5 распространенных ошибок при выставлении счетов

Ошибки неизбежны. При выставлении счетов-фактур они, как правило, случаются время от времени. Какие ошибки при выставлении счетов встречаются чаще всего? Как избежать ошибок при выставлении счетов? Какие последствия они могут иметь? Если вы хотите узнать ответы на эти вопросы, прочитайте нашу статью о 5 распространенных ошибках при выставлении счетов.

5 распространенных ошибок при выставлении счетов – содержание

1. Неверный номер счета
2. Неверные данные о контрагенте
3. Нет информации о способе оплаты
4. Неверное описание товаров или услуг
5. Платежные ошибки
6. Резюме

Неверный номер счета

Каждый счет-фактура должен иметь уникальный номер. Это очевидно, но в некоторых ситуациях легко допустить эти ошибки при выставлении счетов. Это особенно верно, если вы используете такие программы, как Word или Excel или их эквиваленты для выставления счетов. На первый взгляд может показаться, что это облегчит вам работу по выставлению счетов. В таких программах можно подготовить готовые шаблоны счетов, в которых вам останется только изменить данные при оформлении последующих документов. Но у этого решения есть один большой недостаток.

Перезапись последующих файлов может привести к потере нумерации. И сохранение счетов-фактур в виде последовательных страниц в документе Word или последовательных листов в Excel также может привести к неточностям.

Каковы наиболее распространенные ошибки при нумерации счетов-фактур? Бывает двух видов: повторяющиеся номера счетов -фактур и пробелы в нумерации. Обе эти ошибки при выставлении счетов могут иметь неприятные последствия при проверке налоговой инспекцией. Нумерация, содержащая пробелы, может указывать на то, что не все выставленные счета-фактуры учитываются при расчете налога. Пробелы в нумерации вызовут серьезные сомнения, даже если они случайны и не предназначены для введения в заблуждение налоговых органов.

Второй тип ошибки, т. е. два или более счетов-фактур с одинаковым номером, но разным содержанием, также может свидетельствовать о том, что они были преднамеренно выставлены таким образом, чтобы избежать уплаты налогов. В этом случае также может возникнуть проблема с проводкой таких счетов-фактур, так как бухгалтерская программа может не позволить ввести два и более документа с одним и тем же номером.

Исправить такие оплошности может быть непросто, особенно если вы уже отправляли такие ошибочные счета своим клиентам и только потом поняли, что у вас была неправильная нумерация. Они не имеют большого значения для ваших подрядчиков, потому что они не проверяют правильность нумерации ваших счетов-фактур. Поэтому они могут оплачивать такие счета без каких-либо проблем. Но в случае налоговой проверки вас могут оштрафовать за это. Поэтому их лучше предотвратить, например, с помощью программы или приложения для выставления счетов, где нумерация будет присваиваться автоматически. Таким образом, вы избежите ошибок при выставлении счетов и будете уверены, что не выставили счета с неправильными номерами.

Неверные данные о контрагенте

Мы всего лишь люди, и ошибки случаются со всеми нами время от времени. Это может быть опечатка в названии компании, которой вы выставили счет, или неправильное написание имени вашего клиента. Типичным является также неправильный адрес подрядчика. В таком случае могут быть самые разные ошибки: неправильный номер дома, неверный почтовый индекс, неправильное название улицы или даже неправильно написанный город штаб-квартиры компании. Также может случиться так, что вы указали неправильный идентификационный номер налогоплательщика вашего клиента в счете-фактуре.

Казалось бы, это всего лишь мелочи. Но никому не нравится, когда в их имени или фамилии есть орфографические ошибки. Кроме того, они могут привести к налоговым последствиям. Неверные данные контрагента могут привести к тому, что он не сможет признать такой счет как расходы своего бизнеса. В таком случае необходимо будет исправить данные. Это продлит время ожидания оплаты такого счета, потому что ваш клиент может задержать оплату до тех пор, пока не получит документ с правильными данными.

Еще один вид недоработки — выставление счета на совсем другие данные получателя. Это может произойти, особенно когда счета-фактуры создаются вручную путем перезаписи данных в файле. В этом случае в счет-фактуру включается правильное количество проданных товаров или услуг, но данные получателя остаются из предыдущего счета-фактуры.

Это упущение может привести к тому, что вы отправите такой счет-фактуру не тому получателю, который не покупал перечисленные в нем товары у вас. Вы также можете отправить его подрядчику, который купил у вас товар, но информация о получателе будет неверна в этом счете. Пока вы их не исправите, рассчитывать на получение оплаты по такому счету уж точно нельзя.

Как их избежать? Здесь вам на помощь может прийти программа выставления счетов. Вы можете использовать его для создания базы данных ваших клиентов. Вам нужно только один раз проверить их данные, чтобы позже вы могли безошибочно выставлять счета. Некоторые программы позволяют загружать данные о компании из государственных архивов, что позволяет избежать этих ошибок при выставлении счетов.

Нет информации о способе оплаты

Всем нравится иметь деньги на своем счету. Но отсутствие информации о том, как платить, может сделать невозможным оплату счета.

Здесь могут возникнуть различные ошибки, от отсутствия номера банковского счета до неправильного номера счета и незнания того, когда и как оплатить счет. Неточности здесь могут иметь самые разные последствия. Пропуск срока оплаты, вероятно, приведет к тому, что клиент заплатит вам за счет в установленный законом срок. Но неправильный номер счета или даже его отсутствие приведет к тому, что подрядчик не сможет вам заплатить. Только когда вы исправите или дополните эти данные, вы сможете рассчитывать на оплату счета.

Неверное описание товаров или услуг

Счета-фактуры должны содержать точное описание проданных товаров и услуг. В то время как в случае с товарами ошибки случаются гораздо реже, хорошее описание услуг может вызвать много проблем. Ваш клиент не должен сомневаться в том, что он платит за то, что заказал. Поэтому данные в счете-фактуре должны совпадать с данными в заказе.

В зависимости от процедур, применяемых вашими подрядчиками, некоторым может потребоваться более подробное описание предоставляемых вами услуг, а другим — нет. Тем не менее, рекомендуется обеспечить точность, чтобы впоследствии не возникло проблем с получением платежа. Неправильное описание необходимо будет исправить, что, вероятно, займет некоторое время. В результате вы можете получить оплату по такому счету позже, чем ожидали. Решением этой проблемы может стать создание каталога продаваемых товаров и точных описаний отдельных услуг. Таким образом, вы всегда будете иметь четкое и разборчивое описание вашего предложения в счете.

Платежные ошибки

В счете-фактуре не должно быть бухгалтерских ошибок, но такие ситуации могут возникнуть. Есть несколько мест, где они появляются чаще всего. К ним относится общая сумма к оплате. Он может быть неправильно суммирован, в результате чего счет будет либо занижен, либо завышен. Ни один из этих вариантов не выгоден. Почему? Потому что это плохо отражается на человеке, который выставил счет.

Может случиться так, что заказчик не внимательно проверит, не содержит ли выданный вами документ бухгалтерских ошибок и не оплатит такой счет. Но в результате вы можете получить слишком мало или слишком много денег. В первом случае вам придется просить клиента доплатить, что может выставить вас в дурном свете. Во втором случае заказчик может потребовать возврата переплаты, что может плохо отразиться на репутации вашей компании. В обоих случаях такой счет может быть оспорен налоговой проверкой, поэтому его лучше избегать.

Еще одно место, где возникают бухгалтерские ошибки в счете-фактуре, — это расчет стоимости проданных товаров. В этом случае может быть ошибка в перемножении количества штук товара и цены за одну штуку. Чаще всего это происходит, когда расчеты производятся вручную. Ошибка может возникнуть и при расчете суммы НДС. Использование программы выставления счетов поможет вам избежать подобных ошибок выставления счетов, поскольку расчеты в ней производятся автоматически.

Ошибки выставления счетов – резюме

Ошибки при выставлении счетов бывают у всех. Однако вы должны знать, что они могут иметь юридические последствия. Ошибки в счетах-фактурах также способствуют задержке платежей и могут негативно сказаться на доверии к вашей компании. Одним из решений является использование специализированных платформ для выставления счетов, которые автоматизируют многие процессы и в то же время позволяют избежать основных ошибок.

Читайте также: Что должно быть в счете-фактуре? - 12 основных элементов

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения