9 шагов внедрения ERP к следующему этапу роста вашего бизнеса

Какие шаги по внедрению ERP следует предпринять, если вы не хотите оказаться среди организаций, для которых внедрение ERP стало мучительной рутиной? Правильная стратегия внедрения новой системы может помочь вам свести к минимуму риски развертывания ERP и добиться успеха. Предлагаемый нами рабочий процесс актуален для любой системы, поскольку, например, этапы внедрения SAP ERP в целом такие же, как и для Odoo, Oracle и т. д.

В этой статье наш старший бизнес-аналитик раскрыл секреты того, как проложить кратчайший и плавный путь к прозрачности и управлению бизнес-процессами, избегая при этом болезненных ошибок.

Методы внедрения ERP: большой взрыв, поэтапный и параллельный подход.

Пошаговое определение того, как внедрить систему ERP, является основой успешного внедрения системы. Однако будет ли этот процесс одинаковым для стартапа и для организации, которая уже 30 лет работает на нескольких локальных устаревших системах?

Удивительно, да! Шаги для эффективного внедрения ERP одинаковы независимо от масштаба вашей организации или сложности задач. Что делает процесс внедрения ERP особенным, так это метод развертывания, которому вы следуете. Существует несколько подходов на выбор, включая большой взрыв, поэтапное развертывание и параллельное развертывание.

• Метод большого взрыва. Это самый быстрый способ внедрить ERP, но и самый сложный, так как вам нужно одновременно заниматься обучением сотрудников, вводом в эксплуатацию и устранением ошибок. Таким образом, этот подход хорошо работает для организаций, которым требуется всего 1-2 модуля в новой системе.
• Поэтапный подход. Этот метод менее рискован, чем большой взрыв, поскольку вы развертываете новые модули или бизнес-единицы один за другим. Выполнение всех шагов внедрения ERP занимает больше времени, но вам легче контролировать процесс и решать проблемы по мере их появления. Такой подход уместен, если у вас компания среднего размера и вы планируете использовать много модулей в новой ERP.
• Параллельное развертывание. Это наименее опасный метод. Все критически важные функции остаются защищенными, поскольку вы не отказываетесь от своих устаревших систем сразу, а запускаете новую ERP параллельно с ними, чтобы защитить функции, которые должны работать постоянно. Параллельное внедрение — наиболее трудоемкий метод, поэтому вы будете продвигаться медленно… но верно.

Я выступаю за подход, при котором мы, в первую очередь, реализуем функции, с которыми заказчик уже знаком по своим унаследованным системам. А затем добавить функции и модули, которые они раньше не использовали, но ожидают.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

Обязательные шаги, которые необходимо выполнить для плавного и эффективного внедрения ERP

Только 27% организаций используют руководство по цифровой стратегии при внедрении ERP. Однако стратегическое планирование является основой любого ориентированного на результат развертывания программного обеспечения. Как компания, которая сочетает в себе как разработку ERP, так и консультационные услуги, мы подробно рассмотрели этапы успешного внедрения ERP.

1. Установите требования

Одним из важнейших шагов внедрения ERP является грамотное определение исходных требований, которые формируют то, что вы получите в итоге. Однако выявление потребностей и ограничений бизнеса может быть довольно сложным, если не обескураживающим. Следовательно, эту деятельность лучше доверить профессиональным бизнес-аналитикам, которые смогут минимизировать разрыв между вашими ожиданиями и результатом проекта.

Наиболее распространенным примером потребности клиентов является возможность видеть все их бизнес-процессы в одном месте. Работа с разрозненными системами — одна для целей бухгалтерского учета, другая для мониторинга продаж, третья для операций с запасами и т. д. — затрудняет столь желанную видимость.

Еще одним распространенным требованием является обработка большого количества документов. Объем данных, которые вам необходимо обрабатывать ежедневно, среди прочего, определит, какую ERP выбрать.

Что касается ограничений, они могут включать, например, использование только локальных решений и соблюдение местных норм.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

Требования заказчика также обычно относятся к конфигурации и настройке готового решения. Имея это в виду, очень важно указать ваши ожидания от новых функций ERP, подключения и производительности, поскольку это также влияет на выбор одной системы по сравнению с другой.

2. Соберите команду для работы над проектом внедрения ERP

Не стоит недооценивать важность создания сильной и слаженной команды. Кто вам понадобится на вашей стороне, чтобы выполнить все шаги в жизненном цикле внедрения ERP? Как и для любого проекта по разработке программного обеспечения, вам, вероятно, потребуются определенные члены основной команды, такие как менеджер проекта, бизнес-аналитик, дизайнер UX/UI, разработчики и QA.

Есть также предпочтительные эксперты, участие которых в проекте поможет сделать его еще более безопасным и надежным. Поскольку ERP является одной из критически важных систем для любого бизнеса, ее простои могут свести на нет большую часть преимуществ, которые вы получили от ее внедрения. Поэтому вы можете усилить свою основную команду инженерами DevOps, которые позаботятся о гибкости и стабильности системы. Когда развертывание кода происходит регулярно, вы можете обнаруживать и устранять дефекты на ранней стадии SDLC и иметь возможность быстрее внедрять бизнес-изменения.

Еще одним предпочтительным членом команды проекта является консультант по регулированию. Этот человек гарантирует, что ваша ERP-система соответствует требованиям законодательства страны, в которой находится ваша организация.

Соответствием ERP также может заниматься бизнес-аналитик. Мы всегда учитываем не только требования и ограничения клиентов, но и законы страны, в которой они ведут свой бизнес.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

В дополнение к этому обеспечьте участие руководителей высшего звена, чтобы донести важность внедрения новой системы до рядовых сотрудников, ослабив их сопротивление изменениям и обеспечив успешное развертывание.

3. Определите ERP-систему, которая соответствует потребностям и ограничениям вашего бизнеса.

Следующим шагом внедрения программного обеспечения ERP является анализ доступных решений и определение того, какое из них удовлетворяет ваши потребности в существующем виде или может быть настроено в соответствии с вашими требованиями. Вам следует определиться с количеством пользователей, их ролями в системе и вашим документооборотом, чтобы понять объем операций в день и выбрать ERP с соответствующей производительностью.

К этому моменту вы уже продумали свои ограничения и знаете, какая ERP вам не подойдет. Например, если требования конфиденциальности данных диктуют потребность в локальном программном обеспечении, вопрос об облачной или локальной ERP даже не возникает.

Аналогичный пример относится к уровню настройки, который позволяют различные системы. Если ваши бизнес-процессы не вписываются в стандартные, вам понадобится ERP, гибкая в плане настройки. Никто не хочет идти по стопам Lidl — организации, которая семь лет настраивала SAP под свои конкретные цены. Тем не менее, в конце концов проект провалился, и компания потратила впустую 500 миллионов евро.

Помимо ограничений, выбор ERP определяется потребностями заказчика. В нашей практике была организация, у которой было несколько юридических лиц. И было необходимо найти такую ​​ERP-систему, которая позволила бы клиентам видеть все свои компании в одной системе и беспрепятственно переключаться между ними без необходимости повторного входа в систему. Мы сравнили несколько ERP-систем и предложили Odoo, так как в ней есть функция работы с несколькими компаниями, которая позволяет реализовать функции, запрошенные клиентом.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

На рынке есть множество игроков ERP, от гигантов с почти 50-летней историей, таких как SAP, до инновационных новичков, таких как Odoo или Salesforce. Мы уже подробно обсуждали различия между Odoo и SAP ERP с нашим бизнес-аналитиком и ведущим разработчиком ERP-группы. И мы определенно думаем, что это стоит прочитать!

4. Настройте или настройте свою ERP-систему

Только 3,6% предприятий могут полностью удовлетвориться готовым решением. Остальным 96,4% требуется настройка или, по крайней мере, настройка системы в соответствии с их процессами.

Сначала мы настраиваем готовую ERP-систему, чтобы максимально адаптировать ее к нуждам и требованиям заказчика. А если этого недостаточно и нужного функционала нет в готовом решении, мы предлагаем кастомизацию.

Например, вам нужен отчет об остатках на складе на определенную дату. Или, в дополнение к столбцам по умолчанию, таким как контакты и продажи, вам нужен столбец со статусом счета. Это вещи, которые требуют настройки.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

На этом этапе внедрения ERP вы также должны позаботиться об интеграции с необходимыми вам службами. К ним могут относиться службы оплаты и доставки, такие как PayPal и DHL, и службы бизнес-аналитики, такие как Power BI и Tableau.

Мы также интегрируем ERP с любыми системами, которые у вас есть. Например, вы используете систему учета, в которой формируются налоговые отчеты, дебетовые и кредитные отчеты и т. д. Или вы уже используете CRM с настроенными воронками продаж, которые полностью покрывают ваши потребности. Тогда имеет больше смысла интегрироваться с этими системами, чем заменять их новой, которую придется настраивать с нуля.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

5. Перенесите свои данные

Oracle заявляет, что миграция данных может занимать от 10 до 25 % всей стоимости проекта, что делает ее наиболее важным этапом внедрения ERP.

Миграция всех исторических данных невозможна. В эпоху больших данных организации тонут в море неорганизованных, неструктурированных и неполных данных. Поэтому забота о качестве данных должна быть вашим главным приоритетом на этом этапе. Определите значимые данные и проверьте их на наличие дубликатов и ошибок перед началом переноса.

Во время одного из наших проектов миграция данных была настолько обширной, что нам пришлось выделить специальную команду для ее решения. После того, как данные были обновлены, мы сопоставили их — сопоставили сущности из старых систем с соответствующими сущностями в новой ERP.

Например, в старой системе сущность называлась «клиент» и имела определенное значение в коде. Но в новой системе он называется «контакт» и имеет другое значение в коде. Поэтому наша цель — точно описать, как их сопоставить. Это всегда ручная часть задачи, но сам перенос данных можно автоматизировать.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

После очистки и сопоставления данных необходимо протестировать систему перед релизом. Например, вы должны проверить, изменится ли его производительность при работе с реальным объемом данных.

Количество реальных данных в производстве может быть намного больше, чем тестовых данных на тестовом стенде. Поэтому выходные данные (например, отчеты) или простые запросы к базе данных могут работать медленнее в реальной среде, чем на тестовом сервере. Мы учитываем этот аспект при проверке нагрузки на систему.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

6. Запустите тесты

Тестирование производительности является обязательным этапом внедрения любого программного обеспечения. Если только вы не хотите выявлять серьезные дефекты после релиза и платить за их устранение в шесть-семь раз больше.

Чем раньше вы обнаружите проблемы в SDLC, тем ниже стоимость их устранения. Итак, вот 3 основных теста производительности, которые вы должны выполнить, чтобы обеспечить создание надежной ERP-системы.

• Регрессионное тестирование. Когда вы работаете на уровне кода и вносите в него изменения, очень важно убедиться, что они не повлияли негативным образом на существующие функции.
• Проверка здравомыслия. Этот тип направлен на проверку рациональности системы. Нет смысла переходить к другим тестам, если технически система утверждает, что 2+2=5.
• Испытание дымом. Это проводится для проверки стабильности программного обеспечения и помогает выявить серьезные дефекты и недостатки.

Все типы тестов можно автоматизировать, чтобы упростить и ускорить выполнение задачи.

7. Обучите своих конечных пользователей

Согласно опросу McKinsey, 70% проектов по внедрению программного обеспечения терпят неудачу из-за сопротивления сотрудников принятию новых систем. Такой обескураживающей ситуации можно было бы избежать, обеспечив персонал соответствующей подготовкой. Вот почему обучение для различных групп пользователей нельзя игнорировать в дорожной карте внедрения ERP. Его можно провести в двух форматах, и мы предлагаем оба, чтобы минимизировать сопротивление сотрудников изменениям.

• Предоставление конечным пользователям инструкций. Ваш партнер по внедрению ERP готовит подробные руководства пользователя для сотрудников различных отделов. Бизнес-аналитики шаг за шагом разъясняют, что, как, где и когда делать. При таком подходе конечные пользователи будут чувствовать себя комфортно, работая в новой системе с первого дня ее развертывания.
• Проведение очного или электронного обучения. Освоение новых технологий всегда вызывает стресс у сотрудников, которые придерживаются подхода «так было всегда». В случае сильного сопротивления переходу на новую систему участие руководства является ключом к смене парадигмы мышления персонала. Особенно, если внедрение ERP является одним из этапов трансформации вашего бизнеса с помощью технологий.

Основная цель тренинга — дать 100% знания о том, как пользоваться новой системой и превратить сотрудников из противников в сторонников современного программного обеспечения.

Почему этот шаг внедрения проекта ERP должен быть выполнен до запуска новой системы?

Если обучение проводится после внедрения, велик риск, что на вас нахлынет волна недовольных сотрудников, которые не понимают, как работать в новой системе. Обучение персонала, когда нужно решать срочные пострелизные задачи, никому не пожелаю.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

8. Планируйте и инициируйте активные действия

На этом этапе внедрения ERP вся команда внимательно следит за производительностью системы, исправлением ошибок и тонкой настройкой.

Дата внедрения системы всегда утверждается заказчиком, так как внедрение ERP подразумевает новый период для бухгалтерии. 1 января невозможно начать все с нуля. Для надежности наши клиенты запускают свои новые и старые системы параллельно в течение первого месяца или двух.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

Мы также предлагаем провести послеоперационную проверку, чтобы обеспечить полное принятие новой системы конечными пользователями.

9. Оцените успех в соответствии с вашими установленными требованиями

Пришло время вернуться к целям, которые вы поставили в начале проекта, и проверить, достигли ли вы их. Если вы хотите увеличить продажи, а новая ERP-система должна была обрабатывать больше продаж в день, сможет ли она это сделать?

Пример из жизни: один из наших заказчиков поставил цель сократить время обработки заявки с 20 минут как минимум до 15. Поэтому соответствие новой системы этому KPI было одним из критериев оценки успешности проекта. Мы построили систему, которая смогла сделать отчет за 5 минут, что было очевидным успехом. Превзойти ожидания – вот что заставляет нас двигаться вперед.

— Ольга Хомза, бизнес-аналитик, *instinctools

Следуя разумной стратегии внедрения, ваша ERP-система будет стоить каждого потраченного доллара.

Внедрение ERP — это одна из инвестиций, которую вы должны сделать, чтобы ваши данные были чистыми и организованными в одном месте и упрощали ваш рост. Однако как достичь этой цели, не опустошая карманы? В 2022 году 41,4% проектов внедрения ERP превысили свои бюджеты. Основные проблемы с перерасходом бюджета были связаны с организационными, информационными и техническими вопросами. Амбиции требуют тщательного стратегического планирования. Организации часто настолько увлечены гибкостью своей будущей ERP-системы и преимуществами, которые они получат благодаря ей, что упускают из виду правильное выполнение всех шагов, связанных с внедрением ERP. Как опытный партнер по разработке корпоративного программного обеспечения и консультанту, *instincttools может помочь вашей организации на всем пути развертывания ERP, сэкономив вам массу времени и денег и помогая избежать досадных ошибок.

Эта статья изначально опубликована здесь.