4 шага к разработке и проведению эффективных настольных упражнений

Кабинетные учения, которые часто обозначают аббревиатурой TTX или TTE, представляют собой особую форму подготовки к кризису. Его отличает от других подходов к управлению рисками самая характерная черта – ненапряжная атмосфера. Таким образом, команда обсуждает отдельные объемы мер, которые необходимо предпринять, роли конкретных членов команды, а также возможные сценарии, и все это в форме организованного группового обсуждения.

Все это происходит посредством разговоров, обмена мнениями и поиска решений, а не, как в случае с полевыми учениями, действий или действий. В такой форме крайне важно изучить и посмотреть, воплотятся ли теоретические положения в реальные чрезвычайные ситуации. Из этой статьи вы узнаете, какую ценность кабинетные учения могут принести организации, когда их стоит проводить и как правильно проводить.

Основные правила проведения кабинетного учения

Штабные учения — это совещание, целью которого является разработка процедур и мер, которые необходимо соблюдать в случае чрезвычайной ситуации. В зависимости от типа организации это может включать определение способов реагирования на кибератаку, стихийное бедствие, такое как землетрясение, или внезапный террористический акт. Он также может иметь более случайный характер, например, выяснить, как справиться с потерей важных членов команды или внезапным появлением конкурента на рынке.

Вне зависимости от степени чрезвычайности штабные учения имеют одну общую черту: готовый сценарий с конкретными мероприятиями и их последовательностью. Без сценария проведение TXT не имеет смысла. Это связано с тем, что основная цель этих упражнений состоит в том, чтобы проверить, находят ли реальное отражение теоретические положения, действующие в организации, и нужно ли вносить изменения. Поэтому, если в вашей организации нет определенного плана действий на случай чрезвычайной ситуации, первым шагом должно быть написание такого сценария.

Упражнения проходят в непринужденной обстановке, чтобы все члены команды могли свободно определять свои роли в реагировании на конкретные ситуации и без страха и стыда обсуждать волнующие вопросы. Здесь речь идет не о конкуренции и проверке того, могут ли сотрудники действовать под давлением, а об обучении и работе в команде.

Какую пользу приносит проведение кабинетных учений?

Проведение кабинетных учений занимает не так много времени, как полевые учения, но все же требует выделения времени и созыва отдельных членов группы. Вам нужно будет выделить некоторые ресурсы, но взамен вы получите много преимуществ не только для организации, но и для членов команды.

Ценность для организации, которую может принести TXT

• Проверка процедур во время случайной встречи гораздо предпочтительнее «живого» тестирования во время кризиса.
• Возможность уточнения правил, устранения пробелов и реализации корректирующих действий
• Возможность улучшить методы реагирования на чрезвычайные ситуации
• Укрепить связи между отдельными членами команды
• Проверить, что сотрудники знают и соблюдают теоретические положения протоколов

Ценность для членов команды, которую может принести TXT

• Возможность отработать свою роль в казуальном формате
• Лучшие условия для запоминания следующих шагов решения конкретной ситуации
• Возможность задавать вопросы, расширять свои знания
• Выполнение сценариев и тестов облегчает разработку предложений по изменению или улучшению отдельных записей.

Как провести настольное упражнение?

1. Определите цель проведения кабинетных учений

Планирование кабинетных учений должно начинаться с определения цели, которую вы хотите достичь после ее проведения, и того, как вы планируете применять достигнутые результаты. Для некоторых ключевым вопросом будет обучение тех членов команды, которые раньше упустили возможность проанализировать различные положения планов. Другие найдут в ней возможность оценить, находят ли отражение теоретические принципы в действительности. Каким бы ни был ваш основной стимул для проведения таких упражнений, они обязательно принесут гораздо больше пользы, чем вы планируете.

2. Назначьте участников и определите их роль в учениях

Хотя настольное упражнение является статичным и проводится в форме непринужденной групповой беседы, все же существуют определенные правила, которым необходимо следовать. Вы должны назначить людей, которые будут участвовать в учениях, и назначить им определенные роли. Другие люди могут наблюдать и следить за сценарием, но во избежание хаоса им не следует принимать активное участие в самом учениях. Наблюдатели также могут высказать свою точку зрения, которая может пригодиться во время оценки и документирования учений, поэтому стоит сразу после TXT задать время, чтобы задать вопросы и внести предложения.

Жизненно важным элементом всей деятельности является назначение подходящего лидера/фасилитатора. Вы можете выбрать кого-то из своей команды или нанять профессионала для этой задачи. В любом случае, это должен быть кто-то, кто не только очень хорошо знает сценарий, правила компании и задачи отдельных членов команды, но и обладает особыми межличностными качествами для правильного проведения учений.



Фасилитатор должен знать и тщательно решать, когда следовать, а когда возглавить группу. Ключевой актив, которым нужно обладать, — это способность создавать комфортные условия для творческого обсуждения и вести дискуссию, чтобы вести ее по существу. Опытный руководитель настольных упражнений будет чувствовать группу и поддерживать разумный баланс между расслабленностью и жесткими правилами.

3. Определите конкретный сценарий

Сценарий должен реагировать на потенциальную угрозу, наиболее реальную для организации. Многое зависит от типа бизнеса, а также от местонахождения штаб-квартиры. Такой план действий может учитывать возникновение урагана или другого стихийного бедствия, а также указывать следующие шаги для борьбы с массированной хакерской атакой.

Независимо от того, какова ваша цель, сценарий должен определять и подробно описывать достаточно реалистичную ситуацию. Он должен включать вопросы для людей, чтобы настроить их на правильное мышление и проверить, принимают ли они правильные решения. Это связано с тем, что каждый член команды должен знать, к кому обращаться в случае кризиса, какие действия необходимы, а также какие оставшиеся ресурсы следует расставить по приоритетам и защитить. Им необходимо ознакомиться с общим сценарием до запланированной встречи, чтобы они могли хорошо к ней подготовиться.

Сценарий должен включать определенный сценарий, но здесь стоит сделать ставку на некоторую гибкость. Возможно, в ходе обсуждения дальнейшие пункты изменятся и подход участников команды прольет новый свет на всю ситуацию. В таком случае ведущему лучше не прерывать дискуссию, дать ей течь и немного отойти от исходного сценария, чтобы создать лучший, обновленный сценарий.

4. Помните об окончательном анализе

Учения помогают членам команды понять свои роли и проверить, знают ли они различные положения, необходимые для правильного реагирования в случае чрезвычайной ситуации. Однако реальная ценность кабинетных учений исходит из анализа этого обсуждения и заключается в возможности внести улучшения и улучшить уже существующие решения. Вот почему не менее важно проанализировать все мероприятие после того, как учение уже состоялось, и составить на его основе отчет. Эта информация может улучшить план на случай непредвиденных обстоятельств и проверить пробелы в нем.

Всегда ли столешница является правильным решением?

Естественно, каждый подход к управлению рисками и обеспечению готовности к чрезвычайным ситуациям имеет свои плюсы и минусы. Результаты, которые они обеспечивают, формируются несколькими новыми переменными, окружающей средой, обстоятельствами и людьми. То же самое относится и к настольному упражнению. Несомненно, это упражнение позволяет вам проверить существующие рекомендации и оценить окружающую среду и людей. Это также позволяет вам узнать о предложениях других членов команды.

Это также отличная возможность учиться и задавать вопросы, не требующая больших ресурсов и не слишком трудоемкая. Более того, такие учения также можно проводить удаленно, поэтому они хорошо подойдут организациям, расположенным в разных местах по всему миру.

Однако это не означает, что этот метод является идеальным решением, он также имеет свои недостатки. Во-первых, непринужденная атмосфера и теоретические разговоры никогда не будут отражать реальное событие, во время которого даже хорошо подготовленные сотрудники могут потерпеть неудачу, так как добавляется стресс и необходимость действовать в спешке. Во время кабинетных учений вы можете проверить, что все знают свою роль, но не всегда вы обнаружите все недостатки в плане. Некоторые из них проявляются только в реальных жизненных ситуациях, а не во время теоретических дискуссий.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях цейтнота делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения