5 необходимых вещей для создания потрясающего виртуального рабочего места

Я работаю в спальне (ну… там нет ни кровати, ни даже дивана, если уж на то пошло — это спальня, превращенная в кабинет, так что мне действительно приходится выходить из офиса, чтобы вздремнуть после обеда).

PMG — это полностью виртуальное рабочее место , поэтому наши 19 сотрудников работают исключительно у себя дома. У нас нет офисного помещения. И мы заставили его работать в течение 10 лет, и наша команда, безусловно, ценит договоренность. Мы также знаем, что мы не одиноки, так как многие другие малые и средние фирмы используют виртуальные рабочие места, и все большее число крупных компаний принимают идею удаленной работы или гибридной ситуации, когда сотрудники работают из дома по крайней мере пару дней в течение рабочего дня. неделя.

Национальное исследование работодателей, проведенное Институтом семьи и труда в 2014 году, показало, что со времени последнего исследования, проведенного в 2009 году, число работодателей, которые разрешают по крайней мере некоторым из своих сотрудников время от времени работать из дома, увеличилось на 17%, а число работодателей увеличилось на 15%. в числе работодателей, которые разрешили своим сотрудникам регулярно работать из дома.

Независимо от того, является ли ваша компания виртуальным рабочим местом время от времени или каждый день, важно понимать, что эти настройки требуют особого внимания. Наша коллега и подруга Нэнси Сеттл-Мерфи посвятила весь свой бизнес тому, чтобы помогать фирмам успешно управлять виртуальными командами, а в список ее клиентов входят такие компании, как Procter & Gamble, IBM и Partners Healthcare, поэтому очевидно, что это стоит принять к сведению! С Нэнси также недавно связалась Сью Шелланбаргер из The Wall Street Journal по поводу одной из ее статей о работе и семье. (Примечание: полную статью увидят только подписчики WSJ.)

Вот некоторые из основных преимуществ успешного виртуального рабочего места:

• Привлечение и удержание лучших специалистов
• Создание культуры, которая действительно признает баланс между работой и личной жизнью
• Меньше накладных расходов и большая возможность масштабирования без необходимости расширения офисных площадей и сопутствующих расходов
• Более высокая производительность среди отдельных лиц и команд

Конечно, работа практически не обходится без потенциальных ловушек как для работодателей, так и для работников. Когда мы проводим собеседования с кандидатами на работу, мы всегда указываем, что виртуальное рабочее место подходит не всем.

Некоторые из наиболее распространенных проблем, которые могут возникнуть при виртуальной работе, включают:

• Чувство изоляции, особенно у экстравертов, которых вдохновляют другие.
• Чувство меньшего контроля для менеджеров, которым нравится, чтобы их команды присутствовали физически.
• Меньше возможности держать руку на пульсе бизнеса (нет физического кулера с водой, комнаты отдыха или болтовни в кабинете).
• Отсутствие коммуникаций о проектах.
• Отвлечения и размытые границы между работой и семейной жизнью. Вам может казаться, что вы никогда не отрываетесь от работы, или, напротив, вы никогда не чувствуете, что можете полностью сосредоточиться на работе.

За более чем 15 лет работы на виртуальном рабочем месте мы чувствуем, что многому научились , и у нас есть четкое представление о том, что нужно этому типу бизнеса, чтобы как использовать преимущества, так и избегать ловушек. В 2015 году мы даже получили награду Стиви за лучшее рабочее место, управляемое женщинами, чем мы очень гордимся, тем более что все наши сотрудники внесли свой вклад в нашу номинацию!

Вот пять обязательных элементов, которые необходимы бизнесу для создания отличного виртуального рабочего места:

1. Технология

Общение и совместная работа имеют решающее значение, когда команды частично или полностью виртуальны, поэтому ваши технические инструменты должны быть первоклассными. К счастью, есть несколько отличных — от Trello до Dropbox, от Zoom до Slack.

Правильные технологические инструменты будут работать, чтобы поддерживать связь между членами вашей команды, поддерживать бесперебойную работу проектов и обеспечивать быстрый доступ ко всем документам и информации. Они могут помочь менеджерам собирать отзывы и следить за бизнесом. Они также могут помочь поддерживать сильную корпоративную культуру — да, это возможно (и важно!) на виртуальном рабочем месте, даже если люди не работают бок о бок.

2. Доверие

Если менеджер или владелец бизнеса не может доверять своим сотрудникам выполнять свою работу удаленно, виртуальное рабочее место не удастся. Необходима полная поддержка со стороны руководства организации, которое поддерживает гибкую рабочую среду.

В PMG мы говорим нашим кандидатам на работу, что мы нанимаем профессионалов, которые не нуждаются в микроменеджменте, потому что они стремятся достичь совершенства на своих должностях. Нам не нужно знать, где находятся члены нашей команды в каждый момент рабочего дня.

Теперь мы также узнали, что должны соблюдаться обычные рабочие часы — мы не хотели бы нанимать кого -то, кто хотел бы работать с 23:00 до 7:00 каждый день или работать только по выходным, поскольку это не позволяло бы разумно планировать работу клиента. встречи и т.д.

Также должны быть установлены конкретные ожидания для сотрудников в отношении их роли в компании, работы, которой они владеют, и того, как будет измеряться производительность. Если эта информация ясна для всех вовлеченных сторон, то логистические детали того, как они выполняют свою работу, менее важны.

3. Тайм-менеджмент

Виртуальная работа подходит не всем. Некоторым людям будет слишком сложно отделить работу от личной жизни, и, следовательно, они будут отвлекаться на домашние дела в течение рабочего дня и наоборот. Если вы поможете своей команде установить для себя границы, чтобы они могли продуктивно сосредоточиться в рабочее время, а затем отключить его, чтобы иметь насыщенную личную жизнь, это повысит успех вашего виртуального рабочего места и поможет удержать отличных сотрудников.

Наличие выделенного рабочего места в доме имеет решающее значение, равно как и доступ к нужным технологиям и инструментам. Также полезно составить план на рабочий день и неделю в целом. Некоторые члены нашей команды считают полезным размещать виртуальное сообщение «занят» или «нет на месте», если им нужно уделить время написанию, дизайну, анализу или другой целенаправленной работе. Я также предложил им отметить в своем статусе Skype, есть ли у них «рабочее время» в течение дня, чтобы их товарищи по команде знали, когда они могут протянуть руку для быстрого мозгового штурма или просто сделать виртуальный перерыв, чтобы пообщаться.

4. Бюджет поездки

Совершенно возможно создать прекрасную культуру и достичь высокой производительности на полностью виртуальном рабочем месте. Но нельзя обойти тот факт, что для достижения наилучших результатов необходимо личное время. У вас должен быть бюджет на поездки, чтобы собирать людей для полугодовых или ежеквартальных собраний компании, поскольку эти живые мероприятия помогут установить еще более прочные связи.

Мы узнали, что когда вы инвестируете в то, чтобы объединить всех, это будет наиболее успешным, если вы запланируете время для бизнеса и для общения. Спланируйте четкий план своего рабочего времени, а затем выделите время для обычного ужина или прогулки, куда коллеги могут прийти и пообщаться.

5. Чувство единения

Даже если ваши сотрудники не проводят вместе весь день и даже если они видят друг друга всего несколько раз в год, они все равно могут наслаждаться прекрасным чувством единения и эффективно работать в команде. Советы, приведенные выше, очень помогут: доверяйте им, предоставляйте правильные технологии и давайте им личное время для установления прочных связей.

Также хорошо, и мы только начали это делать, максимально использовать видео для командных звонков и виртуальных встреч. Мы все становимся жертвами многозадачности, когда находимся на телефонной конференции, но сделать это гораздо сложнее, когда вы перед камерой. Кроме того, ваша команда установит гораздо более тесные связи, когда они смогут видеть друг друга.

Мы также обнаружили, что празднование успехов по электронной почте или во время встреч — отличный способ выделить все хорошее, что происходит в компании. Мы любим хвалить членов команды, у которых была хорошая победа, и они ценят это признание. Мы также выделяем время командам по работе с клиентами, чтобы запланировать виртуальные мозговые штурмы по клиентским проектам или поделиться примером из практики, который может быть полезен другой команде.

Также важно регулярно делиться новостями и информацией о компании, чтобы помочь всем помнить, что они являются частью чего-то большего, даже когда они работают в своем домашнем офисе.

Благодаря правильной технологии, неизменному доверию к своим людям, приверженности тайм-менеджменту, периодическим поездкам на живые встречи, а также чувству команды и более широкой картины ваше виртуальное рабочее место будет процветать.