Простое руководство для понимания этапов жизненного цикла управления проектами

От того, насколько хорошо вы управляете этапами жизненного цикла проекта, зависит поддержание вашего проекта в рабочем состоянии от начала и до конца, а также предотвращение нецелевого использования ресурсов, времени и денег.

Теперь, в зависимости от типа проекта и его требований, количество фаз жизненного цикла управления проектом может меняться; но в этом посте мы обсудим все пять из них и шаги, которые вы должны выполнить во время каждого из них.

Что такое жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл проекта — это процесс, которому следуют менеджеры проекта при завершении проекта. Он включает в себя последовательность фаз, через которые проходит проект от его инициации до закрытия.

Каковы пять этапов жизненного цикла проекта?

Разбивка проекта на несколько этапов на самом деле упрощает управление и контроль над ним, а также работу над улучшением его качества.

Инициация проекта

Первая фаза инициации заложит основу для следующих нескольких стадий управления проектом. Здесь вы определите проект на широком уровне.

Здесь вы будете,

• Оцените ценность и осуществимость проекта, чтобы решить, стоит ли двигаться дальше. В ходе технико-экономического обоснования вы изучите, сможете ли вы выполнить требования проекта с имеющимися ресурсами, и разработаете экономическое обоснование.

• Определите заинтересованные стороны проекта. Здесь вы проведете анализ заинтересованных сторон, чтобы определить их и их потребности и расставить приоритеты на основе их влияния.

• Определите результаты проекта. Вы можете использовать вехи, чтобы разбить сложные результаты на более мелкие части, чтобы их было легче отслеживать.

• Определите цель и требования (такие как ресурсы, бюджет и необходимое время) проекта. Создайте устав проекта или документ об инициировании проекта, включая эту информацию. В нем также должны быть перечислены потребности бизнеса, цели, заинтересованные стороны и риски проекта.

Полезные ресурсы

Простое руководство по управлению заинтересованными сторонами

9 визуальных инструментов для сбора требований к вашему программному обеспечению

Планирование проекта

На этапе планирования жизненного цикла управления проектом вы разработаете стратегию выполнения этапов проекта или, другими словами, определите, что именно необходимо сделать для достижения целей, которые вы определили ранее.

Здесь вы будете,

• Начните с четкого определения целей проекта и объема проекта. Вы можете использовать критерии SMART, которые помогут вам ставить конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и своевременные цели.

• Спланируйте, что необходимо сделать, и создайте структуру декомпозиции работ, которая поможет вам разбить проект на управляемые задачи на основе результатов проекта.

• Создание диаграмм вех или диаграмм Ганта, где вы можете отображать ключевые вехи и дорожные карты продуктов с изложением графика проекта и вех проекта для команды.

Шаблон расписания проекта

Шаблон дорожной карты продукта

• Оцените и распределите необходимые ресурсы, соберите компетентную команду и уточните их роли и обязанности.

• Создайте план управления рисками, определив потенциальные риски, которые могут помешать реализации проекта, и наметив шаги, которые необходимо предпринять для их снижения.
• Создайте план коммуникаций, определяющий вашу стратегию коммуникации с заинтересованными сторонами.

• Проведите анализ затрат, чтобы убедиться, что все вписывается в ваш бюджет. И установите показатели эффективности, основанные на масштабе проекта, стоимости и графике, чтобы оценить прогресс и убедиться, что проект будет идти по плану.

Полезные ресурсы;

Визуальное руководство по планированию проекта

Окончательный список методов визуального управления рисками

Простое руководство по созданию эффективного плана коммуникаций

Использование диаграмм Ганта и блок-схем в планировании проекта

Выполнение проекта

На этапах выполнения вы реализуете то, что запланировали. Работа менеджера проекта здесь заключается в том, чтобы следить за ошибками и контролировать команду, следя за тем, чтобы все придерживались первоначального плана.

• Создавайте схемы рабочих процессов или карты процессов, которые описывают шаги, которые команда/отдельный человек должны предпринять для завершения каждой вехи и приобретения необходимых ресурсов.
  

• Проведите совещание по запуску проекта, на котором вы сможете просмотреть диаграммы рабочих процессов, диаграммы этапов, структуры разбивки работ и т. д., которые вы создали вместе со своей командой. Помогите им понять, что именно от них ожидается.
• Сообщайте заинтересованным сторонам об обновлениях проекта и при необходимости проводите совещания по статусу
• Отслеживайте ход выполнения и обновляйте графики проектов, а также вносите изменения в планы проектов по мере необходимости.

Полезные ресурсы;

Простое руководство по рабочим процессам | С редактируемыми шаблонами рабочего процесса

Мониторинг проекта

На этом этапе руководитель проекта должен следить за выполнением проекта и сообщать о его статусе заинтересованным сторонам.

Вы можете использовать ключевые показатели эффективности (KPI), такие как соблюдение сроков, контроль бюджета, успешное достижение результатов проекта и т. д., для измерения прогресса.

При необходимости придумайте способы оптимизации производительности и внесите изменения в план управления проектом, чтобы убедиться, что он обеспечивает наилучшую производительность.

Закрытие проекта

Этот этап знаменует собой закрытие проекта, когда будет получен окончательный результат. Вы можете использовать извлеченные уроки для оптимизации процессов проекта и усилий команды во время будущих проектов.

Здесь вы будете,

• Высвободите ресурсы, которые были использованы для проекта, и распределите их, включая оставшуюся часть бюджета, для будущих проектов.
• Оцените успех проекта и поделитесь отчетами с заинтересованными сторонами. Определите, что сработало, а что нет, и надлежащим образом задокументируйте информацию для дальнейшего использования.
• Оцените работу команды и проинформируйте их о том, что им нужно улучшить, и отметьте их успехи.
• Официально уволить всех подрядчиков, нанятых для проекта.
• Вместе с командой создайте план завершения задач, которые не были выполнены в ходе проекта.

Окончание жизненного цикла проекта можно отметить заключительным совещанием или вечеринкой, чтобы отпраздновать успех и поздравить команду.

Какова ваша стратегия управления проектами?

Каждый проект, большой или маленький, простой или сложный, проходит через эти несколько этапов. Работа менеджера проекта заключается в том, чтобы иметь надежную стратегию управления жизненным циклом проекта, чтобы все было в порядке.

Какова ваша стратегия? Поделитесь с нами своим опытом в разделе комментариев ниже.