce trebuie să știți

Companiile și profesioniștii din întreaga lume au început să îmbrățișeze modelul de lucru hibrid. Acesta este motivul pentru care atât de multe procese de afaceri s-au mutat deja pe internet. Instrumentele care îmbunătățesc o afacere pot fi accesate rapid și, de asemenea, este ușor să colaborați cu echipele distribuite ca prioritate de top.

Prin urmare, Zoho a venit cu cea mai recentă versiune de Zoho WorkDrive, care ajută la accesarea fișierelor și colaborarea cu o echipă din orice locație. Este un sistem de gestionare a fișierelor online care ajută utilizatorii să profite la maximum de funcțiile pentru o concentrare îmbunătățită a echipei asupra obiectivelor și pentru a conduce o forță de muncă productivă.

Zoho realizează că în mijlocul unei tranziții, al accesibilității datelor și al colaborării la conținut, există unele provocări online de stocare a fișierelor cu care se confruntă multe organizații. Prin urmare, introducerea Zoho WorkDrive 3.0 pentru accesarea, colaborarea și optimizarea datelor de oriunde v-ați afla.

În acest blog, vom înțelege totul despre Zoho WorkDrive 3.0 în detaliu.

Construirea de API-uri WorkDrive

WorkDrive 3.0 se integrează cu ușurință cu aplicațiile de afaceri și, de asemenea, eficientizează fluxul de date în cadrul unei companii. Este un sistem de colaborare de fișiere bazat pe cloud, care poate fi integrat cu ușurință cu alte aplicații sau instrumente terțe. Vine cu caracteristicile menționate mai jos.

1. Optimizați folderele echipei

Dosarele echipei sunt ca un spațiu de lucru virtual unde este posibil să creați, partajați și chiar colaborați la fișiere. Cu Zoho WorkDrive 3.0, acum este posibil să vă ajutați echipele să acceseze și să lucreze la documente în mod eficient, cu unele îmbunătățiri noi.

• Fixați un folder: numărul total de dosare de echipă care sunt create într-o companie poate fi un număr important. Cu aceste foldere, poate fi destul de dificil să găsiți date atunci când este nevoie.
  Dacă sunteți la un apel cu clienții dvs., dar nu puteți găsi folderul cu detaliile proiectului pentru acel client, atunci poate exista o problemă. Funcția Pin permite utilizatorilor să găsească folderele echipei fixându-le în partea de sus a listei.

• Interfață mai bună : Zoho WorkDrive 3.0 este o platformă de colaborare de conținut care vine cu o vizualizare detaliată a folderelor de echipă, astfel încât să puteți găsi datele potrivite la momentul potrivit. Puteți găsi folderele de echipă pe care le-ați fixat și, de asemenea, pe cele la care ar trebui să vă alăturați.
  În această actualizare, există, de asemenea, o caracteristică pentru a adăuga o abilitate care ajută la determinarea folderelor de echipă care trebuie afișate pe panoul din partea stângă. Mai mult decât atât, este și posibil să afișați toate folderele de echipă, doar pe cele care sunt fixate și uneori niciunul.

• Duplicați folderul echipei : un spațiu comun care este creat pentru o echipă sau un scop fix se numește folder de echipă. Gândiți-vă la un spital care ar trebui să împărtășească aceleași planuri de îngrijire a pacienților cu diferiți asistente sau medici.
  Noile caracteristici ale Zoho le permit utilizatorilor să copieze folderul complet al echipei pentru partajarea și colaborarea cu un set diferit de membri.

2. O mai bună vizibilitate a conținutului

Era de trecut să derulezi în sus și în jos pentru a găsi documentele potrivite. Zoho WorkDrive 3.0 vă ajută să vedeți mai multe articole dintr-un folder folosind modul de vizualizare compact al WorkDrive.
Membrii echipei pot verifica cu ușurință conținutul unui folder și pot lua notă, deoarece WorkDrive 3.0 oferă o vizibilitate îmbunătățită a conținutului.

3. Lucru din mers

În lumea actuală, majoritatea dispozitivelor mobile s-au transformat într-o extensie a dispozitivelor de birou. Zoho WorkDrive 3.0 aduce cele mai recente îmbunătățiri ale aplicațiilor mobile. Unele dintre ele sunt menționate mai jos.

• Foldere de acces : întregul proces de a permite accesului offline fiecărui fișier poate fi destul de consumator de timp. Zoho WorkDrive 3.0 vă permite să faceți un folder complet disponibil offline pentru a accesa fișierele de lucru din mers. Acest lucru este chiar și fără o conexiune la internet funcțională.
• Creativitate îmbunătățită : Indiferent dacă lucrați la un plan de design sau creați un personaj, este posibil să creați și să încărcați în WorkDrive folosind Scribble. Puteți folosi creionul, schița, paleta de culori și radiera pentru a da viață ideilor tale.
• Widgeturi : Dacă v-ați săturat să vă conectați la o aplicație mobilă de fiecare dată pentru a găsi un fișier sau pentru a încărca un document, atunci widget-urile pot fi folosite pentru a încărca imagini și a căuta în WorkDrive direct de pe ecranul de pornire.

4. WorkDrive Genie (Beta) pentru Mac

Au existat multe solicitări pentru actualizarea WorkDrive încă de când a fost lansată. Zoho a introdus noul WorkDrive Genie (Beta) pentru Mac în noul Zoho WorkDrive 3.0.
Utilizatorii Windows și Mac pot edita cu ușurință fișierele stocate în WorkDrive folosind o aplicație compatibilă de pe desktop.

5. Format document standardizat

De la documentația legală la jurnalele clienților și înregistrările angajaților, șabloanele ajută la crearea fișierelor cu o setare consecventă a documentului. Noua versiune a Zoho WorkDrive 3.0 vine cu două îmbunătățiri majore.

• Clasificați șabloane : Majoritatea întreprinderilor din lumea actuală necesită utilizarea șabloanelor în mai multe scopuri. Acest lucru poate face adesea dificilă găsirea și chiar gestionarea documentelor într-un singur loc.
  Noua versiune vine cu categorii. Odată cu crearea de categorii, devine ușor să grupați șabloanele în orice mod doriți.

• Șabloane de căutare : Căutarea unui șablon nou nu mai este o sarcină dificilă. Se poate găsi șablonul dorit folosind bara de căutare încorporată. Tot ce trebuie să faceți este să cunoașteți numele, autorul și cuvântul cheie din conținut, astfel încât să puteți căuta direct din această bară.
  În noua îmbunătățire, puteți utiliza căutarea globală pentru a găsi un șablon din galerie fără a mai fi nevoie să căutați manual prin șabloane.

6. Previzualizare îmbunătățiri

Noua versiune a Zoho WorkDrive 3.0 vă permite să previzualizați fișierele PDF și chiar imaginile într-o gamă largă de dimensiuni.
Noua caracteristică a Îmbunătățirilor de previzualizare vă ajută să măriți și să micșorați cu ușurință, să resetați zoomul pentru a se potrivi la dimensiunea unei ferestre și să treceți la orice pagină.

7. Integritatea datelor

Scopul șabloanelor de date este de a clasifica și organiza majoritatea fișierelor la nivel de echipă. Odată cu noua actualizare a sistemului de colaborare de fișiere bazat pe cloud, introdusă de Zoho WorkDrive 3.0, este posibil să ajutați utilizatorii să asocieze automat un șablon de date.
Mai mult, este, de asemenea, posibil să adăugați automat proprietăți personalizate la fiecare fișier sau folder. Acesta este modul în care majoritatea utilizatorilor pot căuta și localiza instantaneu fișierul necesar.

8. Gestionați fișierele colectate

Zoho WorkDrive ajută la primirea documentelor de la utilizatori interni și externi. Vine cu funcționalitate îmbunătățită pentru gestionarea procesului de colectare.

• Clasificarea fișierelor : stocarea tuturor fișierelor într-un singur loc a făcut ca accesarea datelor potrivite la momentul potrivit să fie dificilă. Noua versiune a Zoho WorkDrive 3.0 permite utilizatorilor să creeze un folder pentru fiecare utilizator pe baza numelui, numărului de telefon și adresei de e-mail.
• Raport de colectare : Este necesar să primiți fișierele în siguranță, dar este important să cunoașteți detaliile depunerii. Aceste colecții pot dura ceva timp și pot fi specifice utilizatorului. Puteți obține un jurnal detaliat al tuturor celor care au trimis fișierele și la ce oră prin crearea unui raport de colectare.

9. PDF și adnotări de imagine

Adnotările se numesc notă care este adăugată la un text sau o diagramă pentru a furniza informații suplimentare. Noua versiune de Zoho WorkDrive 3.0 vine cu PDF și caracteristici de adnotare a imaginilor.

• Adnotare PDF : PDF-urile sunt utilizate în mod masiv într-o organizație și de multe ori, s-ar putea chiar să doriți să lucrați cu un client sau un membru al echipei într-un portofoliu. Utilizând Zoho WorkDrive 3.0, puteți utiliza cu ușurință adnotarea și puteți colabora cu echipa. Majoritatea utilizatorilor pot, de asemenea, să acceseze o pagină și să adauge comentarii la un text sau o zonă a paginii.
• Adnotare imagine : Să presupunem că ați lucrat la o reclamă cu designerul dvs. și doriți să oferiți sugestii atunci când vă trimit designul. Folosind adnotarea imaginii, puteți adăuga cu ușurință comentarii la orice parte specifică a unei imagini și, de asemenea, puteți lucra cu designerul dvs.

10. Experiență video îmbunătățită

Videoclipurile pot fi folosite în majoritatea organizațiilor pentru a crește acoperirea, implicarea și chiar vânzările. Zoho înțelege importanța videoclipurilor și aduce trei caracteristici principale.

• Adnotare video : imaginați-vă că echipa lucrează la un videoclip de marketing și trebuie trimis echipei de produs pentru examinare. Odată ce videoclipul este trimis echipei de produs, aceștia vor nota cadrele care trebuie schimbate și vor comunica acest lucru echipei de marketing înainte.
  Folosind adnotările video, echipa poate merge la orice cadru și poate adăuga comentarii cu un marcaj de timp. Acesta este modul în care echipa își poate împărtăși în mod direct așteptările, iar echipa de marketing va putea lucra eficient la videoclip.

• Imagine de copertă video : Zoho WorkDrive 3.0 adaugă mult mai multă vizibilitate și valoare unui videoclip prin utilizarea opțiunii pentru imaginea de copertă din WorkDrive. Aveți o opțiune excelentă de a schimba și imaginea implicită de copertă generată de sistem.
  WorkDrive vine cu o opțiune de a schimba imaginile implicite într-o imagine de copertă personalizată, arătând în același timp ce este acolo în videoclip. Imaginile nou actualizate pot apărea acum în toate previzualizările, vizualizările încorporate și ca miniatură în listă.

• Capitole video : Majoritatea videoclipurilor tind să fie plictisitoare. Acesta este motivul pentru care Zoho WorkDrive 3.0 vine cu capitole pentru a naviga cu ușurință printre secțiuni.
  Capitolele video ajută și la împărțirea unui videoclip în secțiuni, astfel încât să puteți vedea ce este acoperit în videoclip și să treceți la subiectul care vă interesează.

11. Securitate mai bună

Partajarea permite celor mai multe companii să trimită fișiere importante către clienți, parteneri de afaceri și părți interesate. Aceasta este o caracteristică nouă care vine cu două îmbunătățiri pentru a face legăturile externe mult mai sigure.

• Parole: organizațiile partajează fișiere sensibile cu partenerii lor de afaceri și, prin urmare, este important să partajați conținutul în siguranță, deoarece ar putea să iasă din companie.
  Zoho WorkDrive ajută la obligarea tuturor utilizatorilor să stabilească parole atunci când vine vorba de crearea de link-uri de partajare externe. De asemenea, ajută la setarea unei politici puternice de parole, dacă este necesar, în timp ce face linkurile mai sigure.

• Perioada de expirare : Există momente în care multe companii trebuie să împărtășească acorduri oficiale, notificări legale și scrisori de ofertă. Zoho WorkDrive 3.0 vine cu o îmbunătățire care permite utilizatorilor să seteze o perioadă de expirare implicită pentru link-urile de partajare externe și link-uri de descărcare pentru a restricționa orice acces nedorit.
  Perioada de expirare implicită poate fi, de asemenea, aplicată automat. Mai mult, utilizatorii pot alege să modifice manual și chiar să dezactiveze data de expirare dacă este necesar.

12. Modul de notificare

În cele din urmă, Zoho WorkDrive 3.0 ajută, de asemenea, utilizatorii să decidă asupra modului de notificare, astfel încât să fie ușor de știut ce se întâmplă cu un fișier corporativ în timp ce sunt actualizați cu privire la sarcinile și proiectele echipei.
Zoho WorkDrive vă ajută să alegeți lista de notificări de care aveți nevoie împreună cu tipul de mediu necesar pentru a primi notificări.

Concluzie

Nu este niciodată nevoie să vă faceți griji cu privire la transferul datelor companiei atunci când vine vorba de optarea WorkDrive. Folosind Zoho WorkDrive 3.0, puteți muta cu ușurință fișierele de pe un desktop sau de pe alte servicii cloud.

Lucrul important de reținut este că toate companiile rulează pe date, indiferent de industria în care se află. Scopul principal este de a oferi utilizatorilor un instrument eficient de gestionare a datelor pentru partajarea, stocarea și lucrul împreună la documente.

Prin urmare, îmbunătățirile Zoho WorkDrive sunt lansate în fiecare an pentru îmbunătățirea gestionării fișierelor online. În perioada următoare, toți utilizatorii pot aștepta cu nerăbdare noile actualizări interesante de la Zoho, cu multe funcții noi.