Организация работы: 10 советов по организации работы

Хотите знать, в чем секрет успешных людей в своей работе? Естественно, сразу замечаешь, что это совершенно индивидуальный вопрос, так как каждый сотрудник обладает уникальным набором hard и soft skills, личностными или характерными чертами. Однако есть один элемент, о котором вы можете позаботиться, чтобы улучшить выполнение своих повседневных задач и ускорить достижение ожидаемых результатов — хорошая организация работы. Как? Ниже вы найдете наш список из 10 советов по организации, которые могут помочь вам в этом.

Организация работы – содержание:

1. Планируйте свою работу
2. Сосредоточьтесь на одной цели (и задаче) за раз
3. Не забывайте делать регулярные перерывы
4. Установить приоритеты
5. Оценивать и контролировать время
6. Установите индивидуальные циклы продуктивности
7. Избавьтесь от отвлекающих факторов
8. Работа с канбан-досками
9. Используйте инструменты для оптимизации своей работы
10. Установите границы для коллег
11. Лучшая организация работы – теперь вы знаете, что делать

Планируйте свою работу

Вы можете организовать свое расписание в специальном онлайн-инструменте, в онлайн-блокноте, традиционно на бумаге (какой способ вам больше подходит) — вы не можете забыть о планировании своей работы, если вы заинтересованы в улучшении своей организации. Выписывание всех текущих дел на определенный день или неделю является основой для следующих шагов, о которых мы упоминали. Однако не забывайте планировать себе только 80% рабочего времени — остальное нужно отводить на непредвиденные случаи.

Сосредоточьтесь на одной цели (и задаче) за раз

Вы не сможете сразу добиться всего, что поставили перед собой – так же, как не успеете выполнить все задачи, которые запланировали накануне днем. Сосредоточьтесь на том, что наиболее важно в данный момент, и вы увидите положительные результаты.

Не забывайте делать регулярные перерывы

Перерывы лучше планировать каждый день примерно в одно и то же время (по возможности, конечно) — так ваше тело войдет в определенный рабочий ритм, облегчив достижение поставленных целей.

Установить приоритеты

Какая задача является важной и срочной, а какую отложить? После того, как вы спланировали свою работу, вы должны определить порядок, в котором вы должны выполнять различные обязанности (в этом вам поможет матрица Эйзенхауэра). Таким образом, вы будете точно знать, что делать и как плавно переходить от одной задачи к другой, не позволяя себе ни секунды медлить.

Оценивать и контролировать время

Чтобы наилучшим образом организовать свое время на работе, вы также должны полагаться на оценку того, сколько времени вам потребуется для выполнения конкретной задачи. Таким образом, вы получите контроль над временем и повысите свою мотивацию для его завершения. Постоянная проверка темпа выполнения своих обязанностей, в свою очередь, позволит вам предвидеть узкие места и извлечь уроки на будущее (например, с точки зрения того факта, что определенный тип задач требует продления срока). Эти два действия значительно улучшают организацию труда.

Установите индивидуальные циклы продуктивности

В какие часы вы работаете лучше всего? Выяснение того, когда вы более продуктивны утром, днем ​​или днем ​​(и как этот факт соотносится с тем, что вы едите на работе), является отправной точкой для лучшей организации вашей повседневной работы. В конце концов, лучше оставить себе самые сложные задачи на то время, когда вы наиболее продуктивны, чтобы их выполнение было хотя бы немного легче. С другой стороны, в период наименьшей продуктивности вам следует выполнять автоматические и повторяющиеся задачи, не требующие особых усилий. Такой подход поможет вам избавиться от ощущения потерянного времени на работе.

Избавьтесь от отвлекающих факторов

Имейте в виду, что ничто не работает так плохо для выполнения повседневных обязанностей, как постоянно отвлекаться на всевозможные отвлекающие факторы — проверка социальных сетей, посещение коллег или просмотр электронной почты. Почему? Потому что нашему уму требуется некоторое время, чтобы сосредоточиться на поставленной задаче, и каждое отвлечение приводит к тому, что наша концентрация ослабевает, и нам приходится начинать с нуля. По этой причине рекомендуется блокировать определенные сайты на время работы или использовать технику Помидора (которая поддерживает циклическую работу), чтобы не отвлекаться.

В связи с этим также обратите внимание, что вы сталкиваетесь с отвлекающими факторами как в офисе, так и во время работы дома — определите, что чаще всего отвлекает вас от работы, а затем постарайтесь устранить эти проблемы, чтобы улучшить рабочий процесс.

Работа с канбан-досками

Визуализация ваших текущих задач на канбан-доске (разделение столбцов «выполнение-выполнение») улучшает контроль над рабочими процессами. Более того, это позволяет другим видеть, могут ли они в настоящее время использовать ваши ресурсы, или, возможно, вы сосредоточены на важной задаче и не можете найти место, чтобы помочь.

Используйте инструменты для оптимизации своей работы

Подумайте об этом типе программного обеспечения (например, о нашем программном обеспечении для управления проектами Firmbee), если вы работаете в команде и чувствуете необходимость улучшить общение между отдельными членами команды. Решения, позволяющие хранить всю необходимую информацию о происходящих процессах в одном месте, позволяют очень быстро и эффективно улучшить организацию работы вовлеченных лиц. Однако вы должны не забывать выбирать их в соответствии с потребностями вашей команды (путем анализа областей, вызывающих проблемы).

Установите границы для коллег

Последний совет — это тот, которым мало кто хочет воспользоваться, потому что считается, что, поступая так, вы можете получить ярлык «бесполезного друга». Тем не менее, иногда лучше донести до коллег, что в данный момент вы им не поможете, чем насильно поддерживать других, а потом столкнуться с задержками в выполнении своих задач, которые могут навредить как вам (последствия физического и психического здоровья, связанные со стрессом и сверхурочной работой), так и организации (из-за срыва сроков).

Лучшая организация работы – теперь вы знаете, что делать

Вы можете подумать, что перечисленные выше советы «тривиальны» и определенно недостаточны для того, чтобы убрать беспорядок в вашей рабочей жизни. Однако попробуйте включить некоторые из них в свою повседневную деятельность, и вы быстро заметите, что результаты намного превзойдут ваши прогнозы. Конечно, не факт, что все вышеперечисленные советы сработают именно в вашей ситуации (все зависит от того, какие у вас были проблемы с организацией работы до сих пор), но они, несомненно, являются подходящей отправной точкой для размышлений о изменение, осуществляя его, а затем – наслаждаясь результатами.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения