10 распространенных типов счетов-фактур

Ведение бизнеса неразрывно связано с выставлением счетов, и они бывают разных форм и размеров. Некоторые из них хорошо знакомы, в то время как другие мы должны выпускать один раз в голубой луне. Тем не менее, как профессионалы, мы должны уметь выбирать и выдавать все виды. В этой статье будут изложены необходимые основы, которые помогут вам отличить и быстро выбрать правильный тип счетов-фактур.

Виды счетов – оглавление

1. Счет-проформа
2. Счет на предоплату
3. Счет-фактура продажи
4. Повторяющийся счет
5. Частичный счет
6. Окончательный счет
7. Сводный счет
8. Кредит-нота
9. Долговое извещение
10. счет-фактура НДС

Счет-проформа

Счет-проформа или, как говорят некоторые, предварительный счет — это решение, предназначенное для демонстрации вашего предложения клиентам. Если они примут ваши условия, они оплатят счет, и вы сможете доставить товары или услуги в деталях.

Если клиенты не принимают ваши условия, они не должны платить. Это связано с тем, что выставление предварительных счетов-фактур не обязывает клиентов платить и не создает никаких налоговых обязательств.

Какие условия предполагают такое обязательство тогда? Только когда клиент оплачивает счет-проформу. В таком случае вы должны выставить обычный счет и оплатить все налоги, связанные с продажей. Вы получаете деньги еще до обработки заказа. Как насчет ваших клиентов? Они также выигрывают, поскольку счет-проформа позволяет клиенту легко и свободно сравнивать предложения от нескольких компаний , чтобы выбрать правильное.

Счет на предоплату

На первый взгляд авансовый счет похож на проформу. Но присмотритесь повнимательнее, и вы обнаружите, что они различаются. Авансовый счет предполагает обязательство по оплате, в то время как счет-проформа — это просто предложение заключить договор купли-продажи.

Когда авансовый счет является хорошим выбором? Однозначно, в случае, если вам необходимо задействовать значительные, с вашей точки зрения, финансовые ресурсы для выполнения заказа. Авансовый счет позволяет получить часть оплаты от клиента еще до продажи товаров или услуг. Это положительно скажется на вашей ликвидности, особенно при обработке крупных ордеров. Вы можете установить значение как определенный процент от общего заказа. Это дает вам больше уверенности в том, что ваши клиенты не откажутся от договора, потому что тогда они потеряют уже уплаченные деньги.

Счет-фактура продажи

Это обычный счет-фактура, но он не может отсутствовать в этом списке. В коммерческих сделках такой счет-фактура встречается чаще всего. Это документ, который мы все имеем в виду, когда слышим термин «счет». Как и другие типы счетов-фактур, он содержит все 12 элементов, которые требуются для любого счета-фактуры. Он документирует деловое событие, имевшее место между продавцом и покупателем. Такой счет может охватывать как продажу товаров , так и оказание услуг.

Повторяющийся счет

Этот тип счета-фактуры очень распространен для оказания услуг. Он выдается на каждый заранее установленный период. Чаще всего это месяц, но вы также можете найти еженедельные квартальные или годовые счета. Обычно они появляются в случае различных подписок.

Плата за каждый месяц устанавливается заранее, поэтому вы сразу знаете, какую сумму платить. Эта функция повторяющихся счетов позволяет очень легко автоматизировать выставление счетов такого типа. Используя приложение для выставления счетов, процесс выставления повторяющихся счетов может стать очень простым и простым. Все, что вам нужно сделать, это ввести некоторые необходимые данные, и следующие счета будут сгенерированы автоматически. Какие данные для этого необходимы? Обычно достаточно следующей информации:

• данные клиентов,
• информация о том, для чего выставлен счет,
• сумма счета,
• в какое время должен быть выставлен следующий счет,
• Дата выплаты.

Для повторяющихся счетов каждый последующий счет очень похож на первый выставленный счет. Они будут отличаться номером, датой выдачи и продажи, а также сроком погашения. Если вы знаете адреса электронной почты своих клиентов, вы также можете настроить автоматическую отправку этих счетов с помощью программного обеспечения для выставления счетов, что, безусловно, сэкономит вам много времени.

Частичный счет

В случае крупных проектов популярны частичные счета. В этой ситуации согласованная работа разбивается на этапы. Когда определенный этап выполнен, вы выставляете частичный счет. Этот метод выставления счетов применяется как к поставке товаров, так и к оказанию услуг. График платежей лучше всего установить заранее, еще на этапе подписания договора. Таким образом, вы заранее проинформируете своих клиентов, не удивив их выставленным счетом.

Каковы преимущества частичных счетов-фактур? Они предоставят вам большую ликвидность, в то время как ваш клиент избежит очень большого счета после завершения всего заказа, потому что платеж разбивается на части и распределяется по времени.

Окончательный счет

Этот тип счета обычно выставляется после завершения заказа. Он может поставляться вместе с авансовыми счетами или частичными счетами. Вы выставляете окончательный счет, вычисляя сумму, которая представляет собой разницу между заполненными и оплаченными счетами на сегодняшний день и общей суммой контракта. Как это сделать? Вы должны вычесть стоимость авансовых или частичных счетов, выставленных для проекта, из общей стоимости проекта.

Сводный счет

Сводный счет удобен, когда клиент разместил у вас несколько заказов. Вам не нужно выставлять отдельный счет для каждого заказа. В этом случае можно использовать сводную накладную. Конечно, чтобы это решение было для вас выгодным, отдельные заказы нельзя растягивать во времени. Почему? Вы должны помнить, что деньги вы получите только через некоторое время после выставления счета. Поэтому, если вы слишком долго будете ждать выставления сводного счета, деньги будут зачислены на ваш счет за выполненные заказы.

На практике можно запланировать выставление сводного счета за каждый определенный период, например неделю или месяц. В конце недели или месяца вы собираете все заказы, сделанные для этого клиента, и готовите единый сводный счет. Вы также можете использовать этот тип счета, когда клиент разместил заказ, но позже добавил что-то еще. В этом случае не нужно прописывать два отдельных счета-фактуры, а можно включить в сводку оба заказа.

Кредит-нота

Кредит-нота — это разновидность кредитной накладной. Обычно он используется, когда покупатель вернул товар, оплатил товар, но хочет отменить заказ, или получил поврежденный товар или товар меньшего размера , что предполагает снижение цены в качестве компенсации. Вы также можете раздать эту записку, если хотите предоставить покупателю дополнительную скидку после того, как его заказ был выполнен и оплачен. Это также применимо, когда в счете-фактуре указана неправильная и завышенная общая стоимость, что требует корректировок.

Кредит-нота означает, что продавец должен деньги покупателю. Это подтверждение от продавца, что он или она предоставил покупателю некоторую форму кредита. Покупатель может использовать этот кредит для будущих покупок или запросить возврат средств.

Долговое извещение

Это тип корректирующего счета, который вы отправляете покупателю, если вы ошиблись в занижении стоимости проданных товаров или услуг. Дебетовая записка означает, что в дополнение к сумме счета клиент также должен вам сумму, на которую была выставлена ​​записка. Разница между кредитовым или дебетовым счетом и обычным счетом заключается в том, что вы отправляете обычный счет при продаже товаров или услуг. Однако кредитовый или дебетовый счет выставляется после выставления обычного счета для исправления сумм, указанных в счете.

счет-фактура НДС

В странах, где есть НДС (налог на добавленную стоимость), очень распространенным типом счета-фактуры является счет-фактура с НДС. Он документирует реализацию товаров и услуг лицами, являющимися плательщиками НДС. Это, как правило, большинство компаний, которые работают в таких странах. Интересно, что даже если в вашей стране нет НДС, если вы продаете товары или услуги в страны, где есть НДС, от вас могут потребовать выставить счет-фактуру, включающую НДС.

Читайте также: 5 распространенных ошибок при выставлении счетов

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения