Бизнес-процесс — это любая последовательность связанных задач, которая заканчивается тем, что компания предоставляет продукт или услугу покупателю или клиенту. Неэффективные процессы приводят к недовольным клиентам, недовольным работникам и, возможно, даже к нарушению сроков поставки.

Лучший способ справиться с неэффективными процессами — улучшить их.

Почему важны эффективные бизнес-процессы

Эффективные процессы снижают рабочую нагрузку и оптимизируют доставку продукта или услуги. Процессы могут включать в себя даже относительно простые задачи. Например, простые финансовые процессы, такие как выставление счетов клиентам, являются процессами.

Когда бизнесу не удается улучшить и оптимизировать свои процессы, он рискует отстать на рынке и потерять клиентов в пользу своих конкурентов. Улучшение процессов может быть таким же простым, как наличие методологии для выполнения сложной задачи или распределение этой задачи между другими членами команды.

7 шагов к улучшению бизнес-процесса

Как объяснялось в этом обсуждении, улучшение бизнес-процессов — это постепенный процесс. Изменения, которые происходят с компанией, не повлияют сразу на что-либо в краткосрочной перспективе. Потенциальное изменение эффективности бизнеса с течением времени — это то, на чем должна сосредоточиться команда по улучшению процессов.

1. Определение процесса

Первым шагом в любой стратегии улучшения бизнес-процессов является точное определение процесса, который компания хочет улучшить. Как правило, команды, работающие над улучшением процессов, используют диаграммы, такие как блок-схемы или диаграммы плавательных дорожек. Как сообщает Lucid Chart, диаграмма плавательных дорожек выполняет функции типичной блок-схемы, но также возлагает обязанности на конкретного человека или отдел.

Пример диаграммы плавательных дорожек процесса

Определение процесса может означать использование информации от людей, которые ежедневно имеют дело с этим процессом. Интервью и обсуждения помогают информировать команду по улучшению процессов о подшагах, которые могут быть неочевидны сразу.

2. Исследуйте сопутствующие возможности

В рамках интервью для определения процесса люди, которые регулярно используют этот процесс, могут предложить информацию о потенциальных улучшениях, которые могут принести пользу системе. Эти связанные возможности, возможно, стоит изучить, если они еще больше повысят эффективность системы.

Разработка подробного описания проблемы дает команде по улучшению процесса представление о том, где могут и должны произойти изменения в операции. Кроме того, команда может выявить и удалить лишние шаги и подэтапы в рамках процесса, если они кажутся бесполезными.

3. Анализ процесса

На этом этапе команда по улучшению процесса может посмотреть на диаграмму плавательных дорожек и выяснить, где в системе возникают узкие места. Как отмечает Kiss Flow, без надлежащего этапа анализа команды, скорее всего, будут тратить время и ресурсы на поиск проблем на лету.

Как правило, этап анализа можно разбить, задав несколько соответствующих вопросов, например:

• Где происходит большая часть затрат бизнеса?
• Создают ли какие-либо шаги узкое место?
• Какая часть процесса больше всего расстраивает клиентов или членов команды?
• Где больше всего задержек?
• На выполнение какого шага или подэтапа процесса уходит больше всего времени?
  
  

Методы анализа, такие как анализ первопричин или анализ причин и следствий, могут помочь команде разобраться в основных проблемах, которые вызывают проблемы. Решение самих проблем имеет дело только с симптомами проблемы, которые всплывут на поверхность позже и потребуют от команды повторного решения.

4. Редизайн системы

Как только команда выявляет основные проблемы, влияющие на процесс, они начинают перепроектировать его, чтобы устранить эти проблемы. Первоначальная сессия мозгового штурма дает идеи на стол. Как только команда создаст достаточно обширный список решений, она может начать сужать те из них, которые неэффективны с точки зрения затрат или требуют слишком много времени для реализации.

Выбранные решения должны быть подвергнуты анализу рисков и анализу воздействия, чтобы в полной мере увидеть предлагаемое командой решение и возможные последствия реализации этого решения.

5. Найдите доступные ресурсы

После окончательной доработки плана перепроектирования системы команде необходимо найти доступные ресурсы для реализации редизайна. Эти ресурсы могут варьироваться от человеческих ресурсов до программного обеспечения, оборудования и инфраструктуры.

Общение с отделом кадров, ИТ и другими заинтересованными сторонами помогает команде понять, как будет происходить модернизация их системы, а также информировать их о любых внутренних проблемах, которые могут повлиять на завершение процесса.

6. Внедряйте изменения и информируйте заинтересованные стороны

Хотя улучшение бизнес-процессов может быть постепенным, время от времени происходят масштабные изменения, которые встряхивают бизнес до основания. Улучшения могут потребовать замены команд, инфраструктуры и даже аппаратных и программных комплексов. Включение этого изменения может потребовать управления всем проектом как таковым.

Еще одна серьезная проблема, с которой сталкивается улучшение процессов, — это неспособность многих людей принять изменения. Чтобы справиться с этим, команда может использовать теоретические модели, такие как 8-ступенчатая модель изменения Коттера. Как упоминается в Educational Business Articles, эта модель представляет собой простой метод внедрения командной работы, прозрачности и коммуникации в методологию улучшения процессов.

7. Обзор процесса

Как уже говорилось, совершенствование процесса — это постепенный процесс. Даже недавно переработанные процессы не работают должным образом, потому что мир непредсказуем. Чтобы предлагать предложения для следующей итерации процесса, необходима система постоянного обзора.

Такие методологии, как Кайдзен, могут быть полезны для обеспечения повышения эффективности процесса на каждой итерации. Кайдзен, по определению Института Кайдзен, представляет собой систему постоянного совершенствования, применяемую к долгосрочной конкурентной стратегии бизнеса.

Ничего не происходит сразу

В нашем быстро меняющемся цифровом мире мы привыкли ожидать немедленных результатов во всем, что мы делаем. Это нереалистичное ожидание, когда речь идет об улучшении бизнес-процессов.

Вместо этого команды, занимающиеся улучшением бизнес-процессов, рассматривают время как серию циклов, каждый шаг которых приближается к достижению полной эффективности. Изменения, которые происходят внутри организаций, особенно те, которые влияют на повседневные задачи компании, происходят постепенно. Наличие команды по улучшению бизнес-процессов позволяет компании сохранять свое конкурентное преимущество, постоянно оптимизируя процесс производства или доставки.

Саманта Уоллес — опытный технический писатель и редактор, работавшая в нескольких компаниях электронной коммерции. Она освещала технологии в Интернете более пяти лет.

Она является защитником контента GreenwingTechnology.com.