Более 330 миллионов человек во всем мире ежедневно используют PDF-документы. PDF-файлы стали основой современных корпоративных рабочих операций, особенно с ростом культуры удаленной работы.

‍

Их легко использовать, хранить и работать с ними. Однако для их обработки необходимо использовать правильную платформу. Многие программы для работы с файлами PDF являются жесткими в использовании и полагаются на третьи стороны для основных операций.

‍

Выберите программное обеспечение PDF, которое обрабатывает PDF-файлы, не нагружая вашу систему. Давайте рассмотрим некоторые важные функции, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения PDF.

10 важных функций, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения PDF

Portable Document Format (PDF), как следует из названия, представляет собой формат цифрового документа, который содержит информацию, которую можно легко обрабатывать, защищать и передавать в электронном виде . Он стал одним из самых выдающихся краеугольных камней в современном цифровом рабочем пространстве.

‍

Любые и все корпоративные операции требуют широкого использования создаваемых, редактируемых и совместно используемых PDF-файлов на разных платформах . Как бизнес в эпоху цифровых технологий, вам необходимо ежедневно использовать PDF-файлы.

‍

Для этого вам понадобится программное обеспечение для работы с файлами PDF, простое в использовании и предлагающее функции, соответствующие характеру и масштабу ваших бизнес-операций . Мы придумали наиболее важные функции, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения PDF. Взглянем.

1. Мультиформатное преобразование

Источник

‍

Первая и самая важная функция, на которую вам нужно обратить внимание в вашем программном обеспечении PDF, — это то, предлагает ли оно преобразование документа PDF в различные другие форматы, такие как Word, такие как Word, Excel, PPT, JPG и т. д.

‍

Это связано с тем, что файлы PDF печально известны своей жесткостью при редактировании и гибким использованием . Предприятиям часто приходится полагаться на внешние инструменты для оптимального использования PDF-файлов. Использование программного обеспечения, которое позволяет конвертировать на ходу, упрощает рабочий процесс.

‍

Вы можете легко преобразовать PDF в Word с помощью инструмента Smallpdf и документа Word обратно в PDF в соответствии с использованием документа. Это упрощает совместное использование и обработку документа на различных платформах, поскольку вы можете изменять его в зависимости от того, что принято на платформе.

2. Простота использования

Программное обеспечение PDF — это повседневные инструменты, облегчающие рабочий процесс в офисе. Они не должны быть сложными инструментами, которые требуют обучения сотрудников. Программное обеспечение PDF должно быть простым в использовании, чтобы каждый мог извлечь из него максимальную пользу .

‍

Пользователь должен иметь возможность легко редактировать документы и сканировать их. Ищите функцию OCR, т. е. оптическое распознавание символов, поскольку она превращает изображения в текст, распознавая текст на изображении. Это помогает превратить PDF-файлы в редактируемые документы, которые можно обрабатывать на ходу.

‍

Кроме того, обратите внимание, что программное решение предлагает шаблоны, которые можно использовать для ускорения вашего рабочего процесса . Когда у вас есть шаблоны, готовые на выбор, вам не нужно создавать документы с нуля или тратить время на такие аспекты, как дизайн и макет.

3. Цена и лицензирование

Программные решения PDF обычно доступны в виде продуктов SaaS, то есть вам придется приобретать их по ежемесячной или годовой подписке . Поскольку это инструмент, который компании используют каждый день, они также часто выбирают пожизненную подписку.

‍

Цена и лицензирование программного обеспечения PDF играют важную роль при принятии решения о покупке. Существуют бесплатные программы для работы с PDF, предлагающие базовые, а иногда и отличные функциональные возможности. В то время как другие предлагают множество эксклюзивных функций по более высокой цене .

‍

Решение, которое вы выберете, зависит от вашего бюджета и использования инструмента. Перечислите свои потребности и бюджет, который вы можете выделить для принятия окончательного решения. Если решение предлагает бесплатную пробную версию, воспользуйтесь возможностью, чтобы оценить, будет ли инструмент совместим с вашей рабочей структурой или нет.

4. Кроссплатформенное использование

Еще одна важная особенность, которую следует учитывать при выборе программного обеспечения PDF, — это его совместимость со сторонними платформами. Программное обеспечение PDF должно будет сотрудничать с другими платформами для решения различных задач . Например, разрешить нескольким участникам работать над документом.

‍

Точно так же документ PDF должен иметь возможность легкого доступа с различных платформ . Программное обеспечение должно обеспечивать гибкость, позволяющую использовать документы PDF несколькими сторонами одновременно.

5. Мобильный дружественный

Источник

‍

Около половины веб-трафика во всем мире приходится на мобильные устройства. Все, от ваших сотрудников до ваших партнеров, скорее всего, будут использовать мобильное устройство для доступа и работы с PDF-файлами. Таким образом, становится важным проверить ваше программное решение на удобство использования на мобильных устройствах.

‍

Ваши PDF-файлы должны быть редактируемыми на ходу . Это означает, что пользователь должен работать с ними так же, как со своего мобильного устройства, так и с рабочего стола. Это уделяет особое внимание удобочитаемости и настройке полей.

‍

Мобильные устройства, такие как смартфоны и планшеты, имеют меньшие экраны, поэтому программное обеспечение должно иметь возможность регулировать размеры документа без ущерба для удобочитаемости текста . Если документ был сжат, его качество не должно пострадать при открытии на меньшем экране.

6. Встроенная безопасность

Одной из основных причин , по которой PDF-файлы стали популярным форматом в корпоративных пространствах, является безопасность, которую они обеспечивают . Не каждый может получить к ним доступ или изменить их. Ими можно легко поделиться по всему миру без ущерба для содержимого внутри них.

‍

Выбранное вами программное обеспечение PDF должно обеспечивать первоклассную безопасность для защиты конфиденциальной информации в ваших документах. Ищите такие функции, как защита паролем, которая поможет вам ограничить доступ к документу.

‍

Существуют уникальные разрешения, которые позволяют вам выбирать, кто может читать или редактировать документ . Расширенные функции безопасности позволяют ограничивать или отзывать доступ после того, как документ был предоставлен пользователю, чтобы они больше не могли получить к нему доступ.

7. Поддержка клиентов и обслуживание

Хотя программное обеспечение PDF по своей сути является простым в использовании программным решением, вашему поставщику все же необходимо убедиться, что вы можете использовать его в полной мере. Проследите за тем, чтобы поставщик программного обеспечения снабдил вас учебными пособиями и руководствами по использованию решения .

‍

Должны быть часто задаваемые вопросы, чтобы помочь вам легко решить простые проблемы. Кроме того, необходимо обеспечить мгновенное обслуживание клиентов, чтобы помочь решить более важные вопросы. Чтобы узнать о качестве услуг, предоставляемых провайдером, ознакомьтесь с их отзывами и тем, что говорят пользователи.

‍

Это даст вам реалистичное представление о том, насколько эффективно ваш провайдер решает проблемы. Кроме того, вы всегда можете спросить самого провайдера об их обслуживании клиентов, чтобы получить общее представление о масштабах предоставляемых ими услуг.

8. Облачный

Облачные программные решения для PDF являются одними из наиболее часто выбираемых компаниями. Это происходит по той простой причине, что это легкие решения, которые довольно просты в использовании и предоставляют доступ к файлам .

‍

Вы не хотите, чтобы ваша система PDF была тяжелой или медленной. Более того, медленная система может затормозить весь ваш поток операций своей вялой обработкой . Облачная система является быстрой, гибкой и гибкой в ​​использовании, а также легкодоступной для большинства пользователей.

9. Интеграция электронной подписи

Источник

‍

Опция электронной подписи стала необходимостью, поскольку все больше и больше компаний ведут виртуальный бизнес . Вы просто не можете отправить физические документы стороне и ждать несколько дней, чтобы получить их обратно с их подписью.

‍

Ваше программное обеспечение PDF должно иметь инструмент электронной подписи, который позволяет пользователям ставить цифровую подпись на документе и возвращать его обратно с неповрежденным качеством . Это помогает ускорить транзакции между сторонами и делает процессы намного более эффективными.

10. Автоматизация

Автоматизация является необходимостью любого корпоративного процесса, особенно если ваш бизнес работает в больших масштабах и вам необходимо ежедневно обрабатывать большое количество документов . Ищите функции автоматизации в своем программном обеспечении PDF, чтобы иметь возможность сделать правильный выбор.

‍

Функции автоматизации, такие как инструменты перетаскивания и инструменты поиска и замены, помогают выполнять задачи быстрее и проще, не допуская ошибок. Аннотации и пометки помогут вам быстрее редактировать PDF-файлы.

‍

Следующему пользователю будет проще обрабатывать их быстрее, а также он будет знать точки, которые нужно искать мгновенно. Таким образом, они могут обработать их в кратчайшие сроки.

Выбирайте многофункциональные и гибкие программные решения для работы с файлами PDF, которые упростят ваши повседневные операции.

PDF-файлы стали популярными форматами файлов для корпоративных операций. Выбор правильного программного решения для их обработки и управления поможет вам извлечь из них максимум пользы и облегчит вашу повседневную деловую деятельность.

‍

Ищите такие функции, как редактирование на ходу и межплатформенная совместная работа в вашем программном обеспечении PDF. Он должен обеспечивать первоклассную безопасность, будучи легким и простым в использовании для всех пользователей.

‍

Сообщите нам в комментариях, что, по вашему мнению, является наиболее важной функцией, которой должно обладать программное обеспечение PDf, чтобы упростить вашу работу.

‍