7 советов от экспертов по управлению задачами, которые повысят вашу продуктивность на работе
Опубликовано: 2019-09-10Эффективное управление задачами имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы все делалось организованно без ущерба для качества или творчества.
С таким количеством дел потеря из виду ваших целей требует времени. Тем не менее, вы можете оставаться на вершине с правильными стратегиями и достигать своих целей.
В этой статье мы обсудим семь советов экспертов по организации, которые помогут вам более эффективно справляться с задачами и повышать производительность на работе. Таким образом, независимо от того, насколько беспокойными становятся дела в вашей деловой жизни, вы можете использовать эти простые стратегии для выполнения работы.
7 советов по управлению задачами и как их реализовать
- Используйте матрицу Эйзенхауэра
- Используйте программное обеспечение для управления задачами
- Автоматизируйте повторяющиеся задачи
- Создайте ежедневный контрольный список
- Делегируйте задачи нужным людям
- Оптимизируйте общение
- Делайте перерывы и занимайтесь самообслуживанием
Но сначала нужно задать вопрос:
Почему управление задачами так важно?
Управление задачами так важно, потому что оно требуется каждой профессии, независимо от отрасли. Разумно управляя своим временем, вы сможете сделать больше за меньшее время, что приведет к повышению производительности и эффективности.
Помимо предоставления вам контроля над вашей рабочей нагрузкой, это позволяет вам планировать, чтобы задачи не пересекались. Кроме того, хорошее управление задачами способствует лучшему сотрудничеству между членами команды, поскольку все знают, над чем им нужно работать и когда.
Управление задачами требует стратегического планирования, организации и коммуникативных навыков — и с учетом этих советов вы сможете управлять своими задачами как профессионал. Рассмотрим матрицу Эйзенхауэра.
1. Использование матрицы Эйзенхауэра
«Если это займет меньше двух минут, сделайте это сейчас». - Дэвид Аллен, консультант по продуктивности и автор книги « Как привести дела в порядок: искусство продуктивной работы без стресса » .
Матрица Эйзенхауэра — мощная техника управления задачами. Матрица, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром, состоит из четырех квадрантов:
- Важно и срочно
- Важно, но не срочно
- Не важно, но срочно
- Не важно и не срочно
Разделив задачи на эти категории, вы можете использовать матрицу, чтобы определить, над какими задачами работать в первую очередь, во вторую и т. д.
Как реализовать
Запишите свои текущие задачи на бумаге или в онлайн-программе для управления задачами . Распределите каждую задачу по важности и срочности.
Заполните те, которые не являются важными или срочными. Затем создайте план для выполнения каждой задачи по одной за раз.
Например, если вы занимаетесь маркетингом в социальных сетях и применяете матрицу Эйзенхауэра после анализа данных об эффективности постов, вы можете заметить, что визуальные посты работают лучше, чем текстовые посты. Итак, согласно методу, вы можете создавать визуальный контент поверх текстовых постов.
Источник изображения
Используя матрицу Эйзенхауэра как часть вашей организационной стратегии управления бизнес-задачами, вы можете снизить уровень стресса, одновременно повысив производительность и достигнув успеха!
В следующем разделе мы рассмотрим, как программное обеспечение для управления задачами может помочь вывести производительность вашей организации на новый уровень.
2. Используйте программное обеспечение для управления задачами
«Создайте систему, которая работает для вас. Не заставляйте себя работать в системе, которая не работает». - Лаура Вандеркам, эксперт по тайм-менеджменту и автор из « 168 часов: у вас больше времени, чем вы думаете »
Одновременное управление несколькими проектами может быть сложной задачей, особенно когда сроки сжаты, а рабочая нагрузка кажется бесконечной.
Без надлежащей организации и коммуникации ваш бизнес может пострадать от срыва сроков, потери данных и плохого обслуживания клиентов . Это может стоить вам дохода и повредить вашей репутации.
Использование правильных инструментов может сделать этот процесс простым и беспроблемным для команд и отдельных лиц. Программное обеспечение для управления задачами — это мощный инструмент для компаний любого размера, позволяющий создавать задачи, назначать их членам команды и более эффективно отслеживать ход выполнения.
Программное обеспечение позволяет вам устанавливать сроки для отдельных задач и получать напоминания о приближении этих сроков на центральной панели инструментов.
Члены команды также могут сотрудничать и обсуждать проекты, не переключаясь между несколькими приложениями или платформами, что снижает путаницу.
Как реализовать
Маркетолог, создающий контент , например, может создать план и поручить часть написания (исследование/копирайтинг/SEO-оптимизация) своим товарищам по команде.
Используя общий документ, к которому может получить доступ каждый, легко отслеживать обновления и видеть, чего добился каждый участник при выполнении поставленных перед ним задач.
Популярное программное обеспечение для управления задачами, такое как Trello, Asana или Basecamp, часто включает аналитику, которая позволяет вам отслеживать производительность вашей команды с течением времени и выявлять улучшения.
Источник изображения
При выборе подходящего программного обеспечения для управления задачами для вашего бизнеса учитывайте свои потребности и бюджет.
Ищите программное обеспечение с функциями, соответствующими вашим требованиям, такими как назначение задач, сроки, отслеживание прогресса и обмен файлами.
Протестируйте различные варианты программного обеспечения, прежде чем выбрать один из них, и убедитесь, что ваша команда обучена и чувствует себя комфортно в его использовании.
3. Автоматизируйте повторяющиеся задачи
Автоматизируйте часто выполняемые задачи, чтобы сэкономить время и уменьшить количество ошибок. Используйте такие инструменты, как макросы, сценарии и программное обеспечение для автоматизации, чтобы упростить рабочий процесс», — Лаура Стэк, эксперт по продуктивности и управлению временем и автор. из « Что делать, когда дел слишком много: сократить задачи, повысить результаты и сэкономить 90 минут в день »
Автоматизация повторяющихся задач в таких областях, как обслуживание клиентов, цифровой маркетинг или управление проектами, может оптимизировать ваш рабочий процесс.
С помощью программного обеспечения и технологий владельцы бизнеса могут автоматизировать такие задачи, как ввод данных, выставление счетов и маркетинг по электронной почте, экономя время и сводя к минимуму количество ошибок.
Автоматизированные инструменты предоставляют такие функции, как автоматическая электронная почта, система тикетов , распределение звонков и чат-боты, которые помогают посетителям веб-сайта или клиентам быстро находить ответы, не ожидая ожидания и не отправляя несколько электронных писем.
Кроме того, они позволяют расставлять приоритеты запросов в зависимости от срочности или важности, чтобы ваша команда могла в первую очередь сосредоточиться на самых срочных задачах.
Как реализовать
Например, предположим, что вы отвечаете за отправку дополнительных электронных писем после успешной продажи — вместо того, чтобы вручную создавать каждое письмо и многократно вводить одну и ту же информацию, вы можете использовать инструмент автоматизации электронной почты .
Это сэкономит время, гарантируя, что ваши клиенты получат своевременную информацию от вашего бизнеса.
Изображение из личной почты
Автоматизация повторяющихся задач может значительно улучшить управление бизнес-задачами. Высвобождая время, сотрудники могут сосредоточиться на задачах более высокого уровня, требующих человеческого внимания, таких как решение проблем и принятие решений.
При этом создание ежедневного контрольного списка является неотъемлемым шагом к тому, чтобы ваша команда не сбивалась с пути и достигала поставленных целей.
4. Создайте ежедневный контрольный список
«Списки дел должны быть динамичными, гибкими и должны корректироваться в соответствии с меняющимися приоритетами». - Джули Моргенштерн, эксперт по организации и тайм-менеджменту и автор « Тайм-менеджмент изнутри наружу »
Отсутствие структуры и четкого плана может сделать ваш рабочий день хаотичным и непродуктивным. В результате вы можете испытывать стресс и тревогу, что приводит к снижению качества вашей работы.
Создавая ежедневный контрольный список, вы можете гарантировать, что ни одна задача не останется незамеченной и что все члены команды понимают, что необходимо выполнить.
Как реализовать
Начните с перечисления всех самых срочных задач на день. Затем разбейте их на более мелкие, выполнимые задачи.
Затем расставьте приоритеты своих задач в зависимости от их важности и сроков, а также включите примечания или подробности, которые помогут вам их выполнить. Наконец, отслеживайте свой прогресс в течение дня. Этот шаг также может иметь матрицу Эйзенхауэра.
Например, контент-маркетолог может создать ежедневный контрольный список, который включает написание поста в блоге, который можно разбить на более мелкие задачи, такие как мозговой штурм идей, набросок поста, проведение исследования, написание черновика, редактирование и публикация.
Источник изображения
Следите за новыми задачами или дедлайнами в течение дня. Своевременное добавление этих задач в список может помочь вам оставаться организованным и не допустить их ускользания.
Просматривайте свой контрольный список в конце каждого дня, чтобы оценить свой прогресс и при необходимости скорректировать свои приоритеты и оценки времени.
Ежедневный контрольный список гарантирует, что вы серьезно относитесь ко всем задачам. В результате легче делегировать задачи нужным людям.
5. Делегируйте задачи нужным людям
«Расстановка приоритетов имеет ключевое значение. Составьте список своих задач и сосредоточьтесь на тех, которые окажут наибольшее влияние на достижение ваших целей». - Брайан Трейси, писатель и мотивационный спикер известен своей работой по тайм-менеджменту и продуктивности.
В любой профессии, связанной с командной работой или сотрудничеством, вы хотите, чтобы члены вашей команды выполняли задачи, соответствующие их сильным сторонам и опыту.
Вы можете переутомиться и перегореть, когда будете пытаться делать все самостоятельно. Вы можете эффективно управлять своей рабочей нагрузкой, делегируя задачи и обеспечивая выполнение задач в соответствии с вашими стандартами.
Как реализовать
При делегировании задач в первую очередь учитывайте набор навыков и опыта каждого члена команды. Определив, какой человек лучше всего подходит для этой работы, вы убедитесь, что каждый член команды использует свои сильные стороны и работает над задачами, с которыми он может справиться.
Кроме того, назначая работу на основе уровня навыков, вы можете снизить риск возникновения ошибок и максимально повысить качество результатов вашей команды.
Делегируйте такие задачи, как управление социальными сетями, члену команды, имеющему опыт работы в этой области, и сосредоточьтесь на создании контента и разработке стратегии.
Источник изображения
Предоставление четких инструкций по делегированию задач необходимо для того, чтобы члены команды понимали, что необходимо выполнить, и любые связанные с ними сроки или ожидания.
Давайте рассмотрим, как оптимизация коммуникации может еще больше улучшить ваш процесс управления задачами.
6. Оптимизируйте общение
«Ясность — это ключ к успеху. Будьте конкретны и прямолинейны в своем общении, избегайте ненужных деталей и жаргона». - Эрика Дхаван, эксперт по коммуникациям и сотрудничеству и автор « Цифровой язык тела: как построить доверие и связь, независимо от расстояния »
Когда коммуникация могла бы быть лучше, могут возникать ошибки в выполнении задач, а также задержки. С другой стороны, эффективная командная работа и управление задачами зависят от хорошего общения.
Как реализовать
Во-первых, установите ожидаемое время отклика и каналы связи, чтобы все были на одной волне. Затем используйте электронную почту или систему обмена мгновенными сообщениями для отправки информации и обновлений, чтобы все были на связи и были в курсе.
Во-вторых, выделяйте время каждый день для группового обсуждения прогресса, достигнутого в течение дня. Когда каждый обсуждает свои проблемы друг с другом, это упрощает и ускоряет решение проблем. Помимо ежедневных проверок, поощряйте открытый диалог между членами команды, чтобы способствовать сотрудничеству.
Например, команда управления проектом может настроить доску Trello, чтобы назначать и отслеживать задачи, планировать регулярные проверки через Zoom или Slack и устанавливать ожидаемое время ответа.
Источник изображения
Теперь, когда мы обсудили управление задачами в команде, давайте перейдем к часто упускаемой из виду, но жизненно важной части управления бизнес-задачами — перерывам и самообслуживанию.
6. Делайте перерывы и занимайтесь самообслуживанием
«Отдохните, когда устанете. Освежите и обновите себя, свое тело, разум и дух. Затем возвращайтесь к работе». - Ральф Марстон, мотивационный спикер и автор, известный своей работой о личном развитии и успехе.
Забота о своем физическом и психическом здоровье необходима для достижения ваших целей и достижения наилучших результатов. Пренебрежение заботой о себе может привести к выгоранию, усталости и ухудшению общего самочувствия.
Как реализовать
- Сделайте несколько коротких перерывов, например, 15-минутную прогулку на свежем воздухе или сеанс растяжки.
- Ешьте здоровую пищу и закуски
- Читайте книгу перед сном или медитируйте по 10 минут каждое утро.
- Высыпайтесь каждую ночь. Лишение сна коррелирует со снижением работоспособности в течение дня.
Источник изображения
Включение этих занятий в повседневную жизнь может иметь далеко идущие преимущества, помимо физического здоровья.
Работники, которые подходят к работе энергично, расслабленно и уверенно, лучше подготовлены к решению повседневных задач.
Заключение
Эффективное управление бизнес-задачами означает приоритизацию их в зависимости от уровня их важности и адекватное планирование, чтобы все работало гладко.
Включение этих советов в вашу повседневную жизнь может потребовать немного самоотверженности и усилий, но вознаграждение того стоит. Вы не только улучшите успех своего бизнеса, но и ускорите свой личный рост и развитие.
-------------------------------------------------- -------------------------
Биография автора:
Оливер Стасински — руководитель группы по связям с общественностью в LiveAgent с опытом работы в области электронной коммерции и обслуживания клиентов. Он увлечен письмом, чтением и обучением игре на любом музыкальном инструменте.