7 советов по продуктивности для владельцев малого бизнеса, которые помогут улучшить вашу производительность
Опубликовано: 2019-09-10Вести бизнес тяжело. Существует бесконечный список задач, которые вам нужно выполнить. К сожалению, в сутках так много часов. Это большая проблема, потому что попытка сделать все оставит вас ошеломленным.
Вы должны максимизировать свой выход.
К счастью, есть несколько простых способов повысить производительность вашего бизнеса. Вот полезный набор советов по продуктивности, которые вы можете попробовать прямо сейчас, чтобы лучше контролировать и планировать свои рабочие задачи и задачи вашей команды.
Давайте начнем.
1. Одна задача за раз
Перегрузка себя и своих сотрудников конкурирующими задачами, сроками и проектами никому не приносит пользы и приводит к высокому уровню стресса и путаницы.
Несмотря на то, что некоторые люди хвастаются, что они могут работать в режиме многозадачности, наука не подтверждает их заявления. Одно исследование продуктивности, проведенное Кливлендской клиникой, показало, что только 2,5% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности, что делает их подавляющим меньшинством. Многозадачность также может снижать производительность, а не помогать ей, делая ваших сотрудников менее эффективными.
Вместо того чтобы заставлять свою команду работать в режиме многозадачности, попробуйте вместо этого посоветовать им составлять списки дел, расставляя приоритеты в первую очередь по критически важным задачам, но следя за тем, чтобы все делалось в свое время. Подчеркните важность правильного завершения одной задачи, прежде чем переходить к следующей.
Советы по повышению производительности должны подтолкнуть работников к более эффективному направлению работы, что принесет пользу вашему малому бизнесу. Но, конечно же, советы по продуктивности — это лишь верхушка айсберга, если вы хотите дать толчок своему малому бизнесу .
2. Улучшить сотрудничество внутри команд
Командная работа заставляет мечту работать, как говорится! Имея это в виду, всегда полезно оптимизировать процессы совместного использования и совместной работы вашей небольшой команды для всеобщего блага.
Один из простых способов повысить уровень совместной работы — инвестировать в программное обеспечение, которое выполняет большую часть вашей тяжелой работы. Примеры включают программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями (Microsoft Teams имеет отличную функцию «чата») и надежный доступ к документам, которые можно редактировать в режиме реального времени (например, Google Sheets и Google Docs). Вы также можете развернуть надежное программное обеспечение для видеоконференций для удаленных сотрудников или самоизолирующегося персонала (MS Teams, Google Meet и Zoom работают хорошо).
Сотрудничество не просто повышает уровень производительности; это также повышает уровень удовлетворенности персонала. Исследование , проведенное Королевским университетом Шарлотты , показало, что 75% работодателей оценивают командную работу и сотрудничество как «очень важные», но только 18% сотрудников получают оценку общения во время оценки эффективности.
Не становитесь последней статистикой и инвестируйте в правильную технологию для своей команды. Например, разработайте системы для удаленных сотрудников, но при этом обеспечьте максимально гладкий процесс совместной работы. Эти советы по продуктивности принесут пользу вашему малому бизнесу в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе и являются лишь небольшой частью общего плана по постановке бизнес-целей SMART .
3. Попробуйте автоматизацию
Многие думают, что автоматизация означает замену всей вашей рабочей силы роботами. Вместо этого в настоящее время существует несколько отличных инструментов автоматизации, которые могут выполнять всю утомительную работу, в то время как ваша рабочая сила занимается важными вещами, такими как генерация потенциальных клиентов .
Планирование маркетинговых публикаций в социальных сетях и сопоставление отчетов о расходах — примеры задач, с которыми может легко справиться конкретное программное обеспечение. Системы управления персоналом, такие как Asana или Slack, могут упростить планирование заданий и держать всех на одной странице с расписанием и необходимыми файлами для проектов.
Технологии могут быть прекрасной вещью, и при правильном использовании они могут изменить производительность вашего бизнеса за несколько простых шагов.
4. Избегайте отвлекающих факторов
Как люди, мы не так хороши в том, чтобы сосредотачиваться на задачах часами. Неоднократные исследования показали, как сильно большинству людей трудно сосредоточиться на собраниях в течение длительного периода времени.
Имея это в виду, слишком легко позволить отвлекаться на рабочем месте, чтобы помешать вашей команде выполнить работу. Мы не говорим, что вам нужно применять драконовские меры, такие как запирание вашей рабочей силы в комнате, но несколько советов по повышению производительности здесь и там имеют значение.
Например, попробуйте ограничить отправку электронной почты только в определенное время дня, например, в начале или в конце дня, — таким образом каждый сможет забыть об электронных письмах в середине рабочего дня. Точно так же ограничение доступа к социальным сетям может иметь значение, уменьшая количество бессмысленных собраний команды.
Встречи, которые не имеют отношения ко всем, могут привести к тому, что некоторые работники потеряют концентрацию, что позволит им приобрести вредные привычки, связанные с их концентрацией внимания. Поэтому вместо этого попробуйте проводить только одну встречу в день в одно и то же время — таким образом, основные детали будут улажены, а остаток дня останется для индивидуальных задач.
Согласно исследованию, проведенному Удеми и Толуной, самым раздражающим отвлекающим фактором в офисе были болтливые коллеги! Подумайте, как обойти это, поговорив с некоторыми из самых шумных членов вашей команды. Вы также можете разместить их в разных комнатах.
Сокращение офисного шума также является одним из ключевых соображений. Почему бы не запланировать «часы тишины», когда каждый соглашается работать молча в течение определенного периода времени. Если их правильно соблюдать, такие фокус-сессии могут стать самым продуктивным временем дня.
Попробуйте несколько разных идей и посмотрите, какие советы по продуктивности лучше всего подходят для вашей конкретной команды.
5. Хорошо управляйте своим временем
Управление временем является ключом к эффективному выполнению задач, независимо от того, в каком секторе работы вы участвуете. Использование программного обеспечения для управления рабочими процессами, такого как Asana, поможет оптимизировать задачи, которые люди должны выполнять в вашей компании. Но чтобы получить максимальную отдачу от этих инструментов, есть рекомендации по повышению производительности, которые вы можете внедрить в своей команде.
Например, вы можете использовать технику помидора на своем рабочем месте. Эффективная система тайм-менеджмента, впервые созданная в 1980-х годах итальянцем Франческо Чирилло, «Техника Помидора» (названная в честь итальянского слова «помидор»), может быть реализована за шесть простых шагов.
- Выберите рабочий проект, который необходимо выполнить.
- Установите таймер на 25-30 минут и приступайте к работе.
- После того, как прозвенит таймер, сделайте двух-трехминутный перерыв.
- Повторите шаги два и три.
- После четырех сеансов сделайте более продолжительный перерыв.
- Наконец, запишите каждый завершенный сеанс работы с галочкой или галочкой в формате списка.
Этот метод лучше всего подходит для конкретных задач, таких как написание или кодирование, а также для утомительных, повторяющихся задач, когда концентрация может быстро ослабнуть.
Техника Помидора учит вас дисциплине, важности регулярных перерывов и более полному пониманию того, как эффективно управлять своим временем. Исследователь Джонатан Шулер обнаружил в 2007 году, что в среднем мозг блуждает от 15 до 20% времени, поэтому обязательные регулярные перерывы помогают в этом.
Подумайте о том, чтобы применить технику Помидора со своими коллегами в течение пробного периода в месяц или около того, и запишите результаты в уровнях производительности и управлении временем. Вы также можете поэкспериментировать с различными рабочими схемами. Например, схема вращающегося просеивания — это один из подходов, который может повысить уровень производительности.
6. Создайте благоприятное рабочее пространство
Грязные и неудобные рабочие места делают рабочих несчастными. С другой стороны, вашим работникам необходимо эффективное рабочее пространство для эффективного выполнения своей работы, поэтому рассмотрите возможность инвестирования в оборудование, которое подходит каждому работнику и соответствует его конкретным требованиям.
Для сотрудников, которые работают с большим количеством цифр (например, бухгалтеры), второй монитор поможет им более продуктивно работать с электронными таблицами. Удаленным работникам, таким как специалисты по цифровому маркетингу , необходим доступ к надежному интернет-соединению и компьютеру с веб-камерой для видеозвонков. Между тем, графическим дизайнерам необходимо специальное программное обеспечение для рисования и инструменты, такие как стилус.
Попробуйте сесть с каждым сотрудником и спросить их, что им нужно, чтобы они чувствовали себя более продуктивно, составьте бюджет на то, что они просят, и посмотрите, сможете ли вы применить эти шаги на практике.
7. Ставьте реалистичные цели
Для малого бизнеса важно ставить перед собой и вашей командой реалистичные цели. Разбейте большую работу на достижимые ежедневные части, а не забрасывайте своих сотрудников задачами, которые их перегружают. Таким образом, все находятся на одной странице и чувствуют, что они неуклонно работают для достижения желаемого результата, а не чувствуют себя заваленными.
Начните с определения желаемого результата работы, а затем двигайтесь в обратном направлении, разбивая результат на небольшие достижимые задачи, которые способствуют достижению конечной цели.
Такой подход позволяет всем понять, что и когда необходимо сделать, и обеспечивает плавный процесс выполнения большой работы в срок. Планирование — это все, особенно в малом бизнесе, который может не иметь доступа к тем же ресурсам, что и более крупные компании.
В заключение
Повышение производительности имеет решающее значение для дальнейшего успеха и роста любого бизнеса. Однако то, что у вас небольшой бизнес, не означает, что вам должно быть труднее, чем крупным корпорациям.
Исследования показали, что малые предприятия могут быть более изобретательными и эффективными, чем более крупные, поэтому используйте свой небольшой размер в своих интересах при постановке реалистичных целей.
Примите во внимание эти советы по повышению производительности, попробуйте их и оцените результат по повышению производительности и общему удовлетворению ваших сотрудников.
Желаем вам удачи в будущем вашего малого бизнеса!